Uzo de Transskribo en Internaj Esploroj

Ĉu transskribo povas esti helpema por interna esploro?

Interna enketo ludas grandan rolon en efika kompanio sekureca sistemo. Ili estas faritaj pro diversaj kialoj, sed la ĉefa celo de tia enketo estas ekscii ĉu internaj politikoj kaj regularoj estas malobservitaj kaj, se necese, preskribi pliajn agojn por fari. La plej grava afero por konsideri dum farado de interna enketo estas resti objektiva kaj klarigi la faktojn. Sen koni la faktojn, la kompanio ne povas fari raciajn decidojn kaj plani la agadon. Se kompaniaj leĝoj estas malobservitaj, entreprenoj plej verŝajne suferos. Interna esploro povas kovri larĝan gamon de eblaj temoj: fraŭdo, ŝtelo, datumrompo, diskriminacio, mobbing, dungaj disputoj, ŝtelo de intelekta proprieto ktp. Oni devas mencii, ke internaj esploroj ankaŭ povas esti faritaj por ekzameni klientplendojn aŭ eĉ procesojn.

Kio estas la avantaĝoj de internaj esploroj?

Kiam firmao decidas fari internan enketon, ili povas multe profiti: procesoj neniam okazos aŭ akuzoj povus esti retiritaj, la firmao povus komenci kompromisajn intertraktadojn kun tiuj damaĝitaj, pliaj malobservoj povus esti malhelpitaj, punoj kaj sankcioj povus esti evititaj. La firmao povus eviti perdi klientojn kaj klientojn, kaj ĝia reputacio ne estus damaĝita - pro la nekonfuzeblaj faktoj klara disvastigita mesaĝo povas esti sendita al publiko. Aliflanke, la kompanio ricevos bonan komprenon pri siaj dungitoj kaj ekscios, kiu ĝuste respondecas pri la malobservoj kaj malobservoj. Tiel, dum malbonfarantoj alfrontos sekvojn pro siaj maletikaj agoj, senkulpaj partioj estos protektitaj kaj tial pli motivitaj por sekvi kompaniajn politikojn en la estonteco. Internaj esploroj helpas antaŭenigi kulturon de travidebleco kaj konformeco.

Interna esploro paŝo post paŝo

Unu el la plej gravaj aferoj, kiujn oni devas memori dum farado de interna enketo, estas certigi, ke ĝi estas farita en maniero malpli damaĝa kaj interrompa por la kompanio.

Vi devas determini:

1. la motivo de la interna esploro. Kial ĝi estas farita en la unua loko?
2. la celoj de la esploro.

La sekva paŝo estas atribui estraron, kiu zorgos pri la esploro kaj pridemandado de la dungitoj. Ĉu ĝi estu dungito aŭ tria? Eble privata esploristo? Kelkfoje estas pli bone alporti iun neŭtralan en la ludon, ĉar ili tendencas esti pli kredindaj kaj objektivaj. Ankaŭ ili estos pli senpartiaj kaj ne ligitaj al la dungitoj, kiujn ili intervjuas, ĉar tiuj ne estas iliaj kunlaborantoj. Ankaŭ, tria partio ne havos konflikton de intereso, kiu ankaŭ estas decida.

Intervjua plano: esencaj atestantoj kaj koncernaj dokumentoj

Gravas identigi ĉiujn dungitojn, kiuj povus esti implikitaj en la raportitaj malobservoj aŭ malobservoj de la kompaniaj politikoj. Ĉi tio ankaŭ devus inkluzivi ĉiujn iamajn dungitojn, kiuj forlasis la firmaon baldaŭ antaŭ aŭ post la ebla misfarado. Kiam vi esploras iun, kompreneble vi volas havi aliron al iliaj personaj datumoj, kiujn ili donis al la kompanio. Internaciaj entreprenoj, precipe, alfrontas pli grandan respondecon certigi, ke iliaj esploroj konformas al lokaj leĝoj. En Usono, vi ne havos problemojn ricevi personajn datumojn, sed se vi funkcias en Eŭropo, vi devas esti konscia pri laborleĝoj, kiuj malpermesas la uzon de personaj datumoj de dungitoj sen ilia permeso. Ĉiukaze, identigi, retrovi kaj revizii koncernajn dokumentojn verŝajne estos la plej daŭra aspekto de la interna esploro. La esploristo devus provi esti kiel eble plej strukturita kaj evoluigi sisteman aliron por eltiri la plej multajn el la dokumentoj.

La intervjuo

Nun, kiam ĉio supre estas prizorgita, ni venas al la ŝlosila parto de la esploro: intervjuado de individuoj. Ĉi tio estos ĉefa maniero akiri la faktojn.

Pro konsekvencaj problemoj estus ideale, ke la sama teamo de homoj faru ĉiujn intervjuojn. Tiel kontraŭdiroj en atesto povus esti tuj rekonitaj.

Fari intervjuon ŝajnas facila, sed estas malproksime de tio. La tasko estas demandi al la ĝustaj homoj la ĝustajn demandojn kaj ĝi devus esti farita en la ĝusta maniero. La enketistoj devas esti evoluiginta molajn kapablojn - ili devas havi bonajn aktivajn aŭskultajn kapablojn, devas esti kompatemaj, ne devus esti partiaj ĉiuokaze kaj devas esti bonaj en legado de gestaj kaj vizaĝaj rigardoj. Justeco kaj objektiveco estas nepraj. La esploristoj devas ĝisfunde kaj zorge prepariĝi por la intervjuo, t.e. ili anticipe zorge pripensu, kiajn informojn necesas, sed ankaŭ kiel protekti la konfidencon de la partioj. Skribitaj demandoj ankaŭ ebligas al la enketisto demandi la samajn demandojn al pluraj individuoj.

