Notkun umritunar í innri rannsóknum

Getur uppskrift verið gagnleg fyrir innri rannsókn?

Innri rannsókn á stóran þátt í skilvirku öryggiskerfi fyrirtækja. Þær eru gerðar af margvíslegum ástæðum en meginmarkmið slíkrar rannsóknar er að komast að því hvort innri stefnur og reglur séu brotnar og ef þörf krefur mæla fyrir um frekari aðgerðir. Það mikilvægasta sem þarf að hafa í huga þegar innri rannsókn er framkvæmd er að vera málefnalegur og hafa staðreyndir á hreinu. Án þess að þekkja staðreyndir getur fyrirtækið ekki tekið skynsamlegar ákvarðanir og skipulagt gang mála. Ef lög fyrirtækja eru brotin munu fyrirtæki líklega verða fyrir skaða. Innri rannsókn getur tekið til margvíslegra hugsanlegra efnisþátta: svik, þjófnað, gagnabrot, mismunun, múg, atvinnudeilur, þjófnað á hugverkarétti o.

Hver er ávinningurinn af innri rannsóknum?

Þegar fyrirtæki ákveður að framkvæma innri rannsókn getur það haft mikið gagn: málaferli gætu aldrei átt sér stað eða ákærur gætu verið afturkallaðar, fyrirtækið gæti hafið sáttaviðræður við þá sem verða fyrir skaða, hægt væri að koma í veg fyrir frekari brot, forðast viðurlög og viðurlög. Fyrirtækið gæti forðast að tapa viðskiptavinum og viðskiptavinum og orðstír þess myndi ekki skaðast - vegna óviðráðanlegra staðreynda er hægt að senda skýr útbreidd skilaboð til almennings. Hins vegar mun fyrirtækið fá góða innsýn í starfsmenn sína og komast að því hver ber nákvæmlega ábyrgð á brotunum og brotunum. Þannig munu saklausir aðilar njóta verndar og þar af leiðandi áhugasamari um að fylgja stefnu fyrirtækisins í framtíðinni, á meðan rangmenn verða fyrir afleiðingum af siðlausum gjörðum sínum. Innri rannsóknir hjálpa til við að stuðla að menningu gagnsæis og samræmis.

Innri rannsókn skref fyrir skref

Eitt af því mikilvægasta sem þarf að hafa í huga þegar innri rannsókn er framkvæmd er að tryggja að hún fari fram á þann hátt sem skaðar og trufli sem minnst fyrir fyrirtækið.

Þú þarft að ákvarða:

1. tilefni rannsóknarinnar. Hvers vegna er það gert í fyrsta lagi?
2. markmið rannsóknarinnar.

Næsta skref er að skipa stjórn sem mun sjá um rannsóknina og yfirheyrslur starfsmanna. Ætti það að vera starfsmaður eða þriðji aðili? Kannski einkarannsakandi? Stundum er betra að taka einhvern hlutlausan inn í leikinn, þar sem þeir hafa tilhneigingu til að vera trúverðugri og hlutlægari. Einnig munu þeir vera hlutlausari og ekki tengdir þeim starfsmönnum sem þeir eru að ræða við þar sem þeir eru ekki vinnufélagar þeirra. Einnig mun þriðji aðili ekki eiga í hagsmunaárekstrum sem er líka mikilvægt.

