Използване на транскрипция при вътрешни разследвания

Може ли транскрипцията да бъде полезна за вътрешно разследване?

Вътрешното разследване играе голяма роля в ефективната система за сигурност на компанията. Те се провеждат по различни причини, но основната цел на подобно разследване е да се установи дали се нарушават вътрешни политики и разпоредби и ако е необходимо, да се предпишат по-нататъшни действия, които да бъдат предприети. Най-важното нещо, което трябва да имате предвид, докато провеждате вътрешно разследване, е да останете обективни и да изясните фактите. Без да познава фактите, компанията не може да взема рационални решения и да планира хода на действие. Ако се нарушат фирмените закони, най-вероятно ще пострадат фирмите. Вътрешното разследване може да обхване широк спектър от потенциални теми: измама, кражба, нарушаване на данните, дискриминация, тормоз, трудови спорове, кражба на интелектуална собственост и т.н. Трябва да се спомене, че вътрешните разследвания могат да се провеждат и за разглеждане на жалби на клиенти или дори съдебни дела.

Какви са ползите от вътрешните разследвания?

Когато една компания реши да проведе вътрешно разследване, тя може да се възползва много: съдебни дела може никога да не се случат или обвиненията може да бъдат оттеглени, компанията може да започне преговори за споразумение с ощетените, по-нататъшни нарушения могат да бъдат предотвратени, наказания и санкции могат да бъдат избегнати. Компанията би могла да избегне загубата на клиенти и клиенти и репутацията й няма да бъде накърнена - поради безупречните факти може да бъде изпратено ясно широко послание към обществеността. От друга страна, компанията ще получи добра представа за своите служители и ще разбере кой точно е отговорен за нарушенията и нарушенията. По този начин, докато нарушителите ще понесат последствията за своите неетични действия, невинните страни ще бъдат защитени и следователно по-мотивирани да следват политиките на компанията в бъдеще. Вътрешните разследвания помагат за насърчаване на култура на прозрачност и съответствие.

Вътрешно разследване стъпка по стъпка

Едно от най-важните неща, които трябва да имате предвид, докато провеждате вътрешно разследване, е да гарантирате, че то се провежда по начин, който е най-малко вреден и смущаващ компанията.

Трябва да определите:

1. мотивът на вътрешното разследване. Защо се провежда на първо място?
2. целите на разследването.

Следващата стъпка е да се назначи комисия, която да поеме разследването и да разпита служителите. Трябва ли да е служител или трета страна? Може би частен детектив? Понякога е по-добре да включите някой неутрален в играта, тъй като той е склонен да бъде по-надежден и обективен. Освен това те ще бъдат по-безпристрастни и няма да се привързват към служителите, които интервюират, тъй като те не са техни колеги. Освен това трета страна няма да има конфликт на интереси, което също е от решаващо значение.

План за интервю: ключови свидетели и съответните документи

Важно е да се идентифицират всички служители, които могат да бъдат замесени в докладваните нарушения или нарушения на фирмените политики. Това трябва да включва и всички бивши служители, които са напуснали компанията малко преди или след потенциалното нарушение. Когато разследвате някого, разбира се, че искате да имате достъп до неговите лични данни, които той е предоставил на компанията. По-специално, международният бизнес е изправен пред по-голяма отговорност да гарантира, че техните разследвания са в съответствие с местните закони. В САЩ няма да имате проблеми с получаването на лични данни, но ако работите в Европа, трябва да сте запознати с трудовото законодателство, което забранява използването на лични данни на служителите без тяхно разрешение. Във всеки случай идентифицирането, извличането и прегледът на съответните документи вероятно ще бъде най-продължителният аспект на вътрешното разследване. Следователят трябва да се опита да бъде възможно най-структуриран и да разработи систематичен подход, за да извлече максимума от документите.

Интервюто

Сега, когато всичко по-горе е свършено, стигаме до ключовата част от разследването: интервюиране на лица. Това ще бъде основният начин за получаване на фактите.

Поради проблеми с последователността би било идеално един и същ екип от хора да провежда всички интервюта. По този начин противоречията в показанията могат да бъдат разпознати веднага.

Провеждането на интервю изглежда лесно, но далеч не е така. Задачата е да зададете правилните въпроси на правилните хора и това трябва да стане по правилния начин. Разследващите трябва да имат развити меки умения – те трябва да имат добри умения за активно слушане, трябва да са състрадателни, да не са пристрастни във всеки случай и трябва да са добри в разчитането на жестове и мимики. Коректността и обективността са задължителни. Разследващите трябва да се подготвят задълбочено и внимателно за интервюто, т.е. да обмислят предварително каква информация е необходима, но и как да защитят поверителността на страните. Писмените въпроси също дават възможност на изследователя да задава едни и същи въпроси на множество лица.

