Përdorimi i transkriptimit në hetimet e brendshme
A mund të jetë i dobishëm transkriptimi për hetimin e brendshëm?
Një hetim i brendshëm luan një rol të madh në një sistem efikas sigurie të kompanisë. Ato kryhen për një sërë arsyesh, por qëllimi kryesor i një hetimi të tillë është të zbulojë nëse po shkelen politikat dhe rregulloret e brendshme dhe nëse është e nevojshme, të përshkruajnë veprime të mëtejshme që duhen ndërmarrë. Gjëja më e rëndësishme për t'u marrë parasysh gjatë kryerjes së një hetimi të brendshëm është të qëndroni objektiv dhe t'i sqaroni faktet. Pa ditur faktet, kompania nuk mund të marrë vendime racionale dhe të planifikojë kursin e veprimit. Nëse shkelen ligjet e kompanive, bizneset me shumë mundësi do të vuajnë. Hetimi i brendshëm mund të mbulojë një gamë të gjerë temash të mundshme: mashtrim, vjedhje, shkelje të të dhënave, diskriminim, mobing, mosmarrëveshje punësimi, vjedhje të pronës intelektuale etj. Duhet përmendur se hetimet e brendshme mund të kryhen gjithashtu për të shqyrtuar ankesat e klientëve apo edhe paditë.
Cilat janë përfitimet e hetimeve të brendshme?
Kur një kompani vendos të kryejë një hetim të brendshëm, ajo mund të përfitojë shumë: paditë mund të mos ndodhin kurrë ose akuzat mund të tërhiqen, kompania mund të fillojë negociatat e zgjidhjes me ata që janë dëmtuar, shkeljet e mëtejshme mund të parandalohen, ndëshkimet dhe sanksionet mund të shmangen. Kompania mund të shmangë humbjen e klientëve dhe klientëve, dhe reputacioni i saj nuk do të dëmtohet - për shkak të fakteve të padiskutueshme, një mesazh i qartë i përhapur mund t'i dërgohet publikut. Nga ana tjetër, kompania do të ketë një pasqyrë të mirë të punonjësve të saj dhe do të zbulojë se kush është saktësisht përgjegjës për shkeljet dhe shkeljet. Në këtë mënyrë, ndërsa keqbërësit do të përballen me pasoja për veprimet e tyre joetike, palët e pafajshme do të mbrohen dhe për këtë arsye do të motivohen më shumë për të ndjekur politikat e kompanisë në të ardhmen. Hetimet e brendshme ndihmojnë në promovimin e një kulture transparence dhe pajtueshmërie.
Hetimi i brendshëm hap pas hapi
Një nga gjërat më të rëndësishme që duhet mbajtur parasysh gjatë kryerjes së një hetimi të brendshëm është të siguroheni që ai të kryhet në një mënyrë që është më pak e dëmshme dhe përçarëse për kompaninë.
Ju duhet të përcaktoni:
- motivi i hetimit të brendshëm. Pse kryhet në radhë të parë?
- qëllimet e hetimit.
Hapi tjetër është caktimi i një bordi i cili do të jetë përgjegjës për hetimin dhe marrjen në pyetje të punonjësve. Duhet të jetë punonjës apo palë e tretë? Ndoshta një hetues privat? Ndonjëherë është më mirë të sillni dikë neutral në lojë, pasi ata priren të jenë më të besueshëm dhe objektiv. Gjithashtu, ata do të jenë më të paanshëm dhe jo të lidhur me punonjësit që po intervistojnë pasi ata nuk janë kolegët e tyre. Gjithashtu, një palë e tretë nuk do të ketë një konflikt interesi i cili është gjithashtu vendimtar.
