استخدام النسخ في التحقيقات الداخلية
هل يمكن أن يكون النسخ مفيدًا للتحقيق الداخلي؟
يلعب التحقيق الداخلي دورًا كبيرًا في نظام أمان الشركة الفعال. يتم إجراؤها لعدة أسباب ، ولكن الهدف الرئيسي من هذا التحقيق هو معرفة ما إذا كانت السياسات واللوائح الداخلية تتعرض للانتهاك ، وإذا لزم الأمر ، تحديد إجراءات أخرى يتعين اتخاذها. أهم شيء يجب مراعاته أثناء إجراء تحقيق داخلي هو أن تظل موضوعيًا وتصحيح الحقائق. بدون معرفة الحقائق ، لا يمكن للشركة اتخاذ قرارات عقلانية وتخطيط مسار العمل. إذا تم انتهاك قوانين الشركة ، فمن المحتمل أن تعاني الشركات. يمكن أن يغطي التحقيق الداخلي مجموعة واسعة من الموضوعات المحتملة: الاحتيال ، والسرقة ، وخرق البيانات ، والتمييز ، والمضايقة ، ونزاعات التوظيف ، وسرقة الملكية الفكرية وما إلى ذلك. وتجدر الإشارة إلى أنه يمكن أيضًا إجراء التحقيقات الداخلية لفحص شكاوى العملاء أو حتى الدعاوى القضائية.
ما هي فوائد التحقيقات الداخلية؟
عندما تقرر الشركة إجراء تحقيق داخلي ، يمكن أن تستفيد كثيرًا: قد لا تحدث دعاوى قضائية أبدًا أو قد يتم سحب الاتهامات ، ويمكن للشركة أن تبدأ مفاوضات تسوية مع المتضررين ، ويمكن منع المزيد من الانتهاكات ، ويمكن تجنب العقوبات والعقوبات. يمكن أن تتجنب الشركة خسارة العملاء والعملاء ، ولن تتضرر سمعتها - نظرًا للحقائق التي لا يرقى إليها الشك ، يمكن إرسال رسالة واضحة على نطاق واسع للجمهور. من ناحية أخرى ، ستحصل الشركة على نظرة ثاقبة لموظفيها ومعرفة المسؤول بالضبط عن الانتهاكات والانتهاكات. بهذه الطريقة ، بينما سيواجه المخالفون عواقب أفعالهم غير الأخلاقية ، ستتم حماية الأطراف الأبرياء ، وبالتالي سيكون لديهم دافع أكبر لاتباع سياسات الشركة في المستقبل. تساعد التحقيقات الداخلية على تعزيز ثقافة الشفافية والامتثال.
التحقيق الداخلي خطوة بخطوة
من أهم الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء إجراء التحقيق الداخلي التأكد من إجرائه بطريقة تكون أقل ضررًا وتعطيلًا للشركة.
تحتاج إلى تحديد:
- الدافع من التحقيق الداخلي. لماذا يتم إجراؤها في المقام الأول؟
- أهداف التحقيق.
والخطوة التالية هي تعيين مجلس مسؤول عن التحقيق واستجواب الموظفين. هل يجب أن يكون موظفًا أم طرفًا ثالثًا؟ ربما محقق خاص؟ في بعض الأحيان يكون من الأفضل إحضار شخص محايد في اللعبة ، لأنه يميل إلى أن يكون أكثر مصداقية وموضوعية. أيضًا ، سيكونون أكثر حيادية وغير مرتبطين بالموظفين الذين يقابلونهم لأن هؤلاء ليسوا زملائهم في العمل. أيضًا ، لن يكون لدى الطرف الثالث تضارب في المصالح وهو أمر بالغ الأهمية أيضًا.
