Transkriptsiooni kasutamine siseuuringutes
Kas transkriptsioon võib olla abiks sisejuurdluse jaoks?
Sisejuurdlusel on ettevõtte tõhusa turvasüsteemi loomisel suur osa. Neid viiakse läbi erinevatel põhjustel, kuid sellise uurimise peamine eesmärk on välja selgitada, kas sisepoliitikat ja -eeskirju rikutakse, ning vajadusel ette näha edasised meetmed. Kõige olulisem asi, mida sisejuurdluse läbiviimisel arvesse võtta, on jääda objektiivseks ja fakte selgeks teha. Fakte teadmata ei saa ettevõte teha ratsionaalseid otsuseid ja tegevussuundi planeerida. Kui äriseadust rikutakse, kannatavad tõenäoliselt ettevõtted. Sisejuurdlus võib hõlmata paljusid võimalikke teemasid: pettused, vargused, andmete rikkumised, diskrimineerimine, mobbing, töövaidlused, intellektuaalomandi vargused jne. Tuleb mainida, et sisejuurdlusi saab läbi viia ka klientide kaebuste või isegi kohtuasjade kontrollimiseks.
Mis kasu on sisejuurdlustest?
Kui ettevõte otsustab sisejuurdluse läbi viia, võib ta sellest palju kasu saada: kohtuasju ei pruugi kunagi juhtuda või süüdistused tühistatakse, ettevõte saab alustada kahju kannatanutega kokkuleppe läbirääkimisi, vältida edasisi rikkumisi, vältida karistusi ja sanktsioone. Ettevõte saaks vältida klientide ja klientide kaotamist ning tema maine ei kahjustaks – laitmatute faktide tõttu saab avalikkusele edastada selge laiaulatusliku sõnumi. Teisalt saab ettevõte oma töötajatest hea ülevaate ja saab teada, kes täpselt rikkumiste ja rikkumiste eest vastutab. Sel viisil, kuigi rikkujaid ootavad oma ebaeetilise tegevuse tagajärjed, on süütud osapooled kaitstud ja seetõttu motiveeritud tulevikus ettevõtte poliitikat järgima. Sisejuurdlused aitavad edendada läbipaistvuse ja nõuetele vastavuse kultuuri.
Sisejuurdlus samm-sammult
Üks olulisemaid asju, mida sisejuurdluse läbiviimisel meeles pidada, on tagada, et see viiakse läbi viisil, mis kahjustab ja häirib ettevõtet kõige vähem.
Peate kindlaks määrama:
- sisejuurdluse motiiv. Miks seda üldse tehakse?
- uurimise eesmärgid.
Järgmine samm on määrata juhatus, mis vastutab uurimise ja töötajate ülekuulamise eest. Kas see peaks olema töötaja või kolmas isik? Äkki eradetektiiv? Mõnikord on parem tuua mängu keegi neutraalne, kuna nad kipuvad olema usaldusväärsemad ja objektiivsemad. Samuti on nad erapooletumad ega kiindu küsitletavatesse töötajatesse, kuna need ei ole nende töökaaslased. Samuti ei teki kolmandal osapoolel huvide konflikti, mis on samuti ülioluline.
Küsitlusplaan: peamised tunnistajad ja asjakohased dokumendid
Oluline on tuvastada kõik töötajad, kes võivad olla seotud teatatud rikkumiste või ettevõtte poliitika rikkumistega. See peaks hõlmama ka kõiki endisi töötajaid, kes olid ettevõttest lahkunud vahetult enne või pärast võimalikku rikkumist. Kui uurite kedagi, soovite loomulikult juurdepääsu tema isikuandmetele, mille ta on ettevõttele edastanud. Eelkõige on rahvusvahelistel ettevõtetel suurem kohustus tagada, et nende uurimised vastaksid kohalikele seadustele. USA-s ei teki teil isikuandmete hankimisega probleeme, kuid kui tegutsete Euroopas, peate olema teadlik tööseadustest, mis keelavad töötajate isikuandmete kasutamise ilma nende loata. Igal juhul jääb asjakohaste dokumentide väljaselgitamine, otsimine ja läbivaatamine tõenäoliselt sisejuurdluse kõige püsivamaks aspektiks. Uurija peaks püüdma olla võimalikult struktureeritud ja arendama süstemaatilist lähenemist, et dokumentidest võimalikult palju kasu saada.
Intervjuu
Nüüd, kui kõik ülaltoodud on tehtud, jõuame uurimise põhiosani: isikute küsitlemiseni. See saab olema peamine viis faktide saamiseks.
Järjepidevuse tõttu oleks ideaalne, kui kõik intervjuud viiks läbi sama meeskond. Nii saadi kohe ära tunda vastuolud tunnistustes.
Intervjuu läbiviimine tundub lihtne, kuid on sellest kaugel. Ülesanne on küsida õigetelt inimestelt õigeid küsimusi ja seda tuleks teha õigel viisil. Uurijatel peavad olema arenenud pehmed oskused – neil peab olema hea aktiivne kuulamisoskus, nad peavad olema kaastundlikud, ei tohiks olla niikuinii kallutatud ning peavad oskama hästi lugeda žesti- ja näopilke. Õiglus ja objektiivsus on kohustuslikud. Uurijad peavad intervjuuks põhjalikult ja hoolikalt valmistuma, st peaksid eelnevalt hoolikalt läbi mõtlema, millist teavet on vaja, aga ka kuidas kaitsta osapoolte konfidentsiaalsust. Kirjalikud küsimused võimaldavad ka uurijal esitada samu küsimusi mitmele inimesele.
