Die Verwendung der Transkription in Internen Untersuchungen

Kann die Transkription für interne Untersuchungen hilfreich sein?

Eine interne Untersuchung spielt eine große Rolle in einem effizienten Unternehmenssicherheitssystem. Sie werden aus verschiedenen Gründen durchgeführt. Das Hauptziel einer solchen Untersuchung besteht jedoch darin, herauszufinden, ob interne Richtlinien und Vorschriften verletzt werden, und gegebenenfalls weitere Maßnahmen vorzuschreiben. Das Wichtigste bei der Durchführung einer internen Untersuchung ist, objektiv zu bleiben und die Fakten zu klären. Ohne Kenntnis der Fakten kann das Unternehmen keine rationalen Entscheidungen treffen und die Vorgehensweise planen. Wenn Unternehmensgesetze verletzt werden, werden Unternehmen höchstwahrscheinlich darunter leiden. Interne Ermittlungen können ein breites Spektrum potenzieller Themen abdecken: Betrug, Diebstahl, Datenschutzverletzung, Diskriminierung, Mobbing, Arbeitskonflikte, Diebstahl von geistigem Eigentum usw. Es sollte erwähnt werden, dass interne Ermittlungen auch durchgeführt werden können, um Kundenbeschwerden oder sogar Klagen zu prüfen.

Was sind die Vorteile interner Untersuchungen?

Wenn ein Unternehmen beschließt, eine interne Untersuchung durchzuführen, kann dies von großem Nutzen sein: Es kann niemals zu Rechtsstreitigkeiten kommen oder Anklagen werden zurückgezogen, das Unternehmen könnte Vergleichsverhandlungen mit den Geschädigten aufnehmen, weitere Verstöße könnten verhindert, Strafen und Sanktionen vermieden werden. Das Unternehmen könnte vermeiden, Kunden und Kunden zu verlieren, und sein Ruf würde nicht beeinträchtigt - aufgrund der unanfechtbaren Tatsachen kann eine klare, weit verbreitete Botschaft an die Öffentlichkeit gesendet werden. Auf der anderen Seite erhält das Unternehmen einen guten Einblick in seine Mitarbeiter und findet heraus, wer genau für die Verstöße und Verstöße verantwortlich ist. Auf diese Weise werden unschuldige Parteien geschützt und daher motivierter, künftig die Unternehmensrichtlinien zu befolgen, während die Übeltäter Konsequenzen für ihre unethischen Handlungen haben. Interne Untersuchungen tragen zur Förderung einer Kultur der Transparenz und Compliance bei.

Interne Untersuchung Schritt für Schritt

Eines der wichtigsten Dinge, die bei der Durchführung einer internen Untersuchung zu beachten sind, ist die Sicherstellung, dass diese auf eine Weise durchgeführt wird, die das Unternehmen am wenigsten schädigt und stört.

Sie müssen bestimmen:

1. das Motiv der internen Untersuchung. Warum wird es überhaupt durchgeführt?
2. die Ziele der Untersuchung.

Der nächste Schritt besteht darin, einen Ausschuss zuzuweisen, der für die Untersuchung und die Befragung der Mitarbeiter zuständig ist. Sollte es ein Mitarbeiter oder ein Dritter sein? Vielleicht ein Privatdetektiv? Manchmal ist es besser, jemanden neutral ins Spiel zu bringen, da er glaubwürdiger und objektiver ist. Außerdem sind sie unparteiischer und nicht an die Mitarbeiter gebunden, die sie interviewen, da dies nicht ihre Mitarbeiter sind. Auch ein Dritter hat keinen Interessenkonflikt, der ebenfalls von entscheidender Bedeutung ist.

