Rakaman Minit Mesyuarat – Salah Satu Langkah Terbesar Sebelum Sesi Perancangan

Transkripsikan minit mesyuarat tahunan

Kami ingin memberi anda beberapa nasihat tentang cara mengendalikan dan menjalankan mesyuarat tahunan, kerana sama seperti mesyuarat lain, ia perlu dirancang dengan teliti untuk berjaya. Jika anda baru dalam perancangan proses, mesyuarat tahunan mungkin merupakan satu cabaran yang besar dan anda mungkin berada di bawah banyak tekanan untuk menyelesaikan segala-galanya.

Mungkin anda akan berfikir bahawa mesyuarat tahunan adalah sangat menarik dan mendebarkan, tetapi biasanya ia tidak begitu menarik. Namun begitu, bukan sahaja mesyuarat tahunan diperlukan di bawah undang-undang negeri dan di bawah keperluan penyenaraian bursa saham untuk syarikat awam, tetapi tiada siapa yang benar-benar boleh menafikan bahawa mereka sangat penting - jika hanya kerana mereka mengumpulkan kebanyakan pemegang saham syarikat. Dan seperti yang kita ketahui, pemegang saham adalah tokoh penting bagi syarikat – mereka adalah pautan yang sangat penting apabila merancang perkembangan masa depan dan laluan yang akan dilalui syarikat pada tahun berikutnya, kerana mereka mendapat undian mengenai perkara yang dicadangkan oleh pengurus syarikat. Pada mesyuarat tahunan, pemegang saham dan rakan kongsi sering mendapat salinan akaun syarikat, mereka menyemak maklumat fiskal untuk tahun lalu, dan mereka bertanya soalan dan berkata tentang arah yang akan diambil oleh perniagaan pada masa hadapan. Juga, pada mesyuarat tahunan pemegang saham memilih pengarah yang akan menguruskan syarikat.

Jadi, mari kita mulakan dengan beberapa cadangan yang perlu anda pertimbangkan jika anda perlu merancang mesyuarat tahunan.

• Buat senarai semak

Buat senarai semak terperinci bagi keseluruhan proses termasuk acara sebelum dan selepas mesyuarat sebenar. Tetapkan tarikh akhir jika perlu dan berikan tugas kepada pasukan anda. Beberapa perkara penting mungkin termasuk yang berikut: soal selidik, jadual mesyuarat lembaga untuk semakan/kelulusan, penentuan jenis mesyuarat, tarikh dan lokasi, logistik mesyuarat, dokumentasi yang diperlukan, Soal Jawab, latihan dsb. Jadual hendaklah diubah suai sepenuhnya kepada syarikat anda dan kalendarnya. Berusaha untuk melakukannya dengan sempurna pada tahun pertama, jadi anda sudah mempunyai draf untuk tahun-tahun akan datang.

• Semak keperluan undang-undang dan peraturan

Adalah penting bahawa keperluan undang-undang dan peraturan serta dokumen lain yang berkaitan dengan mesyuarat disemak sebelum mesyuarat supaya semuanya berjalan lancar.

• Tentukan jenis mesyuarat

Ini sepatutnya sudah dilakukan kira-kira enam bulan sebelum mesyuarat. Terdapat beberapa perkara penting yang akan membantu anda memutuskan perkara ini seperti tradisi syarikat, prestasi dan kebimbangan pihak berkepentingan. Pertemuan boleh: 1. secara peribadi, apabila semua orang perlu hadir secara fizikal (terbaik untuk perniagaan yang besar dan mantap); 2. maya, apabila semua orang disambungkan secara digital (yang ini terbaik untuk pemula); 3. versi hibrid apabila pemegang saham mempunyai pilihan antara pertemuan secara peribadi dan maya, kerana kedua-duanya dilindungi. Mesyuarat hibrid adalah inovatif dan ia memaksimumkan penyertaan pemegang saham.

