Употреба транскрипције у интерним истрагама

Може ли транскрипција бити од помоћи за интерну истрагу?

Интерна истрага игра велику улогу у ефикасном систему безбедности компаније. Оне се спроводе из различитих разлога, али главни циљ такве истраге је да се утврди да ли се крше унутрашње политике и прописи и да се, ако је потребно, прописују даље радње. Најважнија ствар коју треба узети у обзир током спровођења интерне истраге јесте да останете објективни и да се чињенице разјасне. Без познавања чињеница, компанија не може доносити рационалне одлуке и планирати ток акције. Ако се крше закони о компанијама, предузећа ће највероватније патити. Интерна истрага може покрити широк спектар потенцијалних тема: преваре, крађе, кршење података, дискриминација, мобинг, радни спорови, крађа интелектуалне својине итд. Треба напоменути да се интерне истраге такође могу спровести да би се испитале жалбе купаца или чак тужбе.

Које су предности интерних истрага?

Када компанија одлучи да спроведе интерну истрагу, она може имати велике користи: тужбе се можда никада неће десити или оптужбе могу бити повучене, компанија би могла да започне преговоре о нагодби са оштећенима, могу се спречити даљи прекршаји, избећи казне и санкције. Компанија би могла да избегне губитак клијената и купаца, а њена репутација не би била нарушена – због неоспорних чињеница јавности се може послати јасна широка порука. С друге стране, компанија ће добити добар увид у своје запослене и сазнати ко је тачно одговоран за прекршаје и прекршаје. На овај начин, док ће се преступници суочити са последицама за своје неетичке поступке, недужне стране ће бити заштићене и самим тим више мотивисане да следе политику компаније у будућности. Интерне истраге помажу у промовисању културе транспарентности и усклађености.

Интерна истрага корак по корак

Једна од најважнијих ствари коју треба имати на уму приликом спровођења интерне истраге је осигурати да се она спроводи на начин који најмање штети и омета компанију.

Потребно је да одредите:

1. мотив интерне истраге. Зашто се уопште спроводи?
2. циљеви истраге.

Следећи корак је да се одреди одбор који ће бити задужен за истрагу и испитивање запослених. Да ли то треба да буде запослени или трећа страна? Можда приватни детектив? Понекад је боље довести некога неутралног у игру, јер они имају тенденцију да буду кредибилнији и објективнији. Такође, биће непристраснији и неће бити везани за запослене које интервјуишу јер то нису њихови сарадници. Такође, треће лице неће имати сукоб интереса, што је такође кључно.

План интервјуа: кључни сведоци и релевантна документа

Важно је идентификовати све запослене који би могли бити укључени у пријављене повреде или кршења политика компаније. Ово такође треба да обухвати све бивше запослене који су напустили компанију непосредно пре или после потенцијалног прекршаја. Када истражујете некога, наравно желите да имате приступ његовим личним подацима које је дао компанији. Међународна предузећа се, посебно, суочавају са већом одговорношћу да осигурају да су њихове истраге у складу са локалним законима. У САД нећете имати проблема са добијањем личних података, али ако послујете у Европи, морате бити свесни закона о раду који забрањују коришћење личних података запослених без њихове дозволе. У сваком случају, идентификовање, проналажење и преглед релевантних докумената вероватно ће бити најдуготрајнији аспект интерне истраге. Истраживач треба да покуша да буде што је више могуће структуриран и да развије систематски приступ како би извукао максимум из докумената.

Интервју

Сада, када је све наведено сређено, долазимо до кључног дела истраге: интервјуисања појединаца. Ово ће бити примарни начин за добијање чињеница.

Због проблема конзистентности било би идеално да исти тим људи води све интервјуе. На тај начин су се контрадикторности у сведочењу могле одмах препознати.

Обављање интервјуа изгледа лако, али је далеко од тога. Задатак је правим људима поставити права питања и то треба учинити на прави начин. Истражитељи морају да имају развијене меке вештине – морају имати добре вештине активног слушања, морају бити саосећајни, не би требало да буду пристрасни у сваком случају и морају бити добри у читању гестова и погледа лица. Праведност и објективност су обавезни. Истражитељи треба да се темељно и пажљиво припреме за разговор, односно да унапред добро размисле о томе које су информације потребне, али и како да заштите поверљивост странака. Писмена питања такође омогућавају истражитељу да постави иста питања већем броју особа.

