L'utilisation de la Transcription dans les enquêtes Internes

La transcription peut-elle être utile pour une enquête interne?

Une enquête interne joue un grand rôle dans un système de sécurité d'entreprise efficace. Elles sont menées pour diverses raisons, mais le principal objectif d'une telle enquête est de déterminer si les politiques et réglementations internes sont enfreintes et, si nécessaire, de prescrire d'autres mesures à prendre. La chose la plus importante à considérer lors de la conduite d'une enquête interne est de rester objectif et de clarifier les faits. Sans connaître les faits, l'entreprise ne peut pas prendre de décisions rationnelles et planifier la marche à suivre. Si les lois sur les sociétés sont violées, les entreprises en souffriront très probablement. L'enquête interne peut couvrir un large éventail de sujets potentiels: fraude, vol, violation de données, discrimination, harcèlement moral, conflits de travail, vol de propriété intellectuelle, etc. Il convient de mentionner que des enquêtes internes peuvent également être menées pour examiner les plaintes des clients ou même les poursuites.

Quels sont les avantages des enquêtes internes?

Lorsqu'une entreprise décide de mener une enquête interne, elle peut en tirer un grand avantage: des poursuites pourraient ne jamais avoir lieu ou des accusations pourraient être retirées, l'entreprise pourrait entamer des négociations de règlement avec les personnes lésées, d'autres violations pourraient être évitées, des sanctions et des sanctions pourraient être évitées. L'entreprise pourrait éviter de perdre des clients et des clients, et sa réputation ne serait pas affectée - en raison des faits irréprochables, un message clair et généralisé peut être envoyé au public. D'autre part, l'entreprise aura un bon aperçu de ses employés et découvrira qui est exactement responsable des infractions et des violations. De cette façon, alors que les malfaiteurs subiront des conséquences pour leurs actions contraires à l'éthique, les parties innocentes seront protégées et donc plus motivées à suivre les politiques de l'entreprise à l'avenir. Les enquêtes internes contribuent à promouvoir une culture de transparence et de conformité.

L'enquête interne étape par étape

L'une des choses les plus importantes à garder à l'esprit lors de la conduite d'une enquête interne est de s'assurer qu'elle est menée de la manière la moins dommageable et perturbatrice pour l'entreprise.

Vous devez déterminer:

1. le motif de l'enquête interne. Pourquoi est-il mené en premier lieu?
2. les objectifs de l'enquête.

La prochaine étape consiste à désigner une commission qui sera chargée de l'enquête et d'interroger les employés. Doit-il s'agir d'un employé ou d'un tiers? Peut-être un enquêteur privé? Parfois, il est préférable d'amener quelqu'un de neutre dans le jeu, car il a tendance à être plus crédible et objectif. De plus, ils seront plus impartiaux et ne seront pas attachés aux employés qu'ils interrogent puisque ce ne sont pas leurs collègues. De plus, un tiers n'aura pas de conflit d'intérêts, ce qui est également crucial.

Plan d'entretien: témoins clés et documents pertinents

Il est important d'identifier tous les employés qui pourraient être impliqués dans les infractions ou violations des politiques de l'entreprise signalées. Cela devrait également inclure tous les anciens employés qui avaient quitté l'entreprise peu de temps avant ou après l'acte répréhensible potentiel. Lorsque vous enquêtez sur quelqu'un, vous souhaitez bien sûr avoir accès à ses données personnelles qu'il a fournies à l'entreprise. Les entreprises internationales, en particulier, sont confrontées à une plus grande responsabilité pour s'assurer que leurs enquêtes sont conformes aux lois locales. Aux États-Unis, vous n'aurez aucun problème à obtenir des données personnelles, mais si vous opérez en Europe, vous devez connaître les lois du travail qui interdisent l'utilisation des données personnelles des employés sans leur permission. Dans tous les cas, l'identification, la récupération et l'examen des documents pertinents seront probablement l'aspect le plus persistant de l'enquête interne. L'enquêteur doit essayer d'être aussi structuré que possible et développer une approche systématique pour tirer le meilleur parti des documents.

L'interview

Maintenant, lorsque tout ce qui précède a été réglé, nous arrivons à l'élément clé de l'enquête: interroger des individus. Ce sera le principal moyen d'obtenir les faits.

En raison de problèmes de cohérence, il serait idéal que la même équipe de personnes mène toutes les entrevues. De cette façon, les contradictions dans les témoignages pourraient être reconnues immédiatement.

Mener une interview semble facile, mais c'est loin de là. La tâche est de poser les bonnes questions aux bonnes personnes et cela doit être fait de la bonne manière. Les enquêteurs doivent avoir développé des compétences générales - ils doivent avoir de bonnes capacités d'écoute active, doivent être compatissants, ne doivent en aucun cas être biaisés et doivent être bons dans la lecture des regards gestuels et faciaux. L'équité et l'objectivité sont indispensables. Les enquêteurs doivent se préparer minutieusement et soigneusement à l'entretien, c'est-à-dire qu'ils doivent réfléchir soigneusement à l'avance aux informations nécessaires, mais aussi à la manière de protéger la confidentialité des parties. Les questions écrites permettent également à l'enquêteur de poser les mêmes questions à plusieurs personnes.

