Transkripcijas izmantošana iekšējās izmeklēšanās
Vai transkripcija var būt noderīga iekšējai izmeklēšanai?
Iekšējai izmeklēšanai ir liela nozīme efektīvas uzņēmuma drošības sistēmā. Tās tiek veiktas dažādu iemeslu dēļ, taču galvenais šādas izmeklēšanas mērķis ir noskaidrot, vai netiek pārkāptas iekšējās politikas un noteikumi, un nepieciešamības gadījumā noteikt turpmākās darbības. Vissvarīgākā lieta, kas jāņem vērā, veicot iekšējo izmeklēšanu, ir palikt objektīvam un noskaidrot faktus. Nezinot faktus, uzņēmums nevar pieņemt racionālus lēmumus un plānot darbības virzienu. Ja tiks pārkāpti uzņēmumu likumi, visticamāk, cietīs uzņēmumi. Iekšējā izmeklēšana var aptvert plašu iespējamo tēmu loku: krāpšana, zādzība, datu pārkāpumi, diskriminācija, mobings, darba strīdi, intelektuālā īpašuma zādzības utt. Jāpiemin, ka iekšējās izmeklēšanas var veikt arī, lai rūpīgi izskatītu klientu sūdzības vai pat tiesas prāvas.
Kādas ir iekšējās izmeklēšanas priekšrocības?
Kad uzņēmums nolemj veikt iekšējo izmeklēšanu, tas var gūt lielu labumu: tiesas prāvas var nekad nenotikt vai apsūdzības var tikt atsauktas, uzņēmums varētu sākt izlīguma sarunas ar cietušajiem, varētu novērst turpmākus pārkāpumus, izvairīties no sodiem un sankcijām. Uzņēmums varētu izvairīties no klientu un klientu zaudēšanas, un tā reputācija netiktu kaitēta – nepārprotamo faktu dēļ sabiedrībai var tikt nosūtīts skaidrs plašs vēstījums. Savukārt uzņēmums iegūs labu ieskatu par saviem darbiniekiem un uzzinās, kurš tieši ir atbildīgs par pārkāpumiem un pārkāpumiem. Tādā veidā, lai gan pārkāpēji saskarsies ar sekām par savu neētisko rīcību, nevainīgās puses tiks aizsargātas un tādējādi būs vairāk motivētas turpmāk ievērot uzņēmuma politiku. Iekšējās izmeklēšanas palīdz veicināt pārredzamības un atbilstības kultūru.
Iekšējā izmeklēšana soli pa solim
Viena no vissvarīgākajām lietām, kas jāpatur prātā, veicot iekšējo izmeklēšanu, ir nodrošināt, ka tā tiek veikta tā, lai tā vismazāk kaitētu un traucētu uzņēmumam.
Jums ir jānosaka:
- iekšējās izmeklēšanas motīvs. Kāpēc tas vispār tiek veikts?
- izmeklēšanas mērķi.
Nākamais solis ir izveidot valdi, kas būs atbildīga par izmeklēšanu un darbinieku nopratināšanu. Vai tam jābūt darbiniekam vai trešajai pusei? Varbūt kāds privātdetektīvs? Dažreiz labāk ir iesaistīt spēlē kādu neitrālu, jo viņš mēdz būt uzticamāks un objektīvāks. Turklāt viņi būs objektīvāki un nebūs saistīti ar darbiniekiem, kurus intervē, jo tie nav viņu kolēģi. Turklāt trešajai pusei nebūs interešu konflikta, kas arī ir ļoti svarīgi.
