Brug af transskription i interne undersøgelser

Kan transskription være nyttig til intern efterforskning?

En intern undersøgelse spiller en stor rolle i et effektivt virksomheds sikkerhedssystem. De gennemføres af forskellige årsager, men hovedmålet med en sådan undersøgelse er at finde ud af, om interne politikker og regler overtrædes, og om nødvendigt foreskrive yderligere handlinger, der skal træffes. Det vigtigste at overveje, når du gennemfører en intern undersøgelse, er at forblive objektiv og få kendsgerningerne lige. Uden at kende fakta kan virksomheden ikke træffe rationelle beslutninger og planlægge handlingsforløbet. Hvis virksomhedslove overtrædes, vil virksomheder sandsynligvis lide. Intern efterforskning kan dække en lang række potentielle emner: bedrageri, tyveri, databrud, diskrimination, mobbing, beskæftigelsestvister, tyveri af intellektuel ejendom osv. Det skal nævnes, at interne undersøgelser også kan gennemføres for at undersøge kundeklager eller endda retssager.

Hvad er fordelene ved interne undersøgelser?

Når et selskab beslutter at foretage en intern efterforskning, kan de få meget ud af det: retssager kan aldrig forekomme, eller anklager kan trækkes tilbage, virksomheden kunne starte forligsforhandlinger med dem, der blev skadet, yderligere overtrædelser kunne forhindres, sanktioner og sanktioner kunne undgås. Virksomheden kunne undgå at miste kunder og kunder, og dets omdømme ville ikke blive skadet - på grund af de uovervindelige fakta kan en klar udbredt besked sendes til offentligheden. På den anden side vil virksomheden få et godt indblik i deres medarbejdere og finde ud af, hvem der præcist er ansvarlig for overtrædelserne og overtrædelserne. På denne måde, mens forseelser får konsekvenser for deres uetiske handlinger, vil uskyldige parter blive beskyttet og derfor mere motiverede til at følge virksomhedens politikker i fremtiden. Interne undersøgelser bidrager til at fremme en kultur med gennemsigtighed og overholdelse.

Intern undersøgelse trin for trin

En af de vigtigste ting, man skal huske på, når man gennemfører en intern undersøgelse, er at sikre, at den udføres på en måde, der er mindst skadeligt og forstyrrende for virksomheden.

Du skal bestemme:

1. motivet til den interne undersøgelse. Hvorfor gennemføres det i første omgang?
2. målene for undersøgelsen.

Det næste trin er at tildele et bestyrelse, der har ansvaret for efterforskningen og forhør medarbejderne. Skal det være en medarbejder eller en tredjepart? Måske en privat efterforsker? Nogle gange er det bedre at bringe nogen neutral i spillet, da de har tendens til at være mere troværdige og objektive. De vil også være mere upartiske og ikke knyttet til de ansatte, de interviewer, da de ikke er deres kolleger. En tredjepart vil heller ikke have en interessekonflikt, hvilket også er afgørende.

Interviewplan: nøglevidner og relevante dokumenter

Det er vigtigt at identificere alle de medarbejdere, der kan være involveret i de rapporterede overtrædelser eller overtrædelser af virksomhedens politikker. Dette bør også omfatte alle de tidligere medarbejdere, der havde forladt virksomheden kort før eller efter den potentielle forseelse. Når du undersøger nogen, vil du selvfølgelig have adgang til deres personlige data, som de har givet virksomheden. Især internationale virksomheder står over for et større ansvar for at sikre, at deres undersøgelser overholder lokale love. I USA har du ingen problemer med at få personlige data, men hvis du opererer i Europa, skal du være opmærksom på arbejdslove, der forbyder brug af medarbejdernes personlige data uden deres tilladelse. Under alle omstændigheder vil identificering, hentning og gennemgang af relevante dokumenter sandsynligvis være det mest langvarige aspekt af den interne undersøgelse. Efterforskeren skal forsøge at være så struktureret som muligt og udvikle en systematisk tilgang til at få mest muligt ud af dokumenterne.

Interviewet

Nu, når alt ovenfor er taget hånd om, kommer vi til den centrale del af undersøgelsen: at interviewe enkeltpersoner. Dette vil være en primær måde at indhente fakta på.

På grund af problemer med konsistens ville det være ideelt, at det samme team af mennesker gennemfører alle interviews. På denne måde kunne modsætninger i vidnesbyrd genkendes med det samme.

At gennemføre et interview virker let, men er langt fra det. Opgaven er at stille de rigtige mennesker de rigtige spørgsmål, og det skal gøres på den rigtige måde. Efterforskerne skal have udviklet bløde færdigheder - de skal have gode aktive lyttefærdigheder, skal være medfølende, bør under ingen omstændigheder være partisk og skal være gode til at læse gestus- og ansigtsblikke. Retfærdighed og objektivitet er et must. Efterforskerne skal grundigt og omhyggeligt forberede sig til interviewet, dvs. de skal på forhånd overveje, hvilke oplysninger der er behov for, men også hvordan man beskytter parternes fortrolighed. Skriftlige spørgsmål gør det også muligt for efterforskeren at stille de samme spørgsmål til flere personer.

