Uso da transcrição em investigações internas

A transcrição pode ser útil para investigação interna?

Uma investigação interna desempenha um papel importante em um sistema de segurança empresarial eficiente. Elas são conduzidas por uma variedade de razões, mas o objetivo principal de tal investigação é descobrir se as políticas e regulamentos internos estão sendo violados e, se necessário, prescrever outras ações a serem tomadas. A coisa mais importante a se considerar ao conduzir uma investigação interna é ser objetivo e esclarecer os fatos. Sem conhecer os fatos, a empresa não pode tomar decisões racionais e planejar o curso de ação. Se as leis da empresa forem violadas, as empresas provavelmente sofrerão. A investigação interna pode abranger uma ampla gama de tópicos potenciais: fraude, furto, violação de dados, discriminação, mobbing, disputas trabalhistas, roubo de propriedade intelectual, etc. Deve ser mencionado que as investigações internas também podem ser conduzidas para examinar reclamações de clientes ou até mesmo ações judiciais.

Quais são os benefícios das investigações internas?

Quando uma empresa decide conduzir uma investigação interna, eles podem se beneficiar muito: ações judiciais podem nunca acontecer ou as acusações podem ser retiradas, a empresa pode iniciar negociações de acordo com os prejudicados, novas violações podem ser evitadas, penalidades e sanções podem ser evitadas. A empresa poderia evitar a perda de clientes e consumidores, e sua reputação não seria prejudicada - devido aos fatos incontestáveis, uma mensagem clara e ampla pode ser enviada ao público. Por outro lado, a empresa terá uma boa visão de seus funcionários e descobrirá quem exatamente é o responsável pelas infrações e violações. Dessa forma, enquanto os infratores enfrentarão as consequências de suas ações antiéticas, as partes inocentes estarão protegidas e, portanto, mais motivadas a seguir as políticas da empresa no futuro. As investigações internas ajudam a promover uma cultura de transparência e conformidade.

Investigação interna passo a passo

Uma das coisas mais importantes a se ter em mente ao conduzir uma investigação interna é garantir que ela seja conduzida da maneira que menos danifique e perturbe a empresa.

Você precisa determinar:

1. o motivo da investigação interna. Por que é conduzido em primeiro lugar?
2. os objetivos da investigação.

O próximo passo é designar uma comissão que ficará encarregada da investigação e do interrogatório dos funcionários. Deve ser um funcionário ou terceiro? Talvez um investigador particular? Às vezes é melhor trazer alguém neutro no jogo, já que tende a ser mais confiável e objetivo. Além disso, eles serão mais imparciais e não apegados aos funcionários que estão entrevistando, uma vez que esses não são seus colegas de trabalho. Além disso, um terceiro não terá um conflito de interesses, o que também é crucial.

Plano de entrevista: testemunhas-chave e documentos relevantes

É importante identificar todos os funcionários que podem estar envolvidos nas infrações ou violações relatadas das políticas da empresa. Isso também deve incluir todos os ex-funcionários que deixaram a empresa um pouco antes ou depois do potencial delito. Quando você está investigando alguém, é claro que deseja ter acesso aos dados pessoais que essa pessoa forneceu à empresa. As empresas internacionais, em particular, enfrentam uma responsabilidade maior de garantir que suas investigações cumpram as leis locais. Nos Estados Unidos, você não terá problemas para obter dados pessoais, mas se você opera na Europa, deve estar ciente das leis trabalhistas que proíbem o uso de dados pessoais de funcionários sem sua permissão. Em qualquer caso, identificar, recuperar e revisar documentos relevantes provavelmente será o aspecto mais persistente da investigação interna. O investigador deve tentar ser o mais estruturado possível e desenvolver uma abordagem sistemática para obter o máximo dos documentos.

A entrevista

Agora, quando tudo acima foi resolvido, chegamos à parte chave da investigação: entrevistar indivíduos. Esta será a principal forma de obter os fatos.

Por questões de consistência, seria ideal que a mesma equipe conduzisse todas as entrevistas. Dessa forma, as contradições no testemunho poderiam ser reconhecidas imediatamente.

Fazer uma entrevista parece fácil, mas está longe disso. A tarefa é fazer as perguntas certas às pessoas certas e isso deve ser feito da maneira certa. Os investigadores precisam ter desenvolvido habilidades suaves - eles devem ter boas habilidades de escuta ativa, devem ser compassivos, não devem ser tendenciosos de forma alguma e devem ser bons na leitura de olhares faciais e gestuais. Justiça e objetividade são essenciais. Os investigadores precisam se preparar completa e cuidadosamente para a entrevista, ou seja, eles devem pensar cuidadosamente com antecedência sobre quais informações são necessárias, mas também como proteger a confidencialidade das partes. As perguntas escritas também possibilitam que o investigador faça as mesmas perguntas a vários indivíduos.

