આંતરિક તપાસમાં ટ્રાન્સક્રિપ્શનનો ઉપયોગ
આંતરિક તપાસ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન મદદરૂપ થઈ શકે?
એક કાર્યક્ષમ કંપની સુરક્ષા સિસ્ટમમાં આંતરિક તપાસ એક મહાન ભાગ ભજવે છે. તે વિવિધ કારણોસર હાથ ધરવામાં આવે છે, પરંતુ આવી તપાસનો મુખ્ય ધ્યેય એ શોધવાનો છે કે શું આંતરિક નીતિઓ અને નિયમોનું ઉલ્લંઘન થઈ રહ્યું છે અને જો જરૂરી હોય તો, આગળના પગલાં લેવાનું સૂચવવું. આંતરિક તપાસ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાની સૌથી મહત્વની બાબત એ છે કે ઉદ્દેશ્ય પર રહેવું અને તથ્યો સીધા મેળવવું. હકીકતો જાણ્યા વિના, કંપની તર્કસંગત નિર્ણયો લઈ શકતી નથી અને કાર્યવાહીની યોજના બનાવી શકતી નથી. જો કંપની કાયદાઓનું ઉલ્લંઘન કરવામાં આવે છે, તો વ્યવસાયોને સૌથી વધુ નુકસાન થશે. આંતરિક તપાસ સંભવિત વિષયોની વિશાળ શ્રેણીને આવરી શકે છે: છેતરપિંડી, ચોરી, ડેટાનો ભંગ, ભેદભાવ, ટોળાશાહી, રોજગાર વિવાદ, બૌદ્ધિક સંપત્તિની ચોરી વગેરે. એ ઉલ્લેખ કરવો જોઈએ કે ગ્રાહકોની ફરિયાદો અથવા તો મુકદ્દમાઓની તપાસ કરવા માટે આંતરિક તપાસ પણ હાથ ધરવામાં આવી શકે છે.
આંતરિક તપાસના ફાયદા શું છે?
જ્યારે કોઈ કંપની આંતરિક તપાસ હાથ ધરવાનું નક્કી કરે છે, ત્યારે તેમને ઘણો ફાયદો થઈ શકે છે: મુકદ્દમા ક્યારેય ન થઈ શકે અથવા આરોપો પાછા ખેંચી શકાય, કંપની નુકસાન પામેલા લોકો સાથે સમાધાનની વાટાઘાટો શરૂ કરી શકે છે, વધુ ઉલ્લંઘન અટકાવી શકાય છે, દંડ અને પ્રતિબંધો ટાળી શકાય છે. કંપની ગ્રાહકો અને ગ્રાહકોને ગુમાવવાનું ટાળી શકે છે, અને તેની પ્રતિષ્ઠાને નુકસાન થશે નહીં - અસ્પષ્ટ તથ્યોને કારણે જાહેર જનતાને સ્પષ્ટ વ્યાપક સંદેશ મોકલી શકાય છે. બીજી બાજુ, કંપની તેમના કર્મચારીઓ વિશે સારી સમજ મેળવશે અને ઉલ્લંઘન અને ઉલ્લંઘન માટે કોણ જવાબદાર છે તે શોધી કાઢશે. આ રીતે, જ્યારે અન્યાય કરનારાઓને તેમની અનૈતિક ક્રિયાઓ માટે પરિણામોનો સામનો કરવો પડશે, ત્યારે નિર્દોષ પક્ષકારોને સુરક્ષિત કરવામાં આવશે અને તેથી ભવિષ્યમાં કંપનીની નીતિઓનું પાલન કરવા માટે વધુ પ્રેરિત થશે. આંતરિક તપાસ પારદર્શિતા અને અનુપાલનની સંસ્કૃતિને પ્રોત્સાહન આપવામાં મદદ કરે છે.
તબક્કાવાર આંતરિક તપાસ
આંતરિક તપાસ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાની સૌથી અગત્યની બાબત એ છે કે તે એવી રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે કે જે કંપનીને ઓછામાં ઓછું નુકસાન પહોંચાડે અને ખલેલ પહોંચાડે.
તમારે નિર્ધારિત કરવાની જરૂર છે:
- આંતરિક તપાસનો હેતુ. શા માટે તે પ્રથમ સ્થાને હાથ ધરવામાં આવે છે?
- તપાસના લક્ષ્યો.