Intervijas plāns: galvenie liecinieki un attiecīgie dokumenti
Ir svarīgi identificēt visus darbiniekus, kuri varētu būt saistīti ar paziņotajiem pārkāpumiem vai uzņēmuma politiku pārkāpumiem. Tajā jāiekļauj arī visi bijušie darbinieki, kuri bija pametuši uzņēmumu īsi pirms vai pēc iespējamās pārkāpuma. Kad jūs veicat izmeklēšanu pret kādu personu, jūs, protams, vēlaties piekļūt viņa personas datiem, ko viņi ir nodevuši uzņēmumam. Jo īpaši starptautiskiem uzņēmumiem ir lielāka atbildība, lai nodrošinātu, ka viņu izmeklēšana atbilst vietējiem likumiem. ASV jums nebūs nekādu problēmu iegūt personas datus, taču, ja darbojaties Eiropā, jums ir jāzina darba likumi, kas aizliedz izmantot darbinieku personas datus bez viņu atļaujas. Jebkurā gadījumā attiecīgo dokumentu identificēšana, izgūšana un pārskatīšana, iespējams, būs visievērojamākais iekšējās izmeklēšanas aspekts. Izmeklētājam jācenšas būt pēc iespējas strukturētam un jāizstrādā sistemātiska pieeja, lai maksimāli izmantotu dokumentus.
Intervija
Tagad, kad viss iepriekš minētais ir paveikts, mēs nonākam pie galvenās izmeklēšanas daļas: personu intervēšanas. Tas būs galvenais veids, kā iegūt faktus.
Konsekvences problēmu dēļ būtu ideāli, ja visas intervijas veiktu viena un tā pati cilvēku komanda. Tādā veidā pretrunas liecībās varēja atpazīt uzreiz.
Intervijas vadīšana šķiet vienkārša, taču ir tālu no tā. Uzdevums ir uzdot pareizajiem cilvēkiem pareizos jautājumus, un tas ir jādara pareizi. Izmeklētājiem ir jābūt attīstītām mīkstajām prasmēm – viņiem ir jābūt labām aktīvās klausīšanās prasmēm, jābūt līdzjūtīgiem, nekādā gadījumā nedrīkst būt neobjektīviem un labi jāprot lasīt žestu un sejas skatienus. Taisnīgums un objektivitāte ir obligāta prasība. Izmeklētājiem ir rūpīgi un rūpīgi jāsagatavojas intervijai, proti, iepriekš rūpīgi jāpārdomā, kāda informācija ir nepieciešama, kā arī, kā aizsargāt pušu konfidencialitāti. Rakstiski jautājumi arī ļauj izmeklētājam uzdot vienus un tos pašus jautājumus vairākām personām.
Privātajā izmeklēšanā obligāti ir nepieciešams, lai intervētais darbinieks nejustos iebiedēts vai saspringts. Izmeklētājam jāizvairās izdarīt spiedienu un uzstāt uz atbildēm, ja darbinieks jūtas neērti un jūtas iesprostots. Tāpat nevajadzētu uzdot ierosinošus jautājumus.
Jāuzsver, ka aptaujāto rīcībā nav ar iekšējo izmeklēšanu saistītu dokumentu, viņiem nevajadzētu sniegt nekādu informāciju, kuras viņiem jau nav, kā arī stāstīt citu intervēto teikto.
Katras intervijas beigās izmeklētājam ir jāsniedz kopsavilkums, kas jāuzraksta skaidri un kodolīgi.
Izmeklēšanas pierādījumi un sasniegumi
Ir jānosaka skaidras procedūras attiecībā uz pierādījumiem un to, kā tie būtu jāmeklē, jāreģistrē un jāuzglabā. Izmeklētājam būs nepieciešama droša datu krātuve visai iekšējai izmeklēšanai vērtīgai savāktajai informācijai.
Kad izmeklētājs atrod skaidrus pierādījumus un parāda tos padomei, izmeklēšana lēnām beidzas. To parasti noslēdz ziņojums, kurā ietverts galveno secinājumu kopsavilkums un visu attiecīgo pierādījumu analīze. Tajā jānorāda, kā izmeklēšana ir sasniegusi savus mērķus un sasniegusi savus mērķus. Dažreiz, atkarībā no pārkāpuma veida, ir svarīgi nodrošināt, lai tiktu veikti pareizi korektīvie pasākumi. Var būt nepieciešams nosūtīt ziņojumu sabiedrībai par dažiem incidentiem. Mūsu padoms ir tāds, ka gadījumā, ja uzņēmums kaut ko stāsta sabiedrībai, vislabāk to atstāt PR aģentūras ziņā, jo tas parasti ir ļoti delikāts jautājums, kas var kaitēt uzņēmumam.