У приватним истрагама императив је да се интервјуисани запослени не осећа застрашено или под стресом. Истраживач треба да избегава притисак и инсистирање на одговорима ако је запосленом непријатно и осећа се заробљено. Такође, не би требало постављати сугестивна питања.

Треба истаћи да испитаници не располажу документима у вези са интерном истрагом, не треба им давати никакве информације које већ немају, нити им треба рећи шта су други испитаници рекли.

На крају сваког интервјуа, истражитељ треба да достави сажетак, који треба да буде написан на јасан и концизан начин.

Докази и достигнућа истраге

Морају се утврдити јасне процедуре о доказима и начину на који их треба тражити, евидентирати и чувати. Истраживачу ће бити потребно безбедно складиште података за све прикупљене информације од вредности за интерну истрагу.

Када истражитељ пронађе јасне доказе и покаже их одбору, истрага се полако приводи крају. Обично је затворен извештајем који укључује сажетак главних закључака и анализу свих релевантних доказа. Требало би да садржи како је истрага постигла своје циљеве и остварила своје циљеве. Понекад је, у зависности од врсте прекршаја, важно осигурати да се предузму исправне корективне радње. Можда ће бити потребно послати поруку јавности о неким инцидентима. Наш савет је да у случају да компанија нешто говори јавности, најбоље је то препустити некој ПР агенцији, јер је то обично веома деликатно питање које може да нашкоди компанији.

Како Гглот може олакшати интерне истраге?

Можда имате праве људе за посао, али ми можемо да вам понудимо прави алат. Користите услуге транскрипције и поједноставите процес истраге. Дозволите нам да вам покажемо како:

1. Транскрибујте интервјуе

Највероватније ће обављени интервјуи бити снимљени. Иследник може много да олакша свој посао, ако одлучи да жели да се снимци транскрибују. То значи да ће иследник све што је речено имати право испред себе, црно на бело. Транскрибовани интервју неће оставити места за грешке, погрешне процене и забуну. То ће олакшати процес писања резимеа. Све ово оставиће иследнику више слободног времена да се посвети другим стварима.

• Транскрибујте снимке састанака

Транскрибовање снимака састанака особља могло би се користити за превенцију преваре. Транскрипције знатно олакшавају откривање конверзацијских образаца који звоне на аларм и дјелују као одвраћање. Нећете морати да чекате док се заиста не догоди кршење смерница компаније, јер би на тај начин свако сумњиво понашање могло бити сузбијено у корену.

• Транскрипција и кориснички сервис

Зар не би било сјајно да када дође до притужби купаца, менаџер може да води разговоре између запосленог и купца у писаној форми испред њега како би могао да анализира корак по корак шта се заправо догодило? Гглот може помоћи да останете објективни и имате јасан увид у погрешне комуникације које се дешавају најљубазнијим људима који раде у служби за кориснике.

• Транскрипција за потребе обуке

Неке компаније желе да њихови запослени спроводе интерне истраге као део обуке за људске ресурсе. Као што је већ речено, ово је сложена процедура. Већина људи нема вештине неопходне за добар посао у овој области, па им њихова компанија нуди сесије обуке и лажне интервјуе како би имали бољи учинак и били самопоузданији када одраде прави интервју. Изнад свега, потенцијални истражитељи морају научити како да раде на марљив, ефикасан и етички начин. Једна од могућности је да се ти лажни интервјуи снимају и транскрибују, тако да могу послужити као вредан едукативни материјал. Потенцијални истражитељи могу да прођу кроз транскрипт, да обележе све своје недостатке, да виде која су питања пропустили да поставе, шта су могли да формулишу на бољи начин и да побољшају свој укупни учинак.

Данас су компаније под огромном контролом, па је вероватноћа жалбе или тужбе све већа. Према статистикама, просечна компанија од 500 људи сада се суочава са око седам жалби годишње. Превара, крађа и мобинг су такође велики проблем у данашњем пословном свету. Стога, компаније морају да реагују на све такве оптужбе или погрешна дела. Интерне истраге играју виталну улогу у идентификовању непрописног понашања, процени штете и спречавању да се она понови. Прави алати олакшавају процес истраге. Транскрипти могу бити од велике помоћи у току интерне истраге. Ако смо привукли вашу пажњу и желите да сазнате више о нашој услузи транскрипције, обавестите нас.