Pokyny krok za krokom na prepis rozhovorov pre klientske projekty

Pokyny na prepis rozhovorov pre klientske projekty:

Ekonomickí špecialisti by mali mať možnosť rýchlo prepisovať rozhovory pre zákazníkov a klientske projekty – je to základný aspekt činnosti. Čím rýchlejšie prepíšete subjektívne informácie, ako sú stretnutia s klientmi a cieľové skupiny, tým rýchlejšie získate pre svojich zákazníkov dôležité obchodné štatistiky.

Hĺbkové rozhovory so zákazníkmi, známe aj ako kvalitatívne stretnutia, umožňujú organizáciám preskúmať ich súčasné aktivity a objaviť oblasti rozvoja. Nahliadnutím do psychologického rámca svojich zákazníkov môžu podnikatelia nájsť, čo funguje, čo nie a čo je potrebné zmeniť. Údaje extrahované týmito metódami vám môžu pomôcť:

Rozpoznať očakávania a potreby zákazníkov

Vymýšľajte prístupy na zlepšenie položiek, produktov a služieb

Získajte kontextové pochopenie toho, ako klienti využívajú váš produkt

Zlepšite marketingové informácie a správy

Krátky úvod do rozhovorov so zákazníkmi

Rozhovory so zákazníkmi sú bežným mechanizmom na zhromažďovanie hlasu zákazníka (VOC). Rozhovory so zákazníkmi sa zvyčajne vedú individuálne s individuálnym zákazníkom alebo s malým počtom ľudí z rovnakého podniku alebo rodinnej jednotky. Poskytujú príležitosť získať podrobné informácie od jedného zákazníka.

Rozhovory so zákazníkmi sa používajú na pochopenie nasledujúceho:

• Aké sú obchodné problémy zákazníka (ak existujú)?
• Aký je problém alebo potreba zákazníka?
• Ako konkrétny produkt vyrieši problém alebo potrebu zákazníka?
• Aké sú špecifické potreby zákazníkov, ktoré musia byť uspokojené, aby sa vyriešil problém zákazníka?
• Aké sú priority týchto potrieb? Čo je pre zákazníka najdôležitejšie pri rozhodovaní o kúpe?
• Aké sú silné a slabé stránky našich produktov v porovnaní s konkurenciou?

Prvým krokom v celom procese je určiť, s ktorými zákazníkmi pohovor. Na základe charakteristík alebo rozmerov segmentu trhu by vaša organizácia mala spolupracovať s marketingovým a obchodným špecialistom, aby identifikovala potenciálnych zákazníkov. Mali by ste mať na pamäti, akí sú vaši súčasní zákazníci, akí sú zákazníci vašej konkurencie a akí sú potenciálni zákazníci oboch. Na návštevy a pohovory so zákazníkmi by ste mali využívať rôzne firemné kontakty, kanály a mechanizmy. Ak sú rozhovory s firmou, naplánujte si stretnutia s jednotlivcami v rôznych funkciách, ktoré interagujú s produktom. To by zahŕňalo priamych používateľov, osoby s rozhodovacou právomocou o nákupe, podporu, dátové centrá atď.

Vo všeobecnosti existujú dva typy zákazníckych rozhovorov: plánované a ad-hoc. Plánované pohovory sú naplánované vopred a zvyčajne dlhšie trvajú (napr. pol až dve hodiny. Ad-hoc pohovory sa vyžadujú na mieste (napr. v nákupnom stredisku alebo obchode) a trvajú kratšie (napr. päť do pätnástich minút)

Dôležité je pripraviť sa na pohovor vopred. Často je potrebné naplánovať si plánované pohovory aspoň jeden až tri týždne vopred, preto si naplánujte primeraný čas. Vytvorte správu o výhodách, napr. kľúčovú úlohu pri definovaní produktu novej generácie, definujte produkt, ktorý najlepšie vyhovuje ich potrebám. Stanovte si očakávania týkajúce sa množstva potrebného času (napr. pohovor zaberie 30 minút alebo 60 minút), účelu (napr. sme tu, aby sme si vypočuli vaše problémy a potreby; toto nie je predajný hovor), prípravy (napr. nie je potrebná žiadna príprava) a iné hľadiská (napr. sa nebudú požadovať žiadne vlastnícke informácie). Vytvorte si scenár alebo zoznam otázok, ktoré budú viesť pohovor a zaistite, že získate potrebné informácie.

Pri vedení rozhovorov jedna osoba kladie otázky a jedna osoba by si mala robiť poznámky. Zvážte zvukový alebo video záznam rozhovoru, ale najprv získajte povolenie. Hostiteľa môže hrať marketingový alebo obchodný zástupca spoločnosti, s ktorou sa vedie pohovor. Počas rozhovoru sa uistite, že pokryjete oblasti diskusie o scenári, ale počítajte s diskusiou s otvoreným koncom. Môže byť potrebné naplánovať následný pohovor, aby sa preskúmali potreby, ktoré boli určené, ich priority a aby sa získalo ďalšie súťažné hodnotenie.

Po pohovore bude potrebné zhrnúť poznámky z pohovoru a akékoľvek nahrávky a rozdeliť ich do súboru odlišných potrieb zákazníkov.

