Wykorzystanie transkrypcji w dochodzeniach wewnętrznych

Czy transkrypcja może być pomocna w dochodzeniu wewnętrznym?

Dochodzenie wewnętrzne odgrywa dużą rolę w efektywnym systemie bezpieczeństwa firmy. Prowadzone są z różnych powodów, ale głównym celem takiego śledztwa jest ustalenie, czy dochodzi do naruszeń wewnętrznych polityk i przepisów oraz, w razie potrzeby, zalecenie dalszych działań. Najważniejszą rzeczą do rozważenia podczas prowadzenia dochodzenia wewnętrznego jest zachowanie obiektywizmu i poznanie faktów. Bez znajomości faktów firma nie może podejmować racjonalnych decyzji i planować działań. Jeśli prawo spółek zostanie naruszone, najprawdopodobniej ucierpi na tym biznes. Dochodzenie wewnętrzne może obejmować szeroki zakres potencjalnych tematów: oszustwa, kradzieże, naruszenie danych, dyskryminacja, mobbing, spory pracownicze, kradzież własności intelektualnej itp. Należy wspomnieć, że dochodzenie wewnętrzne może być również prowadzone w celu zbadania skarg klientów, a nawet procesów sądowych.

Jakie są korzyści z dochodzeń wewnętrznych?

Decydując się na przeprowadzenie dochodzenia wewnętrznego, firma może wiele zyskać: procesy sądowe mogą nigdy się nie wydarzyć lub zarzuty mogą zostać wycofane, firma mogłaby rozpocząć negocjacje ugodowe z poszkodowanymi, można by zapobiec dalszym naruszeniom, można byłoby uniknąć kar i sankcji. Firma mogłaby uniknąć utraty klientów i klientów, a jej reputacja nie ucierpiałaby - ze względu na niepodważalne fakty można skierować do społeczeństwa jasny i powszechny komunikat. Z drugiej strony firma uzyska dobry wgląd w swoich pracowników i dowie się, kto dokładnie odpowiada za naruszenia i naruszenia. W ten sposób, podczas gdy złoczyńcy będą ponosić konsekwencje swoich nieetycznych działań, niewinne strony będą chronione, a tym samym bardziej zmotywowane do przestrzegania zasad firmy w przyszłości. Dochodzenia wewnętrzne pomagają promować kulturę przejrzystości i zgodności.

Wewnętrzne dochodzenie krok po kroku

Jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać podczas prowadzenia dochodzenia wewnętrznego, jest zapewnienie, że jest ono prowadzone w sposób najmniej szkodliwy i zakłócający pracę firmy.

Musisz określić:

1. motyw wewnętrznego dochodzenia. Dlaczego jest przeprowadzany w pierwszej kolejności?
2. cele dochodzenia.

Następnym krokiem jest wyznaczenie komisji, która będzie odpowiedzialna za śledztwo i przesłuchanie pracowników. Czy powinien to być pracownik czy osoba trzecia? Może prywatny detektyw? Czasami lepiej jest przyprowadzić do gry kogoś neutralnego, ponieważ jest on bardziej wiarygodny i obiektywny. Ponadto będą bardziej bezstronni i nie będą przywiązani do pracowników, z którymi rozmawiają, ponieważ nie są to ich współpracownicy. Ponadto osoba trzecia nie będzie miała konfliktu interesów, co również jest kluczowe.