Interviewplan: Schlüsselzeugen und relevante Dokumente

Es ist wichtig, alle Mitarbeiter zu identifizieren, die möglicherweise an den gemeldeten Verstößen oder Verstößen gegen die Unternehmensrichtlinien beteiligt sind. Dies sollte auch alle ehemaligen Mitarbeiter einschließen, die das Unternehmen kurz vor oder nach dem möglichen Fehlverhalten verlassen hatten. Wenn Sie jemanden untersuchen, möchten Sie natürlich Zugriff auf seine persönlichen Daten haben, die er dem Unternehmen gegeben hat. Insbesondere internationale Unternehmen sehen sich einer größeren Verantwortung gegenüber, sicherzustellen, dass ihre Untersuchungen den örtlichen Gesetzen entsprechen. In den USA haben Sie keine Probleme, personenbezogene Daten zu erhalten. Wenn Sie jedoch in Europa tätig sind, müssen Sie die Arbeitsgesetze kennen, die die Verwendung personenbezogener Daten von Mitarbeitern ohne deren Erlaubnis verbieten. In jedem Fall wird das Identifizieren, Abrufen und Überprüfen relevanter Dokumente wahrscheinlich der verweilendste Aspekt der internen Untersuchung sein. Der Prüfer sollte versuchen, so strukturiert wie möglich zu sein und einen systematischen Ansatz zu entwickeln, um das Beste aus den Dokumenten herauszuholen.

Das Interview

Wenn nun alles oben Genannte erledigt ist, kommen wir zum entscheidenden Teil der Untersuchung: Befragung von Personen. Dies wird ein primärer Weg sein, um die Fakten zu erhalten.

Aufgrund von Konsistenzproblemen wäre es ideal, wenn alle Interviews von demselben Team durchgeführt würden. Auf diese Weise konnten Widersprüche im Zeugnis sofort erkannt werden.

Ein Interview zu führen scheint einfach, ist aber weit davon entfernt. Die Aufgabe besteht darin, den richtigen Leuten die richtigen Fragen zu stellen, und dies sollte auf die richtige Weise geschehen. Die Ermittler müssen Soft Skills entwickelt haben - sie müssen über gute aktive Hörfähigkeiten verfügen, mitfühlend sein, sollten in keiner Weise voreingenommen sein und gute gestische und Gesichtsausdrücke lesen können. Fairness und Objektivität sind ein Muss. Die Ermittler müssen sich gründlich und sorgfältig auf das Interview vorbereiten, dh sie sollten im Voraus sorgfältig überlegen, welche Informationen benötigt werden, aber auch, wie die Vertraulichkeit der Parteien geschützt werden kann. Schriftliche Fragen ermöglichen es dem Ermittler auch, mehreren Personen dieselben Fragen zu stellen.

Bei privaten Ermittlungen ist es unerlässlich, dass sich der befragte Mitarbeiter nicht eingeschüchtert oder gestresst fühlt. Der Ermittler sollte vermeiden, Druck auszuüben und auf Antworten zu bestehen, wenn sich der Mitarbeiter unwohl fühlt und sich gefangen fühlt. Außerdem sollten keine suggestiven Fragen gestellt werden.

Es sollte hervorgehoben werden, dass den Befragten keine Dokumente im Zusammenhang mit der internen Untersuchung zur Verfügung stehen, ihnen keine Informationen gegeben werden sollten, die sie noch nicht haben, und dass ihnen nicht gesagt werden sollte, was andere Befragte gesagt haben.

Am Ende jedes Interviews muss der Ermittler eine Zusammenfassung vorlegen, die klar und präzise verfasst sein sollte.

Die Beweise und Erfolge der Untersuchung

Es müssen klare Verfahren für Beweise festgelegt werden und wie diese gesucht, aufgezeichnet und gespeichert werden sollen. Der Ermittler benötigt ein sicheres Datenarchiv für alle gesammelten Wertinformationen für die interne Untersuchung.

Wenn der Ermittler eindeutige Beweise findet und diese der Kammer zeigt, endet die Untersuchung langsam. Es wird normalerweise durch einen Bericht abgeschlossen, der eine Zusammenfassung der wichtigsten Schlussfolgerungen und eine Analyse aller relevanten Beweise enthält. Es sollte enthalten, wie die Untersuchung ihre Ziele erreicht und ihre Ziele erreicht hat. Abhängig von der Art des Fehlverhaltens ist es manchmal wichtig, sicherzustellen, dass die richtigen Abhilfemaßnahmen ergriffen werden. Möglicherweise muss eine Nachricht über einige Vorfälle an die Öffentlichkeit gesendet werden. Unser Rat ist, dass es für den Fall, dass das Unternehmen der Öffentlichkeit etwas sagt, am besten ist, dies einer PR-Agentur zu überlassen, da dies normalerweise eine sehr heikle Angelegenheit ist, die das Unternehmen verletzen könnte.

