Uporaba transkripcije v notranjih preiskavah
Ali lahko prepis pomaga pri notranji preiskavi?
Notranja preiskava igra pomembno vlogo pri učinkovitem varnostnem sistemu podjetja. Izvajajo se iz različnih razlogov, vendar je glavni cilj takšne preiskave ugotoviti, ali so kršene interne politike in predpisi, in po potrebi predpisati nadaljnje ukrepe. Najpomembnejša stvar, ki jo morate upoštevati pri izvajanju notranje preiskave, je, da ostanete objektivni in razjasnite dejstva. Brez poznavanja dejstev se podjetje ne more racionalno odločati in načrtovati ravnanja. Če se kršijo zakoni podjetij, bodo podjetja najverjetneje trpela. Notranja preiskava lahko zajema širok spekter možnih tem: goljufije, tatvine, kršitve podatkov, diskriminacija, mobing, delovni spori, kraje intelektualne lastnine itd. Treba je omeniti, da se notranje preiskave lahko izvajajo tudi za natančno preučitev pritožb strank ali celo tožb.
Kakšne so prednosti notranjih preiskav?
Ko se podjetje odloči za notranjo preiskavo, ima lahko veliko koristi: tožb morda nikoli ne bo ali bodo obtožbe umaknjene, podjetje bo lahko začelo pogajanja o poravnavi z oškodovanimi, preprečilo bi se nadaljnje kršitve, izognilo bi se kaznim in sankcijam. Podjetje bi se lahko izognilo izgubi strank in kupcev, njegov ugled pa ne bi bil oškodovan – zaradi neoporečnih dejstev je mogoče javnosti poslati jasno široko sporočilo. Po drugi strani pa bo podjetje dobilo dober vpogled v svoje zaposlene in ugotovilo, kdo točno je odgovoren za kršitve in kršitve. Na ta način, medtem ko se bodo kršitelji soočili s posledicami za svoja neetična dejanja, bodo nedolžne stranke zaščitene in zato bolj motivirane za upoštevanje politik podjetja v prihodnosti. Notranje preiskave pomagajo spodbujati kulturo preglednosti in skladnosti.
Notranja preiskava korak za korakom
Ena najpomembnejših stvari, ki jih je treba upoštevati pri izvajanju notranje preiskave, je zagotoviti, da je izvedena na način, ki najmanj škoduje in moti podjetje.
Določiti morate:
- motiv notranje preiskave. Zakaj se sploh izvaja?
- cilji preiskave.
Naslednji korak je imenovanje komisije, ki bo zadolžena za preiskavo in zaslišanje zaposlenih. Naj bo to zaposleni ali tretja oseba? Mogoče zasebni detektiv? Včasih je bolje, da v igro vključite nekoga nevtralnega, saj je ponavadi bolj verodostojen in objektiven. Prav tako bodo bolj nepristranski in ne bodo navezani na zaposlene, ki jih intervjuvajo, saj to niso njihovi sodelavci. Prav tako tretja oseba ne bo imela navzkrižja interesov, kar je prav tako ključnega pomena.
Načrt razgovora: ključne priče in ustrezni dokumenti
Pomembno je identificirati vse zaposlene, ki bi lahko bili vpleteni v prijavljene kršitve ali kršitve politik podjetja. To bi moralo vključevati tudi vse nekdanje zaposlene, ki so podjetje zapustili tik pred morebitnim prekrškom ali po njem. Ko nekoga preiskujete, seveda želite imeti dostop do njegovih osebnih podatkov, ki jih je dal podjetju. Zlasti mednarodna podjetja se soočajo z večjo odgovornostjo, da zagotovijo skladnost svojih preiskav z lokalnimi zakoni. V ZDA ne boste imeli težav pri pridobivanju osebnih podatkov, če pa poslujete v Evropi, morate poznati delovnopravno zakonodajo, ki prepoveduje uporabo osebnih podatkov zaposlenih brez njihovega dovoljenja. V vsakem primeru bo identifikacija, pridobitev in pregled ustreznih dokumentov verjetno najbolj dolgotrajen vidik notranje preiskave. Preiskovalec bi moral poskušati biti čim bolj strukturiran in razviti sistematičen pristop, da bi kar najbolje izkoristil dokumente.
Intervju
Zdaj, ko je vse zgoraj urejeno, pridemo do ključnega dela preiskave: intervjuja s posamezniki. To bo glavni način pridobivanja dejstev.
Zaradi težav z doslednostjo bi bilo idealno, da bi ista ekipa ljudi vodila vse intervjuje. Tako bi lahko takoj prepoznali protislovja v pričevanju.
Vodenje intervjuja se zdi enostavno, a še zdaleč ni tako. Naloga je pravim ljudem postaviti prava vprašanja in to je treba narediti na pravi način. Preiskovalci morajo imeti razvite mehke veščine – imeti morajo dobre sposobnosti aktivnega poslušanja, biti morajo sočutni, v nobenem primeru ne smejo biti pristranski in dobro morajo znati brati kretnje in poglede obraza. Poštenost in objektivnost sta nujni. Preiskovalci se morajo na razgovor temeljito in skrbno pripraviti, torej naj vnaprej dobro premislijo, katere podatke potrebujejo, pa tudi, kako zaščititi zaupnost strank. Pisna vprašanja prav tako omogočajo, da preiskovalec postavi ista vprašanja več posameznikom.