Em investigações privadas, o imperativo é que o funcionário entrevistado não se sinta intimidado ou estressado. O investigador deve evitar pressionar e insistir nas respostas se o funcionário estiver desconfortável e se sentir preso. Além disso, perguntas sugestivas não devem ser feitas.

Ressalte-se que os entrevistados não dispõem de documentos relativos à investigação interna, não devem receber informações que já não tenham e não devem ser informados do que outros entrevistados disseram.

Ao final de cada entrevista o pesquisador deve entregar um resumo, que deve ser redigido de forma clara e concisa.

As evidências e realizações da investigação

Devem ser determinados procedimentos claros sobre as evidências e como elas devem ser buscadas, registradas e armazenadas. O investigador precisará de um repositório de dados seguro para todas as informações coletadas de valor para a investigação interna.

Quando o investigador encontra evidências claras e as mostra ao conselho, a investigação lentamente chega ao fim. Geralmente é encerrado por um relatório que inclui um resumo das principais conclusões e análise de todas as evidências relevantes. Deve incluir como a investigação atingiu seus objetivos e alcançou seus objetivos. Às vezes, dependendo do tipo de irregularidade, é importante garantir que a ação corretiva correta seja tomada. Pode ser necessário enviar uma mensagem ao público sobre alguns incidentes. Nosso conselho é que caso a empresa esteja falando algo para o público é melhor deixar isso para uma agência de relações públicas, já que normalmente isso tende a ser um assunto muito delicado que pode prejudicar a empresa.

Como a Gglot pode facilitar as investigações internas?

Você pode ter as pessoas certas para o trabalho, mas podemos oferecer a ferramenta certa. Use serviços de transcrição e simplifique o processo de investigação. Nos deixe mostrar como:

1. Transcrever as entrevistas

Muito provavelmente, as entrevistas realizadas serão gravadas. O investigador pode tornar seu trabalho muito mais fácil, se decidir que deseja que as gravações sejam transcritas. Isso significa que o investigador terá tudo o que foi dito bem na sua frente, preto no branco. Uma entrevista transcrita não deixará espaço para erros, equívocos e confusão. Isso facilitará o processo de redação do resumo. Tudo isso deixará o investigador com mais tempo livre para se dedicar a outras coisas.

• Transcrever gravações de reuniões

A transcrição de gravações de reuniões de equipe pode ser usada para prevenir fraudes. As transcrições tornam muito mais fácil detectar padrões de conversação que acionam o alarme e atuam como impedimentos. Você não precisará esperar até que a violação das políticas da empresa realmente aconteça, porque, dessa forma, qualquer comportamento suspeito pode ser cortado pela raiz.

• Transcrição e atendimento ao cliente

Não seria ótimo que, quando ocorressem reclamações de clientes, o gerente pudesse ter conversas entre o funcionário e o cliente por escrito na sua frente para que pudesse analisar passo a passo o que realmente aconteceu? A Gglot pode ajudar a permanecer objetivo e ter uma visão clara das falhas de comunicação que acontecem com as pessoas mais amigáveis que trabalham no atendimento ao cliente.

• Transcrição para fins de treinamento

Algumas empresas desejam que seus funcionários conduzam investigações internas como parte do treinamento de RH. Como já foi dito, este é um procedimento complexo. A maioria das pessoas não tem as habilidades necessárias para fazer um bom trabalho neste domínio, então sua empresa oferece sessões de treinamento e entrevistas simuladas para que tenham um desempenho melhor e tenham mais confiança ao fazer a entrevista real. Acima de tudo, os investigadores em potencial devem aprender a trabalhar de forma diligente, eficiente e ética. Uma possibilidade é que essas entrevistas simuladas sejam gravadas e transcritas, para que possam servir como valioso material educacional. Os investigadores em potencial podem analisar a transcrição, marcar todas as suas deficiências, ver quais perguntas eles deixaram de fazer, o que eles poderiam ter formulado de uma maneira melhor e melhorar seu desempenho geral.

Hoje as empresas estão sob imenso escrutínio e, portanto, a probabilidade de reclamações ou ações judiciais é uma possibilidade cada vez maior. De acordo com as estatísticas, uma empresa média de 500 pessoas agora enfrenta cerca de sete reclamações por ano. Fraude, roubo e mobbing também são um grande problema no mundo dos negócios de hoje. Portanto, as empresas precisam reagir a tais alegações ou irregularidades. As investigações internas desempenham um papel vital na identificação de condutas impróprias, avaliando os danos e evitando que aconteçam novamente. As ferramentas certas facilitam o processo de investigação. As transcrições podem ser de grande ajuda no decorrer de uma investigação interna. Se chamarmos sua atenção e você quiser saber mais sobre nosso serviço de transcrição, avise-nos.