استفاده از رونویسی در تحقیقات داخلی

آیا رونویسی می تواند برای تحقیقات داخلی مفید باشد؟

تحقیقات داخلی نقش مهمی در یک سیستم امنیتی شرکت کارآمد دارد. آنها به دلایل مختلفی انجام می شوند، اما هدف اصلی چنین تحقیقاتی این است که مشخص شود آیا سیاست ها و مقررات داخلی نقض می شود و در صورت نیاز، تجویز اقدامات بعدی انجام شود. مهمترین چیزی که باید در حین انجام تحقیقات داخلی در نظر گرفت این است که عینی بمانید و حقایق را به درستی مشخص کنید. بدون دانستن حقایق، شرکت نمی تواند تصمیمات منطقی بگیرد و مسیر اقدام را برنامه ریزی کند. اگر قوانین شرکت نقض شود، به احتمال زیاد مشاغل متضرر خواهند شد. تحقیقات داخلی می تواند طیف گسترده ای از موضوعات بالقوه را پوشش دهد: کلاهبرداری، سرقت، نقض داده ها، تبعیض، اوباش، اختلافات شغلی، سرقت مالکیت معنوی و غیره. لازم به ذکر است که تحقیقات داخلی نیز می تواند برای بررسی شکایات مشتریان یا حتی پرونده های قضایی انجام شود.

مزایای تحقیقات داخلی چیست؟

هنگامی که یک شرکت تصمیم به انجام تحقیقات داخلی می‌گیرد، می‌تواند سود زیادی داشته باشد: ممکن است شکایت‌ها هرگز اتفاق نیفتد یا اتهامات ممکن است پس گرفته شود، شرکت می‌تواند مذاکرات حل و فصل را با کسانی که آسیب دیده‌اند آغاز کند، می‌توان از تخلفات بیشتر جلوگیری کرد، از مجازات‌ها و تحریم‌ها جلوگیری کرد. این شرکت می‌تواند از از دست دادن مشتریان و مشتریان خود جلوگیری کند و به اعتبار آن آسیبی وارد نمی‌شود - با توجه به واقعیت‌های غیرقابل استیضاح، می‌توان پیام گسترده‌ای واضح برای عموم ارسال کرد. از سوی دیگر، این شرکت بینش خوبی نسبت به کارمندان خود پیدا می کند و متوجه می شود که دقیقاً چه کسی مسئول تخلفات و تخلفات است. به این ترتیب، در حالی که متخلفان با عواقب اعمال غیراخلاقی خود مواجه خواهند شد، از طرف های بی گناه محافظت می شود و بنابراین انگیزه بیشتری برای پیروی از سیاست های شرکت در آینده خواهند داشت. تحقیقات داخلی به ترویج فرهنگ شفافیت و انطباق کمک می کند.

بررسی داخلی مرحله به مرحله

یکی از مهمترین مواردی که باید در حین انجام تحقیقات داخلی در نظر داشت، اطمینان از انجام آن به گونه ای است که کمترین آسیب و اختلال را برای شرکت ایجاد کند.

شما باید تعیین کنید:

1. انگیزه تحقیقات داخلی چرا در وهله اول انجام می شود؟
2. اهداف تحقیق

گام بعدی تعیین هیئتی است که مسئولیت تحقیق و بازجویی از کارکنان را بر عهده خواهد داشت. آیا باید کارمند باشد یا شخص ثالث؟ شاید یک بازپرس خصوصی؟ گاهی اوقات بهتر است یک نفر بی طرف را در بازی بیاورید، زیرا آنها معمولاً معتبرتر و عینی تر هستند. همچنین، آن‌ها بی‌طرف‌تر خواهند بود و به کارمندانی که با آنها مصاحبه می‌کنند وابسته نیستند، زیرا آن‌ها همکارانشان نیستند. همچنین، شخص ثالث تضاد منافع نخواهد داشت که این نیز بسیار مهم است.