આગળનું પગલું એ એક બોર્ડ સોંપવાનું છે જે તપાસ અને કર્મચારીઓની પૂછપરછની જવાબદારી સંભાળશે. તે કર્મચારી અથવા તૃતીય પક્ષ હોવો જોઈએ? કદાચ ખાનગી તપાસનીસ? કેટલીકવાર રમતમાં કોઈને તટસ્થ લાવવું વધુ સારું છે, કારણ કે તેઓ વધુ વિશ્વસનીય અને ઉદ્દેશ્ય ધરાવતા હોય છે. ઉપરાંત, તેઓ વધુ નિષ્પક્ષ રહેશે અને તેઓ જે કર્મચારીઓનો ઇન્ટરવ્યુ લઈ રહ્યા છે તેમની સાથે જોડાયેલા રહેશે નહીં કારણ કે તેઓ તેમના સહકાર્યકરો નથી. ઉપરાંત, તૃતીય પક્ષને હિતોનો સંઘર્ષ થશે નહીં જે પણ નિર્ણાયક છે.
ઇન્ટરવ્યુ પ્લાન: મુખ્ય સાક્ષીઓ અને સંબંધિત દસ્તાવેજો
તે બધા કર્મચારીઓને ઓળખવા મહત્વપૂર્ણ છે કે જેઓ કંપનીની નીતિઓના ઉલ્લંઘન અથવા ઉલ્લંઘનમાં સામેલ હોઈ શકે છે. આમાં એવા તમામ ભૂતપૂર્વ કર્મચારીઓનો પણ સમાવેશ થવો જોઈએ કે જેમણે સંભવિત ખોટા કાર્યોના થોડા સમય પહેલા અથવા પછી કંપની છોડી દીધી હતી. જ્યારે તમે કોઈની તપાસ કરી રહ્યા હોવ, ત્યારે તમે તેમના અંગત ડેટાની ઍક્સેસ મેળવવા માંગો છો જે તેમણે કંપનીને આપેલ છે. આંતરરાષ્ટ્રીય વ્યવસાયો, ખાસ કરીને, તેમની તપાસ સ્થાનિક કાયદાઓનું પાલન કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે મોટી જવાબદારીનો સામનો કરે છે. યુ.એસ.માં, તમને વ્યક્તિગત ડેટા મેળવવામાં કોઈ સમસ્યા નહીં હોય, પરંતુ જો તમે યુરોપમાં કામ કરો છો, તો તમારે શ્રમ કાયદાઓથી વાકેફ હોવા જોઈએ જે કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત ડેટાનો તેમની પરવાનગી વિના ઉપયોગ પર પ્રતિબંધ મૂકે છે. કોઈ પણ સંજોગોમાં, સંબંધિત દસ્તાવેજોને ઓળખવા, પુનઃપ્રાપ્ત કરવા અને સમીક્ષા કરવી એ આંતરિક તપાસનું સૌથી વધુ વિલંબિત પાસું હશે. તપાસકર્તાએ શક્ય તેટલું સંરચિત બનવાનો પ્રયાસ કરવો જોઈએ અને દસ્તાવેજોમાંથી સૌથી વધુ મેળવવા માટે વ્યવસ્થિત અભિગમ વિકસાવવો જોઈએ.
મુલાકાત
હવે, જ્યારે ઉપરની દરેક બાબતની કાળજી લેવામાં આવી છે, ત્યારે અમે તપાસના મુખ્ય ભાગ પર આવીએ છીએ: વ્યક્તિઓની મુલાકાત લેવી. આ હકીકતો મેળવવાની પ્રાથમિક રીત હશે.
સુસંગતતાના મુદ્દાઓને કારણે તે આદર્શ રહેશે કે લોકોની સમાન ટીમ તમામ ઇન્ટરવ્યુ લે. આ રીતે જુબાનીમાં વિરોધાભાસને તરત જ ઓળખી શકાય છે.
ઇન્ટરવ્યુ લેવાનું સરળ લાગે છે, પરંતુ તેનાથી દૂર છે. કાર્ય યોગ્ય લોકોને યોગ્ય પ્રશ્નો પૂછવાનું છે અને તે યોગ્ય રીતે થવું જોઈએ. તપાસકર્તાઓએ નરમ કૌશલ્ય વિકસાવવાની જરૂર છે - તેમની પાસે સારી સક્રિય સાંભળવાની કુશળતા હોવી જોઈએ, દયાળુ હોવા જોઈએ, કોઈપણ રીતે પક્ષપાતી ન હોવી જોઈએ અને હાવભાવ અને ચહેરાની નજરો વાંચવામાં સારી હોવા જોઈએ. નિષ્પક્ષતા અને નિષ્પક્ષતા આવશ્યક છે. તપાસકર્તાઓએ ઇન્ટરવ્યુ માટે સંપૂર્ણ અને કાળજીપૂર્વક તૈયારી કરવાની જરૂર છે, એટલે કે તેઓએ કઈ માહિતીની જરૂર છે તે વિશે અગાઉથી કાળજીપૂર્વક વિચારવું જોઈએ, પરંતુ પક્ષકારોની ગોપનીયતાને કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવી તે પણ. લેખિત પ્રશ્નો તપાસકર્તા માટે એક જ પ્રશ્નો બહુવિધ વ્યક્તિઓને પૂછવાનું પણ શક્ય બનાવે છે.
