Utilizarea transcripției în investigațiile interne

Poate fi utilă transcrierea pentru investigațiile interne?

O investigație internă joacă un rol important într-un sistem de securitate eficient al companiei. Acestea sunt desfășurate dintr-o varietate de motive, dar scopul principal al unei astfel de investigații este de a afla dacă politicile și reglementările interne sunt încălcate și, dacă este necesar, de a prescrie măsuri suplimentare care trebuie întreprinse. Cel mai important lucru de luat în considerare în timpul unei investigații interne este să rămâneți obiectiv și să clarificați faptele. Fără a cunoaște faptele, compania nu poate lua decizii raționale și nu poate planifica cursul acțiunii. Dacă legile companiei sunt încălcate, cel mai probabil afacerile vor avea de suferit. Ancheta internă poate acoperi o gamă largă de subiecte potențiale: fraudă, furt, încălcarea datelor, discriminare, mobbing, dispute de muncă, furt de proprietate intelectuală etc. Trebuie menționat că anchetele interne pot fi efectuate și pentru a analiza sesizările clienților sau chiar procesele.

Care sunt beneficiile investigațiilor interne?

Atunci când o companie decide să efectueze o investigație internă, poate beneficia foarte mult: s-ar putea să nu aibă loc niciodată procese sau acuzațiile ar putea fi retrase, compania ar putea începe negocieri de reglementare cu cei vătămați, ar putea fi prevenite încălcări ulterioare, sancțiunile și sancțiunile ar putea fi evitate. Compania ar putea evita pierderea clienților și a clienților, iar reputația sa nu ar fi prejudiciată – datorită faptelor incontestabile, un mesaj clar larg răspândit poate fi transmis publicului. Pe de altă parte, compania va obține o perspectivă bună asupra angajaților lor și va afla cine este exact responsabil pentru încălcări și încălcări. În acest fel, în timp ce infractorii se vor confrunta cu consecințe pentru acțiunile lor lipsite de etică, părțile nevinovate vor fi protejate și, prin urmare, vor fi mai motivate să urmeze politicile companiei în viitor. Investigațiile interne ajută la promovarea unei culturi a transparenței și conformității.

Ancheta internă pas cu pas

Unul dintre cele mai importante lucruri de avut în vedere atunci când desfășurați o investigație internă este să vă asigurați că aceasta este efectuată într-un mod care dăunează și perturbă cel mai puțin compania.

Trebuie să determinați:

1. motivul anchetei interne. De ce se desfășoară în primul rând?
2. scopurile anchetei.

Următorul pas este desemnarea unui consiliu care se va ocupa de ancheta și de interogarea angajaților. Ar trebui să fie un angajat sau un terț? Poate un detectiv privat? Uneori este mai bine să aduci pe cineva neutru în joc, deoarece acestea tind să fie mai credibile și mai obiective. De asemenea, vor fi mai imparțiali și nu vor fi atașați de angajații pe care îi intervievează, deoarece aceștia nu sunt colegii lor. De asemenea, o terță parte nu va avea un conflict de interese, care este, de asemenea, crucial.

Plan de interviu: martori cheie și documente relevante

Este important să se identifice toți angajații care ar putea fi implicați în încălcările sau încălcările raportate ale politicilor companiei. Aceasta ar trebui să includă, de asemenea, toți foștii angajați care au părăsit compania cu puțin timp înainte sau după potențiala abatere. Când investigați pe cineva, desigur că doriți să aveți acces la datele sale personale pe care le-a oferit companiei. Întreprinderile internaționale, în special, se confruntă cu o responsabilitate mai mare de a se asigura că investigațiile lor respectă legile locale. În SUA, nu veți avea probleme în obținerea datelor cu caracter personal, dar dacă lucrați în Europa, trebuie să fiți la curent cu legile muncii care interzic utilizarea datelor personale ale angajaților fără permisiunea acestora. În orice caz, identificarea, preluarea și revizuirea documentelor relevante va fi probabil cel mai persistent aspect al investigației interne. Investigatorul ar trebui să încerce să fie cât mai structurat posibil și să dezvolte o abordare sistematică pentru a profita la maximum de documente.

Interviul

Acum, când totul de mai sus a fost rezolvat, ajungem la partea cheie a investigației: intervievarea persoanelor. Aceasta va fi o modalitate principală de a obține faptele.

Din cauza problemelor de consecvență, ideal ar fi ca aceeași echipă de oameni să conducă toate interviurile. Astfel, contradicțiile din mărturie puteau fi recunoscute imediat.

Efectuarea unui interviu pare ușoară, dar este departe de asta. Sarcina este de a pune oamenilor potriviți întrebările potrivite și trebuie făcută în modul corect. Anchetatorii trebuie să aibă abilități soft dezvoltate – trebuie să aibă abilități bune de ascultare activă, trebuie să fie compasivi, să nu fie părtinitori în niciun caz și trebuie să fie buni în citirea privirilor gestuale și faciale. Corectitudinea și obiectivitatea sunt o necesitate. Anchetatorii trebuie să se pregătească temeinic și cu atenție pentru interviu, adică ar trebui să se gândească cu atenție dinainte ce informații sunt necesare, dar și cum să protejeze confidențialitatea părților. Întrebările scrise permit, de asemenea, investigatorului să pună aceleași întrebări mai multor persoane.

