Penggunaan Transkripsi dalam penyiasatan Dalaman
Bolehkah transkripsi membantu untuk penyiasatan dalaman?
Siasatan dalaman memainkan peranan yang besar dalam sistem keselamatan syarikat yang cekap. Ia dijalankan atas pelbagai sebab, tetapi matlamat utama penyiasatan sedemikian adalah untuk mengetahui sama ada dasar dan peraturan dalaman sedang dilanggar dan jika perlu, untuk menetapkan tindakan selanjutnya yang perlu diambil. Perkara yang paling penting untuk dipertimbangkan semasa menjalankan penyiasatan dalaman adalah untuk kekal objektif dan luruskan fakta. Tanpa mengetahui fakta, syarikat tidak boleh membuat keputusan yang rasional dan merancang tindakan. Jika undang-undang syarikat dilanggar, perniagaan kemungkinan besar akan menderita. Siasatan dalaman boleh merangkumi pelbagai topik yang berpotensi: penipuan, rompakan, pelanggaran data, diskriminasi, mobbing, pertikaian pekerjaan, kecurian harta intelek dll. Perlu dinyatakan bahawa penyiasatan dalaman juga boleh dijalankan untuk meneliti aduan pelanggan atau bahkan tindakan undang-undang.
Apakah faedah penyiasatan dalaman?
Apabila syarikat memutuskan untuk menjalankan penyiasatan dalaman, mereka boleh mendapat banyak manfaat: tindakan undang-undang mungkin tidak akan berlaku atau caj mungkin ditarik balik, syarikat boleh memulakan rundingan penyelesaian dengan mereka yang dicederakan, pelanggaran selanjutnya boleh dicegah, penalti dan sekatan boleh dielakkan. Syarikat itu boleh mengelakkan kehilangan pelanggan dan pelanggan, dan reputasinya tidak akan dirugikan - disebabkan fakta yang tidak boleh dicabar mesej meluas yang jelas boleh dihantar kepada orang ramai. Sebaliknya, syarikat akan mendapat gambaran yang baik tentang pekerja mereka dan mengetahui siapa sebenarnya yang bertanggungjawab terhadap pelanggaran dan pelanggaran tersebut. Dengan cara ini, sementara pesalah akan menghadapi akibat atas tindakan mereka yang tidak beretika, pihak yang tidak bersalah akan dilindungi dan oleh itu lebih bermotivasi untuk mengikuti dasar syarikat pada masa hadapan. Siasatan dalaman membantu mempromosikan budaya ketelusan dan pematuhan.
Penyiasatan dalaman langkah demi langkah
Salah satu perkara yang paling penting untuk diingat semasa menjalankan siasatan dalaman ialah memastikan ia dijalankan dengan cara yang paling tidak merosakkan dan mengganggu syarikat.
Anda perlu menentukan:
- motif siasatan dalaman. Mengapa ia dijalankan di tempat pertama?
- matlamat penyiasatan.
Langkah seterusnya adalah untuk menetapkan lembaga yang akan bertanggungjawab ke atas penyiasatan dan menyoal siasat pekerja. Sekiranya ia pekerja atau pihak ketiga? Mungkin penyiasat persendirian? Kadangkala adalah lebih baik untuk membawa seseorang yang neutral dalam permainan, kerana mereka cenderung untuk menjadi lebih boleh dipercayai dan objektif. Selain itu, mereka akan lebih tidak berat sebelah dan tidak terikat dengan pekerja yang mereka temu duga kerana mereka bukan rakan sekerja mereka. Selain itu, pihak ketiga tidak akan mempunyai konflik kepentingan yang juga penting.