Pri zasebnih preiskavah je nujno, da se intervjuvani zaposleni ne počuti prestrašenega ali pod stresom. Preiskovalec naj se izogiba pritisku in vztrajanju pri odgovorih, če je zaposlenemu neprijetno in se počuti ujetega. Prav tako ne bi smeli postavljati sugestivnih vprašanj.
Pri tem je treba poudariti, da zaslišani nimajo na razpolago dokumentov, povezanih z notranjo preiskavo, ne smejo dobiti informacij, ki jih še nimajo, in ne povedati, kaj so povedali drugi sogovorniki.
Na koncu vsakega razgovora mora raziskovalec podati povzetek, ki mora biti napisan jasno in jedrnato.
Dokazi in dosežki preiskave
Določiti je treba jasne postopke glede dokazov in kako jih je treba iskati, evidentirati in shranjevati. Preiskovalec bo potreboval varno skladišče podatkov za vse zbrane informacije, ki so pomembne za interno preiskavo.
Ko preiskovalec najde jasne dokaze in jih pokaže odboru, se preiskava počasi konča. Običajno se zaključi s poročilom, ki vključuje povzetek glavnih zaključkov in analizo vseh ustreznih dokazov. Vključevati mora, kako je preiskava dosegla svoje namene in cilje. Včasih je, odvisno od vrste nepravilnosti, pomembno zagotoviti, da se sprejmejo pravi popravni ukrepi. O nekaterih incidentih bo morda treba poslati sporočilo javnosti. Naš nasvet je, da v primeru, da podjetje nekaj sporoča javnosti, je najbolje, da to prepustite PR agenciji, saj je to ponavadi zelo občutljiva zadeva, ki bi lahko škodila podjetju.
Kako lahko Gglot olajša notranje preiskave?
Morda imate prave ljudi za delo, vendar vam lahko ponudimo pravo orodje. Uporabite storitve prepisovanja in poenostavite postopek preiskave. Naj vam pokažemo, kako:
- Transkribirajte intervjuje
Najverjetneje se bodo opravljeni intervjuji snemali. Preiskovalec si lahko precej olajša delo, če se odloči, da želi posnetke prepisati. To pomeni, da bo imel preiskovalec vse povedano črno na belem pred seboj. Prepisani intervju ne bo pustil prostora za napake, napačne ocene in zmedo. To bo olajšalo postopek pisanja povzetka. Vse to bo preiskovalcu pustilo več prostega časa, ki ga bo lahko posvetil drugim stvarem.
- Prepišite posnetke sestankov
Prepisovanje posnetkov sestankov osebja bi lahko uporabili za preprečevanje goljufij. S transkripcijami je veliko lažje zaznati pogovorne vzorce, ki sprožijo alarm in delujejo odvračilno. Ne bo vam treba čakati, da se kršitev politik podjetja dejansko zgodi, saj bi na ta način lahko vsako sumljivo vedenje zatreli v kali.
- Prepis in storitve za stranke
Ali ne bi bilo super, da bi vodja ob pritožbah strank imel pred seboj pogovore med zaposlenim in stranko v pisni obliki, da bi lahko korak za korakom analiziral, kaj se je dejansko zgodilo? Gglot lahko pomaga ostati objektiven in imeti jasen vpogled v napačno komunikacijo, ki se zgodi najbolj prijaznim ljudem, ki delajo v službi za stranke.
- Transkripcija za namene usposabljanja
Nekatera podjetja želijo, da njihovi zaposleni izvajajo notranje preiskave kot del kadrovskega usposabljanja. Kot že rečeno, gre za zapleten postopek. Večina ljudi nima veščin, ki so potrebne za dobro opravljanje dela na tem področju, zato jim njihovo podjetje ponuja usposabljanja in lažne intervjuje, da bi bili boljši in bolj samozavestni, ko opravijo dejanski intervju. Predvsem pa se morajo potencialni preiskovalci naučiti delati skrbno, učinkovito in etično. Ena od možnosti je, da se ti lažni intervjuji posnamejo in prepišejo, tako da lahko služijo kot dragoceno izobraževalno gradivo. Potencialni preiskovalci lahko pregledajo prepis, označijo vse svoje pomanjkljivosti, vidijo, katera vprašanja so izpustili, kaj bi lahko bolje formulirali in izboljšajo svojo splošno uspešnost.
Danes so podjetja pod velikim nadzorom, zato je verjetnost pritožb ali tožb vedno večja. Po statističnih podatkih se povprečno podjetje s 500 zaposlenimi sooča s približno sedmimi pritožbami na leto. Goljufije, kraje in mobing so velik problem današnjega poslovnega sveta. Zato se morajo podjetja odzvati na vse take obtožbe ali kršitve. Notranje preiskave igrajo ključno vlogo pri odkrivanju nepravilnega ravnanja, ocenjevanju škode in preprečevanju ponovnega pojava. Prava orodja olajšajo postopek preiskave. Prepisi so lahko v veliko pomoč pri notranji preiskavi. Če smo pritegnili vašo pozornost in želite izvedeti več o naši storitvi prepisovanja, nam to sporočite.