Plan przesłuchania: kluczowi świadkowie i odpowiednie dokumenty

Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkich pracowników, którzy mogą być zaangażowani w zgłaszane naruszenia lub naruszenia zasad firmy. Powinno to również obejmować wszystkich byłych pracowników, którzy odeszli z firmy na krótko przed lub po potencjalnym wykroczeniu. Oczywiście, gdy prowadzisz dochodzenie, chcesz mieć dostęp do jego danych osobowych, które przekazał on firmie. W szczególności firmy międzynarodowe mają większą odpowiedzialność za zapewnienie zgodności swoich dochodzeń z lokalnymi przepisami. W Stanach Zjednoczonych nie będziesz mieć problemów z uzyskaniem danych osobowych, ale jeśli działasz w Europie, musisz znać przepisy prawa pracy, które zabraniają wykorzystywania danych osobowych pracowników bez ich zgody. W każdym razie identyfikacja, pobieranie i przeglądanie odpowiednich dokumentów będzie prawdopodobnie najbardziej długotrwałym aspektem dochodzenia wewnętrznego. Badacz powinien starać się być jak najbardziej ustrukturyzowanym i opracować systematyczne podejście, aby jak najlepiej wykorzystać dokumenty.

Wywiad

Teraz, gdy już załatwiliśmy wszystko powyżej, dochodzimy do kluczowej części śledztwa: przesłuchań osób. Będzie to podstawowy sposób uzyskiwania faktów.

Ze względu na kwestie spójności idealnie byłoby, aby wszystkie wywiady przeprowadzał ten sam zespół ludzi. W ten sposób od razu można było rozpoznać sprzeczności w zeznaniach.

Przeprowadzenie wywiadu wydaje się łatwe, ale daleko mu do tego. Zadanie polega na zadawaniu odpowiednich pytań właściwym osobom i powinno to być zrobione we właściwy sposób. Badacze muszą mieć rozwinięte umiejętności miękkie - muszą mieć dobre umiejętności aktywnego słuchania, muszą być współczujący, nie powinni być w żaden sposób stronniczy i muszą dobrze czytać gesty i spojrzenia na twarz. Uczciwość i obiektywizm są koniecznością. Prowadzący dochodzenie muszą dokładnie i starannie przygotować się do przesłuchania, tj. Powinni z wyprzedzeniem dokładnie przemyśleć, jakie informacje są potrzebne, ale także jak chronić poufność stron. Pisemne pytania umożliwiają również badaczowi zadawanie tych samych pytań wielu osobom.

W prywatnych dochodzeniach konieczne jest, aby przesłuchiwany pracownik nie czuł się onieśmielony ani zestresowany. Badacz powinien unikać naciskania i nalegania na odpowiedzi, jeśli pracownik czuje się nieswojo i czuje się uwięziony. Nie należy też zadawać sugestywnych pytań.

Należy podkreślić, że przesłuchiwani nie mają do dyspozycji dokumentów związanych z dochodzeniem wewnętrznym, nie powinni otrzymywać żadnych informacji, których jeszcze nie posiadają, ani mówić im, co powiedzieli inni przesłuchiwani.

Pod koniec każdego wywiadu badacz musi dostarczyć podsumowanie, które powinno być napisane w jasny i zwięzły sposób.

Dowody i osiągnięcia śledztwa

Należy określić jasne procedury dotyczące dowodów oraz sposobu ich wyszukiwania, rejestrowania i przechowywania. Badacz będzie potrzebował bezpiecznego repozytorium danych dla wszystkich zebranych informacji mających znaczenie dla wewnętrznego dochodzenia.

Gdy śledczy znajdzie wyraźne dowody i pokazuje je zarządowi, śledztwo powoli dobiega końca. Zazwyczaj kończy się sprawozdaniem zawierającym podsumowanie głównych wniosków i analizę wszystkich istotnych dowodów. Powinien zawierać opis, w jaki sposób dochodzenie osiągnęło swoje cele i cele. Czasami, w zależności od rodzaju wykroczenia, ważne jest, aby zapewnić podjęcie właściwych działań zaradczych. Może być konieczne wysłanie wiadomości do opinii publicznej o niektórych incydentach. Nasza rada jest taka, że w przypadku, gdy firma mówi coś publicznie, najlepiej zostawić to agencji PR, ponieważ zwykle jest to bardzo delikatna sprawa, która może zaszkodzić firmie.