En privataj esploroj la imperativo estas, ke la intervjuita dungito ne sentas sin timigita aŭ streĉita. La enketisto devus eviti premi kaj insisti pri respondoj se la dungito estas malkomforta kaj sentas kaptita. Ankaŭ, sugestiaj demandoj ne devus esti faritaj.

Oni devas reliefigi, ke tiuj, kiuj estas intervjuitaj, ne disponas pri dokumentoj rilataj al la interna enketo, oni ne devas doni al ili ajnajn informojn, kiujn ili ne jam havas, kaj oni ne diru al ili tion, kion diris aliaj intervjuitoj.

Fine de ĉiu intervjuo la esploristo devas liveri resumon, kiu estu skribita en klara kaj konciza maniero.

La evidenteco kaj atingoj de la esploro

Klaraj proceduroj pri indico kaj kiel ĝi devus esti serĉita, registrita kaj stokita devas esti determinitaj. La enketisto bezonos sekuran datumdeponejon por ĉiuj kolektitaj valoraj informoj por la interna esploro.

Kiam la enketisto trovas klaran indicon kaj montras ilin al la estraro, la enketo malrapide venas al fino. Ĝi estas kutime fermita per raporto inkluzive de resumo de la ĉefaj konkludoj kaj analizo de ĉiuj koncernaj pruvoj. Ĝi devus inkluzivi kiel la esploro atingis siajn celojn kaj plenumis siajn celojn. Kelkfoje, depende de la tipo de misfarado, gravas certigi, ke la ĝusta kuraca ago estas prenita. Eble necesus sendi mesaĝon al la publiko pri iuj okazaĵoj. Nia konsilo estas, ke se la kompanio diras ion al la publiko, plej bone estas lasi tion al PR-agentejo, ĉar ĉi tio kutime emas esti tre delikata afero, kiu povus damaĝi la kompanion.

Kiel Gglot povas faciligi internajn esplorojn?

Vi eble havas la ĝustajn homojn por la laboro, sed ni povas proponi al vi la ĝustan ilon. Uzu transskribajn servojn kaj simpligu la enketprocezon. Ni montru al vi kiel:

1. Transskribi la intervjuojn

Plej verŝajne, la faritaj intervjuoj estos registritaj. La esploristo povas multe plifaciligi sian laboron, se li decidas, ke li volas, ke la registradoj estu transskribitaj. Tio signifas, ke la enketisto havos ĉion, kio estis dirita ĝuste antaŭ si, nigra sur blanka. Transskribita intervjuo lasos neniun lokon por eraroj, misjuĝoj kaj konfuzo. Ĝi faciligos la procezon de verkado de la resumo. Ĉio ĉi lasos al la enketisto pli da libera tempo por dediĉi al aliaj aferoj.

• Transskribi kunvenajn registradojn

Transskribado de stabkunvenregistraĵoj povus esti uzata por prevento de fraŭdo. Transskribaĵoj multe pli facilas detekti konversaciajn ŝablonojn, kiuj sonoras la alarmon kaj funkcias kiel malkuraĝigo. Vi ne bezonos atendi ĝis malobservo de kompaniaj politikoj efektive okazos, ĉar tiamaniere ajna suspektata konduto povus esti tranĉita en la burĝono.

• Transskribo kaj klienta servo

Ĉu ne estus bonege, ke kiam okazas plendoj de kostumantoj, la administranto povus havi konversaciojn inter la dungito kaj la kliento en skriba formo antaŭ li, por ke li povu analizi paŝon post paŝo kio efektive okazis? Gglot povas helpi resti objektiva kaj havi klaran komprenon pri la miskomunikadoj, kiuj okazas al la plej afablaj homoj laborantaj en klienta servo.

• Transskribo por trejnado

Iuj kompanioj volas, ke iliaj dungitoj faru internajn esplorojn kiel parto de HR-trejnado. Kiel jam dirite, ĉi tio estas kompleksa proceduro. Plej multaj homoj ne havas la kapablojn necesajn por fari bonan laboron en ĉi tiu domajno, do ilia kompanio ofertas al ili trejnajn sesiojn kaj mokajn intervjuojn por ke ili pli bone agu kaj estu pli memfida unufoje fari la realan intervjuon. Antaŭ ĉio, eblaj esploristoj devas lerni kiel labori diligente, efika kaj etika. Unu ebleco estas ke tiuj imitaj intervjuoj estas registritaj kaj transskribitaj, do ili povas servi kiel valora eduka materialo. Eblaj esploristoj povas trarigardi la transskribon, marki ĉiujn siajn mankojn, vidi kiajn demandojn ili preterlasis demandi, kion ili eble formulis en pli bona maniero kaj plibonigi sian ĝeneralan agadon.

Hodiaŭ kompanioj estas sub grandega ekzamenado, kaj tial la probableco de plendoj aŭ procesoj estas pliiĝanta ebleco. Laŭ statistiko, averaĝa kompanio de 500 personoj nun alfrontas ĉirkaŭ sep plendojn jare. Fraŭdo, ŝtelo kaj, mobbing ankaŭ estas granda problemo en la hodiaŭa komerca mondo. Tial kompanioj devas reagi al tiaj akuzoj aŭ misfaroj. Internaj esploroj ludas esencan rolon en identigado de nedeca konduto, taksado de la damaĝo kaj malhelpi ĝin okazi denove. La ĝustaj iloj faciligas la enketprocezon. Transskribaĵoj povas esti de granda helpo en la kurso de interna esploro. Se ni kaptis vian atenton kaj vi volas scii pli pri nia transskriba servo, informu nin.