Daxili araşdırmalarda Transkripsiyanın istifadəsi
Transkripsiya daxili araşdırma üçün faydalı ola bilərmi?
Daxili təhqiqat şirkətin səmərəli təhlükəsizlik sistemində böyük rol oynayır. Onlar müxtəlif səbəblərə görə aparılır, lakin belə araşdırmanın əsas məqsədi daxili siyasət və qaydaların pozulduğunu öyrənmək və lazım gələrsə, görüləcək əlavə tədbirləri təyin etməkdir. Daxili araşdırma apararkən nəzərə alınmalı olan ən vacib şey obyektiv qalmaq və faktları düz əldə etməkdir. Faktları bilmədən şirkət rasional qərarlar qəbul edə və fəaliyyət istiqamətini planlaşdıra bilməz. Şirkət qanunları pozularsa, çox güman ki, biznes zərər çəkəcək. Daxili təhqiqat potensial mövzuların geniş spektrini əhatə edə bilər: fırıldaqçılıq, soyğunçuluq, məlumatların pozulması, ayrı-seçkilik, mobbinq, əmək mübahisələri, əqli mülkiyyətin oğurluğu və s. Qeyd etmək lazımdır ki, daxili araşdırmalar həmçinin müştərilərin şikayətlərini və hətta məhkəmə iddialarını yoxlamaq üçün aparıla bilər.
Daxili araşdırmaların faydaları nələrdir?
Bir şirkət daxili araşdırma aparmaq qərarına gəldikdə, onlar çox fayda əldə edə bilərlər: məhkəmələr heç vaxt baş verə bilməz və ya ittihamlar geri götürülə bilər, şirkət zərər görənlərlə barışıq danışıqlarına başlaya bilər, növbəti pozuntuların qarşısı alına bilər, cəza və sanksiyaların qarşısını almaq olar. Şirkət müştərilərini və müştərilərini itirməkdən qaça bilər və onun reputasiyasına xələl gəlməz – qeyri-mümkün faktlar sayəsində ictimaiyyətə aydın geniş mesaj göndərilə bilər. Digər tərəfdən, şirkət öz işçiləri ilə yaxşı tanış olacaq və pozuntulara və pozuntulara görə kimin məsuliyyət daşıdığını öyrənəcək. Bu yolla, günahkarlar qeyri-etik hərəkətlərinin nəticələri ilə üzləşsələr də, günahsız tərəflər qorunacaq və buna görə də gələcəkdə şirkət siyasətlərinə əməl etmək üçün daha çox motivasiya olacaqlar. Daxili araşdırmalar şəffaflıq və uyğunluq mədəniyyətini təşviq etməyə kömək edir.
Daxili araşdırma addım-addım
Daxili araşdırma apararkən nəzərə alınmalı olan ən vacib şeylərdən biri onun şirkətə ən az zərər vuran və pozan şəkildə aparılmasını təmin etməkdir.
Siz müəyyən etməlisiniz:
- daxili araşdırmanın motivi. Niyə ilk növbədə aparılır?
- istintaqın məqsədləri.
Növbəti addım təhqiqata və əməkdaşların dindirilməsinə cavabdeh olan bir şuranın təyin edilməsidir. Bu işçi, yoxsa üçüncü tərəf olmalıdır? Bəlkə özəl müstəntiq? Bəzən oyuna neytral birini gətirmək daha yaxşıdır, çünki onlar daha etibarlı və obyektiv olmağa meyllidirlər. Həmçinin, onlar daha qərəzsiz olacaqlar və müsahibə apardıqları işçilərə bağlı olmayacaqlar, çünki onlar həmkarları deyillər. Həmçinin, üçüncü tərəfin maraq toqquşması olmayacaq ki, bu da çox vacibdir.
