Użu ta' Traskrizzjoni f'Investigazzjonijiet Interni

It-traskrizzjoni tista' tkun ta' għajnuna għal investigazzjoni interna?

Investigazzjoni interna għandha rwol kbir f'sistema effiċjenti ta' sigurtà tal-kumpanija. Dawn isiru għal varjetà ta’ raġunijiet, iżda l-għan ewlieni ta’ investigazzjoni bħal din huwa li jinstab jekk il-politiki u r-regolamenti interni humiex qed jinkisru u jekk meħtieġ, li jiġu preskritti aktar azzjonijiet li għandhom jittieħdu. L-iktar ħaġa importanti li għandek tikkonsidra waqt li tkun qed twettaq investigazzjoni interna hija li tibqa' oġġettiva u tikseb il-fatti dritti. Mingħajr ma tkun taf il-fatti, il-kumpanija ma tistax tieħu deċiżjonijiet razzjonali u tippjana l-kors tal-azzjoni. Jekk il-liġijiet tal-kumpaniji jinkisru, in-negozji x'aktarx ibatu. L-investigazzjoni interna tista’ tkopri firxa wiesgħa ta’ suġġetti potenzjali: frodi, serq, ksur tad-dejta, diskriminazzjoni, mobbing, tilwim dwar l-impjieg, serq ta’ proprjetà intellettwali eċċ.

X'inhuma l-benefiċċji tal-investigazzjonijiet interni?

Meta kumpanija tiddeċiedi li twettaq investigazzjoni interna, jistgħu jibbenefikaw ħafna: kawżi qatt ma jistgħu jseħħu jew ħlasijiet jistgħu jiġu rtirati, il-kumpanija tista 'tibda negozjati ta' soluzzjoni ma 'dawk il-ħsara, aktar ksur jista' jiġi evitat, pieni u sanzjonijiet jistgħu jiġu evitati. Il-kumpanija tista' tevita li titlef il-klijenti u l-klijenti, u r-reputazzjoni tagħha ma ssirx ħsara - minħabba l-fatti li ma jistgħux jiġu kkontestati jista' jintbagħat messaġġ ċar mifrux lill-pubbliku. Min-naħa l-oħra, il-kumpanija se tikseb ħarsa tajba lejn l-impjegati tagħhom u ssir taf min huwa eżattament responsabbli għall-ksur u l-ksur. B'dan il-mod, filwaqt li dawk li jagħmlu l-ħażin se jiffaċċjaw konsegwenzi għall-azzjonijiet tagħhom mhux etiċi, partijiet innoċenti se jkunu protetti u għalhekk aktar motivati biex isegwu l-politiki tal-kumpanija fil-futur. Investigazzjonijiet interni jgħinu biex jippromwovu kultura ta' trasparenza u konformità.

Investigazzjoni interna pass pass

Waħda mill-aktar affarijiet importanti li wieħed iżomm f'moħħu waqt li twettaq investigazzjoni interna hija li tiżgura li titwettaq b'mod li l-inqas jagħmel ħsara u jfixkel lill-kumpanija.

Trid tiddetermina:

1. il-motiv tal-investigazzjoni interna. Għaliex hija mmexxija fl-ewwel post?
2. l-għanijiet tal-investigazzjoni.

Il-pass li jmiss huwa li jiġi assenjat bord li jkun inkarigat mill-investigazzjoni u li jinterroga lill-impjegati. Għandu jkun impjegat jew parti terza? Forsi investigatur privat? Xi drabi jkun aħjar li ġġib lil xi ħadd newtrali fil-logħba, peress li għandhom tendenza li jkunu aktar kredibbli u oġġettivi. Barra minn hekk, se jkunu aktar imparzjali u mhux marbuta mal-impjegati li qed jintervistaw peress li dawk mhumiex sħabhom. Barra minn hekk, parti terza mhux se jkollha kunflitt ta' interess li huwa wkoll kruċjali.

Pjan ta' intervista: xhieda ewlenin u dokumenti rilevanti

Huwa importanti li jiġu identifikati l-impjegati kollha li jistgħu jkunu involuti fil-ksur jew ksur irrappurtati tal-politiki tal-kumpanija. Dan għandu jinkludi wkoll l-ex impjegati kollha li kienu telqu mill-kumpanija ftit qabel jew wara l-aġir ħażin potenzjali. Meta tkun qed tinvestiga lil xi ħadd, ovvjament trid ikollok aċċess għad-dejta personali tiegħu li taw lill-kumpanija. In-negozji internazzjonali, b'mod partikolari, jiffaċċjaw responsabbiltà akbar biex jiżguraw li l-investigazzjonijiet tagħhom jikkonformaw mal-liġijiet lokali. Fl-Istati Uniti, mhux se jkollok problemi biex tikseb id-dejta personali, imma jekk topera fl-Ewropa, trid tkun konxju tal-liġijiet tax-xogħol li jipprojbixxu l-użu tad-dejta personali tal-impjegati mingħajr il-permess tagħhom. Fi kwalunkwe każ, l-identifikazzjoni, l-irkupru u r-reviżjoni ta' dokumenti rilevanti probabbilment se jkunu l-aktar aspett li jibqa' fl-investigazzjoni interna. L-investigatur għandu jipprova jkun strutturat kemm jista' jkun u jiżviluppa approċċ sistematiku biex jieħu l-aħjar mid-dokumenti.

