A transzkripció használata belső vizsgálatokban

Hasznos lehet az átírás a belső nyomozáshoz?

A belső vizsgálat nagy szerepet játszik a hatékony vállalati biztonsági rendszerben. Különböző okokból folytatják le őket, de egy ilyen vizsgálat fő célja annak kiderítése, hogy a belső politikákat és szabályozásokat megsértik-e, és szükség esetén további végrehajtandó intézkedések előírása. A belső vizsgálat lefolytatása során a legfontosabb szempont, hogy objektív maradjon, és tisztázza a tényeket. A tények ismerete nélkül a vállalat nem hozhat ésszerű döntéseket és megtervezheti a cselekvés menetét. Ha megsértik a vállalati törvényeket, akkor valószínűleg a vállalkozások szenvednek. A belső vizsgálat a lehetséges témák széles skáláját ölelheti fel: csalás, zaklatás, adatvédelem, diszkrimináció, mobing, munkaügyi viták, szellemi tulajdon lopása stb. Meg kell említeni, hogy belső vizsgálatok is lefolytathatók a fogyasztói panaszok vagy akár a perek megvizsgálására.

Milyen előnyei vannak a belső vizsgálatoknak?

Amikor egy vállalat belső vizsgálat lefolytatása mellett dönt, nagy haszonnal járhatnak: soha nem fordulhat elő perek, vagy visszavonják a vádakat, a vállalat megkezdheti az egyezség tárgyalásait a károsultakkal, megelőzhetők a további jogsértések, elkerülhetők a büntetések és szankciók. A társaság elkerülheti az ügyfelek és az ügyfelek elvesztését, és hírnevét nem károsítja - az akadályozhatatlan tények miatt egyértelműen elterjedt üzenetet lehet eljuttatni a nyilvánossághoz. Másrészt a vállalat jó betekintést nyer az alkalmazottaikba, és megtudja, hogy pontosan ki a felelős a jogsértésekért. Így, miközben a jogsértők etikátlan cselekedeteik következményeivel szembesülnek, az ártatlan pártok védve lesznek, ezért motiváltabbak lesznek a jövőben a vállalati politikák követésére. A belső vizsgálatok elősegítik az átláthatóság és a megfelelés kultúráját.

Belső vizsgálat lépésről lépésre

Az egyik legfontosabb dolog, amelyet szem előtt kell tartani a belső vizsgálat lefolytatása során, annak biztosítása, hogy az a vállalatot legkevésbé káros és zavaró módon történjen.

Meg kell határoznia:

1. a belső vizsgálat indítéka. Miért zajlik egyáltalán?
2. a vizsgálat céljait.

A következő lépés egy testület kijelölése, amely a nyomozásért és az alkalmazottak kihallgatásáért felel. Alkalmazottnak vagy harmadik félnek kell lennie? Esetleg magánnyomozó? Néha jobb, ha valaki semleges a játékban, mivel általában hitelesebb és objektívebb. Ezenkívül pártatlanabbak lesznek, és nem kötődnek a megkérdezett alkalmazottakhoz, mivel ezek nem a munkatársaik. Ezenkívül egy harmadik félnek nem lesz összeférhetetlensége, ami szintén kulcsfontosságú.

Interjú terv: kulcsfontosságú tanúk és vonatkozó dokumentumok

Fontos meghatározni azokat az alkalmazottakat, akik részt vehetnek a bejelentett vagy a vállalati irányelvek megsértésében. Ez magában foglalja az összes volt alkalmazottat is, akik röviddel a potenciális jogsértés előtt vagy után elhagyták a céget. Amikor valakit nyomoz, természetesen hozzáférést szeretne kapni a vállalat személyes adataihoz. Különösen a nemzetközi vállalkozásoknak kell nagyobb felelősséget vállalniuk azért, hogy vizsgálataik megfeleljenek a helyi törvényeknek. Az Egyesült Államokban nem okoz problémát a személyes adatok megszerzése, de ha Európában tevékenykedik, ismernie kell azokat a munkaügyi törvényeket, amelyek tiltják az alkalmazottak személyes adatainak felhasználását az ő engedélyük nélkül. Mindenesetre a releváns dokumentumok azonosítása, visszakeresése és felülvizsgálata valószínűleg a belső vizsgálat leghúzódóbb szempontja lesz. A nyomozónak a lehető legstrukturáltabbnak kell lennie, és szisztematikus megközelítést kell kidolgoznia a dokumentumok lehető legtöbb kihasználása érdekében.

Az interjú

Most, amikor a fentiekről minden gondoskodott, a nyomozás kulcsfontosságú részéhez érkeztünk: egyének meghallgatásához. Ez lesz a tények megszerzésének elsődleges módja.

A következetességi kérdések miatt ideális lenne, ha ugyanaz az embercsoport készítene minden interjút. Így azonnal felismerhetők a tanúvallomások ellentmondásai.

Interjú készítése könnyűnek tűnik, de messze van attól. A feladat az, hogy a megfelelő embereknek feltegye a megfelelő kérdéseket, és ezt megfelelő módon kell megtenni. A nyomozóknak fejlett képességekkel kell rendelkezniük - jó aktív hallgatási képességekkel kell rendelkezniük, együttérzőnek kell lenniük, semmiképpen sem lehetnek elfogultak, és jónak kell lenniük a gesztusos és az arcos pillantások olvasásában. A tisztesség és az objektivitás elengedhetetlen. A nyomozóknak alaposan és gondosan fel kell készülniük az interjúra, vagyis előre alaposan át kell gondolniuk, hogy milyen információkra van szükség, de arra is, hogyan lehet megvédeni a felek titkosságát. Az írásbeli kérdések azt is lehetővé teszik, hogy a nyomozó ugyanazokat a kérdéseket tegye fel több személynek.

