Användning av transkription i interna utredningar
Kan transkription vara till hjälp för intern utredning?
En intern utredning spelar en stor roll i ett effektivt företagssäkerhetssystem. De genomförs av olika anledningar, men huvudmålet med en sådan utredning är att ta reda på om interna policyer och regler överträds och vid behov föreskriva ytterligare åtgärder som ska vidtas. Det viktigaste att tänka på när du genomför en intern utredning är att vara objektiv och få reda på fakta. Utan att känna till fakta kan företaget inte fatta rationella beslut och planera handlingen. Om företagslagen bryts, kommer företag troligen att drabbas. Intern utredning kan täcka ett brett spektrum av potentiella ämnen: bedrägeri, grovhet, dataintrång, diskriminering, mobbing, anställningstvister, stöld av immateriell egendom etc. Det bör nämnas att interna utredningar också kan genomföras för att granska kundklagomål eller till och med rättegångar.
Vilka är fördelarna med interna utredningar?
När ett företag beslutar att genomföra en intern utredning kan de ha mycket nytta: stämningar kanske aldrig händer eller anklagelser kan dras tillbaka, företaget kan inleda förlikningsförhandlingar med dem som skadats, ytterligare överträdelser kan förhindras, påföljder och sanktioner kan undvikas. Företaget kunde undvika att förlora kunder och kunder, och dess rykte skulle inte skadas - på grund av de oöverkomliga fakta kan ett tydligt utbrett meddelande skickas till allmänheten. Å andra sidan kommer företaget att få en bra inblick i sina anställda och ta reda på vem som exakt är ansvarig för överträdelserna och överträdelserna. På det här sättet, medan förövare kommer att få konsekvenser för deras oetiska handlingar, kommer oskyldiga parter att skyddas och därför mer motiverade att följa företagets policy i framtiden. Interna utredningar hjälper till att främja en kultur av öppenhet och efterlevnad.
Intern utredning steg för steg
En av de viktigaste sakerna att tänka på när du genomför en intern utredning är att säkerställa att den bedrivs på ett sätt som är minst skadligt och störande för företaget.
Du måste bestämma:
- motivet till den interna utredningen. Varför genomförs det i första hand?
- målen för utredningen.
Nästa steg är att tilldela en styrelse som ska ansvara för utredningen och för att förhöra de anställda. Borde det vara en anställd eller en tredje part? Kanske en privat utredare? Ibland är det bättre att ta med någon neutral i spelet, eftersom de tenderar att vara mer trovärdiga och objektiva. De kommer också att vara mer opartiska och inte knutna till de anställda de intervjuar eftersom de inte är deras medarbetare. Dessutom kommer en tredje part inte att ha en intressekonflikt vilket också är avgörande.
Intervjuplan: nyckelvittnen och relevanta dokument
Det är viktigt att identifiera alla anställda som kan vara inblandade i de rapporterade överträdelserna eller överträdelserna av företagets policy. Detta bör också omfatta alla tidigare anställda som lämnat företaget strax före eller efter det potentiella fel. När du undersöker någon vill du naturligtvis ha tillgång till deras personuppgifter som de har gett företaget. I synnerhet internationella företag har ett större ansvar för att se till att deras utredningar följer lokala lagar. I USA har du inga problem med att få personuppgifter, men om du arbetar i Europa måste du vara medveten om arbetslagar som förbjuder användning av anställdas personuppgifter utan deras tillstånd. I vilket fall som helst är det troligen den mest långvariga aspekten av den interna utredningen att identifiera, hämta och granska relevanta dokument. Utredaren bör försöka vara så strukturerad som möjligt och utveckla ett systematiskt tillvägagångssätt för att få ut det mesta av dokumenten.
Intervjun
När allt ovan har tagits om kommer vi till den viktigaste delen av utredningen: intervjua individer. Detta kommer att bli ett primärt sätt att få fram fakta.
På grund av konsekvensfrågor skulle det vara perfekt att samma team av människor genomför alla intervjuer. På detta sätt kunde motsägelser i vittnesbörd erkännas direkt.
Att genomföra en intervju verkar enkelt, men är långt ifrån det. Uppgiften är att ställa rätt personer rätt frågor och det ska göras på rätt sätt. Utredarna måste ha utvecklat mjuka färdigheter - de måste ha goda aktiva lyssnande färdigheter, måste vara medkännande, bör inte vara partisk i alla fall och måste vara bra på att läsa gest och ansiktsblick. Rättvisa och objektivitet är ett måste. Utredarna måste noggrant och noggrant förbereda sig för intervjun, dvs de bör tänka noga i förväg om vilken information som behövs, men också hur man skyddar parternas sekretess. Skriftliga frågor gör det också möjligt för utredaren att ställa samma frågor till flera individer.