طرح مصاحبه: شاهدان کلیدی و اسناد مربوطه

شناسایی همه کارکنانی که ممکن است در تخلفات گزارش شده یا نقض خط‌مشی‌های شرکت دخیل باشند، مهم است. این همچنین باید شامل تمام کارمندان سابقی باشد که مدت کوتاهی قبل یا بعد از تخلف احتمالی شرکت را ترک کرده اند. وقتی در حال تحقیق از شخصی هستید، مطمئناً می خواهید به اطلاعات شخصی او که به شرکت داده است دسترسی داشته باشید. به ویژه کسب و کارهای بین المللی با مسئولیت بزرگتری برای اطمینان از مطابقت تحقیقات خود با قوانین محلی روبرو هستند. در ایالات متحده هیچ مشکلی برای دریافت اطلاعات شخصی نخواهید داشت، اما اگر در اروپا فعالیت می کنید، باید از قوانین کار آگاه باشید که استفاده از داده های شخصی کارمندان را بدون اجازه آنها ممنوع می کند. در هر صورت، شناسایی، بازیابی و بررسی اسناد مربوطه احتمالاً طولانی ترین جنبه تحقیقات داخلی خواهد بود. محقق باید سعی کند تا جایی که ممکن است ساختارمند باشد و یک رویکرد سیستماتیک برای استفاده حداکثری از اسناد ایجاد کند.

مصاحبه

اکنون، وقتی همه چیز در بالا مورد توجه قرار گرفته است، به بخش کلیدی تحقیق می رسیم: مصاحبه با افراد. این یک راه اصلی برای به دست آوردن حقایق خواهد بود.

به دلیل مسائل سازگاری، ایده آل است که یک تیم از افراد همه مصاحبه ها را انجام دهند. به این ترتیب تناقضات در شهادت را می توان فوراً تشخیص داد.

انجام مصاحبه آسان به نظر می رسد، اما دور از آن است. وظیفه این است که از افراد مناسب سؤالات درست بپرسیم و باید به روش درست انجام شود. محققین باید مهارت‌های نرمی داشته باشند - آنها باید مهارت‌های گوش دادن فعال خوب داشته باشند، باید دلسوز باشند، به هر حال نباید مغرضانه باشند و باید در خواندن نگاه‌های اشاره‌ای و صورت خوب باشند. انصاف و عینیت یک امر ضروری است. بازرسان باید به طور کامل و با دقت برای مصاحبه آماده شوند، یعنی باید از قبل به دقت در مورد اطلاعات مورد نیاز و همچنین نحوه محافظت از محرمانه بودن طرفین فکر کنند. سؤالات کتبی همچنین این امکان را برای محقق فراهم می کند که سؤالات مشابهی را از چندین نفر بپرسد.

در تحقیقات خصوصی، ضروری است که کارمند مصاحبه شده احساس ترس یا استرس نداشته باشد. در صورتی که کارمند احساس ناراحتی می کند و احساس می کند در دام افتاده است، بازپرس باید از فشار و اصرار بر پاسخ ها اجتناب کند. همچنین، سوالات پیشنهادی نباید پرسیده شود.

لازم به ذکر است که مصاحبه شوندگان مدارک مربوط به تحقیقات داخلی را در اختیار ندارند، نباید اطلاعاتی که قبلاً ندارند به آنها داده شود و نباید به آنها گفته شود که سایر مصاحبه شوندگان چه گفته اند.

در پایان هر مصاحبه، محقق باید خلاصه ای را ارائه دهد که باید به صورت واضح و مختصر نوشته شود.

شواهد و دستاوردهای تحقیق

رویه‌های روشن در مورد شواهد و چگونگی جستجو، ثبت و ذخیره آن باید مشخص شود. محقق به یک مخزن داده ایمن برای تمام اطلاعات جمع آوری شده با ارزش برای تحقیقات داخلی نیاز دارد.

وقتی بازپرس شواهد روشنی پیدا می کند و آنها را به هیئت مدیره نشان می دهد، تحقیقات به آرامی به پایان می رسد. معمولاً با گزارشی شامل خلاصه ای از نتیجه گیری های اصلی و تجزیه و تحلیل تمام شواهد مرتبط بسته می شود. این باید شامل چگونگی دستیابی تحقیقات به اهداف و دستیابی به اهداف خود باشد. گاهی اوقات، بسته به نوع تخلف، اطمینان از انجام اقدامات اصلاحی صحیح مهم است. ممکن است لازم باشد در مورد برخی از حوادث پیامی برای عموم ارسال شود. توصیه ما این است که اگر شرکت چیزی را به مردم می گوید، بهتر است آن را به یک آژانس روابط عمومی واگذار کنید، زیرا معمولاً این موضوع بسیار حساسی است که می تواند به شرکت آسیب برساند.

