Использование транскрипции во внутренних расследованиях

Может ли транскрипция быть полезной для внутреннего расследования?

Внутреннее расследование играет большую роль в эффективной системе безопасности компании. Они проводятся по разным причинам, но основная цель такого расследования - выяснить, нарушаются ли внутренние политики и правила, и, при необходимости, предписать дальнейшие действия. Самое важное, что нужно учитывать при проведении внутреннего расследования, - это оставаться объективным и собирать факты. Не зная фактов, компания не может принимать рациональные решения и планировать действия. Если законы о компаниях будут нарушены, бизнес, скорее всего, пострадает. Внутреннее расследование может охватывать широкий круг потенциальных тем: мошенничество, воровство, утечка данных, дискриминация, моббинг, трудовые споры, кража интеллектуальной собственности и т. Д. Следует отметить, что внутренние расследования также могут проводиться для изучения жалоб клиентов или даже судебных исков.

Каковы преимущества внутренних расследований?

Когда компания решает провести внутреннее расследование, она может извлечь большую выгоду: судебные процессы могут никогда не произойти, или обвинения могут быть сняты, компания может начать переговоры об урегулировании с пострадавшими, можно предотвратить дальнейшие нарушения, штрафы и санкции. Компания могла бы избежать потери клиентов и заказчиков, и ее репутация не пострадала бы - благодаря безупречным фактам можно послать четкое широко распространенное сообщение общественности. С другой стороны, компания получит хорошее представление о своих сотрудниках и выяснит, кто именно несет ответственность за нарушения и нарушения. Таким образом, хотя правонарушители столкнутся с последствиями своих неэтичных действий, невиновные стороны будут защищены и, следовательно, будут более мотивированы следовать политике компании в будущем. Внутренние расследования помогают продвигать культуру прозрачности и соблюдения требований.

Пошаговое внутреннее расследование

Одна из самых важных вещей, которую следует иметь в виду при проведении внутреннего расследования, - это обеспечить, чтобы оно проводилось таким образом, чтобы минимизировать ущерб и разрушить компанию.

Вам необходимо определить:

1. мотив служебного расследования. Почему он вообще проводится?
2. цели расследования.

Следующим шагом является назначение комиссии, которая будет отвечать за расследование и допрос сотрудников. Должен ли это быть сотрудник или третье лицо? Может, частный детектив? Иногда лучше пригласить в игру кого-то нейтрального, так как он более надежен и объективен. Кроме того, они будут более беспристрастными и не будут привязаны к сотрудникам, с которыми проводят собеседование, поскольку они не являются их коллегами. Кроме того, у третьей стороны не будет конфликта интересов, что также имеет решающее значение.

План собеседования: ключевые свидетели и соответствующие документы

Важно выявить всех сотрудников, которые могут быть причастны к нарушениям или нарушениям политики компании, о которых сообщается. Это также должно включать всех бывших сотрудников, которые покинули компанию незадолго до или после потенциального правонарушения. Когда вы расследуете кого-то, вы, конечно, хотите иметь доступ к его личным данным, которые они предоставили компании. В частности, международные компании несут большую ответственность за то, чтобы их расследования соответствовали местным законам. В США у вас не возникнет проблем с получением личных данных, но если вы работаете в Европе, вы должны знать трудовое законодательство, которое запрещает использование личных данных сотрудников без их разрешения. В любом случае идентификация, поиск и проверка соответствующих документов, вероятно, будут наиболее затяжным аспектом внутреннего расследования. Исследователь должен стараться быть как можно более структурированным и разработать системный подход, чтобы получить максимальную отдачу от документов.

Интервью

Теперь, когда все вышеперечисленное сделано, мы подошли к ключевой части расследования: опросу людей. Это будет основной способ получить факты.

Из-за проблем согласованности было бы идеально, чтобы все интервью проводила одна и та же команда людей. Таким образом, противоречия в показаниях можно было сразу распознать.

Проведение собеседования кажется простым, но это далеко не так. Задача - задавать нужным людям правильные вопросы, и делать это нужно правильно. Исследователи должны обладать мягкими навыками - они должны обладать хорошими навыками активного слушания, должны быть сострадательными, ни в коем случае не должны быть предвзятыми и должны хорошо читать жесты и взгляды на лицо. Справедливость и объективность - необходимость. Следователи должны тщательно и тщательно подготовиться к допросу, т.е. они должны заранее тщательно подумать о том, какая информация необходима, а также о том, как защитить конфиденциальность сторон. Письменные вопросы также позволяют исследователю задавать одни и те же вопросы нескольким людям.

