आंतरिक जांच में ट्रांसक्रिप्शन का उपयोग
क्या प्रतिलेखन आंतरिक जांच के लिए सहायक हो सकता है?
एक कुशल कंपनी सुरक्षा प्रणाली में एक आंतरिक जांच एक बड़ी भूमिका निभाती है। वे कई कारणों से आयोजित किए जाते हैं, लेकिन इस तरह की जांच का मुख्य लक्ष्य यह पता लगाना है कि क्या आंतरिक नीतियों और विनियमों का उल्लंघन किया जा रहा है और यदि आवश्यक हो, तो आगे की कार्रवाई करने के लिए निर्धारित किया जाए। आंतरिक जांच करते समय विचार करने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात वस्तुनिष्ठ रहना और तथ्यों को सीधा करना है। तथ्यों को जाने बिना, कंपनी तर्कसंगत निर्णय नहीं ले सकती और कार्रवाई की योजना नहीं बना सकती है। यदि कंपनी कानूनों का उल्लंघन किया जाता है, तो व्यवसायों को सबसे अधिक नुकसान होगा। आंतरिक जांच संभावित विषयों की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर कर सकती है: धोखाधड़ी, चोरी, डेटा उल्लंघन, भेदभाव, भीड़, रोजगार विवाद, बौद्धिक संपदा की चोरी आदि। यह उल्लेख किया जाना चाहिए कि ग्राहक शिकायतों या यहां तक कि मुकदमों की जांच के लिए आंतरिक जांच भी की जा सकती है।
आंतरिक जांच के क्या लाभ हैं?
जब कोई कंपनी आंतरिक जांच करने का निर्णय लेती है, तो उन्हें बहुत लाभ हो सकता है: मुकदमे कभी नहीं हो सकते हैं या शुल्क वापस नहीं लिया जा सकता है, कंपनी क्षतिग्रस्त लोगों के साथ समझौता वार्ता शुरू कर सकती है, आगे के उल्लंघन को रोका जा सकता है, दंड और प्रतिबंधों से बचा जा सकता है। कंपनी ग्राहकों और ग्राहकों को खोने से बच सकती है, और इसकी प्रतिष्ठा को नुकसान नहीं होगा - निर्विवाद तथ्यों के कारण जनता को एक स्पष्ट व्यापक संदेश भेजा जा सकता है। दूसरी ओर, कंपनी अपने कर्मचारियों के बारे में अच्छी जानकारी प्राप्त करेगी और यह पता लगाएगी कि उल्लंघन और उल्लंघन के लिए वास्तव में कौन जिम्मेदार है। इस तरह, जबकि गलत काम करने वालों को उनके अनैतिक कार्यों के परिणाम भुगतने होंगे, निर्दोष पक्षों की रक्षा की जाएगी और इसलिए भविष्य में कंपनी की नीतियों का पालन करने के लिए और अधिक प्रेरित किया जाएगा। आंतरिक जांच पारदर्शिता और अनुपालन की संस्कृति को बढ़ावा देने में मदद करती है।
आंतरिक जांच कदम दर कदम
आंतरिक जांच करते समय ध्यान में रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बातों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि इसे इस तरह से संचालित किया जाए जो कंपनी के लिए कम से कम हानिकारक और बाधित हो।
आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है:
- आंतरिक जांच का मकसद यह पहली जगह में क्यों आयोजित किया जाता है?
