Χρήση της μεταγραφής σε εσωτερικές έρευνες

Μπορεί η μεταγραφή να είναι χρήσιμη για εσωτερική έρευνα;

Μια εσωτερική έρευνα παίζει μεγάλο ρόλο σε ένα αποτελεσματικό σύστημα ασφάλειας της εταιρείας. Διεξάγονται για διάφορους λόγους, αλλά ο κύριος στόχος μιας τέτοιας έρευνας είναι να διαπιστωθεί εάν παραβιάζονται οι εσωτερικές πολιτικές και κανονισμοί και, εάν χρειάζεται, να προβλεφθούν περαιτέρω ενέργειες που πρέπει να ληφθούν. Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη διεξαγωγή μιας εσωτερικής έρευνας είναι να παραμείνετε αντικειμενικοί και να ξεκαθαρίσετε τα γεγονότα. Χωρίς να γνωρίζει τα γεγονότα, η εταιρεία δεν μπορεί να λάβει ορθολογικές αποφάσεις και να σχεδιάσει την πορεία δράσης. Εάν παραβιαστούν οι εταιρικοί νόμοι, οι επιχειρήσεις πιθανότατα θα υποφέρουν. Η εσωτερική έρευνα μπορεί να καλύψει ένα ευρύ φάσμα πιθανών θεμάτων: απάτη, κλοπή, παραβίαση δεδομένων, διακρίσεις, mobbing, εργασιακές διαφορές, κλοπή πνευματικής ιδιοκτησίας κ.λπ. Πρέπει να αναφερθεί ότι μπορούν επίσης να διεξαχθούν εσωτερικές έρευνες για τον έλεγχο καταγγελιών πελατών ή ακόμη και μηνύσεων.

Ποια είναι τα οφέλη των εσωτερικών ερευνών;

Όταν μια εταιρεία αποφασίζει να διεξαγάγει εσωτερική έρευνα, μπορεί να ωφεληθεί πολύ: ενδέχεται να μην συμβούν ποτέ αγωγές ή να αποσυρθούν οι χρεώσεις, η εταιρεία θα μπορούσε να ξεκινήσει διαπραγματεύσεις διευθέτησης με όσους ζημιώθηκαν, θα μπορούσαν να αποφευχθούν περαιτέρω παραβιάσεις, θα μπορούσαν να αποφευχθούν κυρώσεις και κυρώσεις. Η εταιρεία θα μπορούσε να αποφύγει την απώλεια πελατών και πελατών και η φήμη της δεν θα βλάψει – λόγω των αδιαμφισβήτητων γεγονότων μπορεί να σταλεί ένα σαφές ευρέως διαδεδομένο μήνυμα στο κοινό. Από την άλλη πλευρά, η εταιρεία θα αποκτήσει μια καλή εικόνα για τους υπαλλήλους της και θα ανακαλύψει ποιος είναι ακριβώς υπεύθυνος για τις παραβάσεις και τις παραβάσεις. Με αυτόν τον τρόπο, ενώ οι παραβάτες θα αντιμετωπίσουν συνέπειες για τις ανήθικες ενέργειές τους, τα αθώα μέρη θα προστατεύονται και επομένως θα έχουν περισσότερα κίνητρα να ακολουθήσουν τις πολιτικές της εταιρείας στο μέλλον. Οι εσωτερικές έρευνες συμβάλλουν στην προώθηση μιας κουλτούρας διαφάνειας και συμμόρφωσης.

Εσωτερική έρευνα βήμα προς βήμα

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη διεξαγωγή μιας εσωτερικής έρευνας είναι να διασφαλίσετε ότι διεξάγεται με τρόπο που είναι λιγότερο επιβλαβής και ενοχλητικός για την εταιρεία.

Πρέπει να προσδιορίσετε:

1. το κίνητρο της εσωτερικής έρευνας. Γιατί διεξάγεται εξαρχής;
2. τους στόχους της έρευνας.

