Βήμα προς βήμα οδηγίες για τη μεταγραφή συνεντεύξεων για έργα πελατών

Οδηγίες για τη μεταγραφή συνεντεύξεων για έργα πελατών:

Οι ειδικοί της οικονομίας θα πρέπει να έχουν την επιλογή να μεταγράφουν γρήγορα συνεντεύξεις για επιχειρήσεις πελατών και έργα πελατών — είναι μια ουσιαστική πτυχή της δραστηριότητας. Όσο πιο γρήγορα μεταγράφετε υποκειμενικές πληροφορίες, όπως συναντήσεις πελατών και ομάδες εστίασης, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να συγκεντρώσετε σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες για τους πελάτες σας.

Οι σε βάθος συνεντεύξεις πελατών, γνωστές και ως ποιοτικές συναντήσεις, επιτρέπουν στους οργανισμούς να διερευνήσουν τις τρέχουσες δραστηριότητές τους και να ανακαλύψουν τομείς προς ανάπτυξη. Ρίχνοντας μια ματιά στο ψυχολογικό πλαίσιο των πελατών τους, οι επιχειρηματίες μπορούν να βρουν τι λειτουργεί, τι όχι και τι πρέπει ρητά να αλλάξει. Τα δεδομένα που εξάγονται με αυτές τις μεθόδους μπορούν να σας βοηθήσουν να:

Αναγνωρίστε τις προσδοκίες και τις ανάγκες των πελατών

Ιδανικές προσεγγίσεις για τη βελτίωση αντικειμένων, προϊόντων και υπηρεσιών

Αποκτήστε μια πλήρη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι πελάτες χρησιμοποιούν το προϊόν σας

Αυξήστε τις πληροφορίες και τα μηνύματα μάρκετινγκ

Μια σύντομη εισαγωγή στις συνεντεύξεις πελατών

Οι συνεντεύξεις πελατών είναι ένας κοινός μηχανισμός για τη συγκέντρωση της φωνής του πελάτη (VOC). Οι συνεντεύξεις πελατών διεξάγονται συνήθως κατ' ιδίαν με έναν μεμονωμένο πελάτη ή με μικρό αριθμό ατόμων από την ίδια επιχείρηση ή οικογενειακή μονάδα. Παρέχουν την ευκαιρία να λάβετε σε βάθος πληροφορίες από έναν μόνο πελάτη.

Οι συνεντεύξεις πελατών χρησιμοποιούνται για να κατανοήσουν τα ακόλουθα:

• Ποια είναι τα επιχειρηματικά ζητήματα του πελάτη (αν υπάρχουν);
• Ποιο είναι το πρόβλημα ή η ανάγκη του πελάτη;
• Πώς θα λύσει το συγκεκριμένο προϊόν το πρόβλημα ή την ανάγκη του πελάτη;
• Ποιες είναι οι συγκεκριμένες ανάγκες των πελατών που πρέπει να ικανοποιηθούν για την αντιμετώπιση του προβλήματος του πελάτη;
• Ποιες είναι οι προτεραιότητες αυτών των αναγκών; Τι είναι πιο σημαντικό για τον πελάτη στη λήψη μιας απόφασης αγοράς;
• Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία των προϊόντων μας έναντι του ανταγωνισμού;

Το πρώτο βήμα σε όλη τη διαδικασία είναι να προσδιορίσετε ποιους πελάτες θα πάρετε συνέντευξη. Με βάση τα χαρακτηριστικά ή τις διαστάσεις του τμήματος αγοράς, ο οργανισμός σας θα πρέπει να συνεργαστεί με ειδικό μάρκετινγκ και πωλήσεων προκειμένου να εντοπίσει πιθανούς πελάτες. Θα πρέπει να έχετε κατά νου ποιοι είναι οι τρέχοντες πελάτες σας, ποιοι είναι οι πελάτες του ανταγωνιστή σας και ποιοι είναι οι πιθανοί πελάτες και των δύο. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία εταιρικών επαφών, καναλιών και μηχανισμών για να πραγματοποιήσετε επισκέψεις και συνεντεύξεις πελατών. Εάν οι συνεντεύξεις είναι με μια επιχείρηση, προγραμματίστε συναντήσεις με άτομα σε διαφορετικές λειτουργίες που αλληλεπιδρούν με το προϊόν. Αυτό θα περιλαμβάνει άμεσους χρήστες, υπεύθυνους λήψης αποφάσεων αγορών, υποστήριξη, κέντρα δεδομένων κ.λπ.