چگونه Gglot می تواند تحقیقات داخلی را آسان تر کند؟

شما ممکن است افراد مناسبی برای این کار داشته باشید، اما ما می توانیم ابزار مناسب را به شما پیشنهاد دهیم. از خدمات رونویسی استفاده کنید و فرآیند تحقیق را ساده کنید. بگذارید نشانتان دهیم چگونه:

1. مصاحبه ها را رونویسی کنید

به احتمال زیاد قرار است مصاحبه های انجام شده ضبط شود. اگر بازپرس تصمیم بگیرد که می‌خواهد ضبط‌ها رونویسی شود، می‌تواند کارش را بسیار آسان‌تر کند. این بدان معناست که بازپرس تمام آنچه را که گفته شده است در مقابل خود خواهد داشت، سیاه روی سفید. یک مصاحبه رونویسی شده جایی برای خطا، قضاوت نادرست و سردرگمی باقی نمی گذارد. روند نوشتن خلاصه را تسهیل می کند. همه اینها وقت آزاد بیشتری برای بازپرس برای اختصاص دادن به چیزهای دیگر باقی می گذارد.

• ضبط جلسه را رونویسی کنید

رونویسی ضبط شده جلسات کارکنان می تواند برای جلوگیری از تقلب استفاده شود. رونویسی تشخیص الگوهای مکالمه ای که زنگ خطر را به صدا در می آورند و به عنوان بازدارنده عمل می کنند بسیار آسان تر می کند. لازم نیست منتظر بمانید تا نقض سیاست‌های شرکت واقعاً اتفاق بیفتد، زیرا به این ترتیب هر رفتار مشکوکی می‌تواند در مراحل اولیه حذف شود.

• رونویسی و خدمات مشتری

آیا خوب نیست که وقتی شکایات مشتری اتفاق می افتد، مدیر بتواند گفتگوهایی بین کارمند و مشتری به صورت مکتوب در مقابل خود داشته باشد تا بتواند گام به گام آنچه را که واقعاً اتفاق افتاده است تجزیه و تحلیل کند؟ Gglot می تواند به عینی ماندن کمک کند و بینش روشنی نسبت به ارتباطات نادرست داشته باشد که برای دوستانه ترین افرادی که در خدمات مشتری کار می کنند رخ می دهد.

• رونویسی برای اهداف آموزشی

برخی از شرکت ها از کارکنان خود می خواهند که تحقیقات داخلی را به عنوان بخشی از آموزش منابع انسانی انجام دهند. همانطور که قبلاً گفته شد، این یک روش پیچیده است. اکثر مردم مهارت های لازم برای انجام یک کار خوب در این حوزه را ندارند، بنابراین شرکت آنها جلسات آموزشی و مصاحبه های ساختگی را به آنها ارائه می دهد تا پس از انجام مصاحبه واقعی، عملکرد بهتری داشته باشند و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند. مهمتر از همه، محققان بالقوه باید بیاموزند که چگونه به شیوه ای سخت کوش، کارآمد و اخلاقی کار کنند. یک احتمال این است که آن مصاحبه های ساختگی ضبط و رونویسی شوند، بنابراین می توانند به عنوان مطالب آموزشی ارزشمند عمل کنند. محققان بالقوه می‌توانند متن را مرور کنند، تمام کاستی‌های خود را علامت‌گذاری کنند، ببینند چه سؤالاتی را از پرسیدن حذف کرده‌اند، چه چیزی را ممکن است به روشی بهتر فرموله کرده باشند، و عملکرد کلی خود را بهبود بخشند.

امروزه شرکت ها تحت نظارت شدید قرار دارند و بنابراین احتمال شکایت یا طرح دعوی قضایی افزایش می یابد. طبق آمار، یک شرکت به طور متوسط 500 نفر در حال حاضر با حدود هفت شکایت در سال مواجه است. کلاهبرداری، سرقت و اوباش نیز یک مشکل بزرگ در دنیای تجارت امروز است. بنابراین، شرکت ها باید به هر گونه اتهامات یا اقدامات نادرست واکنش نشان دهند. تحقیقات داخلی در شناسایی رفتار نادرست، ارزیابی آسیب و جلوگیری از تکرار آن نقش حیاتی دارد. ابزار مناسب فرآیند تحقیق را تسهیل می کند. رونوشت ها می توانند کمک بزرگی در جریان تحقیقات داخلی باشند. اگر توجه شما را جلب کردیم و می‌خواهید درباره خدمات رونویسی ما بیشتر بدانید، به ما اطلاع دهید.