Viðtalsáætlun: lykilvitni og viðeigandi skjöl

Mikilvægt er að bera kennsl á alla starfsmenn sem gætu tekið þátt í tilkynntum brotum eða brotum á reglum fyrirtækisins. Þetta ætti einnig að taka til allra fyrrverandi starfsmanna sem höfðu yfirgefið fyrirtækið skömmu fyrir eða eftir hugsanlega misgjörð. Þegar þú ert að rannsaka einhvern vilt þú auðvitað hafa aðgang að persónuupplýsingum hans sem hann hefur gefið fyrirtækinu. Sérstaklega ber alþjóðleg fyrirtæki meiri ábyrgð á að tryggja að rannsóknir þeirra séu í samræmi við staðbundin lög. Í Bandaríkjunum muntu ekki eiga í neinum vandræðum með að fá persónulegar upplýsingar, en ef þú starfar í Evrópu verður þú að vera meðvitaður um vinnulöggjöf sem banna notkun persónuupplýsinga starfsmanna án leyfis þeirra. Hvað sem öðru líður mun það líklega vera langvarandi þátturinn í innri rannsókninni að bera kennsl á, sækja og fara yfir viðeigandi skjöl. Rannsakandi ætti að reyna að vera eins skipulagður og hægt er og þróa kerfisbundna nálgun til að fá sem mest út úr skjölunum.

Viðtalið

Nú, þegar allt að ofan hefur verið gætt, komum við að lykilhluta rannsóknarinnar: viðtöl við einstaklinga. Þetta mun vera aðal leiðin til að fá staðreyndir.

Vegna samræmisvandamála væri tilvalið að sami hópur fólks tæki öll viðtöl. Þannig var strax hægt að greina mótsagnir í vitnisburði.

Það virðist auðvelt að taka viðtal en er langt frá því. Verkefnið er að spyrja rétta fólkið réttu spurninganna og það á að gera á réttan hátt. Rannsakendur þurfa að hafa þróað mjúka færni – þeir verða að hafa góða virka hlustunarhæfileika, verða að vera samúðarfullir, ættu ekki að vera hlutdrægir og þurfa að vera góðir í að lesa látbragðs- og andlitsslit. Sanngirni og hlutlægni eru nauðsynleg. Rannsakendur þurfa að undirbúa sig vel og vandlega fyrir viðtalið, þ.e. þeir ættu að íhuga vel fyrirfram hvaða upplýsingar eru nauðsynlegar en einnig hvernig eigi að vernda trúnað aðila. Skriflegar spurningar gera rannsakanda einnig kleift að spyrja sömu spurninganna til margra einstaklinga.

Í einkarannsóknum er brýnt að starfsmaðurinn sem viðtalið líði ekki fyrir hræðslu eða streitu. Rannsakandi ætti að forðast að þrýsta á og krefjast svara ef starfsmanni finnst óþægilegt og finnst hann vera fastur. Einnig ætti ekki að spyrja ábendingaspurninga.

Rétt er að draga fram að þeir sem rætt er við hafa ekki til umráða gögn sem tengjast rannsókninni, ekki á að veita þeim upplýsingar sem þeir hafa ekki þegar og ekki segja þeim það sem aðrir viðmælendur hafa sagt.

Í lok hvers viðtals þarf rannsakandi að skila samantekt sem ætti að vera skrifuð á skýran og hnitmiðaðan hátt.

Sönnunargögn og árangur rannsóknarinnar

Ákveða þarf skýrar verklagsreglur um sönnunargögn og hvernig eigi að leita þeirra, skrá og geyma. Rannsakandi mun þurfa örugga gagnageymslu fyrir allar safnaðar upplýsingar sem eru mikilvægar fyrir innri rannsóknina.

Þegar rannsakandi finnur skýrar sannanir og sýnir stjórninni, lýkur rannsókninni hægt og rólega. Henni er venjulega lokað með skýrslu sem inniheldur samantekt á helstu niðurstöðum og greiningu á öllum viðeigandi sönnunargögnum. Það ætti að innihalda hvernig rannsóknin hefur náð markmiðum sínum og náð markmiðum sínum. Stundum, allt eftir tegund misgjörða, er mikilvægt að tryggja að réttar úrbætur séu gerðar. Það gæti verið nauðsynlegt að senda skilaboð til almennings um sum atvik. Ráð okkar er að ef fyrirtækið er að segja eitthvað við almenning er best að láta það í hendur PR-stofu, þar sem þetta hefur yfirleitt tilhneigingu til að vera mjög viðkvæmt mál sem gæti skaðað fyrirtækið.