خطة المقابلة: الشهود الأساسيون والوثائق ذات الصلة
من المهم تحديد جميع الموظفين الذين قد يكونون متورطين في الانتهاكات المبلغ عنها أو انتهاكات سياسات الشركة. يجب أن يشمل هذا أيضًا جميع الموظفين السابقين الذين تركوا الشركة قبل أو بعد ارتكاب الخطأ المحتمل. عندما تقوم بالتحقيق مع شخص ما ، فإنك بالطبع تريد الوصول إلى بياناته الشخصية التي قدموها إلى الشركة. تواجه الشركات الدولية ، على وجه الخصوص ، مسؤولية أكبر لضمان امتثال تحقيقاتها للقوانين المحلية. في الولايات المتحدة ، لن تواجه أي مشاكل في الحصول على البيانات الشخصية ، ولكن إذا كنت تعمل في أوروبا ، فيجب أن تكون على دراية بقوانين العمل التي تحظر استخدام البيانات الشخصية للموظفين دون إذن منهم. على أي حال ، من المحتمل أن يكون تحديد المستندات ذات الصلة واسترجاعها ومراجعتها هو الجانب الأكثر استمرارًا في التحقيق الداخلي. يجب أن يحاول المحقق أن يكون منظمًا قدر الإمكان وأن يطور أسلوبًا منهجيًا لتحقيق أقصى استفادة من المستندات.
المقابلة
الآن ، عندما يتم الاهتمام بكل شيء أعلاه ، نأتي إلى الجزء الرئيسي من التحقيق: إجراء مقابلات مع الأفراد. ستكون هذه طريقة أساسية للحصول على الحقائق.
نظرًا لقضايا الاتساق ، سيكون من المثالي أن يقوم نفس الفريق من الأشخاص بإجراء جميع المقابلات. بهذه الطريقة يمكن التعرف على التناقضات في الشهادات على الفور.
إجراء مقابلة يبدو سهلا ، لكنه بعيد عن ذلك. المهمة هي طرح الأسئلة الصحيحة على الأشخاص المناسبين ويجب أن يتم ذلك بالطريقة الصحيحة. يجب أن يكون المحققون قد طوروا مهارات ناعمة - يجب أن يتمتعوا بمهارات استماع نشطة جيدة ، ويجب أن يكونوا عطوفين ، ولا ينبغي أن يكونوا متحيزين بأي حال من الأحوال ، ويجب أن يكونوا جيدًا في قراءة نظرات الإيماءات والوجه. النزاهة والموضوعية أمر لا بد منه. يحتاج المحققون إلى التحضير الكامل والدقيق للمقابلة ، أي يجب عليهم التفكير مليًا مسبقًا بشأن المعلومات المطلوبة ، ولكن أيضًا في كيفية حماية سرية الأطراف. تتيح الأسئلة المكتوبة أيضًا للمحقق إمكانية طرح الأسئلة نفسها على عدة أفراد.
في التحقيقات الخاصة ، الأمر الأساسي هو ألا يشعر الموظف الذي تتم مقابلته بالخوف أو التوتر. يجب على المحقق تجنب الضغط والإصرار على الإجابات إذا كان الموظف غير مرتاح ويشعر بأنه محاصر. أيضًا ، لا ينبغي طرح الأسئلة الموحية.
وتجدر الإشارة إلى أن الأشخاص الذين تمت مقابلتهم ليس لديهم وثائق متعلقة بالتحقيق الداخلي تحت تصرفهم ، ولا ينبغي إعطاؤهم أي معلومات ليست لديهم بالفعل ، ولا ينبغي إخبارهم بما قاله الآخرون.
في نهاية كل مقابلة ، يجب على المحقق تقديم ملخص ، يجب كتابته بطريقة واضحة وموجزة.
شواهد التحقيق وإنجازاته
يجب تحديد إجراءات واضحة حول الأدلة وكيفية طلبها وتسجيلها وتخزينها. سيحتاج المحقق إلى مستودع بيانات آمن لجميع المعلومات المجمعة ذات القيمة للتحقيق الداخلي.
عندما يجد المحقق أدلة واضحة ويعرضها على السبورة ، ينتهي التحقيق ببطء. وعادة ما يتم إغلاقها بتقرير يتضمن ملخصًا للاستنتاجات الرئيسية وتحليلًا لجميع الأدلة ذات الصلة. يجب أن يتضمن كيف حقق التحقيق أهدافه وحقق أهدافه. في بعض الأحيان ، بناءً على نوع المخالفة ، من المهم ضمان اتخاذ الإجراء العلاجي الصحيح. قد يكون من الضروري إرسال رسالة للجمهور حول بعض الحوادث. نصيحتنا هي أنه في حالة قول الشركة شيئًا للجمهور ، فمن الأفضل ترك هذا الأمر لوكالة العلاقات العامة ، لأن هذا عادة ما يكون مسألة حساسة للغاية قد تضر بالشركة.