Pelan temu bual: saksi utama dan dokumen berkaitan
Adalah penting untuk mengenal pasti semua pekerja yang mungkin terlibat dalam pelanggaran atau pelanggaran dasar syarikat yang dilaporkan. Ini juga harus merangkumi semua bekas pekerja yang telah meninggalkan syarikat sejurus sebelum atau selepas kemungkinan salah laku. Apabila anda menyiasat seseorang, sudah tentu anda ingin mempunyai akses kepada data peribadi mereka yang telah mereka berikan kepada syarikat. Perniagaan antarabangsa, khususnya, menghadapi tanggungjawab yang lebih besar untuk memastikan penyiasatan mereka mematuhi undang-undang tempatan. Di AS, anda tidak akan menghadapi sebarang masalah mendapatkan data peribadi, tetapi jika anda beroperasi di Eropah, anda mesti mengetahui undang-undang buruh yang melarang penggunaan data peribadi pekerja tanpa kebenaran mereka. Walau apa pun, mengenal pasti, mendapatkan semula dan menyemak dokumen yang berkaitan mungkin akan menjadi aspek yang paling berlarutan dalam penyiasatan dalaman. Penyiasat harus cuba untuk menjadi sestruktur mungkin dan membangunkan pendekatan sistematik untuk memanfaatkan sepenuhnya dokumen.
Temu bual itu
Sekarang, apabila segala-galanya di atas telah diuruskan, kita sampai ke bahagian penting penyiasatan: menemu bual individu. Ini akan menjadi cara utama untuk mendapatkan fakta.
Disebabkan oleh isu konsistensi adalah ideal, kumpulan orang yang sama menjalankan semua temu duga. Dengan cara ini percanggahan dalam kesaksian dapat dikenali dengan segera.
Mengendalikan temu duga nampaknya mudah, tetapi jauh dari itu. Tugasnya adalah untuk bertanya kepada orang yang betul soalan yang betul dan ia harus dilakukan dengan cara yang betul. Penyiasat perlu mempunyai kemahiran insaniah – mereka mesti mempunyai kemahiran mendengar aktif yang baik, mesti belas kasihan, tidak boleh berat sebelah dalam apa jua cara dan perlu pandai membaca gerak isyarat dan pandangan muka. Keadilan dan objektiviti adalah satu kemestian. Penyiasat perlu teliti dan berhati-hati membuat persediaan untuk temu duga, iaitu mereka harus berfikir dengan teliti terlebih dahulu tentang maklumat yang diperlukan, tetapi juga bagaimana untuk melindungi kerahsiaan pihak. Soalan bertulis juga membolehkan penyiasat bertanya soalan yang sama kepada berbilang individu.
Dalam penyiasatan persendirian yang penting ialah pekerja yang ditemu bual tidak berasa takut atau tertekan. Penyiasat harus mengelak daripada menekan dan mendesak jawapan jika pekerja tidak selesa dan berasa terperangkap. Juga, soalan yang tidak senonoh tidak boleh ditanya.
Perlu diketengahkan bahawa mereka yang ditemu bual tidak mempunyai dokumen yang berkaitan dengan penyiasatan dalaman yang mereka miliki, mereka tidak sepatutnya diberi apa-apa maklumat yang belum mereka miliki, dan mereka tidak sepatutnya diberitahu apa yang dikatakan oleh orang yang ditemuduga lain.
Pada akhir setiap temu bual penyiasat perlu menyampaikan ringkasan, yang harus ditulis dengan cara yang jelas dan ringkas.
Bukti dan pencapaian siasatan
Prosedur yang jelas tentang bukti dan bagaimana ia harus dicari, direkodkan dan disimpan mesti ditentukan. Penyiasat akan memerlukan repositori data yang selamat untuk semua maklumat yang dikumpul bernilai untuk penyiasatan dalaman.
Apabila penyiasat menemui bukti yang jelas dan menunjukkannya kepada lembaga, siasatan perlahan-lahan akan berakhir. Ia biasanya ditutup dengan laporan termasuk ringkasan kesimpulan utama dan analisis semua bukti yang berkaitan. Ia harus merangkumi bagaimana penyiasatan telah mencapai matlamatnya dan mencapai objektifnya. Kadangkala, bergantung kepada jenis kesalahan, adalah penting untuk memastikan tindakan pembetulan yang betul diambil. Mungkin perlu menghantar mesej kepada orang ramai tentang beberapa insiden. Nasihat kami ialah sekiranya syarikat itu mengatakan sesuatu kepada orang ramai, lebih baik menyerahkannya kepada agensi PR, kerana ini biasanya merupakan perkara yang sangat rumit yang boleh merugikan syarikat.
