Запис протоколу наради – один із найбільших кроків перед сесією планування

Записувати протоколи річних зборів

Ми хотіли б дати вам кілька порад щодо проведення та проведення щорічної зустрічі, оскільки, як і будь-яку іншу зустріч, її потрібно ретельно спланувати, щоб вона була успішною. Якщо ви новачок у плануванні процесу, щорічна зустріч може стати величезним випробуванням, і ви, ймовірно, перебуваєте під великим тиском, щоб все зробити.

Можливо, ви думаєте, що щорічні зустрічі надзвичайно захоплюючі та захоплюючі, але зазвичай вони не так цікаві. Тим не менш, згідно з державним законодавством та вимогами до лістингу на біржі для відкритих компаній не лише необхідні щорічні збори, але й ніхто не може заперечувати, що вони дуже важливі – хоча б тому, що збирають більшість акціонерів компанії. А як відомо, акціонери є ключовими фігурами для компаній – вони є дуже важливою ланкою, коли мова йде про планування майбутнього розвитку подій і шляху, яким компанія буде рухатися в наступному році, оскільки вони отримують голосування з питань, запропонованих керівники компаній. На річних зборах акціонери та партнери часто отримують копії рахунків компанії, вони переглядають фіскальну інформацію за минулий рік, задають питання та висловлюються щодо напрямків, у яких бізнес рухатиметься в майбутньому. Також на річних зборах акціонери обирають директорів, які керуватимуть компанією.

Отже, давайте почнемо з кількох пропозицій, які ви повинні взяти до уваги, якщо вам потрібно планувати щорічну зустріч.

• Складіть контрольний список

Складіть детальний контрольний список всього процесу, включаючи події до та після фактичної зустрічі. Встановлюйте дедлайни, де це необхідно, і роздавайте завдання своїй команді. Деякі з ключових моментів можуть включати наступне: анкети, розклад засідання ради для перегляду/затвердження, визначення типу зустрічі, дати та місця, матеріально-технічне забезпечення зустрічі, необхідну документацію, запитання та відповіді, репетиції тощо. Розклад слід повністю змінити. до вашої компанії та її календаря. Постарайтеся зробити це досконало в перший рік, щоб у вас вже був проект на наступні роки.

• Перегляньте законодавчі та нормативні вимоги

Важливо, щоб законодавчі та нормативні вимоги та інші документи, що стосуються зустрічі, були переглянуті перед нарадою, щоб усе пройшло гладко.

• Визначте тип зустрічі

Це вже потрібно зробити приблизно за півроку до зустрічі. Є кілька важливих речей, які допоможуть вам визначитися з цим, як-от традиції компанії, результати діяльності та проблеми зацікавлених сторін. Зустрічі можуть бути: 1. особистими, коли кожен має бути фізично присутнім (краще для великого, усталеного бізнесу); 2. віртуальний, коли всі підключені цифровим способом (це найкраще для стартапів); 3. гібридна версія, коли акціонери мають вибір між особистими та віртуальними зборами, оскільки охоплюються обидві. Змішані збори є інноваційними та максимізують участь акціонерів.

• Місце зустрічі

Якщо зустріч буде проводитися особисто, то місце розташування відіграє величезну роль. Дуже маленькі компанії можуть проводити нараду в конференц-залі компанії. З іншого боку, якщо на зустрічі буде присутній багато людей, компанії можуть подумати про перенесення її в аудиторію або конференц-зал готелю, що часто є більш зручним місцем.

• Логістика зустрічей

Логістика багато в чому залежить від типу зустрічі, яку ви збираєтеся провести. Але варто подумати про сидіння, облаштування паркування, охорону (може навіть екран) і технічну частину: мікрофони, проектори та інші необхідні гаджети.

• Зауважте

Дату, час і місце зустрічі повинні бути розіслані учасникам завчасно.

• Документи

Для зустрічі вам знадобиться ряд необхідних документів:

Порядок денний: зазвичай містить вступ, пропозиції та запитання та відповіді, голосування, результати, бізнес-презентацію…

Правила поведінки: щоб учасники знали, хто має виступати, часові обмеження, заборонена поведінка тощо.

Сценарії зустрічей: важливі для перебігу зустрічі та переконання, що всі пункти охоплені.

• Процедури голосування

Процедура голосування залежить від типу акціонерів. Зареєстровані власники - це ті, хто голосує своїми акціями безпосередньо через компанію. Бенефіціарні власники володіють акціями в бездокументарній формі через іншу юридичну особу (наприклад, банк). Бенефіціарні власники мають право вказувати своєму банку, як голосувати за їхні акції, або якщо вони хочуть самі прийти на річні збори та проголосувати, вони вимагають надання законної довіреної особи. Це дозволить їм безпосередньо голосувати за свої акції.

