Uso da transcrición en investigacións internas

A transcrición pode ser útil para a investigación interna?

Unha investigación interna xoga un papel importante nun sistema de seguridade eficiente da empresa. Realízanse por diversos motivos, pero o obxectivo principal desta investigación é descubrir se se están a infrinxir as políticas e as regulacións internas e, se é necesario, prescribir máis accións a tomar. O máis importante a ter en conta ao realizar unha investigación interna é manterse obxectivo e aclarar os feitos. Sen coñecer os feitos, a empresa non pode tomar decisións racionais e planificar o curso de acción. Se se violan as leis das empresas, as empresas probablemente sufrirán. A investigación interna pode abarcar unha ampla gama de posibles temas: fraude, roubo, violación de datos, discriminación, mobbing, conflitos laborais, roubo de propiedade intelectual, etc. Hai que mencionar que tamén se poden realizar investigacións internas para analizar as queixas dos clientes ou mesmo as demandas xudiciais.

Cales son os beneficios das investigacións internas?

Cando unha empresa decide levar a cabo unha investigación interna, poden beneficiarse moito: nunca se producen demandas ou se retiran os cargos, a empresa pode iniciar negociacións de acordo cos prexudicados, evitar novas infraccións, evitar sancións e sancións. A empresa podería evitar perder clientes e a súa reputación non se vería prexudicada: debido aos feitos irrecusables, pódese enviar unha mensaxe clara e xeneralizada ao público. Por outra banda, a empresa terá unha boa visión dos seus empregados e descubrirá quen é exactamente o responsable das infraccións e infraccións. Deste xeito, mentres que os malhechores afrontarán as consecuencias polas súas accións pouco éticas, as partes inocentes estarán protexidas e, polo tanto, estarán máis motivadas para seguir as políticas da empresa no futuro. As investigacións internas axudan a promover unha cultura de transparencia e cumprimento.

Investigación interna paso a paso

Unha das cousas máis importantes que hai que ter en conta ao realizar unha investigación interna é asegurarse de que se realice de forma que menos prexudique e perturbe a empresa.

Debes determinar:

1. o motivo da investigación interna. Por que se realiza en primeiro lugar?
2. os obxectivos da investigación.

O seguinte paso é asignar unha xunta que se encargará da investigación e de interrogar aos empregados. Debe ser un empregado ou un terceiro? Quizais un investigador privado? Ás veces é mellor traer a alguén neutral no xogo, xa que adoitan ser máis cribles e obxectivos. Ademais, serán máis imparciais e non estarán ligados aos empregados aos que están entrevistando xa que non son os seus compañeiros de traballo. Ademais, un terceiro non terá un conflito de intereses que tamén é crucial.

Plan de entrevista: testemuñas clave e documentos relevantes

É importante identificar a todos os empregados que poidan estar implicados nas infraccións ou violacións das políticas da empresa denunciadas. Isto tamén debería incluír todos os antigos empregados que abandonaran a empresa pouco antes ou despois do posible ilícito. Cando estás investigando a alguén, por suposto que queres ter acceso aos seus datos persoais que cederon á empresa. As empresas internacionais, en particular, enfróntanse a unha maior responsabilidade de garantir que as súas investigacións cumpran coas leis locais. Nos EE. UU., non terás ningún problema para obter datos persoais, pero se traballas en Europa, debes coñecer as leis laborais que prohiben o uso dos datos persoais dos empregados sen o seu permiso. En calquera caso, identificar, recuperar e revisar documentos relevantes será probablemente o aspecto máis persistente da investigación interna. O investigador debe intentar estar o máis estruturado posible e desenvolver un enfoque sistemático para sacar o máximo proveito dos documentos.

A entrevista

Agora, cando todo o anterior foi atendido, chegamos á parte clave da investigación: entrevistar a persoas. Esta vai ser unha forma principal de obter os feitos.

Por cuestións de coherencia o ideal sería que o mesmo equipo de persoas realizase todas as entrevistas. Deste xeito as contradicións nos testemuños poderían recoñecerse de inmediato.

Realizar unha entrevista parece fácil, pero está lonxe de facelo. A tarefa é facerlle as preguntas correctas ás persoas adecuadas e debe facerse do xeito correcto. Os investigadores deben ter desenvolvido habilidades suaves: deben ter boas habilidades de escoita activa, deben ser compasivos, non deben ser tendenciosos de ningún xeito e deben ser bos na lectura de miradas xestolóxicas e faciais. A xustiza e a obxectividade son imprescindibles. Os investigadores deben prepararse a fondo e coidadosamente para a entrevista, é dicir, deben pensar con antelación sobre a información necesaria, pero tamén como protexer a confidencialidade das partes. As preguntas escritas tamén permiten que o investigador faga as mesmas preguntas a varias persoas.