I privata utredningar är det absolut nödvändigt att den intervjuade medarbetaren inte känner sig skrämd eller stressad. Utredaren bör undvika att pressa och insistera på svar om den anställde är obekväm och känner sig fast. Dessutom bör suggestiva frågor inte ställas.
Det bör framhållas att de som intervjuas inte har dokument relaterade till den interna utredningen till sitt förfogande, de ska inte få någon information de inte redan har och de bör inte få veta vad andra intervjuade har sagt.
I slutet av varje intervju måste utredaren leverera en sammanfattning som ska skrivas på ett tydligt och koncist sätt.
Undersökningens bevis och prestationer
Tydliga förfaranden om bevis och hur det ska sökas, registreras och lagras måste bestämmas. Utredaren behöver ett säkert datalager för all insamlad information av värde för den interna utredningen.
När utredaren hittar tydliga bevis och visar dem för styrelsen slutar utredningen långsamt. Den stängs vanligtvis av en rapport som innehåller en sammanfattning av de viktigaste slutsatserna och analys av alla relevanta bevis. Den bör innehålla hur utredningen har uppnått sina mål och uppfyllt sina mål. Ibland, beroende på vilken typ av fel, är det viktigt att se till att rätt åtgärd vidtas. Det kan vara nödvändigt att skicka ett meddelande till allmänheten om vissa incidenter. Vårt råd är att om företaget säger något till allmänheten är det bäst att lämna det upp till en PR-byrå, eftersom det oftast tenderar att vara en mycket känslig fråga som kan skada företaget.
Hur Gglot kan göra interna utredningar enklare?
Du kanske har rätt personer för jobbet, men vi kan erbjuda dig rätt verktyg. Använd transkriptionstjänster och förenkla utredningen. Låt oss visa dig hur:
- Transkribera intervjuerna
Troligtvis kommer de genomförda intervjuerna att spelas in. Utredaren kan göra sitt jobb mycket lättare om han bestämmer sig för att inspelningarna ska transkriberas. Det betyder att utredaren kommer att ha allt som har sagts precis framför sig, svart på vitt. En transkriberad intervju lämnar inget utrymme för fel, felbedömningar och förvirring. Det underlättar processen för att skriva sammanfattningen. Allt detta ger utredaren mer ledig tid att ägna sig åt andra saker.
- Transkribera mötesinspelningar
Inspelningar av transkriberingsmöten kan användas för att förebygga bedrägerier. Transkriptioner gör det mycket lättare att upptäcka konversationsmönster som ringer larmet och fungerar som avskräckande. Du behöver inte vänta tills brott mot företagets policyer faktiskt inträffar, för på detta sätt kan alla misstänkta beteenden knäppas in i knoppen.
- Transkription och kundservice
Skulle det inte vara bra att när kundklagomål inträffar kunde chefen ha samtal mellan medarbetaren och kunden i skriftlig form framför honom så att han steg för steg kunde analysera vad som faktiskt hände? Gglot kan hjälpa till att förbli objektiv och ha en tydlig insikt i de missförstånd som händer med de vänligaste personerna som arbetar inom kundtjänst.
- Transkription för träningsändamål
Vissa företag vill att deras anställda ska genomföra interna utredningar som en del av HR-utbildningen. Som redan sagt är detta ett komplext förfarande. De flesta människor har inte de färdigheter som krävs för att göra ett bra jobb inom den här domänen, så deras företag erbjuder dem träningspass och hånade intervjuer för att de ska kunna prestera bättre och vara mer självsäkra när de gör den faktiska intervjun. Framför allt måste potentiella utredare lära sig att arbeta på ett flitigt, effektivt och etiskt sätt. En möjlighet är att dessa mock-intervjuer spelas in och transkriberas, så att de kan fungera som värdefullt utbildningsmaterial. Potentiella utredare kan gå igenom transkriptet, markera alla sina brister, se vilka frågor de har utelämnat att ställa, vad de kan ha formulerat på ett bättre sätt och förbättra deras totala prestanda.
Idag granskas företag enormt och därför är sannolikheten för klagomål eller stämningar en ökande möjlighet. Enligt statistik står ett genomsnittligt 500-personers företag nu inför sju klagomål per år. Bedrägeri, stöld och mobbning är också ett stort problem i dagens affärsvärld. Därför måste företagen reagera på sådana påståenden eller felaktigheter. Interna utredningar spelar en viktig roll för att identifiera felaktigt beteende, bedöma skadan och förhindra att den händer igen. Rätt verktyg underlättar utredningen. Transkriptioner kan vara till stor hjälp under en intern utredning. Om vi har fått din uppmärksamhet och du vill veta mer om vår transkriptionstjänst, låt oss veta.