I private efterforskninger er det bydende nødvendigt, at den interviewede medarbejder ikke føler sig intimideret eller stresset. Efterforskeren bør undgå at presse og insistere på svar, hvis medarbejderen er ubehagelig og føler sig fanget. Også suggestive spørgsmål bør ikke stilles.

Det skal fremhæves, at de, der interviewes, ikke har dokumenter relateret til den interne undersøgelse til rådighed, de skal ikke få nogen information, de ikke allerede har, og de bør ikke få at vide, hvad andre interviewpersoner har sagt.

Ved afslutningen af hvert interview skal efterforskeren levere et resumé, som skal skrives på en klar og kortfattet måde.

Beviset og resultaterne af undersøgelsen

Der skal bestemmes klare procedurer om bevismateriale og hvordan det skal søges, registreres og opbevares. Efterforskeren har brug for et sikkert datalager for alle de indsamlede oplysninger af værdi til den interne undersøgelse.

Når efterforskeren finder klare beviser og viser dem til tavlen, ophører efterforskningen langsomt. Den lukkes normalt af en rapport, der inkluderer et resumé af de vigtigste konklusioner og analyse af alle relevante beviser. Det bør omfatte, hvordan undersøgelsen har nået sine mål og opfyldt sine mål. Af og til afhængigt af typen af forseelser er det vigtigt at sikre, at der træffes den rette afhjælpende handling. Det kan være nødvendigt at sende en besked til offentligheden om nogle hændelser. Vores råd er, at hvis virksomheden siger noget til offentligheden, er det bedst at overlade det til et PR-bureau, da dette normalt har en tendens til at være en meget delikat sag, der kan skade virksomheden.

Hvordan Gglot kan gøre interne undersøgelser nemmere?

Du har muligvis de rigtige personer til jobbet, men vi kan tilbyde dig det rigtige værktøj. Brug transskriptionstjenester og forenkle efterforskningsprocessen. Lad os vise dig hvordan:

1. Transkriber interviewene

Mest sandsynligt vil de gennemførte interviews blive optaget. Efterforskeren kan gøre sit job meget lettere, hvis han beslutter, at han ønsker, at optagelserne skal transskriberes. Det betyder, at efterforskeren vil have alt, hvad der er blevet sagt lige foran sig, sort på hvidt. Et transkriberet interview giver ikke plads til fejl, misvurderinger og forvirring. Det letter processen med at skrive resuméet. Alt dette vil give efterforskeren mere fritid til at afsætte andre ting.

• Transkriber mødeoptagelser

Transkribering af personalemødeoptagelser kunne bruges til forebyggelse af svig. Transskriptioner gør det meget nemmere at opdage samtalemønstre, der ringer alarmen og virker afskrækkende. Du behøver ikke at vente, indtil overtrædelse af virksomhedens politikker rent faktisk sker, for på denne måde kan mistænkelig adfærd blive klemt i knoppen.

• Transskription og kundeservice

Ville det ikke være dejligt, at lederen, når der opstår kundeklager, kunne føre samtaler mellem medarbejderen og kunden i skriftlig form foran ham, så han trin for trin kunne analysere, hvad der faktisk skete? Gglot kan hjælpe med at forblive objektiv og have en klar indsigt i de fejlkommunikationer, der sker ved de venligste mennesker, der arbejder i kundeservice.

• Transskription til træningsformål

Nogle virksomheder ønsker, at deres medarbejdere skal foretage interne undersøgelser som en del af HR-træning. Som allerede sagt er dette en kompleks procedure. De fleste mennesker har ikke de nødvendige færdigheder til at udføre et godt stykke arbejde på dette domæne, så deres firma tilbyder dem træningssessioner og mock-interviews, så de kan klare sig bedre og være mere selvsikker, når de først har foretaget det aktuelle interview. Frem for alt skal potentielle efterforskere lære at arbejde på en flittig, effektiv og etisk måde. En mulighed er, at disse mock-interviews optages og transskriberes, så de kan tjene som værdifuldt undervisningsmateriale. Potentielle efterforskere kan gennemgå udskriften, markere alle deres mangler, se hvilke spørgsmål de har udeladt at stille, hvad de måske har formuleret på en bedre måde og forbedre deres samlede præstation.

I dag er virksomheder under enorm kontrol, og derfor er sandsynligheden for klager eller retssager en stigende mulighed. Ifølge statistikker står et gennemsnitligt 500-personers firma nu over for syv klager om året. Bedrageri, tyveri og mobning er også et stort problem i nutidens erhvervsliv. Derfor er virksomheder nødt til at reagere på sådanne påstande eller forseelser. Interne efterforskninger spiller en vigtig rolle i identifikationen af forkert adfærd, vurdering af skaden og forhindring af, at den sker igen. De rigtige værktøjer letter undersøgelsesprocessen. Udskrifter kan være til stor hjælp i løbet af en intern undersøgelse. Hvis vi fangede din opmærksomhed, og du vil vide mere om vores transskriptionstjeneste, så lad os det vide.