Wie kann Gglot interne Untersuchungen erleichtern?

Sie haben vielleicht die richtigen Leute für den Job, aber wir können Ihnen das richtige Werkzeug anbieten. Verwenden Sie Transkriptionsdienste und vereinfachen Sie den Untersuchungsprozess. Lassen Sie sich zeigen, wie:

1. Transkribieren Sie die Interviews

Höchstwahrscheinlich werden die durchgeführten Interviews aufgezeichnet. Der Ermittler kann seine Arbeit erheblich erleichtern, wenn er entscheidet, dass die Aufzeichnungen transkribiert werden sollen. Das bedeutet, dass der Ermittler alles, was gesagt wurde, direkt vor sich hat, schwarz auf weiß. Ein transkribiertes Interview lässt keinen Raum für Fehler, Fehleinschätzungen und Verwirrung. Dies erleichtert das Schreiben der Zusammenfassung. All dies lässt dem Ermittler mehr Freizeit, um sich anderen Dingen zu widmen.

• Transkribieren Sie Besprechungsaufzeichnungen

Das Transkribieren von Aufzeichnungen von Mitarbeiterversammlungen könnte zur Verhinderung von Betrug verwendet werden. Transkriptionen erleichtern das Erkennen von Gesprächsmustern, die den Alarm auslösen und abschreckend wirken. Sie müssen nicht warten, bis tatsächlich ein Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien eintritt, da auf diese Weise jedes verdächtige Verhalten im Keim erstickt werden kann.

• Transkription und Kundendienst

Wäre es nicht großartig, wenn der Manager bei Kundenbeschwerden Gespräche zwischen dem Mitarbeiter und dem Kunden in schriftlicher Form vor sich hätte, sodass er Schritt für Schritt analysieren könnte, was tatsächlich passiert ist? Gglot kann dabei helfen, objektiv zu bleiben und einen klaren Einblick in die Missverständnisse zu erhalten, die selbst den freundlichsten Mitarbeitern im Kundendienst passieren.

• Transkription für Schulungszwecke

Einige Unternehmen möchten, dass ihre Mitarbeiter im Rahmen der Personalschulung interne Untersuchungen durchführen. Wie bereits gesagt, ist dies ein komplexes Verfahren. Die meisten Menschen verfügen nicht über die erforderlichen Fähigkeiten, um in diesem Bereich gute Arbeit zu leisten. Daher bietet ihr Unternehmen ihnen Schulungen und Scheininterviews an, damit sie nach dem eigentlichen Interview bessere Leistungen erbringen und sicherer sein können. Potenzielle Ermittler müssen vor allem lernen, fleißig, effizient und ethisch zu arbeiten. Eine Möglichkeit besteht darin, dass diese Scheininterviews aufgezeichnet und transkribiert werden, damit sie als wertvolles Lehrmaterial dienen können. Potenzielle Ermittler können das Protokoll durchgehen, alle ihre Mängel markieren, sehen, welche Fragen sie nicht gestellt haben, was sie möglicherweise besser formuliert haben, und ihre Gesamtleistung verbessern.

Unternehmen stehen heute unter immenser Kontrolle, und daher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Beschwerden oder Klagen eingereicht werden, immer größer. Laut Statistik sieht sich ein durchschnittliches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern derzeit rund sieben Beschwerden pro Jahr gegenüber. Betrug, Diebstahl und Mobbing sind auch in der heutigen Geschäftswelt ein großes Problem. Daher müssen Unternehmen auf solche Anschuldigungen oder Fehlverhalten reagieren. Interne Untersuchungen spielen eine wichtige Rolle bei der Ermittlung von Fehlverhalten, der Bewertung des Schadens und seiner Verhinderung eines erneuten Auftretens. Die richtigen Werkzeuge erleichtern den Untersuchungsprozess. Transkripte können im Rahmen einer internen Untersuchung eine große Hilfe sein. Wenn wir Ihre Aufmerksamkeit erregt haben und Sie mehr über unseren Transkriptionsservice erfahren möchten, lassen Sie es uns wissen.