Erajuurdluste puhul on hädavajalik, et küsitletav töötaja ei tunneks hirmu ega stressi. Uurija peaks vältima surve avaldamist ja vastuste nõudmist, kui töötaja tunneb end ebamugavalt ja tunneb end lõksus. Samuti ei tohiks esitada vihjavaid küsimusi.
Tuleb esile tõsta, et intervjueeritute käsutuses ei ole sisejuurdlusega seotud dokumente, neile ei tohiks anda infot, mida neil veel ei ole, ega rääkida teiste intervjueeritavate öeldut.
Iga intervjuu lõpus peab uurija esitama kokkuvõtte, mis tuleb kirjutada selgelt ja lühidalt.
Uurimise tõendid ja saavutused
Tuleb kindlaks määrata selged menetlused tõendite ja nende otsimise, salvestamise ja säilitamise kohta. Uurija vajab kogu sisejuurdluse jaoks väärtusliku kogutud teabe jaoks turvalist andmehoidlat.
Kui uurija leiab selgeid tõendeid ja näitab need juhatusele, jõuab uurimine aeglaselt lõpule. Tavaliselt lõpeb see aruandega, mis sisaldab peamiste järelduste kokkuvõtet ja kõigi asjakohaste tõendite analüüsi. See peaks sisaldama seda, kuidas uurimine on saavutanud oma eesmärgid ja eesmärgid. Mõnikord, olenevalt rikkumise liigist, on oluline tagada õigete parandusmeetmete võtmine. Võib-olla tuleb mõne juhtumi kohta avalikkusele sõnum saata. Meie nõuanne on, et kui ettevõte midagi avalikkusele räägib, on kõige parem jätta see suhtekorraldusagentuuri hooleks, kuna see on tavaliselt väga delikaatne asi, mis võib ettevõttele haiget teha.
Kuidas saab Gglot sisejuurdlusi lihtsamaks teha?
Teil võivad olla selle töö jaoks õiged inimesed, kuid me saame teile pakkuda õiget tööriista. Kasutage transkriptsiooniteenuseid ja lihtsustage uurimisprotsessi. Näitame teile, kuidas:
- Transkribeeri intervjuud
Tõenäoliselt salvestatakse tehtud intervjuud. Uurija saab oma tööd palju lihtsamaks teha, kui ta otsustab, et soovib salvestiste transkribeerimist. See tähendab, et uurijal on kõik, mis on öeldud, otse tema ees, must valgel. Transkribeeritud intervjuu ei jäta ruumi vigadele, väärarvamustele ja segadustele. See hõlbustab kokkuvõtte kirjutamise protsessi. Kõik see jätab uurijale rohkem vaba aega muudele asjadele pühendumiseks.
- Koosoleku salvestiste transkribeerimine
Töötajate koosolekute salvestiste transkribeerimist saab kasutada pettuste ärahoidmiseks. Transkriptsioonid muudavad vestlusmustrite tuvastamise palju lihtsamaks, mis helisevad ja toimivad hoiatavalt. Te ei pea ootama, kuni ettevõtte poliitikat tegelikult rikutakse, sest nii võidakse kahtlustatav käitumine juba eos ära hoida.
- Transkriptsioon ja klienditeenindus
Kas poleks tore, et kui kliendi kaebused juhtuvad, saaks juht töötaja ja kliendi vahel kirjalikus vormis vestlused tema ees pidada, et saaks samm-sammult analüüsida, mis tegelikult juhtus? Gglot aitab jääda objektiivseks ja omada selget ülevaadet suhtlusest, mis juhtub kõige sõbralikumate klienditeeninduses töötavate inimestega.
- Transkriptsioon koolituse eesmärgil
Mõned ettevõtted soovivad, et nende töötajad viiksid personalikoolituse raames läbi sisejuurdlusi. Nagu juba öeldud, on see keeruline protseduur. Enamikul inimestel pole selles valdkonnas hea töö tegemiseks vajalikke oskusi, mistõttu nende ettevõte pakub neile koolitusi ja prooviintervjuusid, et nad saaksid pärast tegelikku intervjuud paremini esineda ja olla enesekindlamad. Eelkõige peavad potentsiaalsed uurijad õppima, kuidas töötada hoolsalt, tõhusalt ja eetiliselt. Üks võimalus on, et need näidisintervjuud salvestatakse ja transkribeeritakse, nii et need võivad olla väärtuslikud õppematerjalid. Potentsiaalsed uurijad saavad läbida ärakirja, märkida kõik oma puudused, vaadata, millised küsimused on neil esitamata jätnud, mida nad oleksid võinud paremini sõnastada, ja parandada oma üldist tulemuslikkust.
Tänapäeval on ettevõtted tohutu kontrolli all ja seetõttu on kaebuste või kohtuasjade esitamise tõenäosus üha suurem. Statistika kohaselt tuleb keskmiselt 500 inimesega ettevõttele praegu umbes seitse kaebust aastas. Ka pettused, vargused ja mobbing on tänapäeva ärimaailmas suureks probleemiks. Seetõttu peavad ettevõtted sellistele väidetele või rikkumistele reageerima. Sisejuurdlused mängivad olulist rolli ebaõige käitumise tuvastamisel, kahju hindamisel ja selle kordumise ärahoidmisel. Õiged tööriistad hõlbustavad uurimisprotsessi. Ärakirjad võivad olla sisejuurdluse käigus suureks abiks. Kui äratasime teie tähelepanu ja soovite meie transkriptsiooniteenuse kohta rohkem teada saada, andke meile sellest teada.