При частните разследвания наложителното е интервюираният служител да не се чувства уплашен или стресиран. Следователят трябва да избягва натиска и настояването за отговори, ако служителят се чувства неудобно и се чувства в капан. Освен това не трябва да се задават въпроси, които предполагат.

Трябва да се подчертае, че интервюираните не разполагат с документи, свързани с вътрешното разследване, не трябва да им се дава информация, с която вече не разполагат, и не трябва да им се казва какво са казали други интервюирани.

В края на всяко интервю изследователят трябва да представи резюме, което трябва да бъде написано по ясен и кратък начин.

Доказателствата и постиженията на разследването

Трябва да се определят ясни процедури относно доказателствата и как те трябва да се търсят, записват и съхраняват. Следователят ще се нуждае от защитено хранилище на данни за цялата събрана информация от значение за вътрешното разследване.

Когато следователят открие ясни доказателства и ги покаже на борда, разследването бавно приключва. Обикновено се приключва с доклад, включващ резюме на основните заключения и анализ на всички съответни доказателства. То трябва да включва как разследването е постигнало целите си и е изпълнило целите си. Понякога, в зависимост от вида на нарушението, е важно да се гарантира, че са предприети правилните коригиращи действия. Може да се наложи да изпратите съобщение до обществеността за някои инциденти. Нашият съвет е, че в случай, че компанията казва нещо на обществеността, най-добре е да оставите това на PR агенция, тъй като това обикновено е много деликатен въпрос, който може да навреди на компанията.

Как Gglot може да улесни вътрешните разследвания?

Може да имате правилните хора за работата, но ние можем да ви предложим правилния инструмент. Използвайте услуги за транскрипция и опростете процеса на разследване. Нека ви покажем как:

1. Транскрибирайте интервютата

Най-вероятно проведените интервюта ще бъдат записани. Следователят може значително да улесни работата си, ако реши, че иска записите да бъдат транскрибирани. Това означава, че следователят ще има всичко казано пред себе си черно на бяло. Транскрибираното интервю няма да остави място за грешки, погрешни преценки и объркване. Това ще улесни процеса на писане на резюмето. Всичко това ще остави на следователя повече свободно време, което да посвети на други неща.

• Транскрибиране на записи от срещи

Транскрибиране на записи от срещи на персонала може да се използва за предотвратяване на измами. Транскрипциите правят много по-лесно откриването на разговорни модели, които алармират и действат като възпиращо средство. Няма да е необходимо да чакате, докато нарушаването на фирмените политики действително се случи, защото по този начин всяко подозрително поведение може да бъде пресечено в зародиш.

• Препис и обслужване на клиенти

Не би ли било страхотно, когато възникнат оплаквания от клиенти, мениджърът да може да проведе разговори между служителя и клиента в писмена форма пред себе си, за да може да анализира стъпка по стъпка какво всъщност се е случило? Gglot може да помогне да останете обективни и да имате ясна представа за грешните комуникации, които се случват на най-дружелюбните хора, работещи в обслужването на клиенти.

• Транскрипция за целите на обучението

Някои компании искат техните служители да провеждат вътрешни разследвания като част от обучението по човешки ресурси. Както вече казахме, това е сложна процедура. Повечето хора нямат необходимите умения, за да вършат добра работа в тази област, така че тяхната компания им предлага обучителни сесии и фалшиви интервюта, за да се представят по-добре и да бъдат по-уверени, след като направят същинското интервю. Преди всичко потенциалните следователи трябва да се научат как да работят усърдно, ефективно и етично. Една от възможностите е тези фалшиви интервюта да бъдат записани и транскрибирани, така че да могат да служат като ценен образователен материал. Потенциалните следователи могат да прегледат стенограмата, да отбележат всички свои недостатъци, да видят какви въпроси са пропуснали да зададат, какво може да са формулирали по по-добър начин и да подобрят цялостното си представяне.

Днес компаниите са подложени на огромен контрол и следователно вероятността от подаване на жалби или съдебни дела е нарастваща възможност. Според статистиката средно една компания от 500 души е изправена пред около седем жалби годишно. Измамите, кражбите и мобингът също са голям проблем в днешния бизнес свят. Следователно компаниите трябва да реагират на всякакви подобни твърдения или неправомерни действия. Вътрешните разследвания играят жизненоважна роля за идентифициране на неправилно поведение, оценка на щетите и предотвратяване на повторната им поява. Правилните инструменти улесняват процеса на разследване. Преписите могат да бъдат от голяма полза в хода на вътрешно разследване. Ако сме привлекли вниманието ви и искате да научите повече за нашата услуга за транскрипция, уведомете ни.