Hvernig Gglot getur auðveldað innri rannsóknir?

Þú gætir haft rétta fólkið í starfið en við getum boðið þér rétta tólið. Notaðu uppskriftarþjónustu og einfaldaðu rannsóknarferlið. Leyfðu okkur að sýna þér hvernig:

1. Skrifaðu viðtölin upp

Líklegast munu viðtölin sem tekin hafa verið tekin upp. Rannsakandi getur gert starf sitt mun auðveldara ef hann ákveður að hann vilji að upptökurnar séu afritaðar. Það þýðir að rannsakandinn mun hafa allt sem sagt hefur verið beint fyrir framan sig, svart á hvítu. Afritað viðtal mun ekki skilja eftir pláss fyrir villur, rangfærslur og rugling. Það mun auðvelda ferlið við að skrifa samantektina. Allt þetta mun gefa rannsakanda meiri frítíma til að helga öðrum hlutum.

• Afrita fundarupptökur

Hægt væri að nota upptökur starfsmannafunda til að koma í veg fyrir svik. Uppskriftir gera það miklu auðveldara að greina samtalsmynstur sem hringja vekjarann og virka sem fælingarmynstur. Þú þarft ekki að bíða þar til brot á reglum fyrirtækisins eiga sér stað í raun, því þannig gæti grunsamleg hegðun verið kæfð.

• Uppskrift og þjónustu við viðskiptavini

Væri ekki frábært að þegar kvartanir viðskiptavina eiga sér stað gæti stjórnandinn átt samtöl á milli starfsmanns og viðskiptavinar á skriflegu formi fyrir framan hann svo hann gæti greint skref fyrir skref hvað gerðist í raun og veru? Gglot getur hjálpað til við að vera hlutlægur og hafa skýra innsýn í misskiptin sem eiga sér stað við vingjarnlegasta fólkið sem vinnur í þjónustu við viðskiptavini.

• Uppskrift í þjálfunarskyni

Sum fyrirtæki vilja að starfsmenn þeirra geri innri rannsóknir sem hluta af starfsmannaþjálfun. Eins og áður hefur komið fram er þetta flókið málsmeðferð. Flestir hafa ekki þá hæfileika sem nauðsynleg er til að vinna gott starf á þessu sviði svo fyrirtæki þeirra býður þeim upp á þjálfunartíma og sýndarviðtöl til þess að þeir geti staðið sig betur og verið öruggari þegar þeir hafa tekið viðtalið í raun. Umfram allt verða hugsanlegir rannsakendur að læra hvernig á að vinna af kostgæfni, skilvirkum og siðferðilegum hætti. Einn möguleikinn er að þessi sýndarviðtöl séu tekin upp og afrituð, svo þau geti þjónað sem dýrmætt fræðsluefni. Hugsanlegir rannsakendur geta farið í gegnum afritið, merkt við alla galla sína, séð hvaða spurningar þeir hafa sleppt að spyrja, hvað þeir gætu hafa orðað á betri hátt og bætt heildarframmistöðu sína.

Í dag eru fyrirtæki undir gríðarlegu eftirliti og því aukast líkurnar á að kvartanir eða málaferli berist. Samkvæmt tölfræði stendur að meðaltali 500 manna fyrirtæki nú frammi fyrir um sjö kvörtunum á ári. Svik, þjófnaður og múgæsing er líka stórt vandamál í viðskiptaheimi nútímans. Þess vegna þurfa fyrirtæki að bregðast við slíkum ásökunum eða misgjörðum. Innri rannsóknir gegna mikilvægu hlutverki við að greina óviðeigandi háttsemi, meta tjónið og koma í veg fyrir að það endurtaki sig. Rétt verkfæri auðvelda rannsóknarferlið. Afrit geta verið mjög hjálpleg við innri rannsókn. Ef við vöktum athygli þína og þú vilt vita meira um uppskriftarþjónustuna okkar, láttu okkur vita.