Kā Gglot var atvieglot iekšējo izmeklēšanu?
Iespējams, jums būs piemēroti cilvēki šim darbam, taču mēs varam jums piedāvāt pareizo rīku. Izmantojiet transkripcijas pakalpojumus un vienkāršojiet izmeklēšanas procesu. Ļaujiet mums parādīt, kā:
- Pārrakstiet intervijas
Visticamāk, veiktās intervijas tiks ierakstītas. Izmeklētājs var ievērojami atvieglot savu darbu, ja viņš nolemj, ka vēlas, lai ieraksti tiktu pārrakstīti. Tas nozīmē, ka izmeklētājam melns uz balta būs viss, kas ir teikts. Transkribētā intervija neatstās vietas kļūdām, nepareiziem spriedumiem un neskaidrībām. Tas atvieglos kopsavilkuma rakstīšanas procesu. Tas viss atstās izmeklētājam vairāk brīva laika, ko veltīt citām lietām.
- Pārrakstīt sapulču ierakstus
Krāpšanas novēršanai varētu izmantot darbinieku sanāksmju ierakstu pārrakstīšanu. Transkripcijas ļauj daudz vieglāk noteikt sarunvalodas modeļus, kas zvana trauksmes signālam un darbojas kā preventīvs līdzeklis. Jums nebūs jāgaida, kamēr uzņēmuma politikas tiek pārkāptas, jo tādējādi jebkura aizdomīga uzvedība var tikt novērsta jau pašā sākumā.
- Transkripcija un klientu apkalpošana
Vai nebūtu lieliski, ja klientu sūdzību gadījumā vadītājam būtu iespēja rakstiski sarunāties starp darbinieku un klientu, lai viņš varētu soli pa solim analizēt, kas patiesībā notika? Gglot var palīdzēt palikt objektīvam un gūt skaidru ieskatu nepareizās komunikācijas situācijās, kas notiek ar draudzīgākajiem cilvēkiem, kas strādā klientu apkalpošanā.
- Transkripcija apmācības nolūkos
Daži uzņēmumi vēlas, lai viņu darbinieki personāla apmācības ietvaros veiktu iekšējo izmeklēšanu. Kā jau minēts, šī ir sarežģīta procedūra. Lielākajai daļai cilvēku nav nepieciešamo prasmju, lai veiktu labu darbu šajā jomā, tāpēc viņu uzņēmums piedāvā apmācību sesijas un intervijas, lai viņi veiktu labākus rezultātus un būtu pārliecinātāki pēc faktiskās intervijas. Galvenais, potenciālajiem izmeklētājiem ir jāiemācās strādāt rūpīgi, efektīvi un ētiski. Viena iespēja ir, ka šīs intervijas tiek ierakstītas un pārrakstītas, lai tās varētu kalpot kā vērtīgs mācību materiāls. Potenciālie izmeklētāji var izskatīt stenogrammu, atzīmēt visus savus trūkumus, redzēt, kādus jautājumus viņi nav uzdevuši, ko viņi varētu būt formulējuši labāk, un uzlabot savu vispārējo sniegumu.
Mūsdienās uzņēmumi tiek pakļauti milzīgai uzraudzībai, un tāpēc sūdzību vai tiesas prāvu iespējamība kļūst arvien lielāka. Saskaņā ar statistiku, uzņēmums, kurā ir vidēji 500 cilvēku, tagad saskaras ar aptuveni septiņām sūdzībām gadā. Krāpšana, zādzība un mobings ir arī liela problēma mūsdienu biznesa pasaulē. Tāpēc uzņēmumiem ir jāreaģē uz šādiem apgalvojumiem vai pārkāpumiem. Iekšējai izmeklēšanai ir būtiska nozīme nepareizas rīcības identificēšanā, kaitējuma novērtēšanā un tā atkārtošanās novēršanā. Pareizie instrumenti atvieglo izmeklēšanas procesu. Atšifrējumi var būt ļoti noderīgi iekšējās izmeklēšanas gaitā. Ja mēs piesaistījām jūsu uzmanību un vēlaties uzzināt vairāk par mūsu transkripcijas pakalpojumu, informējiet mūs.