• Кворум

Є також інші речі, які необхідно враховувати, які є вирішальними, коли ви готуєте річну зустріч, як-от моніторинг щоденного звіту про голосування, але ми не будемо вдаватися в деталі тут. Єдине, про що потрібно пам’ятати, що для успішної зустрічі вам знадобиться «кворум». Він відноситься до кількості членів органу або групи, які повинні бути присутніми для здійснення операцій органу або групи.

• Бюлетені

Бюлетені допомагають з’ясувати, чи можна включати певні частки до загальної суми. Вони визначають кожен пункт, за який потрібно проголосувати, і запитують про фактичне голосування.

• Голова

Останні приготування включають підготовку голови, щоб він підготував відповіді на запитання, які можуть виникнути. Розумно також поговорити з HR з цих питань. Можливо, якісь питання колись уже задавали, можливо, на іншій зустрічі. Важливо знати, що відбувається в компанії, і вміти передбачати. Головуючий має бути впевненим у собі, відповідаючи на запитання зацікавлених сторін, тому найкращий спосіб – це бути максимально підготовленим.

• Хвилини

Хотілося б також поговорити про ще одну дуже важливу річ – документування зустрічі. Дуже важливо, щоб збори були належним чином задокументовані, тобто протоколи річних зборів є незамінними. Вони відіграють вирішальну роль у плануванні компанії, щоб усі були в курсі останніх рішень. Крім того, ми знаємо, що сесія планування має бути точною, якщо ми хочемо, щоб компанія досягла успіху та досягла своїх фінансових цілей. Отже, постає питання, який найбільш практичний спосіб записати ці протоколи зустрічі.

Стенограми протоколів чудові, тому що вони є простим оглядом усього, що було сказано на щорічних зборах, і це можна легко передати людям, які не змогли на ньому бути. Якщо ви розшифруєте річні збори, сесії планування буде легше проводити. Таким чином, у вас уже є бажані цілі компанії, записані, щоб керівництво могло легко залишатися в курсі, коли вони продовжують свої дії. Зміст стенограми також може бути дуже корисним для подальшого аналізу та висновків у майбутньому, особливо у випадках, коли очікувані цілі не досягнуті.

Також важливо зазначити, що працювати з даними іноді дуже важко, оскільки час від часу трапляються помилки, і навіть прості можуть мати великий вплив на компанію. Саме тому, особливо номери, згадані на річних зборах, мають бути набрані в аудіо та розшифровані. Це дозволить вам переглянути все сказане стільки, скільки вам потрібно, і, крім того, вам буде легко наводити будь-які цифри.

Коли вам доводиться писати нотатки під час щорічної зустрічі, ви можете підготуватися до дуже складного та важливого завдання. Щорічні зустрічі можуть тривати довго. Уявіть, що записуєте все, що було сказано під час чотиригодинної зустрічі, і відповідаєте за нотатки. У якийсь момент виникнуть помилки або важливі частини будуть пропущені. Не секрет, що ми не можемо записувати речі так швидко, як ми говоримо. Не кажучи вже про ваш почерк, коли потрібно щось швидко записати. Чи зможете ви прочитати те, що ви записали?

Якщо ви вирішите записати зустріч і скористатися постачальником послуг транскрипції, щоб перетворити тип аудіо в текстовий формат, ви виконаєте роботу швидко та без зусиль. Gglot може допомогти вам розшифрувати ваші щорічні збори. Ви знаходитесь лише в декількох кліках. Вам не потрібно нічого встановлювати, перш ніж почати. Все, що вам потрібно зробити, це увійти на нашу веб-сторінку та завантажити свою аудіозапис. Наш веб-сайт дуже зручний і інтуїтивно зрозумілий, навіть якщо ви не дуже технічно підковані. Ваш запис зустрічі буде точно перетворено. Наша служба машинної транскрипції дуже швидко транскрибує ваш аудіофайл, і ми навіть надамо вам можливість відредагувати транскрипцію, перш ніж ви зможете її завантажити. Дозвольте своїм співробітникам виконувати завдання, для яких вони були найняті, і залиште транскрибування Gglot. Ви заощадите час своїх співробітників, який вони зможуть витратити на більш важливі завдання.

Річні зустрічі не відбуваються щодня. Просто запишіть зустріч і будьте повністю присутні, не роблячи нотаток. Нехай Gglot стане вашим постачальником послуг транскрипції: ми зробимо транскрипцію точніше та швидше, ніж будь-який корпоративний секретар.