- जांच के लक्ष्य।
अगला कदम एक बोर्ड नियुक्त करना है जो जांच और कर्मचारियों से पूछताछ का प्रभारी होगा। क्या यह एक कर्मचारी या तीसरा पक्ष होना चाहिए? शायद एक निजी अन्वेषक? कभी-कभी किसी को खेल में तटस्थ रखना बेहतर होता है, क्योंकि वे अधिक विश्वसनीय और उद्देश्यपूर्ण होते हैं। साथ ही, वे अधिक निष्पक्ष होंगे और उन कर्मचारियों से जुड़े नहीं होंगे जिनका वे साक्षात्कार कर रहे हैं क्योंकि वे उनके सहकर्मी नहीं हैं। साथ ही, किसी तीसरे पक्ष के हितों का टकराव नहीं होगा जो कि महत्वपूर्ण भी है।
साक्षात्कार योजना: प्रमुख गवाह और प्रासंगिक दस्तावेज
उन सभी कर्मचारियों की पहचान करना महत्वपूर्ण है जो रिपोर्ट किए गए उल्लंघन या कंपनी की नीतियों के उल्लंघन में शामिल हो सकते हैं। इसमें उन सभी पूर्व कर्मचारियों को भी शामिल किया जाना चाहिए जिन्होंने संभावित गलत काम से कुछ समय पहले या बाद में कंपनी छोड़ दी थी। जब आप किसी की जांच कर रहे होते हैं, तो निश्चित रूप से आप उनके व्यक्तिगत डेटा तक पहुंच प्राप्त करना चाहते हैं जो उन्होंने कंपनी को दिया है। अंतर्राष्ट्रीय व्यवसाय, विशेष रूप से, यह सुनिश्चित करने के लिए एक बड़ी जिम्मेदारी का सामना करते हैं कि उनकी जांच स्थानीय कानूनों का अनुपालन करती है। यूएस में, आपको व्यक्तिगत डेटा प्राप्त करने में कोई समस्या नहीं होगी, लेकिन यदि आप यूरोप में काम करते हैं, तो आपको उन श्रम कानूनों के बारे में पता होना चाहिए जो कर्मचारियों की अनुमति के बिना उनके व्यक्तिगत डेटा के उपयोग को प्रतिबंधित करते हैं। किसी भी मामले में, प्रासंगिक दस्तावेजों की पहचान करना, पुनर्प्राप्त करना और उनकी समीक्षा करना शायद आंतरिक जांच का सबसे लंबा पहलू होगा। अन्वेषक को यथासंभव संरचित होने का प्रयास करना चाहिए और दस्तावेजों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण विकसित करना चाहिए।
साक्षात्कार
अब, जब उपरोक्त सभी बातों का ध्यान रखा गया है, तो हम जांच के मुख्य भाग पर आते हैं: व्यक्तियों का साक्षात्कार करना। यह तथ्यों को प्राप्त करने का एक प्राथमिक तरीका होने जा रहा है।
निरंतरता के मुद्दों के कारण यह आदर्श होगा कि लोगों की एक ही टीम सभी साक्षात्कार आयोजित करे। इस तरह गवाही में विरोधाभासों को तुरंत पहचाना जा सकता है।
साक्षात्कार आयोजित करना आसान लगता है, लेकिन इससे बहुत दूर है। काम सही लोगों से सही सवाल पूछना है और इसे सही तरीके से किया जाना चाहिए। जांचकर्ताओं को सॉफ्ट स्किल्स विकसित करने की आवश्यकता है - उनके पास अच्छा सक्रिय सुनने का कौशल होना चाहिए, दयालु होना चाहिए, किसी भी तरह से पक्षपाती नहीं होना चाहिए और हावभाव और चेहरे की झलक पढ़ने में अच्छा होना चाहिए। निष्पक्षता और निष्पक्षता जरूरी है। जांचकर्ताओं को साक्षात्कार के लिए पूरी तरह से और सावधानी से तैयारी करने की आवश्यकता है, अर्थात उन्हें पहले से सावधानी से सोचना चाहिए कि किस जानकारी की आवश्यकता है, लेकिन यह भी कि पार्टियों की गोपनीयता की रक्षा कैसे की जाए। लिखित प्रश्न भी अन्वेषक के लिए एक ही प्रश्न को कई व्यक्तियों से पूछना संभव बनाता है।
