رؤى من نصوص المكالمات الجماعية

5 رؤى يمكنك الحصول عليها من نصوص المكالمات الجماعية

تعد المكالمة الجماعية جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة الأعمال الحديثة. إذا نظمت مكالمة هاتفية من المدرسة القديمة تتحدث فيها إلى عدة أشخاص في نفس الوقت ، فعادة ما يكون لديك خياران: يمكنك السماح للطرف المتصل بالمشاركة أثناء المكالمة أو يمكنك إعداد المؤتمر بحيث يكون الطرف المتصل به فقط يستمع إلى المكالمة ولا يمكنه التحدث. تسمى المكالمة الجماعية أحيانًا ATC (مؤتمر صوتي عن بعد). يمكن تصميم المكالمات الجماعية بحيث يتصل الطرف المتصل بالمشاركين الآخرين ويضيفهم إلى المكالمة ؛ ومع ذلك ، عادة ما يكون المشاركون قادرين على الاتصال بالمكالمة الجماعية بأنفسهم عن طريق الاتصال برقم هاتف متصل بـ "جسر المؤتمر" ، وهو نوع متخصص من المعدات التي تربط خطوط الهاتف.

تستخدم الشركات عادةً مزود خدمة متخصصًا يحافظ على جسر المؤتمر ، أو الذي يوفر أرقام الهواتف وأكواد PIN التي يطلبها المشاركون للوصول إلى الاجتماع أو المكالمة الجماعية. يمكن لمقدمي الخدمات هؤلاء غالبًا الاتصال بالمشاركين ، وربطهم بالاتصال وتقديمهم إلى الأطراف المتصلين بالإنترنت.
اليوم ، هناك العديد من البرامج التي يمكن استخدامها لإعداد المؤتمرات عبر الإنترنت ، لكن المؤتمرات الهاتفية لا تزال شائعة جدًا.

على أي حال ، تعتبر المكالمات الهاتفية الجماعية جانبًا مهمًا من جوانب عملك إذا كنت جادًا بشأن ترقية إدارة عملك ، فيجب أن تفكر في اتخاذ خطوة إضافية وتسجيل مكالماتك الجماعية وتحويلها إلى كلمات مكتوبة. بعد ذلك ، يمكنك استخدام المحتوى للرجوع إليه في المستقبل عند حدوث مهمة مزعجة.

يحتاج مسؤولو بدء التشغيل إلى إيجاد طرق فعالة لتدوين المكالمات الجماعية واستخدامها. الدافع وراء ذلك؟ من خلال الكلمات المكتوبة يتم إخراج الأفكار بشكل أفضل والتحقق منها. وبالمثل ، يتم استخدامه لتحسين المراسلات التجارية والتطوير.

يعد تدوين كل محادثة أثناء الاجتماع أمرًا مهمًا للغاية. بصفتك مديرًا للشركة ، لا يتعين عليك فقط تحسين جودة تدوين المكالمات ، بل تحتاج أيضًا إلى اكتشاف أساليب أفضل لنشر هذه الكلمات لممثليك وتحسين أداء شركتك. تقدم هذه المقالة خمس مزايا لنسخ المكالمات الجماعية.

نسخ المكالمات الجماعية: 5 رؤى وفوائد لمديري الأعمال

فيما يلي خمسة أجزاء من المعرفة حول المزايا المحتملة لنسخ المكالمات الجماعية.

يمكن لمديري الشركات الناشئة والمتخصصين الماليين الاستفادة من هذه النصائح لبناء أرباحهم. سيساعد في تحسين التزام العملاء وتطوير أعمالهم.