В частных расследованиях крайне важно, чтобы опрошенный сотрудник не чувствовал страха или стресса. Исследователь должен избегать давления и настаивать на ответах, если сотрудник испытывает дискомфорт и чувствует себя в ловушке. Также не следует задавать наводящие вопросы.

Следует подчеркнуть, что опрошенные не имеют в своем распоряжении документов, связанных с внутренним расследованием, им не следует предоставлять какую-либо информацию, которой у них еще нет, и им не следует сообщать, что сказали другие опрошенные.

В конце каждого интервью исследователь должен представить краткое изложение, которое должно быть написано ясным и кратким языком.

Доказательства и достижения расследования

Должны быть определены четкие процедуры в отношении доказательств и способов их поиска, регистрации и хранения. Исследователю потребуется безопасное хранилище данных для всей собранной информации, имеющей значение для внутреннего расследования.

Когда следователь находит явные доказательства и показывает их доске, расследование постепенно подходит к концу. Обычно он завершается отчетом, включающим краткое изложение основных выводов и анализ всех соответствующих доказательств. Он должен включать информацию о том, как расследование достигло своих целей и достигло поставленных целей. Иногда, в зависимости от типа правонарушения, важно обеспечить принятие правильных мер по исправлению положения. Возможно, потребуется сообщить общественности о некоторых инцидентах. Мы советуем, если компания говорит что-то общественности, лучше оставить это на усмотрение PR-агентства, поскольку обычно это очень деликатный вопрос, который может нанести вред компании.

Как Gglot может облегчить внутренние расследования?

Возможно, у вас есть подходящие люди для работы, но мы можем предложить вам подходящий инструмент. Воспользуйтесь услугами транскрипции и упростите процесс расследования. Давайте покажем вам, как это сделать:

1. Запишите интервью

Скорее всего, проведенные интервью будут записаны. Следователь может значительно облегчить свою работу, если решит, что он хочет, чтобы записи были расшифрованы. Это означает, что все сказанное будет перед следователем черным по белому. Расшифровка интервью не оставит места для ошибок, неверных суждений и путаницы. Это облегчит процесс написания резюме. Все это даст сыщику больше свободного времени для других дел.

• Расшифровать записи встречи

Расшифровка записей собраний персонала может быть использована для предотвращения мошенничества. Транскрипции значительно упрощают обнаружение разговорных шаблонов, которые вызывают тревогу и действуют как сдерживающий фактор. Вам не нужно ждать, пока действительно произойдет нарушение политики компании, потому что таким образом можно пресечь любое подозрительное поведение в зародыше.

• Транскрипция и обслуживание клиентов

Разве не было бы здорово, если бы при возникновении жалоб от клиентов менеджер мог вести разговор между сотрудником и клиентом в письменной форме перед ним, чтобы он мог шаг за шагом проанализировать, что на самом деле произошло? Gglot может помочь оставаться объективным и иметь четкое представление о недопонимании, которое случается с самыми дружелюбными людьми, работающими в сфере обслуживания клиентов.

• Транскрипция для учебных целей

Некоторые компании хотят, чтобы их сотрудники проводили внутренние расследования в рамках обучения персонала. Как уже было сказано, это сложная процедура. У большинства людей нет навыков, необходимых для хорошей работы в этой области, поэтому их компания предлагает им тренинги и имитационные собеседования, чтобы они могли работать лучше и быть более уверенными после прохождения настоящего собеседования. Прежде всего, потенциальные исследователи должны научиться работать усердно, эффективно и этично. Одна из возможностей состоит в том, что эти фиктивные интервью записываются и расшифровываются, чтобы они могли служить ценным учебным материалом. Потенциальные следователи могут просмотреть стенограмму, отметить все свои недостатки, увидеть, какие вопросы они не задали, что они могли бы сформулировать лучше, и улучшить свои общие результаты.

Сегодня компании находятся под пристальным вниманием, и поэтому вероятность подачи жалоб или судебных исков возрастает. Согласно статистике, в среднем на компанию из 500 человек ежегодно поступает около семи жалоб. Мошенничество, воровство и моббинг также являются большой проблемой в современном деловом мире. Следовательно, компании должны реагировать на любые подобные обвинения или нарушения. Внутренние расследования играют жизненно важную роль в выявлении ненадлежащего поведения, оценке ущерба и предотвращении его повторения. Правильные инструменты облегчают процесс расследования. Стенограммы могут оказаться большим подспорьем в ходе внутреннего расследования. Если мы привлекли ваше внимание и вы хотите узнать больше о нашей службе транскрипции, дайте нам знать.