Το επόμενο βήμα είναι να οριστεί ένα συμβούλιο που θα είναι υπεύθυνο για την έρευνα και την ανάκριση των εργαζομένων. Πρέπει να είναι υπάλληλος ή τρίτος; Ίσως ένας ιδιωτικός ερευνητής; Μερικές φορές είναι καλύτερο να φέρετε κάποιον ουδέτερο στο παιχνίδι, αφού τείνουν να είναι πιο αξιόπιστοι και αντικειμενικοί. Επίσης, θα είναι πιο αμερόληπτοι και δεν θα συνδέονται με τους υπαλλήλους που παίρνουν συνέντευξη, καθώς αυτοί δεν είναι οι συνάδελφοί τους. Επίσης, ένα τρίτο μέρος δεν θα έχει σύγκρουση συμφερόντων, κάτι που είναι επίσης κρίσιμο.

Σχέδιο συνέντευξης: βασικοί μάρτυρες και σχετικά έγγραφα

Είναι σημαντικό να εντοπιστούν όλοι οι εργαζόμενοι που ενδέχεται να εμπλέκονται στις αναφερόμενες παραβάσεις ή παραβιάσεις των πολιτικών της εταιρείας. Αυτό θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει όλους τους πρώην υπαλλήλους που είχαν εγκαταλείψει την εταιρεία λίγο πριν ή μετά την πιθανή αδικοπραγία. Όταν ερευνάτε κάποιον, φυσικά θέλετε να έχετε πρόσβαση στα προσωπικά του δεδομένα που έχει δώσει στην εταιρεία. Οι διεθνείς επιχειρήσεις, ειδικότερα, αντιμετωπίζουν μεγαλύτερη ευθύνη να διασφαλίσουν ότι οι έρευνές τους συμμορφώνονται με τους τοπικούς νόμους. Στις ΗΠΑ, δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να λάβετε προσωπικά δεδομένα, αλλά εάν δραστηριοποιείτε στην Ευρώπη, πρέπει να γνωρίζετε την εργατική νομοθεσία που απαγορεύει τη χρήση προσωπικών δεδομένων εργαζομένων χωρίς την άδειά τους. Σε κάθε περίπτωση, ο εντοπισμός, η ανάκτηση και η επανεξέταση των σχετικών εγγράφων θα είναι πιθανώς η πιο επίμονη πτυχή της εσωτερικής έρευνας. Ο ερευνητής θα πρέπει να προσπαθήσει να είναι όσο το δυνατόν πιο δομημένος και να αναπτύξει μια συστηματική προσέγγιση για να αξιοποιήσει στο έπακρο τα έγγραφα.

Η συνέντευξη

Τώρα, όταν όλα τα παραπάνω έχουν ληφθεί μέριμνα, ερχόμαστε στο βασικό μέρος της έρευνας: τη λήψη συνεντεύξεων με άτομα. Αυτός θα είναι ο πρωταρχικός τρόπος για να αποκτήσετε τα γεγονότα.

Λόγω θεμάτων συνέπειας, θα ήταν ιδανικό, η ίδια ομάδα ανθρώπων να διεξάγει όλες τις συνεντεύξεις. Με αυτόν τον τρόπο οι αντιφάσεις στη μαρτυρία θα μπορούσαν να αναγνωριστούν αμέσως.

Η διεξαγωγή μιας συνέντευξης φαίνεται εύκολη, αλλά απέχει πολύ από αυτό. Το καθήκον είναι να θέσετε στους σωστούς ανθρώπους τις σωστές ερωτήσεις και θα πρέπει να γίνει με τον σωστό τρόπο. Οι ερευνητές πρέπει να έχουν αναπτύξει μαλακές δεξιότητες – πρέπει να έχουν καλές δεξιότητες ενεργητικής ακρόασης, πρέπει να είναι συμπονετικοί, να μην είναι προκατειλημμένοι ούτως ή άλλως και πρέπει να είναι καλοί στην ανάγνωση των ματιών με χειρονομίες και στο πρόσωπο. Η δικαιοσύνη και η αντικειμενικότητα είναι απαραίτητη. Οι ερευνητές πρέπει να προετοιμαστούν διεξοδικά και προσεκτικά για τη συνέντευξη, δηλαδή θα πρέπει να σκεφτούν προσεκτικά ποιες πληροφορίες χρειάζονται, αλλά και πώς να προστατεύσουν το απόρρητο των μερών. Οι γραπτές ερωτήσεις δίνουν επίσης τη δυνατότητα στον ερευνητή να κάνει τις ίδιες ερωτήσεις σε πολλά άτομα.