L-intervista

Issa, meta dak kollu ta’ hawn fuq ikun ittieħed ħsieb, naslu għall-parti ewlenija tal-investigazzjoni: l-intervista lill-individwi. Dan se jkun mod primarju biex jinkisbu l-fatti.

Minħabba kwistjonijiet ta 'konsistenza jkun ideali, li l-istess tim ta' nies imexxu l-intervisti kollha. B’hekk il-kontradizzjonijiet fix-xhieda jistgħu jiġu rikonoxxuti mill-ewwel.

Li tagħmel intervista tidher faċli, iżda hija 'l bogħod minnha. Il-kompitu huwa li tistaqsi lin-nies it-tajba l-mistoqsijiet it-tajba u dan għandu jsir bil-mod it-tajjeb. L-investigaturi jeħtieġ li jkunu żviluppaw ħiliet artab – irid ikollhom ħiliet tajbin ta’ smigħ attiv, iridu jkunu ta’ kompassjoni, m’għandhomx ikunu preġudikati bl-ebda mod u jridu jkunu tajbin fil-qari tal-ħarsiet ġestwali u tal-wiċċ. Il-ġustizzja u l-oġġettività huma essenzjali. Jeħtieġ li l-investigaturi jippreparaw bir-reqqa u bir-reqqa għall-intervista, jiġifieri għandhom jaħsbu sew minn qabel dwar liema informazzjoni hija meħtieġa, iżda wkoll kif jipproteġu l-kunfidenzjalità tal-partijiet. Mistoqsijiet bil-miktub jagħmluha wkoll possibbli għall-investigatur li jistaqsi l-istess mistoqsijiet lil individwi multipli.

Fl-investigazzjonijiet privati l-imperattiv huwa li l-impjegat intervistat ma jħossux intimidat jew stressat. L-investigatur għandu jevita li jagħmel pressjoni u jinsisti fuq tweġibiet jekk l-impjegat ikun skomdu u jħossu maqbud. Ukoll, mistoqsijiet suġġestivi m'għandhomx jintalbu.

Għandu jiġi enfasizzat li dawk li jiġu intervistati m'għandhomx dokumenti relatati mal-investigazzjoni interna għad-dispożizzjoni tagħhom, m'għandhomx jingħataw l-ebda informazzjoni li m'għandhomx diġà, u m'għandhomx jinfurmawhom x'qalu intervistati oħra.

Fl-aħħar ta' kull intervista l-investigatur għandu jagħti sommarju, li għandu jinkiteb b'mod ċar u konċiż.

L-evidenza u l-kisbiet tal-investigazzjoni

Għandhom jiġu determinati proċeduri ċari dwar l-evidenza u kif għandha tiġi mfittxija, irreġistrata u maħżuna. L-investigatur ikollu bżonn repożitorju tad-dejta sikur għall-informazzjoni kollha miġbura ta' valur għall-investigazzjoni interna.

Meta l-investigatur isib evidenza ċara u jurihom lill-bord, l-investigazzjoni bil-mod tintemm. Normalment jingħalaq b'rapport li jinkludi sommarju tal-konklużjonijiet ewlenin u analiżi tal-evidenza rilevanti kollha. Għandha tinkludi kif l-investigazzjoni laħqet l-għanijiet tagħha u laħqet l-għanijiet tagħha. Xi drabi, skont it-tip ta’ mġiba ħażina, huwa importanti li jiġi żgurat li tittieħed l-azzjoni ta’ rimedju t-tajba. Jista' jkun meħtieġ li jintbagħat messaġġ lill-pubbliku dwar xi inċidenti. Il-parir tagħna huwa li f'każ li l-kumpanija tkun qed tgħid xi ħaġa lill-pubbliku huwa aħjar li tħalli f'idejn aġenzija tal-PR, peress li normalment din tkun kwistjoni delikata ħafna li tista' tweġġa' lill-kumpanija.

Kif Gglot jista' jagħmel l-investigazzjonijiet interni aktar faċli?