Niekoľko tipov na efektívne rozhovory so zákazníkmi

Pred uskutočnením rozhovorov so zákazníkmi je potrebné zvážiť niekoľko vecí:

• Zamerajte sa na problém. Prvá vec, ktorú treba pochopiť: Nič nepredávate. Je pravdepodobné, že ešte nemáte čo predať, takže sa najskôr zamerajte na problém.
• Definujte archetypy zákazníkov. Je dôležité pochopiť, s kým sa potrebujete rozprávať. Neponáhľajte sa, keď definujete zákazníka. Dajte im mená. Neuvádzajte len zoznam inštitúcií. Pochopte ich úlohu.
• Rozvíjajte agilné myslenie. Aj keď chcete udržať konverzáciu na tému, je dôležité zostať agilný, keď sa objavia neočakávané a nové informácie. Agility vám umožní pokračovať v rozhovore, aby ste získali relevantnejšie a zmysluplnejšie informácie.
• Buďte pripravení počúvať a učiť sa. Oplatí sa zopakovať: nič nepredávaš. Vaším cieľom je zhromaždiť čo najviac cenných informácií. Pomáha nahrávať rozhovory so zákazníkmi – s povolením –, aby ste mohli zostať plne zapojení do konverzácie a zároveň zabezpečiť, aby ste počas rozhovoru zachytili všetky informácie.
• Vykonajte video rozhovory, ak je to možné. Zatiaľ čo nič celkom nenahradí osobné rozhovory, počas pandémie COVID-19 sú videorozhovory hodnou alternatívou. Na rozdiel od e-mailových alebo telefonických rozhovorov vám videohovory umožňujú nadviazať spojenie a lepšie čítať výrazy tváre ľudí, keď s vami zdieľajú informácie.
• Vytvorte konzistentný systém na analýzu výsledkov vášho pohovoru. Pred začatím pohovorov definujte metriky a demografické údaje, ktoré sú pre vás dôležité. To vám umožní vyhodnotiť odpovede na pohovor z hľadiska opakujúcich sa potrieb, nápadov a bolestivých bodov.

Aký počet kvalitatívnych stretnutí by bolo pre vás vhodné viesť?

Po tomto krátkom úvode musíte zvážiť, koľko rozhovorov by bolo pre vás vhodné viesť? Aby som to povedal na rovinu, záleží. Aké sú túžby vášho zákazníka? Aký majetok máte? Koľko času máte? Aký je rozsah vašej úlohy? Toto sú úplne zásadné úvahy. Možno sa budete musieť porozprávať so šiestimi ľuďmi. Môže to byť 12 osôb. Môže to byť 60 osôb.

Keď riadite stretnutia, vediete rozhovory a skúmate údaje, ktoré zhromažďujete, budete mať možnosť sledovať, či je vaša aktuálna veľkosť vzorky primeraná alebo či je potrebné ďalšie vyšetrenie. Efektívne rozhovory a úspešné cieľové skupiny zvyčajne trvajú 30 minút až hodinu a pol. Navyše, čím väčšia je veľkosť vzorky, tým viac zvuku alebo videa budete musieť po stretnutí zvládnuť.

Ako rýchlo a bez problémov prepísať rozhovory pre klientske projekty

Výskumní špecialisti potrebujú zariadenia a nástroje, aby ich pracovné procesy po pohovore boli také produktívne, ako by sa za daných okolností dalo očakávať. Prepisovať dlhé úseky zvukových alebo video záznamov zo stretnutí a cieľových skupín je neuveriteľne únavné. Tento čas by sa dal využiť lepšie spoluprácou so zákazníkmi na zlepšení ich podnikania.

V každom prípade by sa tieto stretnutia mali prepisovať čo najrýchlejšie. Umožní vám to získať poznatky, ktoré by vám mohli pomôcť pri kalibrácii a úprave procesu pohovoru. Môžete si všimnúť ďalšie otázky, ktoré môžete pridať do svojho sprievodcu pohovorom, alebo otázky, ktoré je potrebné trochu upraviť. Možno, že vaša súčasná skupina predmetov pohovoru nie je úplne vhodná pre vaše špecifické motivácie; prepisy ich rozhovorov vám môžu pomôcť pri rozhodovaní, či máte nájsť nejaké iné rôzne cieľové predmety rozhovoru.

Prepis rozhovorov nie je najzaujímavejší podnik – jednoducho sa opýtajte každého jednotlivca, ktorý niekedy prepisoval stretnutie. Nájdenie správnych zariadení na nahrávanie a prepis zvuku rozhovoru môže viesť k zníženiu mozgových bolestí a zrýchleniu cyklu.

Našťastie prepisovacia služba ako Gglot má svoju vlastnú nahrávaciu aplikáciu a rýchly, 99% presný prepis. Pomocou bezplatnej aplikácie, akou je napríklad Gglot Voice Recorder, môžete nahrávať stretnutia a skupinové stretnutia priamo do telefónu. Okrem skvelého záznamu stretnutia vám aplikácia tiež umožňuje:

• Požiadajte v aplikácii o 99% presné prepisy
• Vytvorte a upravte nahrávku v aplikácii
• Zdieľajte záznam pomocou Dropboxu z aplikácie
• Zálohujte zvukové dokumenty v Dropboxe
• Môžete tiež priamo preniesť svoje zvukové alebo video záznamy na Gglot.com a kliknutím na „Začať“ získate prekvapivo rýchlo presné prepisy.

V prípade, že požadujete prepisy pre kvalitatívne výskumné rozhovory, žiadosť o skutočný doslovný prepis môže byť pre vás užitočným prínosom. Táto stratégia prepisu zachytí zastávky, falošné začiatky, slová ako „ehm“ a „uh“ a smiech. V tomto zmysle pochopíte, čo hovoria vaši opýtaní a ako to uvádzajú. Tento dodatočný kontext môže poskytnúť vášmu skúmaniu – a vašim zákazníkom – hlbší stupeň pochopenia reakcií.

Prekladanie rozhovorov so štatistickým zisťovaním by nemalo byť nudným aspektom cyklu. Gglot ponúka rýchle, presné a cenovo dostupné prepisy, ktoré vedcom umožňujú sústrediť sa na skúmanie ich informácií, zlepšovanie stretnutí a sprostredkovanie dôležitých informácií svojim zákazníkom.