A magánnyomozás során elengedhetetlen, hogy a megkérdezett alkalmazott ne érezze magát megfélemlítve vagy stressz alatt. A nyomozónak kerülnie kell a nyomást és a válaszokhoz való ragaszkodást, ha az alkalmazott kényelmetlenül érzi magát és csapdába esik. Továbbá nem szabad szuggesztív kérdéseket feltenni.

Kiemelendő, hogy azoknak, akiket meghallgatnak, nem állnak rendelkezésükre a belső vizsgálattal kapcsolatos dokumentumok, nem szabad olyan információt megadni nekik, amellyel még nem rendelkeznek, és nem szabad elmondani nekik, amit más interjúalanyok mondtak.

Minden interjú végén a nyomozónak összefoglalót kell készítenie, amelyet világosan és tömören kell megírni.

A nyomozás bizonyítékai és eredményei

Meg kell határozni a bizonyítékokra vonatkozó egyértelmű eljárásokat, valamint azt, hogyan kell azokat felkutatni, rögzíteni és tárolni. A nyomozónak biztonságos adattárra lesz szüksége a belső vizsgálathoz szükséges összes összegyűjtött információ számára.

Amikor a nyomozó egyértelmű bizonyítékokat talál és megmutatja az igazgatóságnak, a nyomozás lassan véget ér. Általában egy jelentés zárja le, amely összefoglalja a fő következtetéseket és elemzi az összes releváns bizonyítékot. Ennek tartalmaznia kell, hogy a vizsgálat miként érte el céljait és hogyan teljesítette céljait. Néha a jogsértés típusától függően fontos biztosítani a helyes orvoslási intézkedéseket. Előfordulhat, hogy egyes eseményekről üzenetet kell küldeni a nyilvánosságnak. Azt tanácsoljuk, hogy abban az esetben, ha a vállalat mond valamit a nyilvánosság számára, a legjobb, ha ezt egy PR ügynökségre bízza, mivel ez általában nagyon kényes kérdés, amely árthat a vállalatnak.

Hogyan könnyítheti meg a Gglot a belső vizsgálatokat?

Lehet, hogy megfelelő emberei vannak a munkához, de mi a megfelelő eszközt tudjuk ajánlani. Használja az átírási szolgáltatásokat és egyszerűsítse a vizsgálati folyamatot. Mutassuk meg, hogyan:

1. Írd le az interjúkat

Valószínűleg a lefolytatott interjúkat rögzíteni fogják. A nyomozó sokkal könnyebbé teheti munkáját, ha úgy dönt, hogy a felvételek átírását akarja. Ez azt jelenti, hogy a nyomozónak mindent elkövet, amit maga előtt mondtak, fekete-fehéren. Az átírt interjú nem hagy teret tévedéseknek, téves ítéleteknek és zavartságnak. Ez megkönnyíti az összefoglaló megírásának folyamatát. Mindez több szabad időt hagy a nyomozónak, hogy más dolgoknak szentelje magát.

• Átírja az értekezlet felvételeit

A személyzeti értekezlet felvételeinek átírása felhasználható a csalások megelőzésére. Az átírások sokkal könnyebben észlelik a riasztást csengő és visszatartó erejű beszélgetési mintákat. Nem kell megvárnia, amíg a vállalati irányelvek megsértése megtörténik, mert így bármilyen gyanús viselkedés bekerülhet a rügybe.

• Átírás és ügyfélszolgálat

Nem lenne jó, ha a vásárlói panaszok megtörténtekor a vezető előtte írásban beszélgethetne az alkalmazott és a vevő között, hogy lépésről lépésre elemezze, mi is történt valójában? A Gglot segíthet abban, hogy objektív maradjon, és világos betekintést nyerjen a félreértésekbe, amelyek az ügyfélszolgálaton dolgozó legbarátságosabb emberekkel történnek.

• Átírás képzési célokra

Egyes vállalatok azt akarják, hogy alkalmazottaik belső vizsgálatokat végezzenek a HR-képzés részeként. Mint már említettük, ez egy összetett eljárás. A legtöbb embernek nincsenek megfelelő képességei ahhoz, hogy jó munkát végezzenek ezen a területen, ezért cégük képzést és interjúkat kínál számukra, hogy a tényleges interjú után jobban teljesíthessenek és magabiztosabbak legyenek. A potenciális nyomozóknak mindenekelőtt meg kell tanulniuk a szorgalmas, hatékony és etikus munkát. Az egyik lehetőség az, hogy ezeket az álinterjúkat rögzítik és átírják, így értékes oktatási anyagként szolgálhatnak. A potenciális nyomozók átnézhetik az átiratot, megjelölhetik minden hiányosságukat, megnézhetik, milyen kérdéseket hagytak el feltenni, mit fogalmazhattak meg jobb módon, és javíthatják általános teljesítményüket.

Ma a vállalatokat hatalmas ellenőrzés alatt tartják, ezért egyre nagyobb a valószínűsége a panaszok vagy perek megindításának. A statisztikák szerint egy átlagos, 500 fős társaság most évente körülbelül hét panasszal néz szembe. A csalás, lopás és a mobing szintén nagy probléma a mai üzleti világban. Ezért a vállalatoknak reagálniuk kell minden ilyen állításra vagy jogsértésre. A belső vizsgálatok kulcsfontosságú szerepet játszanak a helytelen magatartás azonosításában, a kár felmérésében és annak megakadályozásában. A megfelelő eszközök megkönnyítik a nyomozási folyamatot. Az átiratok nagy segítséget nyújthatnak egy belső vizsgálat során. Ha felkeltettük a figyelmét, és többet szeretne megtudni átírási szolgáltatásunkról, ossza meg velünk.