आन्तरिक अनुसन्धानमा ट्रान्सक्रिप्शनको प्रयोग
के ट्रान्सक्रिप्शन आन्तरिक अनुसन्धानको लागि उपयोगी हुन सक्छ?
आन्तरिक अनुसन्धानले कुशल कम्पनी सुरक्षा प्रणालीमा ठूलो भूमिका खेल्छ। तिनीहरू विभिन्न कारणहरूका लागि सञ्चालन गरिन्छ, तर यस्तो अनुसन्धानको मुख्य लक्ष्य आन्तरिक नीति र नियमहरू उल्लङ्घन भइरहेको छ कि छैन भनेर पत्ता लगाउन र आवश्यक परेमा, थप कारबाहीहरू लिनु पर्ने सुझाव दिनु हो। आन्तरिक अनुसन्धान सञ्चालन गर्दा विचार गर्नुपर्ने सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा वस्तुनिष्ठ रहनु र तथ्यहरू सीधा प्राप्त गर्नु हो। तथ्यहरू जान्न बिना, कम्पनीले तर्कसंगत निर्णय गर्न र कार्यको पाठ्यक्रम योजना गर्न सक्दैन। यदि कम्पनी कानून उल्लङ्घन गरिएको छ भने, व्यवसायहरू प्रायः पीडित हुनेछन्। आन्तरिक अनुसन्धानले सम्भावित विषयहरूको विस्तृत दायरालाई समेट्न सक्छ: ठगी, लुटपाट, डाटा उल्लंघन, भेदभाव, लुटपाट, रोजगारी विवाद, बौद्धिक सम्पत्तिको चोरी आदि। उपभोक्ताको गुनासो वा मुद्दाहरू पनि छानबिन गर्न आन्तरिक अनुसन्धान पनि गर्न सकिन्छ।
आन्तरिक अनुसन्धानबाट के फाइदा हुन्छ ?
जब कम्पनीले आन्तरिक अनुसन्धान सञ्चालन गर्ने निर्णय गर्छ, उनीहरूले धेरै फाइदा लिन सक्छन्: मुकदमाहरू कहिल्यै हुन सक्दैन वा शुल्कहरू फिर्ता लिन सकिन्छ, कम्पनीले क्षतिग्रस्तहरूसँग सम्झौता वार्ता सुरु गर्न सक्छ, थप उल्लङ्घनहरू रोक्न सकिन्छ, दण्ड र प्रतिबन्धहरू बेवास्ता गर्न सकिन्छ। कम्पनीले ग्राहकहरू र ग्राहकहरू गुमाउनबाट जोगिन सक्छ, र यसको प्रतिष्ठालाई हानि पुऱ्याउनेछैन - निर्दोष तथ्यहरूको कारणले जनतामा स्पष्ट व्यापक सन्देश पठाउन सकिन्छ। अर्कोतर्फ, कम्पनीले आफ्ना कर्मचारीहरूमा राम्रो अन्तरदृष्टि प्राप्त गर्नेछ र उल्लङ्घन र उल्लङ्घनहरूको लागि वास्तवमा को जिम्मेवार छ भनेर पत्ता लगाउनेछ। यस तरिकाले, जब गल्ती गर्नेहरूले तिनीहरूको अनैतिक कार्यहरूको लागि परिणामहरू सामना गर्नेछन्, निर्दोष पक्षहरू सुरक्षित हुनेछन् र त्यसैले भविष्यमा कम्पनी नीतिहरू पछ्याउन थप उत्प्रेरित हुनेछन्। आन्तरिक अनुसन्धानले पारदर्शिता र अनुपालनको संस्कृति प्रवर्द्धन गर्न मद्दत गर्दछ।
चरणबद्ध रूपमा आन्तरिक अनुसन्धान
आन्तरिक अनुसन्धान सञ्चालन गर्दा ध्यानमा राख्नु पर्ने सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा भनेको कम्पनीलाई कम्तिमा हानिकारक र बाधा पुर्याउने तरिकामा सञ्चालन गरिएको सुनिश्चित गर्नु हो।
तपाईंले निर्धारण गर्न आवश्यक छ:
- आन्तरिक अनुसन्धानको उद्देश्य। किन यो पहिलो स्थान मा आयोजित छ?