كيف يمكن لـ Gglot تسهيل التحقيقات الداخلية؟
قد يكون لديك الأشخاص المناسبون للوظيفة ، ولكن يمكننا أن نقدم لك الأداة المناسبة. استخدام خدمات النسخ وتبسيط عملية التحقيق. دعونا نظهر لكم كيف:
- اكتب المقابلات
على الأرجح ، سيتم تسجيل المقابلات التي أجريت. يمكن للمحقق أن يجعل وظيفته أسهل بكثير ، إذا قرر أنه يريد نسخ التسجيلات. هذا يعني أن المحقق سيكون أمامه كل ما قيل ، أسود على أبيض. لن تترك المقابلة المكتوبة أي مجال للأخطاء وسوء التقدير والارتباك. سيسهل عملية كتابة الملخص. كل هذا سيترك للمحقق المزيد من وقت الفراغ لتكريسه لأشياء أخرى.
- نسخ تسجيلات الاجتماع
يمكن استخدام نسخ تسجيلات اجتماعات الموظفين لمنع الاحتيال. تجعل عمليات النسخ من السهل اكتشاف أنماط المحادثة التي تدق المنبه وتعمل كرادع. لن تحتاج إلى الانتظار حتى يحدث انتهاك لسياسات الشركة بالفعل ، لأنه بهذه الطريقة يمكن القضاء على أي سلوك مشبوه في مهده.
- النسخ وخدمة العملاء
ألن يكون رائعًا أنه عند حدوث شكاوى من العملاء، يمكن للمدير إجراء محادثات بين الموظف والعميل بشكل مكتوب أمامه حتى يتمكن من تحليل ما حدث بالفعل خطوة بخطوة؟ يمكن أن يساعد Gglot في الحفاظ على الموضوعية والحصول على رؤية واضحة لسوء الفهم الذي يحدث للأشخاص الأكثر ودية الذين يعملون في خدمة العملاء.
- النسخ لأغراض التدريب
تريد بعض الشركات من موظفيها إجراء تحقيقات داخلية كجزء من تدريب الموارد البشرية. كما ذكرنا سابقًا ، هذا إجراء معقد. لا يمتلك معظم الأشخاص المهارات اللازمة للقيام بعمل جيد في هذا المجال ، لذا تقدم لهم شركتهم جلسات تدريبية ومقابلات وهمية حتى يتمكنوا من أداء أفضل ويكونوا أكثر ثقة بمجرد إجراء المقابلة الفعلية. قبل كل شيء ، يجب أن يتعلم المحققون المحتملون كيفية العمل بطريقة دؤوبة وفعالة وأخلاقية. أحد الاحتمالات هو أن تلك المقابلات الوهمية يتم تسجيلها ونسخها ، بحيث يمكن استخدامها كمواد تعليمية قيمة. يمكن للمحققين المحتملين مراجعة النص ، وتحديد جميع أوجه القصور لديهم ، ومعرفة الأسئلة التي أغفلوا طرحها ، وما قد يكونون قد صاغوه بطريقة أفضل ، وتحسين أدائهم العام.
تخضع الشركات اليوم لتدقيق شديد ، وبالتالي تزداد احتمالية رفع الشكاوى أو الدعاوى القضائية. وفقًا للإحصاءات ، فإن الشركة التي يبلغ متوسط عدد أفرادها 500 شخص تواجه الآن حوالي سبع شكاوى سنويًا. يعتبر الاحتيال والسرقة والمهاجمة مشكلة كبيرة في عالم الأعمال اليوم. لذلك ، يتعين على الشركات الرد على أي ادعاءات أو مخالفات من هذا القبيل. تلعب التحقيقات الداخلية دورًا حيويًا في تحديد السلوك غير اللائق وتقييم الضرر ومنع حدوثه مرة أخرى. الأدوات الصحيحة تسهل عملية التحقيق. يمكن أن تكون النصوص مفيدة للغاية في سياق التحقيق الداخلي. إذا لفتنا انتباهك وتريد معرفة المزيد عن خدمة النسخ ، فأخبرنا بذلك.