Γενικά, υπάρχουν δύο τύποι συνεντεύξεων πελατών: προγραμματισμένες και ad-hoc. Οι προγραμματισμένες συνεντεύξεις προγραμματίζονται εκ των προτέρων και συνήθως μεγαλύτερης διάρκειας (π.χ. μισή έως δύο ώρες. Οι συνεντεύξεις ad-hoc ζητούνται επί τόπου (π.χ. σε ένα εμπορικό κέντρο ή κατάστημα) και είναι μικρότερης διάρκειας (π.χ. πέντε έως δεκαπέντε λεπτά)

Είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε για τη συνέντευξη εκ των προτέρων. Συχνά είναι απαραίτητο να προγραμματίσετε προγραμματισμένες συνεντεύξεις τουλάχιστον μία έως τρεις εβδομάδες νωρίτερα, επομένως προγραμματίστε επαρκή χρόνο παράδοσης. Δημιουργήστε ένα μήνυμα πλεονεκτημάτων, π.χ., βασικό ρόλο στον καθορισμό του προϊόντος επόμενης γενιάς, ορίστε ένα προϊόν που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες τους. Ορίστε προσδοκίες σχετικά με τον απαιτούμενο χρόνο (π.χ., θα χρειαστούν 30 λεπτά ή 60 λεπτά για τη συνέντευξη), τον σκοπό (π.χ. είμαστε εδώ για να ακούσουμε τα ζητήματα και τις ανάγκες σας, δεν πρόκειται για κλήση), προετοιμασία (π.χ. δεν απαιτείται προετοιμασία) και άλλα ζητήματα (π.χ. δεν θα ζητηθούν πληροφορίες ιδιοκτησίας). Αναπτύξτε ένα σενάριο ή μια λίστα ερωτήσεων για να καθοδηγήσετε τη συνέντευξη και να βεβαιωθείτε ότι έχουν ληφθεί οι απαραίτητες πληροφορίες.

Κατά τη διεξαγωγή των συνεντεύξεων, ένα άτομο κάνει τις ερωτήσεις και ένα άτομο πρέπει να κρατά σημειώσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο εγγραφής ήχου ή βίντεο της συνέντευξης, αλλά πρώτα λάβετε άδεια. Ένας εκπρόσωπος μάρκετινγκ ή πωλήσεων στην εταιρεία που ρωτήθηκε μπορεί να παίξει τον οικοδεσπότη. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, φροντίστε να καλύψετε τις περιοχές συζήτησης του σεναρίου, αλλά επιτρέψτε τη συζήτηση ανοιχτού τύπου. Μπορεί να είναι απαραίτητο να προγραμματιστεί μια συνέντευξη παρακολούθησης για να επανεξεταστούν οι ανάγκες που καθορίστηκαν, οι προτεραιότητές τους και να ληφθεί μια περαιτέρω ανταγωνιστική αξιολόγηση.

Μετά τη συνέντευξη, οι σημειώσεις της συνέντευξης και τυχόν ηχογραφήσεις θα πρέπει να συνοψιστούν και να αποσταχθούν σε ένα σύνολο διακριτών αναγκών των πελατών.