- अनुसन्धानका लक्ष्यहरू।
अर्को चरण भनेको अनुसन्धान र कर्मचारीहरूलाई सोधपुछ गर्ने जिम्मा दिने बोर्ड नियुक्त गर्नु हो। यो एक कर्मचारी वा तेस्रो पक्ष हुनुपर्छ? सायद एक निजी अन्वेषक? कहिलेकाहीँ यो खेलमा तटस्थ कसैलाई ल्याउन राम्रो छ, किनभने तिनीहरू अधिक विश्वसनीय र उद्देश्य हुन्छन्। साथै, तिनीहरू थप निष्पक्ष हुनेछन् र उनीहरूले अन्तर्वार्ता लिइरहेका कर्मचारीहरूसँग संलग्न हुनेछैनन् किनभने तिनीहरू तिनीहरूका सहकर्मीहरू होइनन्। साथै, तेस्रो पक्षसँग चासोको द्वन्द्व हुनेछैन जुन पनि महत्त्वपूर्ण छ।
अन्तर्वार्ता योजना: मुख्य साक्षीहरू र सान्दर्भिक कागजातहरू
रिपोर्ट गरिएको उल्लङ्घन वा कम्पनी नीतिहरूको उल्लङ्घनमा संलग्न हुन सक्ने सबै कर्मचारीहरूलाई पहिचान गर्न महत्त्वपूर्ण छ। यसमा सम्भावित गल्तीको केही समय अघि वा पछि कम्पनी छोडेका सबै पूर्व कर्मचारीहरू पनि समावेश हुनुपर्छ। जब तपाइँ कसैको खोजी गर्दै हुनुहुन्छ, पक्कै पनि तपाइँ उनीहरूको व्यक्तिगत डाटामा पहुँच गर्न चाहानुहुन्छ जुन उनीहरूले कम्पनीलाई दिएका छन्। अन्तर्राष्ट्रिय व्यवसायहरू, विशेष गरी, तिनीहरूको अनुसन्धानले स्थानीय कानूनहरूको पालना सुनिश्चित गर्न ठूलो जिम्मेवारी सामना गर्दछ। अमेरिकामा, तपाइँलाई व्यक्तिगत डाटा प्राप्त गर्न कुनै समस्या हुनेछैन, तर यदि तपाइँ युरोपमा काम गर्नुहुन्छ भने, तपाइँ श्रम कानूनहरू बारे सचेत हुनुपर्छ जसले कर्मचारीहरूको व्यक्तिगत डेटा उनीहरूको अनुमति बिना प्रयोग गर्न निषेध गर्दछ। कुनै पनि अवस्थामा, सान्दर्भिक कागजातहरू पहिचान, पुन: प्राप्ति र समीक्षा गर्न सम्भवतः आन्तरिक अनुसन्धानको सबैभन्दा लामो पक्ष हुनेछ। अन्वेषकले सकेसम्म संरचित हुने प्रयास गर्नुपर्छ र कागजातहरूबाट अधिकतम लाभ लिनको लागि व्यवस्थित दृष्टिकोण विकास गर्नुपर्छ।
अन्तर्वार्ता
अब, जब माथिको सबै कुराको ख्याल राखिएको छ, हामी अनुसन्धानको मुख्य भागमा आउँछौं: व्यक्तिहरूको अन्तर्वार्ता। यो तथ्याङ्क प्राप्त गर्ने प्राथमिक माध्यम हुनेछ।
स्थिरता मुद्दाहरूको कारण यो आदर्श हुनेछ, व्यक्तिहरूको एउटै टोलीले सबै अन्तर्वार्ताहरू सञ्चालन गर्दछ। यस तरिकाले गवाहीमा विरोधाभासहरू तुरुन्तै पहिचान गर्न सकिन्छ।
साक्षात्कार सञ्चालन गर्न सजिलो देखिन्छ, तर यो टाढा छ। काम सही व्यक्तिहरूलाई सही प्रश्नहरू सोध्नु हो र यो सही तरिकामा गर्नुपर्छ। अन्वेषकहरूले नरम सीपहरू विकास गरेको हुनुपर्दछ - तिनीहरूसँग राम्रो सक्रिय सुन्ने सीपहरू हुनुपर्दछ, दयालु हुनुपर्छ, कुनै पनि हालतमा पक्षपाती हुनु हुँदैन र इशारा र अनुहारको नजरहरू पढ्नमा राम्रो हुन आवश्यक छ। निष्पक्षता र वस्तुनिष्ठता आवश्यक छ। अन्वेषकहरूले अन्तर्वार्ताको लागि राम्ररी र सावधानीपूर्वक तयारी गर्न आवश्यक छ, अर्थात् उनीहरूले के जानकारी चाहिन्छ भनेर पहिले नै होसियारीसाथ सोच्नु पर्छ, तर पक्षहरूको गोपनीयता कसरी सुरक्षित गर्ने भनेर पनि। लिखित प्रश्नहरूले पनि अन्वेषकलाई एउटै प्रश्नहरू धेरै व्यक्तिहरूलाई सोध्न सम्भव बनाउँछ।
