Použitie transkripcie pri interných vyšetrovaniach
Môže byť transkripcia užitočná pri internom vyšetrovaní?
Interné vyšetrovanie zohráva veľkú úlohu v efektívnom bezpečnostnom systéme spoločnosti. Vykonávajú sa z rôznych dôvodov, ale hlavným cieľom takéhoto vyšetrovania je zistiť, či nedochádza k porušovaniu vnútorných zásad a predpisov, a ak je to potrebné, predpísať ďalšie opatrenia, ktoré treba podniknúť. Najdôležitejšou vecou, ktorú treba zvážiť pri vykonávaní interného vyšetrovania, je zostať objektívny a ujasniť si fakty. Bez znalosti faktov sa firma nemôže racionálne rozhodovať a plánovať postup. Ak sa porušia zákony o spoločnosti, s najväčšou pravdepodobnosťou budú trpieť podniky. Interné vyšetrovanie môže pokrývať širokú škálu potenciálnych tém: podvody, krádeže, porušenie údajov, diskriminácia, mobbing, zamestnanecké spory, krádeže duševného vlastníctva atď. Je potrebné spomenúť, že interné vyšetrovanie sa môže vykonávať aj na preskúmanie sťažností zákazníkov alebo dokonca súdnych sporov.
Aké sú výhody interných vyšetrovaní?
Keď sa spoločnosť rozhodne vykonať interné vyšetrovanie, môže z toho mať veľký úžitok: k súdnym sporom nemusí nikdy dôjsť alebo môžu byť stiahnuté obvinenia, spoločnosť môže začať rokovania o urovnaní sporu s poškodenými, dá sa predísť ďalším porušeniam, možno sa vyhnúť pokutám a sankciám. Spoločnosť by mohla predísť strate klientov a zákazníkov a neutrpelo by to jej dobré meno – vďaka nespochybniteľným skutočnostiam je možné vyslať verejnosti jasný všeobecný odkaz. Na druhej strane spoločnosť získa dobrý prehľad o svojich zamestnancoch a zistí, kto presne je zodpovedný za porušenia a porušenia. Týmto spôsobom, zatiaľ čo previnilci budú čeliť následkom za svoje neetické činy, nevinné strany budú chránené, a preto budú v budúcnosti viac motivované dodržiavať zásady spoločnosti. Interné vyšetrovania pomáhajú podporovať kultúru transparentnosti a dodržiavania predpisov.
Interné vyšetrovanie krok za krokom
Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré treba mať na pamäti pri vykonávaní interného vyšetrovania, je zabezpečiť, aby bolo vedené spôsobom, ktorý čo najmenej poškodzuje a narušuje spoločnosť.
Musíte určiť:
- motív interného vyšetrovania. Prečo sa to vôbec vykonáva?
- ciele vyšetrovania.
Ďalším krokom je pridelenie rady, ktorá bude mať na starosti vyšetrovanie a vypočúvanie zamestnancov. Má to byť zamestnanec alebo tretia strana? Možno súkromný detektív? Niekedy je lepšie priviesť do hry niekoho neutrálneho, pretože býva dôveryhodnejší a objektívnejší. Budú tiež nestrannejší a nebudú pripútaní k zamestnancom, s ktorými vedú pohovory, pretože to nie sú ich spolupracovníci. Tretia strana tiež nebude mať konflikt záujmov, čo je tiež kľúčové.