Στις ιδιωτικές έρευνες το επιτακτικό είναι ο ερωτώμενος υπάλληλος να μην αισθάνεται εκφοβισμό ή άγχος. Ο ερευνητής θα πρέπει να αποφεύγει να πιέζει και να επιμένει στις απαντήσεις εάν ο υπάλληλος νιώθει άβολα και αισθάνεται παγιδευμένος. Επίσης, δεν πρέπει να γίνονται υποδηλωτικές ερωτήσεις.

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι όσοι ερωτώνται δεν έχουν στη διάθεσή τους έγγραφα σχετικά με την εσωτερική έρευνα, δεν πρέπει να τους δίνονται πληροφορίες που δεν έχουν ήδη και δεν πρέπει να ενημερώνονται για το τι είπαν οι άλλοι συνεντευξιαζόμενοι.

Στο τέλος κάθε συνέντευξης ο ερευνητής πρέπει να παραδώσει μια περίληψη, η οποία θα πρέπει να είναι γραμμένη με σαφή και περιεκτικό τρόπο.

Τα στοιχεία και τα επιτεύγματα της έρευνας

Πρέπει να καθοριστούν σαφείς διαδικασίες σχετικά με τα αποδεικτικά στοιχεία και τον τρόπο αναζήτησης, καταγραφής και αποθήκευσης τους. Ο ερευνητής θα χρειαστεί ένα ασφαλές αποθετήριο δεδομένων για όλες τις συλλεγόμενες πληροφορίες που έχουν αξία για την εσωτερική έρευνα.

Όταν ο ανακριτής βρίσκει ξεκάθαρα στοιχεία και τα δείχνει στο διοικητικό συμβούλιο, η έρευνα τελειώνει σιγά σιγά. Συνήθως κλείνει με μια έκθεση που περιλαμβάνει μια περίληψη των κύριων συμπερασμάτων και ανάλυση όλων των σχετικών αποδεικτικών στοιχείων. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο η έρευνα πέτυχε τους στόχους της και τους στόχους της. Μερικές φορές, ανάλογα με το είδος του αδικήματος, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η λήψη των σωστών διορθωτικών μέτρων. Ίσως χρειαστεί να σταλεί ένα μήνυμα στο κοινό για κάποια περιστατικά. Η συμβουλή μας είναι ότι σε περίπτωση που η εταιρεία λέει κάτι στο κοινό, είναι καλύτερο να το αφήσετε σε ένα πρακτορείο δημοσίων σχέσεων, καθώς αυτό συνήθως τείνει να είναι ένα πολύ λεπτό θέμα που θα μπορούσε να βλάψει την εταιρεία.

Πώς μπορεί το Gglot να διευκολύνει τις εσωτερικές έρευνες;

Μπορεί να έχετε τα κατάλληλα άτομα για τη δουλειά, αλλά μπορούμε να σας προσφέρουμε το κατάλληλο εργαλείο. Χρησιμοποιήστε υπηρεσίες μεταγραφής και απλοποιήστε τη διαδικασία έρευνας. Ας σας δείξουμε πώς:

1. Μεταγραφή των συνεντεύξεων

Πιθανότατα, οι συνεντεύξεις που έγιναν θα είναι μαγνητοσκοπημένες. Ο ερευνητής μπορεί να κάνει τη δουλειά του πολύ πιο εύκολη, αν αποφασίσει ότι θέλει να μεταγραφούν οι ηχογραφήσεις. Αυτό σημαίνει ότι ο ανακριτής θα έχει όλα όσα έχουν ειπωθεί ακριβώς μπροστά του, μαύρο στο άσπρο. Μια απομαγνητοφωνημένη συνέντευξη δεν θα αφήσει περιθώρια για λάθη, λανθασμένες εκτιμήσεις και σύγχυση. Θα διευκολύνει τη διαδικασία σύνταξης της περίληψης. Όλα αυτά θα αφήσουν στον ανακριτή περισσότερο ελεύθερο χρόνο για να αφιερώσει σε άλλα πράγματα.

