Bruk av transkripsjon i interne undersøkelser

Kan transkripsjon være nyttig for intern etterforskning?

En intern undersøkelse spiller en stor rolle i et effektivt selskapssikkerhetssystem. De utføres av en rekke årsaker, men hovedmålet med en slik undersøkelse er å finne ut om interne retningslinjer og forskrifter blir krenket og om nødvendig å foreskrive ytterligere tiltak som skal iverksettes. Det viktigste å vurdere når du gjennomfører en intern undersøkelse er å være objektiv og få fakta på det rene. Uten å kjenne til fakta kan ikke selskapet ta rasjonelle beslutninger og planlegge handlingsforløpet. Hvis selskapslovgivningen brytes, vil bedrifter mest sannsynlig lide. Intern undersøkelse kan dekke et bredt spekter av potensielle emner: svindel, tyveri, datainnbrudd, diskriminering, mobbing, arbeidskonflikter, tyveri av åndsverk osv. Det bør nevnes at interne undersøkelser også kan gjennomføres for å granske kundeklager eller til og med søksmål.

Hva er fordelene med interne undersøkelser?

Når et selskap bestemmer seg for å gjennomføre en intern etterforskning, kan de ha mye nytte: søksmål kan aldri skje eller siktelser kan bli trukket tilbake, selskapet kan starte forliksforhandlinger med de som er skadet, ytterligere brudd kan forhindres, straffer og sanksjoner kan unngås. Selskapet kunne unngå å miste kunder og kunder, og dets rykte ville ikke bli skadet - på grunn av de upåklagelige fakta kan en klar utbredt melding sendes til publikum. På den annen side vil bedriften få et godt innblikk i sine ansatte og finne ut hvem som er ansvarlig for overtredelsene og krenkelsene. På denne måten, mens forbrytere vil møte konsekvenser for sine uetiske handlinger, vil uskyldige parter bli beskyttet og derfor mer motivert til å følge selskapets retningslinjer i fremtiden. Interne undersøkelser bidrar til å fremme en kultur for åpenhet og etterlevelse.

Intern etterforskning steg for steg

En av de viktigste tingene å huske på når du gjennomfører en intern undersøkelse, er å sikre at den utføres på en måte som er minst skadelig og forstyrrende for selskapet.

Du må bestemme:

1. motivet for den interne etterforskningen. Hvorfor gjennomføres det i utgangspunktet?
2. målene for etterforskningen.

Neste trinn er å tildele et styre som skal ha ansvaret for etterforskningen og avhør av de ansatte. Skal det være en ansatt eller en tredjepart? Kanskje en privatetterforsker? Noen ganger er det bedre å ta med noen nøytrale i spillet, siden de har en tendens til å være mer troverdige og objektive. Dessuten vil de være mer upartiske og ikke knyttet til de ansatte de intervjuer siden de ikke er deres medarbeidere. En tredjepart vil heller ikke ha en interessekonflikt som også er avgjørende.

Intervjuplan: nøkkelvitner og relevante dokumenter

Det er viktig å identifisere alle ansatte som kan være involvert i de rapporterte bruddene eller bruddene på selskapets retningslinjer. Dette bør også inkludere alle tidligere ansatte som hadde sluttet i selskapet kort tid før eller etter den potensielle forseelsen. Når du etterforsker noen, vil du selvfølgelig ha tilgang til deres personopplysninger som de har gitt til selskapet. Spesielt internasjonale virksomheter har et større ansvar for å sikre at deres undersøkelser overholder lokale lover. I USA vil du ikke ha noen problemer med å få personopplysninger, men hvis du opererer i Europa, må du være klar over arbeidslover som forbyr bruk av ansattes personopplysninger uten deres tillatelse. I alle fall vil trolig identifisering, gjenfinning og gjennomgang av relevante dokumenter være det mest dvelende aspektet ved den interne etterforskningen. Utrederen bør prøve å være så strukturert som mulig og utvikle en systematisk tilnærming for å få mest mulig ut av dokumentene.

Intervjuet

Nå, når alt ovenfor er tatt hånd om, kommer vi til nøkkeldelen av etterforskningen: intervju av enkeltpersoner. Dette kommer til å være en primær måte å få fakta på.

På grunn av konsistensproblemer ville det være ideelt at det samme teamet av mennesker gjennomfører alle intervjuene. På denne måten kunne motsetninger i vitnesbyrd gjenkjennes med en gang.

Å gjennomføre et intervju virker enkelt, men er langt fra det. Oppgaven er å stille de rette menneskene de riktige spørsmålene og det bør gjøres på riktig måte. Etterforskerne må ha utviklet myke ferdigheter – de må ha gode aktive lytteferdigheter, må være medfølende, bør uansett ikke være partiske og må være flinke til å lese gestus- og ansiktsblikk. Rettferdighet og objektivitet er et must. Etterforskerne må forberede seg grundig og nøye til intervjuet, det vil si at de på forhånd bør tenke nøye gjennom hvilken informasjon som er nødvendig, men også hvordan de skal beskytte partenes konfidensialitet. Skriftlige spørsmål gjør det også mulig for etterforskeren å stille de samme spørsmålene til flere personer.

