Transkription käyttö sisäisissä tutkimuksissa

Voiko transkriptiosta olla apua sisäisessä tutkimuksessa?

Sisäinen tutkinta on tärkeä osa tehokkaan yrityksen turvajärjestelmää. Niitä tehdään useista syistä, mutta selvityksen päätavoitteena on selvittää, onko sisäisiä käytäntöjä ja määräyksiä rikottu, ja tarvittaessa määrätä jatkotoimenpiteistä. Tärkeintä sisäistä tutkintaa suoritettaessa on pysyä objektiivisena ja saada tosiasiat selväksi. Tietämättä tosiasioita yritys ei voi tehdä järkeviä päätöksiä ja suunnitella toimintatapoja. Jos yhtiölakeja rikotaan, yritykset todennäköisesti kärsivät. Sisäinen tutkinta voi kattaa laajan kirjon mahdollisia aiheita: petokset, varkaudet, tietomurrot, syrjintä, väkivalta, työriidat, immateriaaliomaisuuden varkaudet jne. On syytä mainita, että sisäisiä tutkimuksia voidaan tehdä myös asiakasvalitusten tai jopa oikeusjuttujen tutkimiseksi.

Mitä hyötyä sisäisistä tutkimuksista on?

Kun yritys päättää tehdä sisäisen tutkinnan, siitä voi olla paljon hyötyä: oikeusjuttuja ei ehkä koskaan tapahdu tai syytteet voidaan peruuttaa, yritys voi aloittaa sovintoneuvottelut vahinkoa kärsineiden kanssa, rikkomukset voidaan estää, rangaistuksia ja sanktioita voidaan välttää. Yritys voisi välttää asiakkaiden ja asiakkaiden menettämisen, eikä sen maine vahingoittuisi – moitteettomien tosiasioiden vuoksi voidaan lähettää selkeä laaja viesti yleisölle. Toisaalta yritys saa hyvän käsityksen työntekijöistään ja selvittää, kuka tarkalleen on vastuussa rikkomuksista ja rikkomuksista. Tällä tavalla, vaikka väärintekijät kohtaavat seurauksia epäeettisistä teoistaan, viattomat osapuolet ovat suojattuja ja siten motivoituneempia noudattamaan yrityksen käytäntöjä tulevaisuudessa. Sisäiset tutkimukset auttavat edistämään avoimuuden ja vaatimustenmukaisuuden kulttuuria.

Sisäinen tutkinta askel askeleelta

Yksi tärkeimmistä asioista, joka on pidettävä mielessä sisäistä tutkintaa suoritettaessa, on varmistaa, että se tehdään tavalla, joka on yritykselle vähiten haitallinen ja häiritsevä.

Sinun on määritettävä:

1. sisäisen tutkinnan motiivi. Miksi se ylipäätään toteutetaan?
2. tutkinnan tavoitteita.

Seuraava askel on nimetä lautakunta, joka vastaa tutkinnasta ja työntekijöiden kuulusteluista. Pitäisikö sen olla työntekijä vai kolmas osapuoli? Ehkä yksityisetsivä? Joskus on parempi tuoda joku neutraali peliin, koska he ovat yleensä uskottavampia ja objektiivisempia. He ovat myös puolueettomampia eivätkä ole kiintyneitä haastattelemiinsa työntekijöihin, koska he eivät ole heidän työtovereitaan. Kolmannella osapuolella ei myöskään ole eturistiriitaa, mikä on myös ratkaisevan tärkeää.