În investigațiile private, imperativul este ca angajatul intervievat să nu se simtă intimidat sau stresat. Anchetatorul ar trebui să evite să facă presiuni și să insiste asupra răspunsurilor dacă angajatul este inconfortabil și se simte prins. De asemenea, întrebările sugestive nu ar trebui puse.

De subliniat că cei care sunt intervievați nu au la dispoziție documente legate de ancheta internă, nu ar trebui să li se dea nicio informație pe care nu o dețin deja și nu ar trebui să li se spună ce au spus alți intervievați.

La sfârșitul fiecărui interviu, investigatorul trebuie să prezinte un rezumat, care trebuie scris într-un mod clar și concis.

Dovezile și realizările anchetei

Trebuie stabilite proceduri clare privind probele și modul în care acestea ar trebui căutate, înregistrate și stocate. Investigatorul va avea nevoie de un depozit de date securizat pentru toate informațiile de valoare colectate pentru investigația internă.

Când anchetatorul găsește dovezi clare și le arată consiliului, ancheta se încheie încet. De obicei, este încheiat cu un raport care include un rezumat al principalelor concluzii și o analiză a tuturor dovezilor relevante. Ar trebui să includă modul în care investigația și-a atins scopurile și și-a atins obiectivele. Uneori, în funcție de tipul de abatere, este important să se asigure că se iau măsurile corective corecte. Ar putea fi necesar să trimiteți un mesaj publicului despre unele incidente. Sfatul nostru este că, în cazul în care compania spune ceva publicului, cel mai bine este să lăsați asta la latitudinea unei agenții de PR, deoarece aceasta tinde de obicei să fie o chestiune foarte delicată, care ar putea dăuna companiei.

Cum poate Gglot să ușureze investigațiile interne?

S-ar putea să aveți oamenii potriviți pentru job, dar vă putem oferi instrumentul potrivit. Utilizați serviciile de transcriere și simplificați procesul de investigare. Haideți să vă arătăm cum:

1. Transcrie interviurile

Cel mai probabil, interviurile realizate vor fi înregistrate. Anchetatorul își poate face munca mult mai ușoară, dacă decide că vrea ca înregistrările să fie transcrise. Asta înseamnă că anchetatorul va avea tot ce s-a spus chiar în fața lui, negru pe alb. Un interviu transcris nu va lăsa loc pentru erori, judecăți greșite și confuzie. Acesta va facilita procesul de scriere a rezumatului. Toate acestea îi vor lăsa investigatorului cu mai mult timp liber de dedicat altor lucruri.

• Transcrie înregistrările întâlnirilor

Transcrierea înregistrărilor întâlnirilor personalului ar putea fi utilizată pentru prevenirea fraudei. Trancrierile facilitează detectarea tiparelor conversaționale care sună alarma și acționează ca un factor de descurajare. Nu va trebui să așteptați până când se întâmplă cu adevărat încălcarea politicilor companiei, deoarece în acest fel orice comportament suspect ar putea fi smuls din răsputeri.

• Transcriere și servicii pentru clienți

Nu ar fi grozav ca atunci când apar reclamații ale clienților, managerul să poată avea conversații între angajat și client în formă scrisă în fața lui, astfel încât să poată analiza pas cu pas ce s-a întâmplat de fapt? Gglot vă poate ajuta să rămâneți obiectiv și să aveți o perspectivă clară asupra problemelor de comunicare care se întâmplă celor mai prietenoși oameni care lucrează în serviciul pentru clienți.

• Transcriere în scopuri de instruire

Unele companii doresc ca angajații lor să efectueze investigații interne ca parte a formării de resurse umane. După cum sa spus deja, aceasta este o procedură complexă. Majoritatea oamenilor nu au abilitățile necesare pentru a face o treabă bună în acest domeniu, așa că compania lor le oferă sesiuni de formare și interviuri simulate pentru ca aceștia să aibă performanțe mai bune și să fie mai încrezători odată ce au făcut interviul propriu-zis. Mai presus de toate, potențialii anchetatori trebuie să învețe cum să lucreze într-un mod diligent, eficient și etic. O posibilitate este ca acele interviuri simulate să fie înregistrate și transcrise, astfel încât să poată servi drept material educațional valoros. Potențialii anchetatori pot parcurge transcrierea, pot marca toate deficiențele lor, pot vedea ce întrebări au omis să pună, ce ar fi putut formula într-un mod mai bun și își pot îmbunătăți performanța generală.

Astăzi, companiile sunt supuse unui control imens și, prin urmare, probabilitatea de a face plângeri sau procese este o posibilitate tot mai mare. Potrivit statisticilor, o companie medie de 500 de persoane se confruntă acum cu aproximativ șapte plângeri pe an. Frauda, furtul și mobbingul sunt, de asemenea, o mare problemă în lumea afacerilor de astăzi. Prin urmare, companiile trebuie să reacționeze la orice astfel de acuzații sau abateri. Investigațiile interne joacă un rol vital în identificarea conduitei necorespunzătoare, evaluarea prejudiciului și prevenirea repetării acestuia. Instrumentele potrivite facilitează procesul de investigare. Transcrierile pot fi de mare ajutor în cursul unei investigații interne. Dacă v-am atras atenția și doriți să aflați mai multe despre serviciul nostru de transcriere, anunțați-ne.