Plán pohovoru: kľúčoví svedkovia a príslušné dokumenty
Je dôležité identifikovať všetkých zamestnancov, ktorí by mohli byť zapojení do nahlásených porušení alebo porušení zásad spoločnosti. To by malo zahŕňať aj všetkých bývalých zamestnancov, ktorí odišli zo spoločnosti krátko pred alebo po prípadnom protiprávnom konaní. Keď niekoho vyšetrujete, samozrejme chcete mať prístup k jeho osobným údajom, ktoré dal spoločnosti. Najmä medzinárodné podniky čelia väčšej zodpovednosti za zabezpečenie súladu ich vyšetrovania s miestnymi zákonmi. V USA nebudete mať problémy so získavaním osobných údajov, ale ak pôsobíte v Európe, musíte poznať pracovné zákony, ktoré zakazujú používanie osobných údajov zamestnancov bez ich povolenia. V každom prípade bude identifikácia, vyhľadávanie a preskúmanie relevantných dokumentov pravdepodobne najzdržanejším aspektom interného vyšetrovania. Vyšetrovateľ by sa mal snažiť byť čo najviac štruktúrovaný a vyvinúť systematický prístup, aby z dokumentov vyťažil maximum.
Rozhovor
Teraz, keď už bolo postarané o všetko vyššie, prichádzame ku kľúčovej časti vyšetrovania: rozhovory s jednotlivcami. Toto bude primárny spôsob získania faktov.
Kvôli problémom konzistentnosti by bolo ideálne, aby všetky pohovory viedol rovnaký tím ľudí. Takto bolo možné okamžite rozpoznať rozpory vo svedectve.
Uskutočniť pohovor sa zdá byť jednoduché, no zďaleka nie. Úlohou je klásť správnym ľuďom správne otázky a malo by sa to robiť správnym spôsobom. Vyšetrovatelia musia mať rozvinuté mäkké zručnosti – musia mať dobré schopnosti aktívneho počúvania, musia byť súcitní, v žiadnom prípade by nemali byť zaujatí a musia byť dobrí v čítaní gest a pohľadov tváre. Spravodlivosť a objektivita sú nevyhnutnosťou. Vyšetrovatelia sa musia na pohovor dôkladne a starostlivo pripraviť, to znamená, že by si mali vopred dobre premyslieť, aké informácie sú potrebné, ale aj ako ochrániť dôvernosť strán. Písomné otázky tiež umožňujú vyšetrovateľovi klásť rovnaké otázky viacerým jednotlivcom.
Pri súkromnom vyšetrovaní je nevyhnutné, aby sa zamestnanec, s ktorým sa pohovor, necítil vystrašený alebo vystresovaný. Vyšetrovateľ by sa mal vyhýbať nátlaku a trvaniu na odpovediach, ak je to zamestnancovi nepríjemné a cíti sa v pasci. Tiež by sa nemali klásť sugestívne otázky.
Treba zdôrazniť, že vypočúvaní nemajú k dispozícii dokumenty súvisiace s interným vyšetrovaním, nemali by im byť poskytnuté žiadne informácie, ktoré ešte nemajú, a nemalo by im byť povedané, čo povedali iní vypočúvaní.
Na konci každého rozhovoru musí vyšetrovateľ poskytnúť zhrnutie, ktoré by malo byť napísané jasným a stručným spôsobom.
Dôkazy a výsledky vyšetrovania
Musia sa určiť jasné postupy týkajúce sa dôkazov a spôsobu ich vyhľadávania, zaznamenávania a uchovávania. Vyšetrovateľ bude potrebovať bezpečné úložisko údajov pre všetky zozbierané informácie hodnotné pre interné vyšetrovanie.
Keď vyšetrovateľ nájde jasné dôkazy a ukáže ich predstavenstvu, vyšetrovanie sa pomaly chýli ku koncu. Zvyčajne sa uzatvára správou, ktorá obsahuje zhrnutie hlavných záverov a analýzu všetkých relevantných dôkazov. Malo by zahŕňať, ako vyšetrovanie dosiahlo svoje ciele a splnilo svoje ciele. Niekedy, v závislosti od typu priestupku, je dôležité zabezpečiť, aby boli prijaté správne nápravné opatrenia. Možno bude potrebné poslať verejnosti správu o niektorých incidentoch. Naša rada znie, že v prípade, že spoločnosť niečo hovorí verejnosti, je najlepšie nechať to na PR agentúru, pretože väčšinou ide o veľmi delikátnu záležitosť, ktorá by mohla firme ublížiť.