البصيرة رقم 1: تتيح لك نسخ المكالمات الجماعية الوصول إلى معلوماتك

كيف يمكنك الوصول إلى جميع مكالماتك الجماعية؟ من السهل أن يكون لديك مكالمة جماعية مدتها 60 دقيقة على هاتف يدقق في كل شيء فيما يتعلق بعملك. ومع ذلك ، فإن الوصول إلى هذه البيانات في مستند واحد أمر مزعج. والأسوأ من ذلك ، كيف يمكنك حتى إيجاد طرق لمشاركة تلك البيانات مع عامل عن طريق بريد إلكتروني أو شريك عن طريق ماسنجر LinkedIn؟

يجب أن تجد نظامًا يقوم تلقائيًا بنسخ مكالماتك الجماعية. يجب أن يتضمن الإطار الأفضل أداة نسخ تلقائية. مع أخذ كل الأمور بعين الاعتبار، فإن منشئ النصوص عبر الإنترنت Gglot هو خيارك الأفضل. البرنامج مزود بتقنية الذكاء الاصطناعي ويقوم بتحويل مكالماتك الهاتفية الصوتية إلى كلمات مكتوبة يمكن الوصول إليها. يمكنك أيضًا تحويل هذا السجل النصي إلى ملف PDF وإرساله إلى شركائك عبر البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك، فإن إطار عمل Gglot سريع جدًا ودقيق وبأسعار معقولة للاستخدام. بسعر 10.90 دولارًا للدقيقة، فهو في متناول الجميع حقًا. علاوة على ذلك، فإن أول 30 دقيقة مجانية.

عند الاشتراك في إطار عمل Gglot، لن تضطر إلى القلق بشأن كيفية تدوين مكالماتك الجماعية، وبالتالي يمكنك مضاعفة ربحيتك وإنتاجيتك. كما سيكون لديك فرصة أكبر للتركيز على المهام المهمة الأخرى المتعلقة بالعمل.

البصيرة رقم 2: باستخدام النسخ الصوتي للمكالمات الجماعية ، يمكنك توثيق الأفكار والأفكار التي لم يلاحظها أحد

لا يمكنك التقاط كل تعبير وكل كلمة وكل جملة في مكالمتك الهاتفية.

إذا كنت بحاجة إلى الإبلاغ عن كل جزء من المناقشة في مكالمتك الهاتفية ، فمن المهم كتابة تلك المكالمة. أفضل طريقة للقيام بذلك هي إلى حد ما مزعجة. تحتاج إلى المساهمة بكميات هائلة من فترات طويلة من الوقت للاستماع إلى التسجيل الصوتي. ثم تحتاج إلى تحويل هذا المحتوى الصوتي إلى كلمات مكتوبة ، وإعادة لف الصوت وإعادة توجيهه لضمان عدم تفويت أي كلمة.

مرة أخرى ، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم مساعدة النسخ الرقمي ، فقد ينتهي بك الأمر بالحيرة وخيبة الأمل لأن الجزء الأكبر من "النسخ الرقمي" المزعوم لا يمكن الاعتماد عليه. نوصي بالاستعانة بمصادر خارجية للمهمة لخدمة نسخ موثوقة يمكنها القيام بالمهمة بشكل صحيح. عند البحث عن منشئ نسخ موثوق ، يجب ألا تبحث فقط عن أرخص واحد. على سبيل المثال ، تفكر الكثير من الشركات في استخدام Google Voice Typing ، وهي أداة مجانية الاستخدام ، ولكن المشكلة في أداة الكتابة الصوتية هذه هي أنها ليست تلقائية مثل برامج النسخ الأخرى المستندة إلى الويب. لهذا السبب ، يعد برنامج Google Voice Typing أداة مستهلكة للوقت. أفضل رهان لك هو الاستثمار في أداة النسخ الحديثة التي يمكنها تسريع سرعتك وتوفر لك الكثير من وقتك الثمين.

البصيرة رقم 3: يوفر نسخ المكالمات فرصة لبناء فريق أفضل

تتطلب وظيفتك كرئيس تنفيذي تقديم إطار عمل يجعل نشاطك أكثر بساطة.