ખાનગી તપાસમાં હિતાવહ એ છે કે ઇન્ટરવ્યુ લીધેલ કર્મચારી ભયભીત કે તણાવ અનુભવતો નથી. જો કર્મચારી અસ્વસ્થતા અનુભવતો હોય અને ફસાયેલો અનુભવતો હોય તો તપાસકર્તાએ જવાબો પર દબાણ અને આગ્રહ કરવાનું ટાળવું જોઈએ. ઉપરાંત, સૂચક પ્રશ્નો પૂછવા જોઈએ નહીં.
તે હાઇલાઇટ કરવું જોઈએ કે જેમનો ઇન્ટરવ્યુ લેવામાં આવ્યો છે તેમની પાસે આંતરિક તપાસ સાથે સંબંધિત દસ્તાવેજો નથી, તેમને એવી કોઈ માહિતી આપવી જોઈએ નહીં જે તેમની પાસે પહેલાથી નથી, અને અન્ય ઇન્ટરવ્યુ લેનારાઓએ શું કહ્યું છે તે તેમને જણાવવું જોઈએ નહીં.
દરેક ઈન્ટરવ્યુના અંતે તપાસકર્તાએ સારાંશ આપવાનો હોય છે, જે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં લખવો જોઈએ.
તપાસના પુરાવા અને સિદ્ધિઓ
પુરાવા વિશે સ્પષ્ટ પ્રક્રિયાઓ અને તે કેવી રીતે માંગવા, રેકોર્ડ કરવા અને સંગ્રહિત કરવા તે નક્કી કરવું આવશ્યક છે. તપાસકર્તાને આંતરિક તપાસ માટે મૂલ્યની તમામ એકત્રિત માહિતી માટે સુરક્ષિત ડેટા રિપોઝીટરીની જરૂર પડશે.
જ્યારે તપાસકર્તા સ્પષ્ટ પુરાવા શોધી કાઢે છે અને બોર્ડને બતાવે છે, ત્યારે તપાસ ધીમે ધીમે સમાપ્ત થાય છે. તે સામાન્ય રીતે મુખ્ય નિષ્કર્ષના સારાંશ અને તમામ સંબંધિત પુરાવાઓના વિશ્લેષણ સહિત અહેવાલ દ્વારા બંધ કરવામાં આવે છે. તેમાં તપાસે તેના ઉદ્દેશ્યો અને તેના ઉદ્દેશ્યોને કેવી રીતે પ્રાપ્ત કર્યા તે શામેલ હોવું જોઈએ. કેટલીકવાર, ખોટી કાર્યવાહીના પ્રકાર પર આધાર રાખીને, યોગ્ય ઉપચારાત્મક પગલાં લેવામાં આવે છે તેની ખાતરી કરવી મહત્વપૂર્ણ છે. કેટલીક ઘટનાઓ વિશે લોકોને સંદેશ મોકલવો જરૂરી બની શકે છે. અમારી સલાહ એ છે કે જો કંપની જાહેર જનતાને કંઈક કહેતી હોય તો તે PR એજન્સી પર છોડી દેવું શ્રેષ્ઠ છે, કારણ કે આ સામાન્ય રીતે ખૂબ જ નાજુક બાબત હોય છે જે કંપનીને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.
Gglot આંતરિક તપાસને કેવી રીતે સરળ બનાવી શકે?
તમારી પાસે નોકરી માટે યોગ્ય લોકો હોઈ શકે છે, પરંતુ અમે તમને યોગ્ય સાધન ઑફર કરી શકીએ છીએ. ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવાઓનો ઉપયોગ કરો અને તપાસ પ્રક્રિયાને સરળ બનાવો. ચાલો તમને બતાવીએ કે કેવી રીતે:
- ઇન્ટરવ્યુની નકલ કરો
મોટે ભાગે, હાથ ધરવામાં આવેલા ઇન્ટરવ્યુ રેકોર્ડ કરવામાં આવશે. તપાસકર્તા તેના કામને વધુ સરળ બનાવી શકે છે, જો તે નક્કી કરે કે તે રેકોર્ડિંગ્સને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવા માંગે છે. તેનો અર્થ એ છે કે તપાસકર્તાની પાસે જે કંઈપણ કહેવામાં આવ્યું છે તે બધું હશે, સફેદ પર કાળું. ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરેલ ઇન્ટરવ્યૂ ભૂલો, ગેરસમજ અને મૂંઝવણ માટે કોઈ જગ્યા છોડશે નહીં. તે સારાંશ લખવાની પ્રક્રિયાને સરળ બનાવશે. આ બધું અન્ય વસ્તુઓને સમર્પિત કરવા માટે વધુ મફત સમય સાથે તપાસકર્તાને છોડી દેશે.