Ako môže Gglot uľahčiť interné vyšetrovanie?
Na túto prácu môžete mať správnych ľudí, ale my vám môžeme ponúknuť ten správny nástroj. Využite prepisovacie služby a zjednodušte si proces vyšetrovania. Ukážeme vám ako:
- Prepisujte rozhovory
S najväčšou pravdepodobnosťou sa uskutočnené rozhovory budú nahrávať. Vyšetrovateľ si môže prácu výrazne uľahčiť, ak sa rozhodne, že chce nahrávky prepisovať. To znamená, že vyšetrovateľ bude mať všetko, čo bolo povedané, čierne na bielom. Prepísaný rozhovor nenechá priestor pre chyby, nesprávne úsudky a zmätok. Uľahčí to proces písania súhrnu. To všetko vyšetrovateľovi ostane viac voľného času venovať sa iným veciam.
- Prepisujte záznamy stretnutí
Prepis záznamov zo stretnutí zamestnancov by sa mohol použiť na prevenciu podvodov. Prepisy výrazne uľahčujú detekciu konverzačných vzorcov, ktoré zvonia na poplach a pôsobia ako odstrašujúci prostriedok. Nebudete musieť čakať, kým skutočne dôjde k porušeniu firemných zásad, pretože týmto spôsobom by sa mohlo v zárodku potlačiť akékoľvek podozrivé správanie.
- Prepis a zákaznícky servis
Nebolo by skvelé, že keď dôjde k sťažnostiam zákazníkov, manažér by mohol viesť rozhovory medzi zamestnancom a zákazníkom v písomnej forme pred ním, aby mohol krok za krokom analyzovať, čo sa vlastne stalo? Gglot môže pomôcť zostať objektívnym a mať jasný prehľad o nesprávnych komunikáciách, ktoré sa stanú udalosti s najpriateľskejšími ľuďmi pracujúcimi v zákazníckom servise.
- Prepis na tréningové účely
Niektoré spoločnosti chcú, aby ich zamestnanci viedli interné vyšetrovanie v rámci školení v oblasti ľudských zdrojov. Ako už bolo povedané, ide o zložitý postup. Väčšina ľudí nemá zručnosti potrebné na to, aby odviedli dobrú prácu v tejto oblasti, a tak im ich spoločnosť ponúka školenia a falošné pohovory, aby po vykonaní skutočného pohovoru podávali lepší výkon a boli si istejší. Potenciálni vyšetrovatelia sa musia predovšetkým naučiť, ako pracovať usilovne, efektívne a eticky. Jednou z možností je, že tieto falošné rozhovory sa nahrajú a prepíšu, takže môžu slúžiť ako cenný vzdelávací materiál. Potenciálni vyšetrovatelia si môžu prejsť prepis, označiť všetky svoje nedostatky, zistiť, aké otázky vynechali položiť, čo mohli formulovať lepšie, a zlepšiť svoj celkový výkon.
Spoločnosti sú dnes pod obrovským drobnohľadom, a preto sa zvyšuje pravdepodobnosť sťažností alebo súdnych sporov. Podľa štatistík teraz priemerná spoločnosť s 500 zamestnancami čelí približne siedmim sťažnostiam ročne. Podvody, krádeže a mobbing sú tiež veľkým problémom v dnešnom svete podnikania. Spoločnosti preto musia na akékoľvek takéto obvinenia alebo previnenia reagovať. Interné vyšetrovania zohrávajú kľúčovú úlohu pri identifikácii nevhodného správania, hodnotení škôd a zabránení ich opakovaniu. Správne nástroje uľahčujú proces vyšetrovania. Prepisy môžu byť veľkou pomocou pri internom vyšetrovaní. Ak sme vás zaujali a chcete sa dozvedieť viac o našej prepisovacej službe, dajte nám vedieť.