Dans les enquêtes privées, il est impératif que l'employé interrogé ne se sente pas intimidé ou stressé. L'enquêteur doit éviter de faire pression et d'insister sur les réponses si l'employé est mal à l'aise et se sent pris au piège. De plus, des questions suggestives ne devraient pas être posées.

Il convient de souligner que les personnes interrogées n'ont pas de documents relatifs à l'enquête interne à leur disposition, ne doivent pas recevoir d'informations dont elles ne disposent pas déjà et ne doivent pas savoir ce que les autres personnes interrogées ont dit.

À la fin de chaque entretien, l'enquêteur doit fournir un résumé, qui doit être rédigé de manière claire et concise.

Les preuves et les réalisations de l'enquête

Des procédures claires sur les preuves et la manière dont elles doivent être recherchées, enregistrées et stockées doivent être déterminées. L'enquêteur aura besoin d'un référentiel de données sécurisé pour toutes les informations collectées utiles pour l'enquête interne.

Lorsque l'enquêteur trouve des preuves claires et les montre au conseil, l'enquête se termine lentement. Il est généralement clôturé par un rapport comprenant un résumé des principales conclusions et une analyse de toutes les preuves pertinentes. Il devrait indiquer comment l'enquête a atteint ses buts et atteint ses objectifs. Parfois, selon le type d'actes répréhensibles, il est important de veiller à ce que les bonnes mesures correctives soient prises. Il peut être nécessaire d'envoyer un message au public au sujet de certains incidents. Notre conseil est que dans le cas où l'entreprise dit quelque chose au public, il est préférable de laisser cela à une agence de relations publiques, car cela a généralement tendance à être une question très délicate qui pourrait nuire à l'entreprise.

Comment Gglot peut faciliter les enquêtes internes ?

Vous avez peut-être les bonnes personnes pour le poste, mais nous pouvons vous proposer le bon outil. Utilisez les services de transcription et simplifiez le processus d'enquête. Laisse nous te montrer comment:

1. Transcrire les interviews

Très probablement, les entretiens menés vont être enregistrés. L'enquêteur peut rendre son travail beaucoup plus facile s'il décide qu'il souhaite que les enregistrements soient transcrits. Cela signifie que l'enquêteur aura tout ce qui a été dit juste devant lui, noir sur blanc. Une interview transcrite ne laissera aucune place aux erreurs, aux erreurs de jugement et à la confusion. Cela facilitera le processus de rédaction du résumé. Tout cela laissera à l'enquêteur plus de temps libre pour se consacrer à d'autres choses.

• Transcrire les enregistrements des réunions

La transcription des enregistrements des réunions du personnel pourrait être utilisée pour prévenir la fraude. Les transcriptions facilitent la détection des schémas de conversation qui sonnent l'alarme et agissent comme dissuasifs. Vous n'aurez pas besoin d'attendre que la violation des politiques de l'entreprise se produise, car de cette façon tout comportement suspect pourrait être étouffé dans l'œuf.

• Transcription et service client

Ne serait-il pas formidable qu'en cas de plaintes d'un client, le manager puisse avoir des conversations écrites entre l'employé et le client devant lui afin qu'il puisse analyser étape par étape ce qui s'est réellement passé ? Gglot peut vous aider à rester objectif et à avoir un aperçu clair des problèmes de communication qui surviennent même avec les personnes les plus sympathiques travaillant dans le service client.

• Transcription à des fins de formation

Certaines entreprises souhaitent que leurs employés mènent des enquêtes internes dans le cadre de la formation RH. Comme déjà dit, il s'agit d'une procédure complexe. La plupart des gens n'ont pas les compétences nécessaires pour faire un bon travail dans ce domaine, leur entreprise leur propose donc des sessions de formation et des simulations d'entretiens afin de mieux performer et d'être plus confiants une fois l'entretien réel. Avant tout, les chercheurs potentiels doivent apprendre à travailler de manière diligente, efficace et éthique. Une possibilité est que ces entretiens simulés soient enregistrés et transcrits, afin qu'ils puissent servir de matériel éducatif précieux. Les enquêteurs potentiels peuvent parcourir la transcription, noter toutes leurs lacunes, voir quelles questions ils ont omis de poser, ce qu'ils auraient pu mieux formuler et améliorer leur performance globale.

Aujourd'hui, les entreprises sont soumises à un examen minutieux et, par conséquent, la probabilité de plaintes ou de poursuites judiciaires est de plus en plus probable. Selon les statistiques, une entreprise moyenne de 500 personnes fait désormais face à environ sept plaintes par an. La fraude, le vol et le harcèlement moral sont également un gros problème dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Par conséquent, les entreprises doivent réagir à de telles allégations ou actes répréhensibles. Les enquêtes internes jouent un rôle essentiel pour identifier les comportements inappropriés, évaluer les dommages et éviter qu'ils ne se reproduisent. Les bons outils facilitent le processus d'enquête. Les transcriptions peuvent être d'une grande utilité dans le cadre d'une enquête interne. Si nous avons retenu votre attention et que vous souhaitez en savoir plus sur notre service de transcription, faites-le nous savoir.