Müsahibə planı: əsas şahidlər və müvafiq sənədlər
Bildirilən pozuntularda və ya şirkət siyasətlərinin pozulmasında iştirak edə biləcək bütün işçilərin müəyyən edilməsi vacibdir. Bu, həmçinin potensial pozuntudan qısa müddət əvvəl və ya sonra şirkəti tərk etmiş bütün keçmiş işçiləri əhatə etməlidir. Kimisə araşdırarkən, əlbəttə ki, onun şirkətə verdiyi şəxsi məlumatlarına daxil olmaq istəyirsiniz. Xüsusilə beynəlxalq bizneslər araşdırmalarının yerli qanunlara uyğun olmasını təmin etmək üçün daha böyük məsuliyyətlə üzləşirlər. ABŞ-da şəxsi məlumatların əldə edilməsində heç bir probleminiz olmayacaq, lakin Avropada fəaliyyət göstərirsinizsə, işçilərin şəxsi məlumatlarının onların icazəsi olmadan istifadəsini qadağan edən əmək qanunlarından xəbərdar olmalısınız. İstənilən halda, müvafiq sənədlərin müəyyən edilməsi, əldə edilməsi və nəzərdən keçirilməsi, yəqin ki, daxili təhqiqatın ən uzunmüddətli aspekti olacaqdır. Müstəntiq sənədlərdən maksimum nəticə əldə etmək üçün mümkün qədər strukturlu olmağa və sistemli yanaşmaya çalışmalıdır.
Müsahibə
İndi yuxarıda göstərilənlərin hamısı həll edildikdən sonra biz istintaqın əsas hissəsinə gəlirik: fərdlərlə müsahibə. Bu, faktları əldə etməyin əsas yolu olacaq.
Ardıcıllıq problemlərinə görə ideal olardı ki, bütün müsahibələri eyni insanlardan ibarət komanda aparsın. Beləliklə, şahidlikdəki ziddiyyətlər dərhal tanınırdı.
Müsahibə aparmaq asan görünsə də, ondan uzaqdır. Vəzifə düzgün insanlara düzgün sual verməkdir və bu düzgün şəkildə edilməlidir. Tədqiqatçılar yumşaq bacarıqlara malik olmalıdırlar - yaxşı aktiv dinləmə bacarıqlarına sahib olmalıdırlar, şəfqətli olmalı, hər halda qərəzli olmamalı və jest və üz baxışlarını yaxşı oxumalıdırlar. Ədalət və obyektivlik mütləqdir. Müstəntiqlər müsahibəyə hərtərəfli və diqqətlə hazırlaşmalıdırlar, yəni onlar əvvəlcədən hansı məlumatlara ehtiyac olduğunu, həm də tərəflərin məxfiliyini necə qoruyacaqlarını diqqətlə düşünməlidirlər. Yazılı suallar həm də müstəntiqin eyni sualları bir neçə şəxsə verməsini təmin edir.
Şəxsi araşdırmalarda vacib şərt ondan ibarətdir ki, müsahibə edilən işçi qorxu və ya stress hiss etməsin. Əgər işçi narahatdırsa və özünü tələyə düşmüş hiss edirsə, müstəntiq təzyiq göstərməkdən və cavab verməkdə israr etməkdən çəkinməlidir. Həmçinin, təklif xarakterli suallar da verilməməlidir.
Qeyd edək ki, müsahibədə iştirak edənlərin sərəncamında daxili araşdırma ilə bağlı sənədlər yoxdur, onlara onlarda olmayan məlumatlar verilməməli, digər müsahiblərin dedikləri onlara bildirilməməlidir.
Hər bir müsahibənin sonunda müstəntiq aydın və qısa şəkildə yazılmalı olan xülasə təqdim etməlidir.
İstintaqın sübutları və nailiyyətləri
Sübutlar və onların necə axtarılması, qeydə alınması və saxlanması ilə bağlı aydın prosedurlar müəyyən edilməlidir. Müstəntiqə daxili təhqiqat üçün dəyərli bütün toplanmış məlumatlar üçün təhlükəsiz məlumat anbarı lazımdır.
Müstəntiq aydın sübutlar tapıb kollegiyaya göstərəndə yavaş-yavaş istintaq başa çatır. O, adətən əsas nəticələrin xülasəsi və bütün müvafiq sübutların təhlili daxil olmaqla hesabatla bağlanır. O, istintaqın öz məqsədlərinə necə çatdığını və məqsədlərinə necə çatdığını əks etdirməlidir. Bəzən səhv hərəkətin növündən asılı olaraq, düzgün düzəldici tədbirlərin görülməsini təmin etmək vacibdir. Bəzi hadisələrlə bağlı ictimaiyyətə mesaj vermək lazım ola bilər. Məsləhətimiz odur ki, şirkət ictimaiyyətə nə isə deyirsə, bunu PR agentliyinə həvalə etmək daha yaxşıdır, çünki bu, adətən şirkətə zərər verə biləcək çox incə bir məsələdir.
