በውስጣዊ ምርመራዎች ውስጥ የጽሑፍ ቅጂን መጠቀም
ግልባጭ ለውስጣዊ ምርመራ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል?
ውጤታማ በሆነ የኩባንያ ደህንነት ስርዓት ውስጥ የውስጥ ምርመራ ትልቅ ሚና ይጫወታል። በተለያዩ ምክንያቶች ይከናወናሉ, ነገር ግን የእንደዚህ አይነት ምርመራ ዋና ግብ የውስጥ ፖሊሲዎች እና ደንቦች እየተጣሱ መሆናቸውን እና አስፈላጊ ከሆነ ተጨማሪ እርምጃዎችን መሾም ነው. የውስጥ ምርመራ በሚካሄድበት ጊዜ ሊታሰብበት የሚገባው በጣም አስፈላጊው ነገር ተጨባጭ ሆኖ መቆየት እና እውነታውን በትክክል ማግኘት ነው. እውነታውን ሳያውቅ ኩባንያው ምክንያታዊ ውሳኔዎችን ማድረግ እና የድርጊት ሂደቱን ማቀድ አይችልም. የኩባንያ ሕጎች ከተጣሱ ንግዶች ምናልባት ሊሰቃዩ ይችላሉ። የውስጥ ምርመራ የተለያዩ ሊሆኑ የሚችሉ ርዕሰ ጉዳዮችን ሊሸፍን ይችላል፡ ማጭበርበር፣ ማጭበርበር፣ መረጃን መጣስ፣ አድሎአዊ ድርጊት፣ የህዝብ ቅስቀሳ፣ የቅጥር ውዝግብ፣ የአእምሮ ንብረት ስርቆት ወዘተ.
የውስጥ ምርመራዎች ጥቅሞች ምንድ ናቸው?
አንድ ኩባንያ የውስጥ ምርመራ ለማካሄድ ሲወስን ብዙ ሊጠቅሙ ይችላሉ፡ ክሶች በጭራሽ አይከሰቱም ወይም ክሶች ሊነሱ ይችላሉ፣ ኩባንያው ከተጎዱት ጋር የመፍትሄ ድርድር ሊጀምር ይችላል፣ ተጨማሪ ጥሰቶችን መከላከል ይቻላል፣ ቅጣቶች እና እቀባዎች ማስቀረት ይችላሉ። ኩባንያው ደንበኞችን እና ደንበኞችን ከማጣት ይቆጠባል, እና ስሙ አይጎዳም - በማይታለሉ እውነታዎች ምክንያት ግልጽ የሆነ ሰፊ መልእክት ለህዝብ ሊላክ ይችላል. በሌላ በኩል, ኩባንያው ስለ ሰራተኞቻቸው ጥሩ ግንዛቤን ያገኛል እና ለጥሰቶቹ እና ጥሰቶች በትክክል ተጠያቂው ማን እንደሆነ ይወቁ. በዚህ መንገድ፣ ጥፋተኞች በሥነ ምግባር የጎደላቸው ድርጊቶቻቸው ምክንያት መዘዝ ቢገጥማቸውም፣ ንጹሐን ወገኖች ጥበቃ ይደረግላቸዋል እና ስለሆነም ወደፊት የኩባንያውን ፖሊሲዎች ለመከተል የበለጠ ይነሳሳሉ። የውስጥ ምርመራዎች ግልጽነት እና ታዛዥነት ባህልን ለማሳደግ ይረዳሉ.
የውስጥ ምርመራ ደረጃ በደረጃ
የውስጥ ምርመራ በሚደረግበት ጊዜ ሊታሰብባቸው ከሚገቡት በጣም አስፈላጊ ነገሮች ውስጥ አንዱ በኩባንያው ላይ አነስተኛ ጉዳት እና ረብሻ በሌለው መንገድ መከናወኑን ማረጋገጥ ነው።
መወሰን አለብህ፡-
- የውስጣዊ ምርመራው ተነሳሽነት. ለምን በመጀመሪያ ደረጃ ይካሄዳል?
- የምርመራው ግቦች.