Plani i intervistës: dëshmitarët kryesorë dhe dokumentet përkatëse
Është e rëndësishme të identifikohen të gjithë punonjësit që mund të përfshihen në shkeljet ose shkeljet e raportuara të politikave të kompanisë. Kjo duhet të përfshijë gjithashtu të gjithë ish-punonjësit që ishin larguar nga kompania pak para ose pas keqbërjes së mundshme. Kur jeni duke hetuar dikë, sigurisht që dëshironi të keni akses në të dhënat e tij personale që i kanë dhënë kompanisë. Bizneset ndërkombëtare, në veçanti, përballen me një përgjegjësi më të madhe për të siguruar që hetimet e tyre të jenë në përputhje me ligjet vendore. Në SHBA, nuk do të keni asnjë problem për të marrë të dhëna personale, por nëse veproni në Evropë, duhet të jeni të vetëdijshëm për ligjet e punës që ndalojnë përdorimin e të dhënave personale të punonjësve pa lejen e tyre. Në çdo rast, identifikimi, marrja dhe shqyrtimi i dokumenteve përkatëse ndoshta do të jetë aspekti më i zgjatur i hetimit të brendshëm. Hetuesi duhet të përpiqet të jetë sa më i strukturuar dhe të zhvillojë një qasje sistematike për të përfituar sa më shumë nga dokumentet.
Intervista
Tani, kur gjithçka e mësipërme është marrë parasysh, vijmë te pjesa kyçe e hetimit: intervistimi i individëve. Kjo do të jetë një mënyrë kryesore për të marrë faktet.
Për shkak të çështjeve të konsistencës, do të ishte ideale që i njëjti ekip njerëzish të kryente të gjitha intervistat. Në këtë mënyrë kontradiktat në dëshmi mund të njiheshin menjëherë.
Kryerja e një interviste duket e lehtë, por është larg saj. Detyra është t'u bëni njerëzve të duhur pyetjet e duhura dhe kjo duhet bërë në mënyrën e duhur. Hetuesit duhet të kenë aftësi të zhvilluara të buta – ata duhet të kenë aftësi të mira të dëgjimit aktiv, duhet të jenë të dhembshur, nuk duhet të jenë gjithsesi të njëanshëm dhe duhet të jenë të mirë në leximin e shikimeve gjestike dhe të fytyrës. Drejtësia dhe objektiviteti janë një domosdoshmëri. Hetuesit duhet të përgatiten tërësisht dhe me kujdes për intervistën, përkatësisht të mendojnë me kujdes paraprakisht se çfarë informacioni nevojitet, por edhe si të mbrojnë konfidencialitetin e palëve. Pyetjet me shkrim gjithashtu bëjnë të mundur që hetuesi t'u bëjë të njëjtat pyetje individëve të shumtë.
Në hetimet private, e domosdoshme është që punonjësi i intervistuar të mos ndihet i frikësuar apo i stresuar. Hetuesi duhet të shmangë presionin dhe këmbënguljen për përgjigje nëse punonjësi nuk ndjehet rehat dhe ndihet i bllokuar. Gjithashtu, pyetjet sugjeruese nuk duhet të bëhen.
Duhet theksuar se të intervistuarit nuk kanë në dispozicion dokumente në lidhje me hetimin e brendshëm, nuk duhet t'u jepet asnjë informacion që nuk e kanë tashmë dhe nuk duhet t'u thuhet se çfarë kanë thënë të intervistuarit e tjerë.
Në fund të çdo interviste hetuesi duhet të japë një përmbledhje, e cila duhet të shkruhet në mënyrë të qartë dhe koncize.
Provat dhe arritjet e hetimit
Duhet të përcaktohen procedura të qarta në lidhje me provat dhe mënyrën se si ato duhet të kërkohen, regjistrohen dhe ruhen. Hetuesit do t'i duhet një depo e sigurt e të dhënave për të gjithë informacionin e mbledhur me vlerë për hetimin e brendshëm.
Kur hetuesi gjen prova të qarta dhe ia tregon bordit, hetimi dalëngadalë merr fund. Zakonisht mbyllet me një raport që përfshin një përmbledhje të përfundimeve kryesore dhe analizën e të gjitha provave relevante. Ai duhet të përfshijë mënyrën se si hetimi i ka arritur qëllimet dhe i ka arritur objektivat e tij. Ndonjëherë, në varësi të llojit të keqbërjes, është e rëndësishme të sigurohet që të merren masat e duhura korrigjuese. Mund të jetë e nevojshme t'i dërgohet një mesazh publikut për disa incidente. Këshilla jonë është që në rast se kompania po i thotë diçka publikut, është më mirë t'ia lini atë një agjencie PR, pasi kjo zakonisht tenton të jetë një çështje shumë delikate që mund të dëmtojë kompaninë.
Si mund t'i lehtësojë Gglot hetimet e brendshme?