Haastattelusuunnitelma: keskeiset todistajat ja asiaankuuluvat asiakirjat

On tärkeää tunnistaa kaikki työntekijät, jotka saattavat olla osallisena ilmoitettuihin rikkomuksiin tai yrityksen käytäntöjen rikkomuksiin. Tähän tulisi sisällyttää myös kaikki entiset työntekijät, jotka olivat lähteneet yrityksestä vähän ennen tai jälkeen mahdollisen väärinkäytöksen. Kun tutkit jotakuta, haluat tietysti saada pääsyn hänen henkilötietoihinsa, jotka hän on antanut yritykselle. Erityisesti kansainvälisillä yrityksillä on suurempi vastuu varmistaa, että heidän tutkimuksensa ovat paikallisten lakien mukaisia. Yhdysvalloissa sinulla ei ole ongelmia saada henkilötietoja, mutta jos toimit Euroopassa, sinun on oltava tietoinen työlaeista, jotka kieltävät työntekijöiden henkilötietojen käytön ilman heidän lupaansa. Joka tapauksessa asiaankuuluvien asiakirjojen tunnistaminen, hakeminen ja tarkistaminen on luultavasti sisäisen tutkimuksen viipyvin osa. Tutkijan tulee yrittää olla mahdollisimman jäsennelty ja kehittää systemaattinen lähestymistapa saadakseen asiakirjoista kaiken irti.

Haastattelu

Nyt, kun kaikki yllä oleva on hoidettu, päästään tutkimuksen keskeiseen osaan: henkilöiden haastatteluun. Tämä tulee olemaan ensisijainen tapa saada tosiasiat.

Johdonmukaisuusongelmien vuoksi olisi ihanteellista, että sama henkilöryhmä suorittaa kaikki haastattelut. Näin ristiriidat todistuksessa voitiin tunnistaa heti.

Haastattelun tekeminen näyttää helpolta, mutta on kaukana siitä. Tehtävänä on kysyä oikeilta ihmisiltä oikeat kysymykset ja se tulee tehdä oikealla tavalla. Tutkijoiden tulee olla kehittyneitä pehmeitä taitoja – heillä tulee olla hyvät aktiiviset kuuntelutaidot, heidän tulee olla myötätuntoisia, he eivät saa olla missään tapauksessa puolueellisia ja heillä on oltava hyvä lukea eleitä ja kasvojen katseita. Oikeudenmukaisuus ja objektiivisuus ovat välttämättömiä. Tutkijoiden on valmistauduttava haastatteluun perusteellisesti ja huolella, eli heidän tulee miettiä etukäteen tarkkaan, mitä tietoja tarvitaan, mutta myös kuinka osapuolten luottamuksellisuus suojellaan. Kirjalliset kysymykset mahdollistavat myös sen, että tutkija voi esittää samat kysymykset useille henkilöille.

Yksityisetsittelyissä on välttämätöntä, että haastateltu työntekijä ei tunne itseään peloteltua tai stressaantuneelta. Tutkijan tulee välttää painostusta ja vastausten vaatimista, jos työntekijä tuntee olonsa epämukavaksi ja tuntee olevansa loukussa. Myöskään vihjailevia kysymyksiä ei pidä esittää.

On korostettava, että haastateltavilla ei ole käytössään sisäiseen tutkimukseen liittyviä asiakirjoja, heille ei pidä antaa tietoja, joita heillä ei vielä ole, eikä kertoa, mitä muut haastateltavat ovat sanoneet.

Jokaisen haastattelun lopussa tutkijan on annettava yhteenveto, joka tulee kirjoittaa selkeästi ja ytimekkäästi.

Tutkinnan todisteet ja saavutukset

On määriteltävä selkeät menettelyt todisteista ja siitä, kuinka se on etsittävä, tallennettava ja säilytettävä. Tutkija tarvitsee suojatun tietovaraston kaikille sisäisen tutkinnan kannalta arvokkaille kerätyille tiedoille.

Kun tutkija löytää selviä todisteita ja näyttää ne lautakunnalle, tutkinta päättyy hitaasti. Se päätetään yleensä raportilla, joka sisältää yhteenvedon tärkeimmistä päätelmistä ja analyysin kaikista asiaan liittyvistä todisteista. Sen tulee sisältää se, kuinka tutkimus on saavuttanut tavoitteensa ja saavuttanut tavoitteensa. Joskus väärinkäytösten tyypistä riippuen on tärkeää varmistaa, että oikeat korjaustoimenpiteet toteutetaan. Joistakin tapahtumista saattaa olla tarpeen lähettää viesti yleisölle. Neuvomme on, että jos yritys sanoo jotain julkisuuteen, on parasta jättää se PR-toimiston ratkaistavaksi, koska tämä on yleensä erittäin arkaluonteinen asia, joka voi vahingoittaa yritystä.