निजी अनुसन्धानमा अन्तर्वार्ता लिने कर्मचारीले डर वा तनाव महसुस नगर्नु अनिवार्य हुन्छ। कर्मचारीलाई असहज र फँसिएको महसुस भएमा अन्वेषकले दबाब दिन र जवाफहरूमा जोड दिनु हुँदैन। साथै, सुझावात्मक प्रश्नहरू सोध्नु हुँदैन।
अन्तर्वार्ता लिने व्यक्तिहरूसँग आन्तरिक अनुसन्धानसँग सम्बन्धित कागजातहरू छैनन्, उनीहरूसँग पहिले नै नभएको कुनै पनि जानकारी दिनु हुँदैन, र अन्य अन्तर्वार्ता लिनेहरूले के भनेका छन् भनी उनीहरूलाई बताइदिनु हुँदैन भन्ने कुरा हाइलाइट गर्नुपर्छ।
प्रत्येक अन्तर्वार्ताको अन्त्यमा अन्वेषकले एउटा सारांश प्रस्तुत गर्नुपर्छ, जुन स्पष्ट र संक्षिप्त रूपमा लेखिएको हुनुपर्छ।
अनुसन्धानका प्रमाण र उपलब्धिहरू
प्रमाणको बारेमा स्पष्ट प्रक्रियाहरू र यसलाई कसरी खोज्ने, रेकर्ड गर्ने र भण्डारण गर्ने भनेर निर्धारण गर्नुपर्छ। अन्वेषकलाई आन्तरिक अनुसन्धानको लागि मूल्यको सबै संकलित जानकारीको लागि सुरक्षित डाटा भण्डारको आवश्यकता पर्दछ।
जब अन्वेषकले स्पष्ट प्रमाण फेला पार्छ र बोर्डलाई देखाउँछ, अनुसन्धान बिस्तारै समाप्त हुन्छ। यो सामान्यतया मुख्य निष्कर्षहरूको सारांश र सबै सान्दर्भिक प्रमाणहरूको विश्लेषण सहितको रिपोर्टद्वारा बन्द हुन्छ। यसमा अनुसन्धानले कसरी आफ्नो लक्ष्य हासिल गरेको छ र आफ्नो उद्देश्यहरू कसरी पूरा गरेको छ भन्ने कुरा समावेश गर्नुपर्छ। कहिलेकाहीँ, गल्तीको प्रकारमा निर्भर गर्दै, सही उपचारात्मक कारबाही सुनिश्चित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। कतिपय घटनाका बारेमा जनमानसमा सन्देश दिन आवश्यक पर्न सक्छ । हाम्रो सल्लाह यो छ कि यदि कम्पनीले जनतालाई केहि भनिरहेको छ भने यसलाई PR एजेन्सीमा छोड्नु राम्रो हुन्छ, किनकि यो सामान्यतया धेरै नाजुक कुरा हो जसले कम्पनीलाई हानि पुर्याउन सक्छ।
Gglot ले आन्तरिक अनुसन्धानलाई कसरी सजिलो बनाउन सक्छ?
तपाईंसँग कामको लागि सही व्यक्तिहरू हुन सक्छन्, तर हामी तपाईंलाई सही उपकरण प्रस्ताव गर्न सक्छौं। ट्रान्सक्रिप्शन सेवाहरू प्रयोग गर्नुहोस् र अनुसन्धान प्रक्रियालाई सरल बनाउनुहोस्। हामी तपाईंलाई कसरी देखाउछौं:
- अन्तर्वार्ताहरू ट्रान्सक्राइब गर्नुहोस्
सम्भवतः, आयोजित अन्तर्वार्ताहरू रेकर्ड हुन गइरहेको छ। अन्वेषकले आफ्नो काम धेरै सजिलो बनाउन सक्छ, यदि उसले रेकर्डिङहरू ट्रान्सक्राइब गर्न चाहन्छ भने। यसको मतलब यो हो कि अन्वेषकसँग उसको अगाडि भनिएको सबै कुरा हुनेछ, सेतोमा कालो। ट्रान्सक्राइब गरिएको अन्तर्वार्ताले त्रुटि, गलत धारणा र भ्रमको लागि कुनै ठाउँ छोड्दैन। यसले सारांश लेख्ने प्रक्रियालाई सहज बनाउनेछ। यी सबैले अन्वेषकलाई अन्य चीजहरूमा समर्पित गर्न थप खाली समय छोड्नेछ।