Μερικές συμβουλές για αποτελεσματικές συνεντεύξεις πελατών

Πριν από τη διεξαγωγή συνεντεύξεων πελατών, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Εστιάστε στο πρόβλημα. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να καταλάβετε: Δεν πουλάτε τίποτα. Το πιθανότερο είναι ότι δεν έχετε τίποτα να πουλήσετε ακόμα, οπότε επικεντρωθείτε πρώτα στο πρόβλημα.
• Καθορίστε τα αρχέτυπα των πελατών. Είναι σημαντικό να καταλάβετε σε ποιον πρέπει να μιλήσετε. Πάρτε το χρόνο σας όταν ορίζετε τον πελάτη. Δώστε τους ονόματα. Μην απαριθμείτε απλώς ιδρύματα. Κατανοήστε τον ρόλο τους.
• Αναπτύξτε μια ευέλικτη νοοτροπία. Ενώ θέλετε να διατηρήσετε τη συζήτηση επί του θέματος, είναι σημαντικό να παραμένετε ευέλικτοι όταν προκύπτουν απροσδόκητα και νέες πληροφορίες. Η ευκινησία θα σας επιτρέψει να συνεχίσετε τη συνέντευξη για να συλλέξετε πιο σχετικές και ουσιαστικές πληροφορίες.
• Να είστε έτοιμοι να ακούσετε και να μάθετε. Πρέπει να επαναλάβω: δεν πουλάς τίποτα. Στόχος σας είναι να συγκεντρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πολύτιμες πληροφορίες. Βοηθά στην καταγραφή συνεντεύξεων πελατών –με άδεια–, ώστε να μπορείτε να παραμένετε πλήρως αφοσιωμένοι στη συνομιλία, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι καταγράφετε όλες τις πληροφορίες κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.
• Πραγματοποιήστε συνεντεύξεις βίντεο, όταν είναι δυνατόν. Αν και τίποτα δεν αντικαθιστά τις συνεντεύξεις πρόσωπο με πρόσωπο, κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, οι συνομιλίες μέσω βίντεο είναι μια αξιόλογη εναλλακτική λύση. Σε αντίθεση με τις συνεντεύξεις μέσω email ή τηλεφώνου, οι βιντεοκλήσεις σάς επιτρέπουν να συνδεθείτε και να διαβάζετε καλύτερα τις εκφράσεις του προσώπου των ανθρώπων όταν μοιράζονται πληροφορίες μαζί σας.
• Αναπτύξτε ένα συνεπές σύστημα για την ανάλυση των αποτελεσμάτων της συνέντευξής σας. Πριν ξεκινήσετε τις συνεντεύξεις, καθορίστε τις μετρήσεις και τα δημογραφικά στοιχεία που είναι σημαντικά για εσάς. Αυτό θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε τις απαντήσεις της συνέντευξης για επαναλαμβανόμενες ανάγκες, ιδέες και σημεία πόνου.

Ποιο αριθμό ποιοτικών συναντήσεων θα ήταν καλή ιδέα να ηγηθείτε;

Μετά από αυτή τη σύντομη εισαγωγή, πρέπει να σκεφτείτε τι αριθμό συνεντεύξεων θα ήταν καλή ιδέα να ηγηθείτε; Για να το θέσω ξεκάθαρα, εξαρτάται. Ποιες είναι οι επιθυμίες του πελάτη σας; Τι περιουσιακά στοιχεία έχετε; Τι χρόνο έχετε; Ποια είναι η κλίμακα της εργασίας σας; Αυτά είναι συνολικά θεμελιώδεις εκτιμήσεις. Μπορεί να χρειαστεί να μιλήσετε με έξι άτομα. Μπορεί να είναι 12 άτομα. Μπορεί να είναι 60 άτομα.

Καθώς διευθύνετε συναντήσεις, διεξάγετε συνεντεύξεις και διερευνάτε τα δεδομένα που συλλέγετε, θα έχετε την επιλογή να παρατηρήσετε εάν το τρέχον μέγεθος του δείγματός σας είναι επαρκές ή εάν απαιτείται περισσότερη εξέταση. Οι αποτελεσματικές συνεντεύξεις και οι επιτυχημένες ομάδες εστίασης συνήθως διαρκούν από 30 λεπτά έως μιάμιση ώρα. Επιπλέον, όσο μεγαλύτερο είναι το μέγεθος του δείγματός σας, τόσο περισσότερο ήχο ή βίντεο θα πρέπει να χειριστείτε μετά τη συνάντηση.

Πώς να μεταγράψετε συνεντεύξεις για έργα πελατών γρήγορα και χωρίς κανένα πρόβλημα

Οι ειδικοί της έρευνας χρειάζονται συσκευές και εργαλεία για να κάνουν τις διαδικασίες εργασίας μετά τη συνέντευξη όσο πιο παραγωγικές θα μπορούσαν να αναμένονται υπό τις περιστάσεις. Η μεταγραφή μεγάλων τμημάτων ήχου ή βίντεο από συναντήσεις και ομάδες εστίασης είναι εκπληκτικά κουραστική. Αυτός ο χρόνος θα μπορούσε να αξιοποιηθεί καλύτερα συνεργαζόμενος με τους πελάτες σας για να βελτιώσετε την επιχείρησή τους.