Kuinka Gglot voi helpottaa sisäisiä tutkimuksia?

Sinulla saattaa olla oikeat ihmiset työhön, mutta voimme tarjota sinulle oikean työkalun. Käytä transkriptiopalveluita ja yksinkertaista tutkintaprosessia. Näytämme sinulle kuinka:

1. Literoi haastattelut

Todennäköisesti tehdyt haastattelut nauhoitetaan. Tutkija voi tehdä työstään paljon helpompaa, jos hän päättää, että hän haluaa tallenteet litteroitavan. Tämä tarkoittaa, että tutkijalla on edessään kaikki, mitä on sanottu, mustaa valkoisella. Litteroitu haastattelu ei jätä tilaa virheille, virhearvioinneille ja sekaannuksille. Se helpottaa yhteenvedon kirjoittamista. Kaikki tämä jättää tutkijalle enemmän vapaa-aikaa omistautua muihin asioihin.

• Literoi kokoustallenteet

Henkilöstön kokoustallenteiden kopiointia voitaisiin käyttää petosten ehkäisyyn. Transkriptioiden avulla on paljon helpompi havaita keskustelukuvioita, jotka hälyttävät ja toimivat pelotteena. Sinun ei tarvitse odottaa, kunnes yrityksen käytäntöjen rikkominen todella tapahtuu, koska näin kaikki epäilyttävät käytökset voidaan napata alkuunsa.

• Transkriptio ja asiakaspalvelu

Eikö olisi hienoa, että kun asiakasvalituksia tapahtuu, johtaja voisi keskustella työntekijän ja asiakkaan välillä kirjallisesti edessään, jotta hän voisi analysoida askel askeleelta, mitä todella tapahtui? Gglot voi auttaa pysymään objektiivisena ja saamaan selkeän käsityksen kommunikaatiovirheistä, joita tapahtuu asiakaspalvelussa työskenteleville ystävällisimmille ihmisille.

• Transkriptio koulutustarkoituksiin

Jotkut yritykset haluavat työntekijöidensä suorittavan sisäisiä tutkimuksia osana HR-koulutusta. Kuten jo todettiin, tämä on monimutkainen menettely. Useimmilla ihmisillä ei ole tarvittavia taitoja tehdäkseen hyvää työtä tällä alalla, joten heidän yrityksensä tarjoaa heille koulutustilaisuuksia ja valehaastatteluja, jotta he suoriutuisivat paremmin ja olisivat itsevarmempia suoritettuaan varsinaisen haastattelun. Ennen kaikkea mahdollisten tutkijoiden on opittava työskentelemään ahkerasti, tehokkaasti ja eettisesti. Yksi mahdollisuus on, että nämä valehaastattelut nauhoitetaan ja litteroidaan, jotta ne voivat toimia arvokkaana opetusmateriaalina. Mahdolliset tutkijat voivat käydä läpi tekstin, merkitä kaikki puutteensa, nähdä, mitä kysymyksiä he ovat jättäneet esittämättä, mitä he ovat ehkä muotoilleet paremmin ja parantaa yleistä suorituskykyään.

Nykyään yritykset ovat valtavan valvonnan alaisena, ja siksi valitusten tai oikeudenkäyntien todennäköisyys kasvaa. Tilastojen mukaan keskimäärin 500 hengen yritys kohtaa nykyään noin seitsemän valitusta vuodessa. Petokset, varkaudet ja mobbing ovat myös suuri ongelma nykypäivän yritysmaailmassa. Siksi yritysten on reagoitava kaikkiin tällaisiin väitteisiin tai väärinkäytöksiin. Sisäisillä tutkimuksilla on keskeinen rooli sopimattoman toiminnan tunnistamisessa, vahingon arvioinnissa ja sen toistumisen estämisessä. Oikeat työkalut helpottavat tutkintaprosessia. Literoinnit voivat olla suureksi avuksi sisäisen tutkimuksen aikana. Jos kiinnitimme huomiosi ja haluat tietää lisää transkriptiopalvelustamme, kerro siitä meille.