Gebruik van transcriptie bij interne onderzoeken

Kan transcriptie nuttig zijn voor intern onderzoek?

Een intern onderzoek speelt een grote rol in een efficiënt bedrijfsbeveiligingssysteem. Ze worden om verschillende redenen uitgevoerd, maar het belangrijkste doel van een dergelijk onderzoek is om erachter te komen of er inbreuk wordt gemaakt op intern beleid en regelgeving en om, indien nodig, verdere maatregelen voor te schrijven. Het belangrijkste om te overwegen bij het uitvoeren van een intern onderzoek, is om objectief te blijven en de feiten op een rijtje te krijgen. Zonder de feiten te kennen, kan het bedrijf geen rationele beslissingen nemen en de te volgen koers plannen. Als bedrijfswetten worden overtreden, zullen bedrijven hoogstwaarschijnlijk lijden. Intern onderzoek kan een breed scala aan mogelijke onderwerpen bestrijken: fraude, diefstal, datalek, discriminatie, pesterijen, arbeidsgeschillen, diefstal van intellectueel eigendom enz. Er moet worden vermeld dat intern onderzoek ook kan worden uitgevoerd om klachten van klanten of zelfs rechtszaken te onderzoeken.

Wat zijn de voordelen van interne onderzoeken?

Wanneer een bedrijf besluit om een intern onderzoek uit te voeren, kan dat veel opleveren: rechtszaken kunnen misschien nooit plaatsvinden of aanklachten worden mogelijk ingetrokken, het bedrijf kan schikkingsonderhandelingen beginnen met de slachtoffers, verdere overtredingen kunnen worden voorkomen, boetes en sancties kunnen worden vermeden. Het bedrijf zou kunnen voorkomen dat klanten en klanten verloren gaan, en zijn reputatie zou niet worden geschaad - vanwege de onbetwistbare feiten kan een duidelijk wijdverbreid bericht naar het publiek worden gestuurd. Aan de andere kant krijgt het bedrijf een goed inzicht in hun medewerkers en wie precies verantwoordelijk is voor de overtredingen en overtredingen. Op deze manier, terwijl boosdoeners gevolgen zullen hebben voor hun onethische acties, zullen onschuldige partijen worden beschermd en dus meer gemotiveerd om in de toekomst het bedrijfsbeleid te volgen. Interne onderzoeken helpen om een cultuur van transparantie en naleving te bevorderen.

Intern onderzoek stap voor stap

Een van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden bij het uitvoeren van een intern onderzoek, is ervoor te zorgen dat dit wordt uitgevoerd op een manier die het bedrijf zo min mogelijk schade berokkent.

U moet bepalen:

1. het motief van het interne onderzoek. Waarom wordt het in de eerste plaats uitgevoerd?
2. de doelstellingen van het onderzoek.

De volgende stap is het aanwijzen van een bestuur dat belast zal zijn met het onderzoek en het verhoren van de medewerkers. Moet het een werknemer of een derde partij zijn? Misschien een privé-detective? Soms is het beter om iemand neutraal mee te nemen in het spel, omdat die over het algemeen geloofwaardiger en objectiever is. Ze zullen ook onpartijdiger zijn en niet gehecht aan de werknemers die ze interviewen, aangezien dat niet hun collega's zijn. Ook zal een derde partij geen belangenconflict hebben, wat ook cruciaal is.

Interviewplan: kroongetuigen en relevante documenten

Het is belangrijk om alle medewerkers te identificeren die mogelijk betrokken zijn bij de gemelde inbreuken of overtredingen van het bedrijfsbeleid. Dit moet ook alle voormalige werknemers omvatten die het bedrijf kort voor of na de mogelijke misstand hebben verlaten. Wanneer u iemand onderzoekt, wilt u natuurlijk toegang hebben tot de persoonsgegevens die zij aan het bedrijf hebben verstrekt. Vooral internationale bedrijven hebben een grotere verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hun onderzoeken voldoen aan de lokale wetten. In de VS heb je geen problemen met het verkrijgen van persoonlijke gegevens, maar als je in Europa actief bent, moet je je bewust zijn van de arbeidswetgeving die het gebruik van persoonlijke gegevens van werknemers zonder hun toestemming verbiedt. In ieder geval zal het identificeren, opvragen en bekijken van relevante documenten waarschijnlijk het meest slepende aspect van het interne onderzoek zijn. De onderzoeker moet proberen zo gestructureerd mogelijk te zijn en een systematische aanpak te ontwikkelen om het meeste uit de documenten te halen.

Het interview

Nu al het bovenstaande is afgehandeld, komen we bij het belangrijkste deel van het onderzoek: het interviewen van individuen. Dit wordt de belangrijkste manier om de feiten te achterhalen.

Vanwege consistentieproblemen zou het ideaal zijn, dat hetzelfde team van mensen alle interviews afneemt. Op deze manier konden tegenstrijdigheden in getuigenissen meteen worden herkend.

Een interview afnemen lijkt eenvoudig, maar is dat verre van. De taak is om de juiste mensen de juiste vragen te stellen en het moet op de juiste manier worden gedaan. De onderzoekers moeten zachte vaardigheden hebben ontwikkeld - ze moeten goede actieve luistervaardigheden hebben, moeten medelevend zijn, mogen op geen enkele manier bevooroordeeld zijn en goed kunnen zijn in het lezen van gebaren en gezichtsblikken. Eerlijkheid en objectiviteit zijn een must. De rechercheurs moeten zich grondig en zorgvuldig voorbereiden op het interview, dat wil zeggen dat ze van tevoren goed moeten nadenken over welke informatie nodig is, maar ook hoe de vertrouwelijkheid van de partijen beschermd kan worden. Door schriftelijke vragen kan de onderzoeker dezelfde vragen ook aan meerdere personen stellen.