• Απομαγνητοφώνηση των ηχογραφήσεων της συνάντησης

Η μεταγραφή των ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων του προσωπικού θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την πρόληψη της απάτης. Οι μεταγραφές διευκολύνουν τον εντοπισμό μοτίβων συνομιλίας που χτυπούν τον συναγερμό και λειτουργούν αποτρεπτικά. Δεν θα χρειαστεί να περιμένετε έως ότου συμβεί πραγματικά η παραβίαση των πολιτικών της εταιρείας, γιατί με αυτόν τον τρόπο οποιαδήποτε ύποπτη συμπεριφορά θα μπορούσε να εξαλειφθεί στην αρχή.

• Μεταγραφή και εξυπηρέτηση πελατών

Δεν θα ήταν υπέροχο όταν συμβαίνουν παράπονα πελατών, ο διευθυντής να μπορεί να έχει συνομιλίες μεταξύ του υπαλλήλου και του πελάτη σε γραπτή μορφή μπροστά του, ώστε να μπορεί να αναλύσει βήμα προς βήμα τι πραγματικά συνέβη; Το Gglot μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε αντικειμενικοί και να έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα για τις κακές επικοινωνίες που συμβαίνουν στους πιο φιλικούς ανθρώπους που εργάζονται στην εξυπηρέτηση πελατών.

• Μεταγραφή για εκπαιδευτικούς σκοπούς

Ορισμένες εταιρείες θέλουν οι υπάλληλοί τους να διεξάγουν εσωτερικές έρευνες ως μέρος της εκπαίδευσης ανθρώπινου δυναμικού. Όπως ήδη αναφέρθηκε, αυτή είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν τις απαραίτητες δεξιότητες για να κάνουν καλή δουλειά σε αυτόν τον τομέα, επομένως η εταιρεία τους προσφέρει εκπαιδευτικές συνεδρίες και εικονικές συνεντεύξεις, προκειμένου να έχουν καλύτερη απόδοση και να έχουν μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση μόλις κάνουν την πραγματική συνέντευξη. Πάνω απ 'όλα, οι πιθανοί ερευνητές πρέπει να μάθουν πώς να εργάζονται με επιμελή, αποτελεσματικό και ηθικό τρόπο. Μια πιθανότητα είναι αυτές οι εικονικές συνεντεύξεις να καταγράφονται και να μεταγράφονται, ώστε να μπορούν να χρησιμεύσουν ως πολύτιμο εκπαιδευτικό υλικό. Οι πιθανοί ερευνητές μπορούν να περάσουν από το αντίγραφο, να επισημάνουν όλες τις ελλείψεις τους, να δουν ποιες ερωτήσεις έχουν παραλείψει να κάνουν, τι θα μπορούσαν να έχουν διατυπώσει με καλύτερο τρόπο και να βελτιώσουν τη συνολική τους απόδοση.

Σήμερα οι εταιρείες υπόκεινται σε τεράστιο έλεγχο, και ως εκ τούτου η πιθανότητα να υποβληθούν παράπονα ή αγωγές είναι μια αυξανόμενη πιθανότητα. Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, μια μέση εταιρεία 500 ατόμων αντιμετωπίζει τώρα περίπου επτά καταγγελίες ετησίως. Η απάτη, η κλοπή και το mobbing είναι επίσης ένα μεγάλο πρόβλημα στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες πρέπει να αντιδρούν σε οποιουσδήποτε τέτοιους ισχυρισμούς ή παραβάσεις. Οι εσωτερικές έρευνες διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στον εντοπισμό της ανάρμοστης συμπεριφοράς, στην αξιολόγηση της ζημίας και στην αποτροπή της επανεμφάνισής της. Τα σωστά εργαλεία διευκολύνουν τη διαδικασία έρευνας. Οι μεταγραφές μπορούν να βοηθήσουν πολύ στην πορεία μιας εσωτερικής έρευνας. Εάν τραβήξαμε την προσοχή σας και θέλετε να μάθετε περισσότερα για την υπηρεσία μεταγραφής, ενημερώστε μας.