- बैठक रेकर्डिङहरू ट्रान्सक्राइब गर्नुहोस्
ट्रान्सक्राइबिङ स्टाफ बैठक रेकर्डिङ धोखाधडी को रोकथाम को लागी प्रयोग गर्न सकिन्छ। ट्रान्सक्रिप्सनले अलार्म बजाउने र निवारकको रूपमा कार्य गर्ने कुराकानीका ढाँचाहरू पत्ता लगाउन धेरै सजिलो बनाउँछ। कम्पनी नीतिहरूको उल्लङ्घन वास्तवमा नभएसम्म तपाईंले पर्खनु पर्दैन, किनभने यस तरिकाले कुनै पनि संदिग्ध व्यवहारलाई बडमा निपाउन सकिन्छ।
- ट्रान्सक्रिप्शन र ग्राहक सेवा
जब ग्राहक गुनासोहरू हुन्छन्, प्रबन्धकले कर्मचारी र ग्राहकबीच लिखित रूपमा कुराकानी गर्न सक्नुहुन्थ्यो ताकि वास्तवमा के भयो भनेर चरण-दर-चरण विश्लेषण गर्न सकियोस् भन्ने राम्रो होइन? Gglot ले वस्तुनिष्ठ रहन मद्दत गर्न सक्छ र ग्राहक सेवामा काम गर्ने मित्रवत व्यक्तिहरूलाई हुने गलत सञ्चारहरूमा स्पष्ट अन्तरदृष्टि पाउन सक्छ।
- प्रशिक्षण उद्देश्यका लागि ट्रान्सक्रिप्शन
केही कम्पनीहरूले आफ्ना कर्मचारीहरूलाई मानव संसाधन प्रशिक्षणको भागको रूपमा आन्तरिक अनुसन्धान सञ्चालन गर्न चाहन्छन्। पहिले नै भनिएको छ, यो एक जटिल प्रक्रिया हो। धेरै व्यक्तिहरूसँग यस डोमेनमा राम्रो काम गर्न आवश्यक सीपहरू छैनन् त्यसैले तिनीहरूको कम्पनीले उनीहरूलाई प्रशिक्षण सत्रहरू र नक्कली अन्तर्वार्ताहरू प्रदान गर्दछ ताकि उनीहरूले राम्रो प्रदर्शन गर्न र वास्तविक अन्तर्वार्ता गरेपछि अझ बढी विश्वस्त हुन सक्छन्। सबै भन्दा माथि, सम्भावित अन्वेषकहरूले कसरी लगनशील, कुशल र नैतिक तरिकामा काम गर्ने भनेर सिक्नु पर्छ। एउटा सम्भावना यो हो कि ती नक्कली अन्तर्वार्ताहरू रेकर्ड र ट्रान्सक्रिप्ट गरिएका छन्, त्यसैले तिनीहरू बहुमूल्य शैक्षिक सामग्रीको रूपमा सेवा गर्न सक्छन्। सम्भावित अन्वेषकहरूले ट्रान्सक्रिप्ट मार्फत जान सक्छन्, तिनीहरूका सबै कमजोरीहरूलाई चिन्ह लगाउन सक्छन्, उनीहरूले सोध्न छोडेका प्रश्नहरू हेर्न सक्छन्, उनीहरूले राम्रो तरिकाले के तयार गरेका हुन सक्छन्, र उनीहरूको समग्र कार्यसम्पादन सुधार गर्न सक्छन्।
आज कम्पनीहरू ठूलो छानबिनमा छन्, र त्यसैले उजुरी वा मुद्दाहरू बनाइने सम्भावना बढ्दो सम्भावना छ। तथ्याङ्कअनुसार अहिले औसत ५०० व्यक्तिको कम्पनीले प्रतिवर्ष करिब सातवटा उजुरीको सामना गरिरहेको छ । ठगी, चोरी र, भीड आजको व्यापार संसारमा पनि ठूलो समस्या हो। त्यसकारण, कम्पनीहरूले त्यस्ता कुनै पनि आरोप वा गलत कामहरूमा प्रतिक्रिया दिन आवश्यक छ। आन्तरिक अनुसन्धानले अनुचित आचरण पहिचान गर्न, क्षतिको मूल्याङ्कन गर्न र यसलाई पुन: हुनबाट रोक्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ। सही उपकरणहरूले अनुसन्धान प्रक्रियालाई सहज बनाउँछ। ट्रान्सक्रिप्टहरू आन्तरिक अनुसन्धानको क्रममा ठूलो मद्दत हुन सक्छ। यदि हामीले तपाईंको ध्यान खिचेका छौं र तपाईं हाम्रो ट्रान्सक्रिप्शन सेवाको बारेमा थप जान्न चाहनुहुन्छ भने, हामीलाई थाहा दिनुहोस्।