Bij privéonderzoeken is het essentieel dat de geïnterviewde werknemer zich niet geïntimideerd of gestrest voelt. De onderzoeker moet druk en aandringen op antwoorden vermijden als de werknemer zich ongemakkelijk voelt en zich bekneld voelt. Suggestieve vragen mogen ook niet worden gesteld.

Benadrukt moet worden dat degenen die worden geïnterviewd niet beschikken over documenten met betrekking tot het interne onderzoek, dat ze geen informatie mogen krijgen die ze nog niet hebben, en dat ze niet mogen worden verteld wat andere geïnterviewden hebben gezegd.

Aan het einde van elk interview moet de onderzoeker een samenvatting geven, die op een duidelijke en beknopte manier moet worden geschreven.

Het bewijsmateriaal en de resultaten van het onderzoek

Er moeten duidelijke procedures worden vastgesteld over bewijs en hoe het moet worden gezocht, vastgelegd en opgeslagen. De onderzoeker heeft een beveiligde gegevensopslagruimte nodig voor alle verzamelde informatie van waarde voor het interne onderzoek.

Wanneer de onderzoeker duidelijke bewijzen vindt en deze aan de raad laat zien, komt het onderzoek langzaam tot een einde. Het wordt meestal afgesloten met een rapport met een samenvatting van de belangrijkste conclusies en analyse van al het relevante bewijsmateriaal. Het moet vermelden hoe het onderzoek zijn doelstellingen heeft bereikt en zijn doelstellingen heeft bereikt. Soms is het, afhankelijk van het soort wangedrag, belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste corrigerende maatregelen worden genomen. Het kan nodig zijn om over sommige incidenten een bericht naar het publiek te sturen. Ons advies is dat als het bedrijf iets tegen het publiek zegt, het het beste aan een PR-bureau kan worden overgelaten, aangezien dit meestal een zeer delicate kwestie is die het bedrijf kan schaden.

Hoe Gglot interne onderzoeken eenvoudiger kan maken?

Misschien heb je de juiste mensen voor de klus, maar wij kunnen je de juiste tool bieden. Gebruik transcriptieservices en vereenvoudig het onderzoeksproces. Laten we u laten zien hoe:

1. Schrijf de interviews uit

Hoogstwaarschijnlijk zullen de afgenomen interviews worden opgenomen. De onderzoeker kan zijn werk veel gemakkelijker maken als hij besluit dat de opnames worden getranscribeerd. Dat betekent dat de onderzoeker alles wat er is gezegd recht voor zich heeft, zwart op wit. Een getranscribeerd interview laat geen ruimte voor fouten, verkeerde inschattingen en verwarring. Het zal het proces van het schrijven van de samenvatting vergemakkelijken. Dit alles geeft de onderzoeker meer vrije tijd om zich aan andere dingen te wijden.

• Transcribeer opnames van vergaderingen

Het uitschrijven van opnames van personeelsvergaderingen kan worden gebruikt om fraude te voorkomen. Transcripties maken het veel gemakkelijker om gesprekspatronen te detecteren die alarm slaan en afschrikken. U hoeft niet te wachten tot er daadwerkelijk sprake is van overtreding van het bedrijfsbeleid, want zo kan elk verdacht gedrag in de kiem worden gesmoord.

• Transcriptie en klantenservice

Zou het niet geweldig zijn als de manager, als er zich klachten van klanten voordoen, schriftelijk gesprekken tussen de medewerker en de klant zou kunnen voeren, zodat hij stap voor stap kon analyseren wat er feitelijk is gebeurd? Gglot kan helpen objectief te blijven en een duidelijk inzicht te krijgen in de miscommunicatie die kan optreden bij de vriendelijkste mensen die bij de klantenservice werken.

• Transcriptie voor trainingsdoeleinden

Sommige bedrijven willen dat hun werknemers interne onderzoeken uitvoeren als onderdeel van een HR-training. Zoals gezegd is dit een complexe procedure. De meeste mensen hebben niet de vaardigheden die nodig zijn om goed werk te leveren op dit gebied, dus hun bedrijf biedt hen trainingen en mock-interviews aan zodat ze beter presteren en meer zelfvertrouwen hebben als ze eenmaal het daadwerkelijke interview hebben afgenomen. Bovenal moeten potentiële onderzoekers leren hoe ze ijverig, efficiënt en ethisch kunnen werken. Een mogelijkheid is dat die mock-interviews worden opgenomen en getranscribeerd, zodat ze kunnen dienen als waardevol educatief materiaal. Potentiële onderzoekers kunnen de transcriptie doorlopen, al hun tekortkomingen markeren, zien welke vragen ze hebben nagelaten te stellen, wat ze misschien beter hebben geformuleerd en hun algehele prestaties verbeteren.

Tegenwoordig worden bedrijven enorm onderzocht en daarom wordt de kans op klachten of rechtszaken steeds groter. Volgens statistieken heeft een gemiddeld bedrijf met 500 medewerkers nu te maken met ongeveer zeven klachten per jaar. Fraude, diefstal en pesterijen zijn ook een groot probleem in de zakenwereld van vandaag. Daarom moeten bedrijven reageren op dergelijke aantijgingen of misstanden. Interne onderzoeken spelen een cruciale rol bij het signaleren van ongepast gedrag, het inschatten van de schade en het voorkomen van herhaling. De juiste tools vergemakkelijken het onderzoeksproces. Afschriften kunnen een grote hulp zijn bij een intern onderzoek. Als we uw aandacht hebben getrokken en u wilt meer weten over onze transcriptieservice, laat het ons weten.