ቀጣዩ እርምጃ የምርመራ እና ሰራተኞቹን የሚመረምር ቦርድ መመደብ ነው። ሰራተኛ ወይም ሶስተኛ ወገን መሆን አለበት? ምናልባት የግል መርማሪ? አንዳንድ ጊዜ በጨዋታው ውስጥ ገለልተኛ የሆነን ሰው ማምጣት የተሻለ ነው, ምክንያቱም እነሱ የበለጠ ተዓማኒ እና ተጨባጭ ናቸው. እንዲሁም፣ እነዚያ የስራ ባልደረቦቻቸው ስላልሆኑ የበለጠ ገለልተኛ ይሆናሉ እና ቃለ መጠይቅ ከሚያደርጉላቸው ሰራተኞች ጋር አይጣመሩም። እንዲሁም፣ ሶስተኛ ወገን የጥቅም ግጭት አይኖረውም ይህም እንዲሁ ወሳኝ ነው።
የቃለ መጠይቅ እቅድ: ቁልፍ ምስክሮች እና ተዛማጅ ሰነዶች
በኩባንያው ፖሊሲዎች ውስጥ በተጠቀሱት ጥሰቶች ወይም ጥሰቶች ውስጥ ሊሳተፉ የሚችሉትን ሁሉንም ሰራተኞች መለየት አስፈላጊ ነው. ይህ ከድርጅቱ ብዙም ሳይቆይ ወይም ሊከሰት ከሚችለው ጥፋት በኋላ የወጡትን የቀድሞ ሰራተኞችን ሁሉ ማካተት አለበት። አንድን ሰው በሚመረመሩበት ጊዜ ለኩባንያው የሰጡትን የግል መረጃቸውን ማግኘት ይፈልጋሉ። ዓለም አቀፍ ንግዶች፣ በተለይም፣ ምርምራቸው የአካባቢ ህጎችን የሚያከብር መሆኑን ለማረጋገጥ ትልቅ ኃላፊነት ይጠብቃቸዋል። በዩኤስ ውስጥ የግል መረጃን ለማግኘት ምንም አይነት ችግር አይኖርብዎትም ነገር ግን በአውሮፓ ውስጥ የሚሰሩ ከሆነ የሰራተኞችን የግል መረጃዎች ያለፈቃዳቸው መጠቀምን የሚከለክሉትን የአሰሪና ሰራተኛ ህጎች ማወቅ አለቦት። ያም ሆነ ይህ, ተዛማጅ ሰነዶችን መለየት, ሰርስሮ ማውጣት እና መገምገም ምናልባት የውስጥ ምርመራው በጣም ዘላቂው ገጽታ ሊሆን ይችላል. መርማሪው በተቻለ መጠን ለመዋቅር መሞከር እና ከሰነዶቹ ምርጡን ለማግኘት ስልታዊ አቀራረብን ማዘጋጀት አለበት።
ቃለ ምልልሱ
አሁን፣ ከላይ ያለው ነገር ሁሉ እንክብካቤ ሲደረግለት፣ ወደ ዋናው የምርመራ ክፍል ደርሰናል፡ ግለሰቦችን ቃለ መጠይቅ። ይህ እውነታዎችን ለማግኘት ቀዳሚ መንገድ ይሆናል።
በወጥነት ጉዳዮች ምክንያት አንድ አይነት የሰዎች ቡድን ሁሉንም ቃለመጠይቆች ቢያደርጉ ጥሩ ነው። በዚህ መንገድ በምስክርነት ውስጥ ያሉ ቅራኔዎች ወዲያውኑ ሊታወቁ ይችላሉ።
ቃለ መጠይቅ ማድረግ ቀላል ይመስላል, ግን ከእሱ የራቀ ነው. ተግባሩ ለትክክለኛዎቹ ሰዎች ትክክለኛ ጥያቄዎችን መጠየቅ ነው እና በትክክለኛው መንገድ መከናወን አለበት. መርማሪዎቹ ለስላሳ ችሎታዎች ማዳበር አለባቸው - ጥሩ ንቁ የመስማት ችሎታ ሊኖራቸው ይገባል፣ ሩህሩህ መሆን አለባቸው፣ በምንም መልኩ አድሏዊ መሆን የለባቸውም እና የጌስትራል እና የፊት እይታዎችን በማንበብ ጥሩ መሆን አለባቸው። ፍትሃዊነት እና ተጨባጭነት የግድ አስፈላጊ ናቸው. መርማሪዎቹ ለቃለ መጠይቁ በደንብ እና በጥንቃቄ መዘጋጀት አለባቸው ማለትም ምን ዓይነት መረጃ እንደሚያስፈልግ ነገር ግን የተጋጭ አካላትን ሚስጥራዊነት እንዴት መጠበቅ እንዳለበት አስቀድሞ ማሰብ አለባቸው. የተጻፉ ጥያቄዎችም መርማሪው ተመሳሳይ ጥያቄዎችን ለብዙ ግለሰቦች እንዲጠይቅ ያስችለዋል።
በግል ምርመራዎች ውስጥ ቃለ መጠይቅ የተደረገለት ሰራተኛ ፍርሃት ወይም ጭንቀት እንዳይሰማው ማድረግ አስፈላጊ ነው። መርማሪው ሰራተኛው ካልተመቸ እና እንደተያዘ ከተሰማው ከመጫን እና መልሶችን ላይ አጥብቆ ከመናገር መቆጠብ አለበት። እንዲሁም፣ ቀስቃሽ ጥያቄዎች መቅረብ የለባቸውም።
ቃለ መጠይቅ የተደረገላቸው ከውስጥ ምርመራ ጋር የተገናኘ ሰነድ እንደሌላቸው፣ ቀድሞውንም የሌላቸው መረጃ ሊሰጣቸው እንደማይገባና ሌሎች ጠያቂዎች የተናገሩትን ሊነገራቸው እንደማይገባ ሊሰመርበት ይገባል።
በእያንዳንዱ ቃለ መጠይቅ መጨረሻ ላይ መርማሪው ማጠቃለያ መስጠት አለበት, እሱም ግልጽ እና አጭር በሆነ መንገድ መፃፍ አለበት.