Nas investigacións privadas o imperativo é que o empregado entrevistado non se sinta intimidado ou estresado. O investigador debe evitar presionar e insistir nas respostas se o empregado está incómodo e se sente atrapado. Ademais, non se deben facer preguntas suxestivas.

Cómpre destacar que os entrevistados carecen de documentos relacionados coa investigación interna á súa disposición, non se lles debe dar información que non teñan, nin se lles debe contar o que dixeron os outros entrevistados.

Ao final de cada entrevista o investigador ten que entregar un resumo, que debe redactarse de forma clara e concisa.

As probas e logros da investigación

Deben determinarse procedementos claros sobre as probas e como se deben buscar, rexistrar e almacenar. O investigador necesitará un repositorio de datos seguro para toda a información recollida de valor para a investigación interna.

Cando o investigador atopa probas claras e móstrallas ao consello, a investigación chega lentamente ao seu fin. Adoita pecharse cun informe que inclúe un resumo das principais conclusións e análise de todas as probas relevantes. Debe incluír como a investigación logrou os seus obxectivos e cumpriu os seus obxectivos. Ás veces, dependendo do tipo de irregularidade, é importante asegurarse de que se tome a acción correctora correcta. Pode ser necesario enviar unha mensaxe ao público sobre algúns incidentes. O noso consello é que, no caso de que a empresa lle di algo ao público, o mellor é deixalo a unha axencia de relacións públicas, xa que adoita ser un asunto moi delicado que pode prexudicar á empresa.

Como Gglot pode facilitar as investigacións internas?

Podes ter as persoas adecuadas para o traballo, pero podemos ofrecerche a ferramenta adecuada. Utiliza servizos de transcrición e simplifica o proceso de investigación. Imos mostrarche como:

1. Transcribe as entrevistas

O máis probable é que as entrevistas realizadas sexan gravadas. O investigador pode facilitarlle moito o traballo, se decide que quere que se transcriban as gravacións. Iso significa que o investigador terá todo o que se dixo diante del, negro sobre branco. Unha entrevista transcrita non deixará lugar a erros, xuízos erróneos e confusión. Facilitará o proceso de redacción do resumo. Todo isto deixará ao investigador máis tempo libre para dedicalo a outras cousas.

• Transcribe as gravacións das reunións

A transcrición das gravacións das reunións do persoal podería utilizarse para evitar fraudes. As transcricións facilitan moito a detección de patróns conversacionais que soan a alarma e actúan como elementos disuasorios. Non terás que esperar ata que se produza unha violación das políticas da empresa, porque deste xeito calquera comportamento sospeitoso podería ser cortado de raíz.

• Transcrición e atención ao cliente

Non sería xenial que cando se producisen queixas dos clientes, o xestor puidese manter conversas entre o empregado e o cliente por escrito diante del para poder analizar paso a paso o que realmente pasou? Gglot pode axudar a manterse obxectivo e ter unha visión clara dos erros de comunicación que ocorren coas persoas máis amigables que traballan no servizo de atención ao cliente.

• Transcrición con fins formativos

Algunhas empresas queren que os seus empregados realicen investigacións internas como parte da formación de recursos humanos. Como xa se dixo, este é un procedemento complexo. A maioría da xente non ten as habilidades necesarias para facer un bo traballo neste dominio, polo que a súa empresa ofrécelles sesións de formación e entrevistas simuladas para que teñan un mellor rendemento e teñan máis confianza unha vez que realicen a entrevista real. Sobre todo, os potenciais investigadores deben aprender a traballar dun xeito dilixente, eficiente e ético. Unha posibilidade é que esas entrevistas simuladas sexan gravadas e transcritas, para que poidan servir de valioso material educativo. Os posibles investigadores poden revisar a transcrición, marcar todas as súas deficiencias, ver que preguntas deixaron de facer, que poderían ter formulado de mellor maneira e mellorar o seu rendemento xeral.

Hoxe as empresas están baixo un escrutinio inmenso e, polo tanto, a probabilidade de que se presenten queixas ou demandas é cada vez maior. Segundo as estatísticas, unha empresa media de 500 persoas enfróntase agora ao redor de sete queixas ao ano. A fraude, o roubo e o mobbing tamén son un gran problema no mundo empresarial actual. Polo tanto, as empresas deben reaccionar ante tales acusacións ou irregularidades. As investigacións internas xogan un papel fundamental para identificar condutas indebidas, avaliar os danos e evitar que se repitan. As ferramentas adecuadas facilitan o proceso de investigación. As transcricións poden ser de gran axuda no curso dunha investigación interna. Se che chamamos a atención e queres saber máis sobre o noso servizo de transcrición, avísanos.