निजी जांच में अनिवार्यता यह है कि साक्षात्कार लेने वाला कर्मचारी भयभीत या तनावग्रस्त महसूस न करे। यदि कर्मचारी असहज महसूस करता है और फंसा हुआ महसूस करता है तो अन्वेषक को दबाव बनाने और जवाब देने पर जोर देने से बचना चाहिए। साथ ही, विचारोत्तेजक प्रश्न नहीं पूछे जाने चाहिए।
इस बात पर प्रकाश डाला जाना चाहिए कि जिन लोगों का साक्षात्कार लिया गया है, उनके पास आंतरिक जांच से संबंधित दस्तावेज उनके निपटान में नहीं हैं, उन्हें ऐसी कोई जानकारी नहीं दी जानी चाहिए जो उनके पास पहले से नहीं है, और उन्हें यह नहीं बताया जाना चाहिए कि अन्य साक्षात्कारकर्ताओं ने क्या कहा है।
प्रत्येक साक्षात्कार के अंत में अन्वेषक को एक सारांश देना होता है, जिसे स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से लिखा जाना चाहिए।
जांच के साक्ष्य और उपलब्धियां
साक्ष्य के बारे में स्पष्ट प्रक्रियाएं और इसे कैसे मांगा, दर्ज किया और संग्रहीत किया जाना चाहिए, निर्धारित किया जाना चाहिए। आंतरिक जांच के लिए मूल्य की सभी एकत्रित जानकारी के लिए अन्वेषक को एक सुरक्षित डेटा भंडार की आवश्यकता होगी।
जब अन्वेषक को स्पष्ट सबूत मिलते हैं और उन्हें बोर्ड को दिखाते हैं, तो जांच धीरे-धीरे समाप्त हो जाती है। यह आमतौर पर एक रिपोर्ट द्वारा बंद किया जाता है जिसमें मुख्य निष्कर्षों का सारांश और सभी प्रासंगिक सबूतों का विश्लेषण शामिल होता है। इसमें यह शामिल होना चाहिए कि जांच ने अपने लक्ष्यों को कैसे प्राप्त किया है और अपने उद्देश्यों को कैसे पूरा किया है। कभी-कभी, गलत कार्य के प्रकार के आधार पर, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण होता है कि सही उपचारात्मक कार्रवाई की गई है। कुछ घटनाओं के बारे में जनता को संदेश देना आवश्यक हो सकता है। हमारी सलाह यह है कि अगर कंपनी जनता से कुछ कह रही है तो उसे पीआर एजेंसी पर छोड़ देना सबसे अच्छा है, क्योंकि यह आमतौर पर एक बहुत ही नाजुक मामला होता है जो कंपनी को नुकसान पहुंचा सकता है।
जीग्लोट आंतरिक जांच को कैसे आसान बना सकता है?
आपके पास नौकरी के लिए सही लोग हो सकते हैं, लेकिन हम आपको सही उपकरण प्रदान कर सकते हैं। ट्रांसक्रिप्शन सेवाओं का उपयोग करें और जांच प्रक्रिया को सरल बनाएं। हम आपको बताते हैं कैसे:
- साक्षात्कारों को ट्रांसक्राइब करें
सबसे अधिक संभावना है, आयोजित साक्षात्कार रिकॉर्ड किए जाने वाले हैं। अन्वेषक अपने काम को बहुत आसान बना सकता है, अगर वह तय करता है कि वह रिकॉर्डिंग को ट्रांसक्रिप्ट करना चाहता है। इसका मतलब है कि अन्वेषक के पास वह सब कुछ होगा जो उसके ठीक सामने कहा गया है, सफेद पर काला। एक लिखित साक्षात्कार त्रुटियों, गलत निर्णयों और भ्रम के लिए कोई जगह नहीं छोड़ेगा। यह सारांश लिखने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाएगा। यह सब अन्वेषक को अन्य चीजों को समर्पित करने के लिए अधिक खाली समय देगा।