የምርመራው ማስረጃ እና ስኬቶች
ስለማስረጃ ግልጽ የሆኑ ሂደቶች እና እንዴት መፈለግ፣ መመዝገብ እና ማከማቸት እንዳለበት መወሰን አለበት። መርማሪው ለውስጣዊ ምርመራ ዋጋ ያለው መረጃ ለሁሉም ደህንነቱ የተጠበቀ የውሂብ ማከማቻ ያስፈልገዋል።
መርማሪው ግልጽ ማስረጃዎችን አግኝቶ ለቦርዱ ሲያሳያቸው፣ ምርመራው ቀስ በቀስ ያበቃል። አብዛኛውን ጊዜ በሪፖርት ይዘጋል ዋና መደምደሚያዎችን ማጠቃለያ እና ሁሉንም ተዛማጅ ማስረጃዎች ትንተና. ምርመራው ዓላማውን እንዴት እንዳሳካ እና ዓላማውን እንዳሳለፈ ማካተት አለበት። አንዳንድ ጊዜ, እንደ ጥፋቱ አይነት, ትክክለኛውን የእርምት እርምጃ መወሰዱን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው. ስለ አንዳንድ ክስተቶች ለሕዝብ መልእክት መላክ አስፈላጊ ሊሆን ይችላል። የእኛ ምክር ኩባንያው አንድ ነገር ለሕዝብ የሚናገር ከሆነ ይህንን ለ PR ኤጀንሲ መተው ጥሩ ነው ፣ ምክንያቱም ይህ ብዙውን ጊዜ ኩባንያውን ሊጎዳ የሚችል በጣም ረቂቅ ጉዳይ ነው።
Gglot የውስጥ ምርመራዎችን እንዴት ቀላል ማድረግ ይችላል?
ለሥራው ትክክለኛ ሰዎች ሊኖሩዎት ይችላሉ ነገርግን ትክክለኛውን መሳሪያ ልንሰጥዎ እንችላለን። የጽሑፍ ግልባጭ አገልግሎቶችን ይጠቀሙ እና የምርመራ ሂደቱን ቀላል ያድርጉት። እንዴት እንደሆነ እናሳይህ፡-
- ቃለመጠይቆቹን ገልብጥ
ምናልባትም ፣ የተካሄዱት ቃለ-መጠይቆች ሊቀረጹ ነው። ቀረጻዎቹ እንዲገለበጡ እንደሚፈልግ ከወሰነ መርማሪው ስራውን በጣም ቀላል ያደርገዋል። ያም ማለት መርማሪው የተነገረውን ሁሉ ከፊት ለፊቱ ጥቁር ነጭ ይሆናል ማለት ነው. የተገለበጠ ቃለ መጠይቅ ለስህተቶች፣ ለተሳሳቱ ፍርዶች እና ግራ መጋባት ምንም ቦታ አይሰጥም። ማጠቃለያውን የመጻፍ ሂደቱን ያመቻቻል. ይህ ሁሉ መርማሪው ለሌሎች ነገሮች እንዲሰጥ የበለጠ ነፃ ጊዜ ይተዋል.