Jak Gglot może ułatwić dochodzenia wewnętrzne?

Możesz mieć odpowiednich ludzi do tego zadania, ale możemy zaoferować Ci odpowiednie narzędzie. Skorzystaj z usług transkrypcji i uprość proces dochodzenia. Pokażemy Ci, jak:

1. Transkrybuj wywiady

Najprawdopodobniej przeprowadzone wywiady zostaną nagrane. Badacz może znacznie ułatwić sobie pracę, jeśli zdecyduje, że chce, aby nagrania zostały przepisane. Oznacza to, że Badacz będzie miał wszystko, co zostało powiedziane tuż przed sobą, czarno na białym. Transkrypcja wywiadu nie pozostawi miejsca na błędy, błędne oceny i zamieszanie. Ułatwi to proces pisania podsumowania. Wszystko to pozostawi badaczowi więcej wolnego czasu na poświęcenie się innym rzeczom.

• Transkrybuj nagrania spotkań

Transkrypcja nagrań ze spotkań personelu może służyć do zapobiegania oszustwom. Transkrypcje znacznie ułatwiają wykrywanie wzorców rozmów, które wywołują alarm i działają odstraszająco. Nie będziesz musiał czekać, aż rzeczywiście nastąpi naruszenie zasad firmy, ponieważ w ten sposób każde podejrzane zachowanie może zostać zduszone w zarodku.

• Transkrypcja i obsługa klienta

Czy nie byłoby wspaniale, gdyby w przypadku reklamacji klienta menedżer mógł przeprowadzić przy nim pisemną rozmowę między pracownikiem a klientem, aby mógł krok po kroku przeanalizować, co się właściwie wydarzyło? Gglot może pomóc zachować obiektywizm i uzyskać jasny wgląd w nieporozumienia, które zdarzają się najbardziej przyjaznym osobom pracującym w obsłudze klienta.

• Transkrypcja do celów szkoleniowych

Niektóre firmy chcą, aby ich pracownicy przeprowadzali wewnętrzne dochodzenia w ramach szkoleń HR. Jak już powiedziano, jest to złożona procedura. Większość ludzi nie ma umiejętności niezbędnych do wykonywania dobrej pracy w tej dziedzinie, więc ich firma oferuje im szkolenia i symulowane rozmowy kwalifikacyjne, aby mogli lepiej działać i być bardziej pewni siebie podczas rzeczywistej rozmowy kwalifikacyjnej. Przede wszystkim potencjalni badacze muszą nauczyć się pracować sumiennie, wydajnie i etycznie. Jedną z możliwości jest to, że te pozorowane wywiady są nagrywane i transkrybowane, dzięki czemu mogą służyć jako cenny materiał edukacyjny. Potencjalni badacze mogą przejrzeć transkrypcję, zaznaczyć wszystkie swoje niedociągnięcia, zobaczyć, jakich pytań nie zadali, co mogli sformułować w lepszy sposób i poprawić swoje ogólne wyniki.

Obecnie firmy są pod ogromną kontrolą, dlatego prawdopodobieństwo wniesienia skarg lub pozwów jest coraz większe. Według statystyk przeciętna 500-osobowa firma napotyka obecnie około siedmiu skarg rocznie. Oszustwa, kradzieże i mobbing to również duży problem w dzisiejszym świecie biznesu. Dlatego firmy muszą reagować na wszelkie takie zarzuty lub wykroczenia. Dochodzenia wewnętrzne odgrywają istotną rolę w wykrywaniu niewłaściwego postępowania, ocenie szkód i zapobieganiu ich ponownemu wystąpieniu. Odpowiednie narzędzia ułatwiają proces dochodzenia. Transkrypcje mogą być bardzo pomocne w trakcie wewnętrznego dochodzenia. Jeśli przyciągnęliśmy Twoją uwagę i chcesz dowiedzieć się więcej o naszej usłudze transkrypcji, daj nam znać.