Jista' jkollok in-nies it-tajba għax-xogħol, iżda nistgħu noffrulek l-għodda t-tajba. Uża servizzi ta 'traskrizzjoni u ssimplifika l-proċess ta' investigazzjoni. Ejjew nuruk kif:

1. Traskrivi l-intervisti

Ħafna probabbli, l-intervisti li saru se jiġu rreġistrati. L-investigatur jista' jagħmel xogħolu ħafna aktar faċli, jekk jiddeċiedi li jrid li r-reġistrazzjonijiet jiġu traskritti. Dan ifisser li l-investigatur ikollu dak kollu li ntqal eżatt quddiemu, iswed fuq abjad. Intervista traskritta ma tħalli l-ebda lok għal żbalji, ġudizzji żbaljati u konfużjoni. Se tiffaċilita l-proċess tal-kitba tas-sommarju. Dan kollu se jħalli lill-investigatur b’aktar ħin liberu biex jiddedika għal affarijiet oħra.

• Traskrivi reġistrazzjonijiet tal-laqgħat

It-traskrizzjoni tar-reġistrazzjonijiet tal-laqgħat tal-persunal tista' tintuża għall-prevenzjoni tal-frodi. It-traskrizzjonijiet jagħmluha ħafna aktar faċli biex jinstabu mudelli ta 'konversazzjoni li jdoqqu l-allarm u jaġixxu bħala deterrent. Mhux se jkollok bżonn tistenna sakemm il-ksur tal-politiki tal-kumpanija fil-fatt iseħħ, għaliex b'dan il-mod kwalunkwe imġieba suspettata tista 'tiġi mnaqqsa fil-bidu.

• Traskrizzjoni u servizz għall-konsumatur

Ma jkunx kbir li meta jseħħu l-ilmenti tal-klijenti, il-maniġer jista’ jkollu konversazzjonijiet bejn l-impjegat u l-klijent f’forma bil-miktub quddiemu sabiex ikun jista’ janalizza pass pass dak li fil-fatt ġara? Gglot jista 'jgħin biex jibqa' oġġettiv u jkollu ħarsa ċara dwar il-komunikazzjoni ħażina li tiġri avveniment lill-aktar nies amikevoli li jaħdmu fis-servizz tal-konsumatur.

• Traskrizzjoni għal skopijiet ta' taħriġ

Xi kumpaniji jridu li l-impjegati tagħhom iwettqu investigazzjonijiet interni bħala parti mit-taħriġ tal-HR. Kif diġà ntqal, din hija proċedura kumplessa. Ħafna nies m'għandhomx il-ħiliet meħtieġa biex jagħmlu xogħol tajjeb f'dan il-qasam u għalhekk il-kumpanija tagħhom toffrilhom sessjonijiet ta' taħriġ u intervisti finta sabiex iwettqu aħjar u jkunu aktar kunfidenti ladarba jagħmlu l-intervista attwali. Fuq kollox, investigaturi potenzjali jridu jitgħallmu kif jaħdmu b'mod diliġenti, effiċjenti u etiku. Possibbiltà waħda hija li dawk l-intervisti finti jiġu rreġistrati u traskritti, sabiex ikunu jistgħu jservu bħala materjal edukattiv siewi. Investigaturi potenzjali jistgħu jgħaddu mit-traskrizzjoni, jimmarkaw in-nuqqasijiet kollha tagħhom, jaraw liema mistoqsijiet naqsu milli jistaqsu, x'jistgħu fformulaw b'mod aħjar, u jtejbu l-prestazzjoni ġenerali tagħhom.

Illum il-kumpaniji jinsabu taħt skrutinju immens, u għalhekk il-probabbiltà li jsiru ilmenti jew kawżi hija possibbiltà li qed tiżdied. Skont l-istatistika, kumpanija medja ta’ 500 persuna issa qed tiffaċċja madwar seba’ ilmenti fis-sena. Il-frodi, is-serq u l-mobbing huma wkoll problema kbira fid-dinja tan-negozju tal-lum. Għalhekk, il-kumpaniji jeħtieġ li jirreaġixxu għal kwalunkwe allegazzjoni jew għemil ħażin bħal dawn. L-investigazzjonijiet interni għandhom rwol vitali fl-identifikazzjoni ta' kondotta mhux xierqa, il-valutazzjoni tal-ħsara u l-prevenzjoni milli terġa' sseħħ. L-għodda t-tajba jiffaċilitaw il-proċess ta' investigazzjoni. It-traskrizzjonijiet jistgħu jkunu ta’ għajnuna kbira fil-kors ta’ investigazzjoni interna. Jekk qbidna l-attenzjoni tiegħek u trid tkun taf aktar dwar is-servizz ta’ traskrizzjoni tagħna, għarrafna.