- የስብሰባ ቅጂዎችን ገልብጥ
የሰራተኞች ስብሰባ ቅጂዎችን መገልበጥ ማጭበርበርን ለመከላከል ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል። የጽሑፍ ግልባጮች ማንቂያውን የሚደውሉ እና እንደ መከላከያ የሚሠሩ የውይይት ቅጦችን ለማግኘት በጣም ቀላል ያደርጉታል። የኩባንያው ፖሊሲዎች መጣስ በትክክል እስኪከሰት ድረስ መጠበቅ አያስፈልግዎትም ምክንያቱም በዚህ መንገድ ማንኛውም የተጠረጠረ ባህሪ በእንቁላሉ ውስጥ ሊወድቅ ይችላል.
- ግልባጭ እና የደንበኛ አገልግሎት
የደንበኞች ቅሬታዎች በሚፈጠሩበት ጊዜ ሥራ አስኪያጁ በሠራተኛው እና በደንበኛው መካከል በጽሑፍ በተፃፈ ቅጽ ፊት ለፊት መነጋገር መቻሉ በእውነቱ የሆነውን ነገር ደረጃ በደረጃ እንዲተነተን ቢያደርግ ጥሩ አይሆንም? Gglot ተጨባጭ ሆኖ እንዲቆይ እና በደንበኞች አገልግሎት ውስጥ ለሚሰሩ በጣም ወዳጃዊ ሰዎች በሚደርስባቸው የተሳሳቱ ግንኙነቶች ላይ ግልጽ ግንዛቤ እንዲኖርዎት ይረዳል።
- ለስልጠና ዓላማዎች ግልባጭ
አንዳንድ ኩባንያዎች ሰራተኞቻቸው እንደ HR ስልጠና አካል የውስጥ ምርመራዎችን እንዲያደርጉ ይፈልጋሉ. ቀደም ሲል እንደተናገረው, ይህ ውስብስብ ሂደት ነው. ብዙ ሰዎች በዚህ ጎራ ውስጥ ጥሩ ስራ ለመስራት አስፈላጊ ክህሎቶች ስለሌላቸው ድርጅታቸው የተሻለ ስራ እንዲሰሩ እና ትክክለኛውን ቃለ መጠይቅ ካደረጉ በኋላ የበለጠ በራስ መተማመን እንዲኖራቸው የስልጠና ክፍለ ጊዜዎችን እና የፌዝ ቃለመጠይቆችን ይሰጣቸዋል። ከሁሉም በላይ ሊሆኑ የሚችሉ መርማሪዎች በትጋት፣ በብቃት እና በስነምግባር እንዴት እንደሚሰሩ መማር አለባቸው። አንደኛው አማራጭ እነዚያ የማሾፍ ቃለ-መጠይቆች የተቀረጹ እና የተገለበጡ መሆናቸው ጠቃሚ ትምህርታዊ ጽሑፎች ሆነው ሊያገለግሉ ይችላሉ። ሊሆኑ የሚችሉ መርማሪዎች ግልባጩን ማለፍ፣ ሁሉንም ጉድለቶቻቸውን ምልክት ማድረግ፣ የትኞቹን ጥያቄዎች ለመጠየቅ እንደተተዉ፣ ምን በተሻለ መንገድ እንደቀረጹ ማየት እና አጠቃላይ አፈፃፀማቸውን ማሻሻል ይችላሉ።
ዛሬ ኩባንያዎች በከፍተኛ ሁኔታ እየተመረመሩ ነው, እና ስለዚህ ቅሬታዎች ወይም ክስ የመከሰቱ ዕድል እየጨመረ ነው. በስታቲስቲክስ መሰረት በአማካይ 500 ሰው ያለው ኩባንያ በአመት ሰባት ቅሬታዎች ያጋጥመዋል። ማጭበርበር፣ ስርቆት እና፣ ማወናበድ በዛሬው የንግድ ዓለምም ትልቅ ችግር ነው። ስለዚህ ኩባንያዎች ለእንደዚህ አይነት ውንጀላዎች ወይም ስህተቶች ምላሽ መስጠት አለባቸው. የውስጥ ምርመራዎች ተገቢ ያልሆኑ ድርጊቶችን በመለየት፣ ጉዳቱን በመገምገም እና ዳግም እንዳይከሰት ለመከላከል ወሳኝ ሚና ይጫወታሉ። ትክክለኛዎቹ መሳሪያዎች የምርመራውን ሂደት ያመቻቹታል. ግልባጮች በውስጣዊ ምርመራ ሂደት ውስጥ ትልቅ እገዛ ሊሆኑ ይችላሉ። የእርስዎን ትኩረት ከያዝን እና ስለ ግልባጭ አገልግሎታችን የበለጠ ማወቅ ከፈለጉ ያሳውቁን።