Ju mund të keni njerëzit e duhur për këtë punë, por ne mund t'ju ofrojmë mjetin e duhur. Përdorni shërbimet e transkriptimit dhe thjeshtoni procesin e hetimit. Le t'ju tregojmë se si:
- Transkriptoni intervistat
Me shumë mundësi, intervistat e bëra do të regjistrohen. Hetuesi mund t'ia lehtësojë shumë punën, nëse vendos se dëshiron që regjistrimet të transkriptohen. Kjo do të thotë se hetuesi do të ketë gjithçka që është thënë pikërisht përballë, e zezë mbi të bardhë. Një intervistë e transkriptuar nuk do të lërë vend për gabime, gjykime të gabuara dhe konfuzion. Do të lehtësojë procesin e shkrimit të përmbledhjes. E gjithë kjo do t'i lërë hetuesit më shumë kohë të lirë për t'iu kushtuar gjërave të tjera.
- Transkripto regjistrimet e takimit
Transkriptimi i regjistrimeve të takimeve të stafit mund të përdoret për parandalimin e mashtrimit. Transkriptimet e bëjnë shumë më të lehtë zbulimin e modeleve të bisedës që bien në alarm dhe veprojnë si parandalues. Ju nuk do të keni nevojë të prisni derisa të ndodhë në të vërtetë shkelja e politikave të kompanisë, sepse në këtë mënyrë çdo sjellje e dyshimtë mund të eliminohet në fillim.
- Transkriptimi dhe shërbimi ndaj klientit
A nuk do të ishte mirë që kur ndodhin ankesat e klientëve, menaxheri të mund të zhvillonte biseda midis punonjësit dhe klientit në një formë të shkruar para tij, në mënyrë që ai të analizonte hap pas hapi se çfarë ndodhi në të vërtetë? Gglot mund të ndihmojë për të qëndruar objektiv dhe për të pasur një pasqyrë të qartë në komunikimet e gabuara që ndodhin me njerëzit më miqësorë që punojnë në shërbimin ndaj klientit.
- Transkriptimi për qëllime trajnimi
Disa kompani duan që punonjësit e tyre të kryejnë hetime të brendshme si pjesë e trajnimit të HR. Siç u tha tashmë, kjo është një procedurë komplekse. Shumica e njerëzve nuk kanë aftësitë e nevojshme për të bërë një punë të mirë në këtë fushë, kështu që kompania e tyre u ofron atyre seanca trajnimi dhe intervista tallëse në mënyrë që ata të performojnë më mirë dhe të jenë më të sigurt pasi të bëjnë intervistën aktuale. Mbi të gjitha, hetuesit e mundshëm duhet të mësojnë se si të punojnë në mënyrë të zellshme, efikase dhe etike. Një mundësi është që ato intervista simuluese të regjistrohen dhe të transkriptohen, në mënyrë që të mund të shërbejnë si material i vlefshëm edukativ. Hetuesit e mundshëm mund të kalojnë përmes transkriptit, të shënojnë të gjitha mangësitë e tyre, të shohin se çfarë pyetjesh kanë lënë të bëjnë, çfarë mund të kenë formuluar në një mënyrë më të mirë dhe të përmirësojnë performancën e tyre të përgjithshme.
Sot kompanitë janë nën një kontroll të jashtëzakonshëm, dhe për këtë arsye gjasat e ankesave ose padive janë një mundësi në rritje. Sipas statistikave, një kompani mesatare prej 500 personash tani përballet me rreth shtatë ankesa në vit. Mashtrimi, vjedhja dhe mobingu janë gjithashtu një problem i madh në botën e sotme të biznesit. Prandaj, kompanitë duhet të reagojnë ndaj çdo pretendimi apo keqbërjeje të tillë. Hetimet e brendshme luajnë një rol jetik në identifikimin e sjelljes së pahijshme, vlerësimin e dëmit dhe parandalimin e përsëritjes së tij. Mjetet e duhura lehtësojnë procesin e hetimit. Transkriptet mund të jenë një ndihmë e madhe në rrjedhën e një hetimi të brendshëm. Nëse tërhoqëm vëmendjen tuaj dhe dëshironi të dini më shumë rreth shërbimit tonë të transkriptimit, na tregoni.