Gglot daxili araşdırmaları necə asanlaşdıra bilər?
İş üçün doğru adamlarınız ola bilər, lakin biz sizə düzgün alət təklif edə bilərik. Transkripsiya xidmətlərindən istifadə edin və araşdırma prosesini sadələşdirin. Gəlin sizə necə göstərək:
- Müsahibələri yazın
Çox güman ki, aparılan müsahibələr lentə alınacaq. Müstəntiq səs yazılarının yazıya köçürülməsini istəsə, işini xeyli asanlaşdıra bilər. Bu o deməkdir ki, müstəntiq ağdan qaraya doğru deyilən hər şeyə sahib olacaq. Transkripsiya edilmiş müsahibə səhvlərə, yanlış mühakimələrə və çaşqınlığa yer qoymayacaqdır. Bu, xülasənin yazılması prosesini asanlaşdıracaq. Bütün bunlar müstəntiqə başqa işlərə həsr etmək üçün daha çox boş vaxt buraxacaq.
- Görüş qeydlərini transkripsiya edin
Saxtakarlığın qarşısının alınması üçün işçi heyətinin görüşlərinin yazılarının transkripsiyasından istifadə edilə bilər. Transkripsiyalar həyəcan siqnalını çalan və çəkindirici rol oynayan danışıq nümunələrini aşkar etməyi çox asanlaşdırır. Şirkət siyasətlərinin pozulması faktiki olaraq baş verənə qədər gözləməyinizə ehtiyac olmayacaq, çünki bu yolla hər hansı bir şübhəli davranış qönçədən silinə bilər.
- Transkripsiya və müştəri xidməti
Müştəri şikayətləri baş verən zaman menecer qarşısında yazılı şəkildə işçi ilə müştəri arasında söhbətlər aparsa, əslində nə baş verdiyini addım-addım təhlil edə bilsə, əla olmazdımı? Gglot obyektiv qalmağa və müştəri xidmətində çalışan ən mehriban insanlara baş verən yanlış ünsiyyətlər haqqında aydın fikir əldə etməyə kömək edə bilər.
- Təlim məqsədləri üçün transkripsiya
Bəzi şirkətlər işçilərinin HR təliminin bir hissəsi olaraq daxili araşdırmalar aparmasını istəyirlər. Artıq qeyd edildiyi kimi, bu mürəkkəb bir prosedurdur. Əksər insanlar bu sahədə yaxşı iş görmək üçün lazımi bacarıqlara malik deyillər, ona görə də şirkətləri onlara daha yaxşı çıxış etmələri və faktiki müsahibədən sonra daha inamlı olmaları üçün onlara təlim sessiyaları və istehzalı müsahibələr təklif edir. Hər şeydən əvvəl, potensial müstəntiqlər çalışqan, səmərəli və etik şəkildə işləməyi öyrənməlidirlər. Ehtimallardan biri odur ki, həmin saxta müsahibələr qeydə alınır və transkripsiya edilir, beləliklə onlar dəyərli təhsil materialı kimi xidmət edə bilər. Potensial müstəntiqlər stenoqramdan keçə, bütün çatışmazlıqlarını qeyd edə, hansı sualları verməkdən imtina etdiklərini, nəyi daha yaxşı şəkildə tərtib edə bildiklərini və ümumi performanslarını yaxşılaşdıra bilərlər.
Bu gün şirkətlər böyük nəzarət altındadır və buna görə də şikayətlərin və ya məhkəmə iddialarının olma ehtimalı artır. Statistikaya görə, orta hesabla 500 nəfərlik şirkət hər il təxminən yeddi şikayətlə üzləşir. Fırıldaqçılıq, oğurluq və mobbinq də müasir iş dünyasında böyük problemdir. Ona görə də şirkətlər bu cür iddialara və ya yanlış hərəkətlərə reaksiya verməlidir. Daxili araşdırmalar düzgün olmayan davranışın müəyyən edilməsində, dəymiş ziyanın qiymətləndirilməsində və təkrar baş verməsinin qarşısının alınmasında mühüm rol oynayır. Düzgün vasitələr araşdırma prosesini asanlaşdırır. Transkriptlər daxili araşdırma zamanı çox kömək edə bilər. Diqqətinizi çəkdiksə və transkripsiya xidmətimiz haqqında daha çox bilmək istəyirsinizsə, bizə bildirin.