I private undersøkelser er det avgjørende at den intervjuede medarbeideren ikke føler seg skremt eller stresset. Etterforskeren bør unngå å presse og insistere på svar dersom den ansatte er ukomfortabel og føler seg fanget. Suggestive spørsmål bør heller ikke stilles.

Det bør fremheves at de som intervjues ikke har dokumenter knyttet til den interne etterforskningen til rådighet, de skal ikke få informasjon de ikke allerede har, og de skal ikke få vite hva andre intervjuobjekter har sagt.

På slutten av hvert intervju skal etterforskeren levere et sammendrag, som skal være skrevet på en klar og kortfattet måte.

Bevisene og resultatene av etterforskningen

Det må fastsettes klare prosedyrer om bevis og hvordan det skal søkes, registreres og oppbevares. Etterforskeren vil trenge et sikkert datalager for all innsamlet informasjon av verdi for den interne etterforskningen.

Når etterforskeren finner klare bevis og viser dem til styret, avsluttes etterforskningen sakte. Den avsluttes vanligvis med en rapport som inkluderer et sammendrag av hovedkonklusjonene og analyse av alle relevante bevis. Den bør inkludere hvordan etterforskningen har nådd sine mål og nådd sine mål. Noen ganger, avhengig av type forseelse, er det viktig å sikre at de riktige korrigerende tiltakene blir iverksatt. Det kan være nødvendig å sende en melding til publikum om enkelte hendelser. Vårt råd er at i tilfelle selskapet sier noe til offentligheten, er det best å overlate det til et PR-byrå, siden dette vanligvis har en tendens til å være en veldig delikat sak som kan skade selskapet.

Hvordan Gglot kan gjøre interne undersøkelser enklere?

Du har kanskje de rette personene til jobben, men vi kan tilby deg det riktige verktøyet. Bruk transkripsjonstjenester og forenkle etterforskningsprosessen. La oss vise deg hvordan:

1. Transkribere intervjuene

Mest sannsynlig vil de gjennomførte intervjuene bli tatt opp. Etterforskeren kan gjøre jobben hans mye enklere hvis han bestemmer seg for at opptakene skal transkriberes. Det betyr at etterforskeren vil ha alt som er sagt rett foran seg, svart på hvitt. Et transkribert intervju vil ikke gi rom for feil, feilvurderinger og forvirring. Det vil lette prosessen med å skrive sammendraget. Alt dette vil gi etterforskeren mer fritid til å dedikere til andre ting.

• Transkribere møteopptak

Transkribering av opptak av personalmøter kan brukes for å forebygge svindel. Transkripsjoner gjør det mye lettere å oppdage samtalemønstre som ringer alarm og virker avskrekkende. Du trenger ikke å vente til brudd på selskapets retningslinjer faktisk skjer, fordi på denne måten kan enhver mistenkt oppførsel bli slått i hop.

• Transkripsjon og kundeservice

Ville det ikke vært flott at når det oppstår kundeklager, kunne lederen ha samtaler mellom den ansatte og kunden i skriftlig form foran seg slik at han steg for steg kunne analysere hva som faktisk skjedde? Gglot kan bidra til å holde seg objektiv og ha en klar innsikt i feilkommunikasjon som skjer med de vennligste menneskene som jobber i kundeservice.

• Transkripsjon for opplæringsformål

Noen bedrifter ønsker at de ansatte skal gjennomføre interne undersøkelser som en del av HR-opplæringen. Som allerede sagt er dette en kompleks prosedyre. De fleste mennesker har ikke ferdighetene som er nødvendige for å gjøre en god jobb på dette domenet, så selskapet tilbyr dem treningsøkter og falske intervjuer for at de skal prestere bedre og være mer selvsikre når de har gjennomført selve intervjuet. Fremfor alt må potensielle etterforskere lære å arbeide på en flittig, effektiv og etisk måte. En mulighet er at disse falske intervjuene blir tatt opp og transkribert, slik at de kan tjene som verdifullt pedagogisk materiale. Potensielle etterforskere kan gå gjennom utskriften, markere alle mangler, se hvilke spørsmål de har unnlatt å stille, hva de kan ha formulert på en bedre måte, og forbedre den generelle ytelsen.

I dag er selskaper under enorm gransking, og derfor er sannsynligheten for klager eller søksmål en økende mulighet. I følge statistikk møter en gjennomsnittlig bedrift på 500 personer nå rundt syv klager per år. Svindel, tyveri og mobbing er også et stort problem i dagens forretningsverden. Derfor må selskaper reagere på slike påstander eller forseelser. Interne undersøkelser spiller en viktig rolle for å identifisere upassende oppførsel, vurdere skaden og forhindre at den skjer igjen. De riktige verktøyene letter etterforskningsprosessen. Utskrift kan være til stor hjelp i løpet av en intern etterforskning. Hvis vi fanget oppmerksomheten din og du vil vite mer om vår transkripsjonstjeneste, gi oss beskjed.