على سبيل المثال ، يمكنك إجراء مكالمة جماعية متعمقة توضح كل شيء بالتفصيل. مهما كان الأمر ، لا يمكنك أبدًا التأكد من أن مجموعتك تلتقط كل كلمة تريد حفظها. هنا يأتي دور نسخ المكالمات الجماعية. سيضمن نص المكالمة الهاتفية حصول جميع المشاركين على النموذج النصي للمكالمة. يمكن أن يكون بتنسيق Word أو PDF. يمكن للمشاركين الرجوع إليها عند الحاجة ويمكنهم متابعتها دون مشكلة. لا يقتصر استخدام خدمات النسخ على مساعدة أعضاء فريقك في الحصول على البيانات فحسب ، بل يساعدهم أيضًا في الاحتفاظ بهذه المناقشات وتذكرها وبناء فريقك ، لأن وضوح الرسالة وجودة البيانات هو أساس بناء الفريق.

البصيرة رقم 4: فرصة لتطوير الأعمال

يعد النسخ عبر المكالمات الجماعية عاملاً مهمًا جدًا في تطوير عملك. لماذا ا؟

نظرًا لأنه يساعد في تسجيل اجتماعاتك ومناقشات العمل ، فإنه يوفر لك الوقت والمال. المكالمات الجماعية تقلل من تكاليف السفر الخاصة بك. فكر في الأمر. حاول ألا ترسل ممثلين جدد للسفر إلى مكان آخر وتلقي التدريب. يمكنك تقديم دورة تعليمية في مكالمة جماعية. يمكنك نسخ المكالمة بعد ذلك ، وإرسال النص إلى العامل لديك عن طريق البريد الإلكتروني أو تطبيق المراسلة الفورية.

تقدم أدوات النسخ الرقمي مثل Gglot خدمات نسخ المكالمات الجماعية لمجموعة متنوعة من العملاء. على سبيل المثال، توفر أداة النسخ المستندة إلى الويب خدمات نسخ المكالمات الجماعية المناسبة تمامًا لما يلي:

• اجتماعات الفريق المنتظمة ؛
• حصص التدريب؛
• عروض المبيعات
• مناقشات العميل والعميل من بين أمور أخرى.

بمجرد أن يصبح ملفك جاهزًا، قم بتوصيله بنظام Gglot. وبعد ذلك، وفي ثوانٍ، سيتم تحويل ملف المؤتمر الصوتي تلقائيًا إلى شكل نصي. ثم يمكنك مشاركتها مع المستثمرين أو الموظفين لديك أو إعادة توظيفها وتوزيعها على المقاولين المستقلين لديك على وسائل التواصل الاجتماعي.

البصيرة رقم 5: دعم أفضل للعملاء

كان من أول اهتمامات الشركات الرقمية باستمرار تقديم مساعدة أفضل لعملائها. بالطبع ، يمكنك تقديم دعم كبير للعملاء عندما يكون لديك إطار عمل هاتفي جيد للعمل مثل المكالمة الجماعية ، وستتحسن أكثر إذا بدأت في نسخ تلك المكالمات. يذكر حوالي 46 بالمائة من العملاء أنه عندما يحتاجون إلى تقديم طلب ، يفضلون مخاطبة أخصائي دعم العملاء ، وفقًا لتقارير Ring Central. خاصة عندما تكون هناك مشكلات مزعجة ، على سبيل المثال ، التنازع على تهمة.

بصفتك مديرًا لشركة ، فأنت بحاجة إلى تحقيق دعم عملاء أفضل. علاوة على ذلك ، عليك أن تبدأ بفصل المعلومات والبيانات الدقيقة عن اجتماعاتك ومكالماتك الهاتفية.

على هذا المنوال ، يعد تسجيل المكالمات الهاتفية أمرًا بالغ الأهمية في هذه المساعي. طريقة ممتازة لإنجاز نسخ رائعة للمكالمات الهاتفية هي ضمان حصولك على جودة صوت جيدة للتسجيل. بعد ذلك ، يجب أن تجد طرقًا لتحويل التسجيل الصوتي إلى نص. سيسمح لك القيام بذلك بمسح شكاوى العملاء وإبراز التعليقات. هذا ضروري لمهامك. يعد النص المستند إلى النص أكثر قوة وأسهل في الفهم على أي نوع آخر من المحتوى ، ويعد وضع الموارد فيه بديلاً ممتازًا.