Bagaimanakah Gglot boleh memudahkan penyiasatan dalaman?
Anda mungkin mempunyai orang yang sesuai untuk pekerjaan itu, tetapi kami boleh menawarkan alat yang betul kepada anda. Gunakan perkhidmatan transkripsi dan mudahkan proses penyiasatan. Biar kami tunjukkan caranya:
- Transkripsikan temu bual
Kemungkinan besar, temu bual yang dijalankan akan direkodkan. Penyiasat boleh membuat kerjanya lebih mudah, jika dia memutuskan dia mahu rakaman itu ditranskripsikan. Ini bermakna bahawa penyiasat akan mempunyai semua yang telah dikatakan di hadapannya, hitam di atas putih. Temu bual yang ditranskripsikan tidak akan meninggalkan ruang untuk kesilapan, salah penilaian dan kekeliruan. Ia akan memudahkan proses menulis rumusan. Semua ini akan memberikan lebih banyak masa lapang kepada penyiasat untuk menumpukan kepada perkara lain.
- Transkripsikan rakaman mesyuarat
Mentranskripsi rakaman mesyuarat kakitangan boleh digunakan untuk mencegah penipuan. Transkripsi menjadikannya lebih mudah untuk mengesan corak perbualan yang membunyikan penggera dan bertindak sebagai penghalang. Anda tidak perlu menunggu sehingga pelanggaran dasar syarikat benar-benar berlaku, kerana dengan cara ini sebarang tingkah laku yang disyaki boleh dihentikan dengan segera.
- Transkripsi dan perkhidmatan pelanggan
Bukankah lebih baik apabila aduan pelanggan berlaku, pengurus boleh mengadakan perbualan antara pekerja dan pelanggan dalam bentuk bertulis di hadapannya supaya dia boleh menganalisis langkah demi langkah apa yang sebenarnya berlaku? Gglot boleh membantu untuk kekal objektif dan mempunyai pandangan yang jelas tentang salah komunikasi yang berlaku kepada orang yang paling mesra yang bekerja dalam perkhidmatan pelanggan.
- Transkripsi untuk tujuan latihan
Sesetengah syarikat mahu pekerja mereka menjalankan siasatan dalaman sebagai sebahagian daripada latihan HR. Seperti yang telah dikatakan, ini adalah prosedur yang kompleks. Kebanyakan orang tidak mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk melakukan kerja yang baik dalam domain ini jadi syarikat mereka menawarkan mereka sesi latihan dan temu duga olok-olok agar mereka dapat berprestasi lebih baik dan lebih yakin sebaik sahaja melakukan temu duga sebenar. Di atas semua itu, bakal penyiasat mesti belajar cara bekerja dengan cara yang rajin, cekap dan beretika. Satu kemungkinan ialah temu bual olok-olok itu dirakam dan ditranskripsi, supaya ia boleh menjadi bahan pendidikan yang berharga. Penyiasat berpotensi boleh menyemak transkrip, menandakan semua kekurangan mereka, melihat soalan yang mereka tinggalkan untuk ditanya, perkara yang mungkin telah mereka rumuskan dengan cara yang lebih baik dan meningkatkan prestasi keseluruhan mereka.
Hari ini syarikat berada di bawah penelitian yang mendalam, dan oleh itu kemungkinan aduan atau tindakan undang-undang dibuat adalah kemungkinan yang semakin meningkat. Menurut statistik, purata 500 orang syarikat kini menghadapi sekitar tujuh aduan setiap tahun. Penipuan, kecurian dan, mobbing juga merupakan masalah besar dalam dunia perniagaan hari ini. Oleh itu, syarikat perlu bertindak balas terhadap sebarang dakwaan atau salah laku tersebut. Siasatan dalaman memainkan peranan penting dalam mengenal pasti kelakuan tidak wajar, menilai kerosakan dan mencegahnya daripada berulang. Alat yang betul memudahkan proses penyiasatan. Transkrip boleh sangat membantu semasa penyiasatan dalaman. Jika kami menarik perhatian anda dan anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang perkhidmatan transkripsi kami, beritahu kami.