- मीटिंग की रिकॉर्डिंग ट्रांसक्राइब करें
धोखाधड़ी की रोकथाम के लिए स्टाफ मीटिंग रिकॉर्डिंग को ट्रांसक्रिप्ट करने का उपयोग किया जा सकता है। ट्रांसक्रिप्शन से संवादी पैटर्न का पता लगाना बहुत आसान हो जाता है जो अलार्म बजाते हैं और निवारक के रूप में कार्य करते हैं। आपको कंपनी की नीतियों का उल्लंघन वास्तव में होने तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं होगी, क्योंकि इस तरह से किसी भी संदिग्ध व्यवहार को शुरुआत में ही समाप्त किया जा सकता है।
- ट्रांसक्रिप्शन और ग्राहक सेवा
क्या यह बहुत बढ़िया नहीं होगा कि जब ग्राहक शिकायत करते हैं, तो प्रबंधक अपने सामने लिखित रूप में कर्मचारी और ग्राहक के बीच बातचीत कर सकता है ताकि वह चरण दर चरण विश्लेषण कर सके कि वास्तव में क्या हुआ था? Gglot वस्तुनिष्ठ बने रहने और ग्राहक सेवा में काम करने वाले सबसे दोस्ताना लोगों के साथ होने वाली गलतफहमी के बारे में स्पष्ट जानकारी रखने में मदद कर सकता है।
- प्रशिक्षण उद्देश्यों के लिए प्रतिलेखन
कुछ कंपनियां चाहती हैं कि उनके कर्मचारी मानव संसाधन प्रशिक्षण के हिस्से के रूप में आंतरिक जांच करें। जैसा कि पहले ही कहा गया है, यह एक जटिल प्रक्रिया है। अधिकांश लोगों के पास इस डोमेन में एक अच्छा काम करने के लिए आवश्यक कौशल नहीं है, इसलिए उनकी कंपनी उन्हें प्रशिक्षण सत्र और नकली साक्षात्कार प्रदान करती है ताकि वे वास्तविक साक्षात्कार करने के बाद बेहतर प्रदर्शन कर सकें और अधिक आश्वस्त हो सकें। सबसे बढ़कर, संभावित जांचकर्ताओं को यह सीखना चाहिए कि मेहनती, कुशल और नैतिक तरीके से कैसे काम करना है। एक संभावना यह है कि उन नकली साक्षात्कारों को रिकॉर्ड और ट्रांसक्रिप्ट किया जाता है, ताकि वे मूल्यवान शैक्षिक सामग्री के रूप में काम कर सकें। संभावित जांचकर्ता ट्रांसक्रिप्ट के माध्यम से जा सकते हैं, अपनी सभी कमियों को चिह्नित कर सकते हैं, देख सकते हैं कि उन्होंने कौन से प्रश्न पूछने के लिए छोड़े हैं, उन्होंने बेहतर तरीके से क्या तैयार किया हो सकता है, और अपने समग्र प्रदर्शन में सुधार कर सकते हैं।
आज कंपनियां अत्यधिक जांच के दायरे में हैं, और इसलिए शिकायत या मुकदमे किए जाने की संभावना बढ़ती जा रही है। आंकड़ों के अनुसार, औसतन 500-व्यक्ति कंपनी अब प्रति वर्ष लगभग सात शिकायतों का सामना करती है। आज के कारोबारी जगत में धोखाधड़ी, चोरी और डकैती भी एक बड़ी समस्या है। इसलिए, कंपनियों को ऐसे किसी भी आरोप या गलत कामों पर प्रतिक्रिया देने की जरूरत है। आंतरिक जांच अनुचित आचरण की पहचान करने, क्षति का आकलन करने और इसे दोबारा होने से रोकने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। सही उपकरण जांच प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाते हैं। आंतरिक जांच के दौरान टेप बहुत मददगार हो सकते हैं। अगर हमने आपका ध्यान खींचा और आप हमारी ट्रांसक्रिप्शन सेवा के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो हमें बताएं।