Σε κάθε περίπτωση, αυτές οι συναντήσεις θα πρέπει να μεταγραφούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Κάτι τέτοιο θα σας επιτρέψει να συλλέξετε κομμάτια γνώσης που θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν στη βαθμονόμηση και την προσαρμογή της διαδικασίας συνέντευξης. Ενδέχεται να παρατηρήσετε πρόσθετες ερωτήσεις που πρέπει να προσθέσετε στον οδηγό της συνέντευξής σας ή ερωτήσεις που πρέπει να τροποποιηθούν λίγο. Ίσως η τρέχουσα ομάδα θεμάτων συνέντευξης να μην είναι ακριβώς κατάλληλη για τα συγκεκριμένα κίνητρά σας. Οι μεταγραφές των συνεντεύξεων τους μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν πρέπει να βρείτε κάποια άλλα διαφορετικά θέματα συνέντευξης-στόχου.

Η μεταγραφή συνεντεύξεων δεν είναι το πιο συναρπαστικό εγχείρημα - απλώς ρωτήστε οποιοδήποτε άτομο που έχει μεταγράψει ποτέ μια συνάντηση. Η εύρεση των σωστών συσκευών τόσο για την εγγραφή όσο και για τη μεταγραφή του ήχου της συνέντευξης μπορεί να βοηθήσει πολύ στη μείωση των εγκεφαλικών πόνων και στην επιτάχυνση του κύκλου.

Ευτυχώς, μια υπηρεσία μεταγραφής όπως η Gglot έχει τη δική της εφαρμογή εγγραφής και γρήγορη, 99% ακριβή μεταγραφή. Με μια δωρεάν εφαρμογή όπως το Gglot Voice Recorder, μπορείτε να καταγράψετε συσκέψεις και ομάδες εστίασης απευθείας στο τηλέφωνό σας. Εκτός από μια εξαιρετική καταγραφή της συνάντησης, η εφαρμογή σας επιτρέπει επίσης να:

• Ζητήστε 99% ακριβείς μεταγραφές στην εφαρμογή
• Συνθέστε και τροποποιήστε την εγγραφή στην εφαρμογή
• Μοιραστείτε την εγγραφή μέσω του Dropbox από την εφαρμογή
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας εγγράφων ήχου στο Dropbox
• Μπορείτε επίσης να μεταφέρετε τα αρχεία ήχου ή βίντεο απευθείας στο Gglot.com και να κάνετε κλικ στο "Έναρξη" για να λάβετε ακριβείς μεταγραφές εκπληκτικά γρήγορα.

Σε περίπτωση που ζητάτε μεταγραφές για συνεντεύξεις ποιοτικής έρευνας, το να ζητάτε γνήσια κατά λέξη μεταγραφή θα μπορούσε να είναι ένα χρήσιμο πλεονέκτημα για εσάς. Αυτή η στρατηγική μεταγραφής θα πιάσει στάσεις, ψεύτικα ξεκινήματα, λέξεις όπως «μμ» και «εεε» και γέλια. Σε αυτές τις γραμμές, θα καταλάβετε τι δηλώνουν οι συνεντευξιαζόμενοι σας και πώς το δηλώνουν. Αυτό το πρόσθετο πλαίσιο μπορεί να δώσει στην εξέτασή σας —και στους πελάτες σας— έναν βαθύτερο βαθμό κατανόησης των αντιδράσεων.

Η μετάφραση συνεντεύξεων στατιστικής έρευνας δεν πρέπει να είναι μια βαρετή πτυχή του κύκλου. Το Gglot προσφέρει γρήγορες, ακριβείς και προσιτές μεταγραφές, επιτρέποντας στους επιστήμονες να μηδενίσουν τη διερεύνηση των πληροφοριών τους, να βελτιώσουν τις συναντήσεις τους και να μεταφέρουν σημαντικά κομμάτια γνώσης στους πελάτες τους.