- મીટિંગ રેકોર્ડિંગ્સને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરો
ટ્રાન્સક્રિબિંગ સ્ટાફ મીટિંગ રેકોર્ડિંગ્સનો ઉપયોગ છેતરપિંડી અટકાવવા માટે થઈ શકે છે. ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન્સ એલાર્મ વગાડે છે અને અવરોધક તરીકે કાર્ય કરે છે તે વાતચીતની પેટર્નને શોધવાનું ખૂબ સરળ બનાવે છે. કંપનીની નીતિઓનું ઉલ્લંઘન વાસ્તવમાં ન થાય ત્યાં સુધી તમારે રાહ જોવાની જરૂર રહેશે નહીં, કારણ કે આ રીતે કોઈપણ શંકાસ્પદ વર્તણૂકને અંકુરમાં દબાવી શકાય છે.
- ટ્રાન્સક્રિપ્શન અને ગ્રાહક સેવા
શું તે સારું નથી કે જ્યારે ગ્રાહકની ફરિયાદો થાય છે, ત્યારે મેનેજર કર્મચારી અને ગ્રાહક વચ્ચે તેમની સામે લેખિત સ્વરૂપમાં વાતચીત કરી શકે છે જેથી તે ખરેખર શું થયું તે પગલું દ્વારા વિશ્લેષણ કરી શકે? Gglot ઑબ્જેક્ટિવ રહેવામાં મદદ કરી શકે છે અને ગ્રાહક સેવામાં કામ કરતા સૌથી મૈત્રીપૂર્ણ લોકો સાથે થતી ખોટી વાતચીતની સ્પષ્ટ સમજ મેળવી શકે છે.
- તાલીમ હેતુઓ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન
કેટલીક કંપનીઓ ઇચ્છે છે કે તેમના કર્મચારીઓ HR તાલીમના ભાગરૂપે આંતરિક તપાસ કરે. પહેલેથી જ કહ્યું તેમ, આ એક જટિલ પ્રક્રિયા છે. મોટાભાગના લોકો પાસે આ ડોમેનમાં સારી નોકરી કરવા માટે જરૂરી કૌશલ્યો હોતા નથી તેથી તેમની કંપની તેમને તાલીમ સત્રો અને મોક ઇન્ટરવ્યુ ઓફર કરે છે જેથી તેઓ વધુ સારું પ્રદર્શન કરી શકે અને વાસ્તવિક ઇન્ટરવ્યુ કર્યા પછી વધુ આત્મવિશ્વાસ અનુભવી શકે. સૌથી ઉપર, સંભવિત તપાસકર્તાઓએ મહેનતુ, કાર્યક્ષમ અને નૈતિક રીતે કેવી રીતે કામ કરવું તે શીખવું જોઈએ. એક શક્યતા એ છે કે તે મૉક ઇન્ટરવ્યુ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવામાં આવે છે, જેથી તે મૂલ્યવાન શૈક્ષણિક સામગ્રી તરીકે સેવા આપી શકે. સંભવિત તપાસકર્તાઓ ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટમાંથી પસાર થઈ શકે છે, તેમની બધી ખામીઓને ચિહ્નિત કરી શકે છે, જોઈ શકે છે કે તેઓએ કયા પ્રશ્નો પૂછવા માટે છોડી દીધા છે, તેઓએ વધુ સારી રીતે શું ઘડ્યું હશે અને તેમના એકંદર પ્રદર્શનને સુધારી શકે છે.
આજે કંપનીઓ ભારે તપાસ હેઠળ છે, અને તેથી ફરિયાદો અથવા મુકદ્દમા થવાની સંભાવના વધી રહી છે. આંકડા અનુસાર, સરેરાશ 500 વ્યક્તિની કંપની હવે દર વર્ષે લગભગ સાત ફરિયાદોનો સામનો કરે છે. છેતરપિંડી, ચોરી અને, ટોળાશાહી એ પણ આજના વેપારી વિશ્વમાં એક મોટી સમસ્યા છે. તેથી, કંપનીઓએ આવા કોઈપણ આરોપો અથવા ગેરરીતિ પર પ્રતિક્રિયા આપવાની જરૂર છે. આંતરિક તપાસ અયોગ્ય આચરણને ઓળખવામાં, નુકસાનનું મૂલ્યાંકન કરવામાં અને તેને ફરીથી થતું અટકાવવામાં મહત્ત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. યોગ્ય સાધનો તપાસ પ્રક્રિયાને સરળ બનાવે છે. આંતરિક તપાસ દરમિયાન ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સ ખૂબ મદદરૂપ થઈ શકે છે. જો અમે તમારું ધ્યાન ખેંચ્યું અને તમે અમારી ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવા વિશે વધુ જાણવા માંગતા હો, તો અમને જણાવો.