• Tempat perjumpaan

Jika mesyuarat akan dijalankan secara peribadi lokasi memainkan peranan yang besar. Syarikat yang sangat kecil boleh mengadakan mesyuarat di bilik persidangan syarikat. Sebaliknya, jika ramai orang akan menghadiri mesyuarat itu, syarikat mungkin berfikir untuk memindahkannya ke auditorium atau bilik mesyuarat hotel yang selalunya merupakan tempat yang lebih mudah.

• Logistik Mesyuarat

Logistik banyak bergantung pada jenis mesyuarat yang anda akan ada. Tetapi anda harus memikirkan tentang tempat duduk, pengaturan tempat letak kereta, keselamatan (mungkin juga saringan) dan bahagian teknikal: mikrofon, projektor dan alat lain yang diperlukan.

• Notis

Tarikh, masa dan lokasi mesyuarat hendaklah dihantar kepada peserta dengan lebih awal.

• Dokumen

Terdapat beberapa dokumen yang diperlukan yang anda perlukan untuk mesyuarat:

Agenda: biasanya mengandungi pengenalan, cadangan dan Soal Jawab, pengundian, keputusan, pembentangan perniagaan…

Peraturan kelakuan: supaya peserta tahu siapa yang sepatutnya bercakap, had masa, tingkah laku yang dilarang dsb.

Skrip mesyuarat: penting untuk aliran mesyuarat dan untuk memastikan semua perkara diliputi.

• Prosedur pengundian

Prosedur pengundian bergantung pada jenis pemegang saham. Pemegang berdaftar ialah mereka yang mengundi saham mereka secara langsung melalui syarikat. Pemegang benefisial memegang saham dalam borang kemasukan buku melalui entiti lain (contohnya bank). Pemegang berfaedah mempunyai hak untuk mengarahkan bank mereka tentang cara mengundi saham mereka atau jika mereka ingin hadir sendiri ke mesyuarat tahunan dan mengundi, mereka meminta proksi yang sah. Itu akan membolehkan mereka mengundi saham mereka secara langsung.

• Kuorum

Terdapat juga perkara lain yang perlu diambil kira yang penting apabila anda menyediakan mesyuarat tahunan, seperti memantau laporan undian harian, tetapi kami tidak akan menerangkan butiran di sini. Satu-satunya perkara yang anda perlu ingat bahawa anda memerlukan "kuorum" untuk mesyuarat itu berjaya. Ia merujuk kepada bilangan ahli badan atau kumpulan yang diperlukan untuk hadir untuk menjalankan perniagaan badan atau kumpulan itu.

• Undi

Undi membantu untuk mengetahui sama ada bahagian tertentu boleh dimasukkan ke dalam jumlah keseluruhan. Mereka mengenal pasti setiap mata untuk diundi dan meminta undian sebenar.

• Pengerusi

Persediaan terakhir termasuk menyediakan pengerusi supaya dia menyediakan jawapan untuk soalan yang mungkin timbul. Adalah bijak untuk berbincang dengan HR mengenai perkara ini. Mungkin beberapa soalan telah diajukan pada satu ketika, mungkin pada mesyuarat lain. Adalah penting untuk mengetahui apa yang berlaku dalam syarikat dan pandai menjangka. Pengerusi perlu yakin pada diri sendiri ketika menjawab soalan pihak berkepentingan jadi cara terbaik hanyalah bersedia sebaik mungkin.

• Minit

Kami juga ingin bercakap tentang satu lagi perkara yang sangat penting - mendokumentasikan mesyuarat. Adalah amat penting bahawa mesyuarat itu didokumenkan dengan cara yang betul, iaitu minit mesyuarat tahunan adalah amat diperlukan. Mereka memainkan peranan penting untuk sesi perancangan syarikat, supaya semua orang bersedia dengan keputusan terkini. Selain itu, kita tahu bahawa sesi perancangan perlu tepat jika kita mahu syarikat berjaya dan mencapai sasaran kewangannya. Jadi, soalan yang ingin ditanya ialah apakah cara paling praktikal untuk menyalin minit mesyuarat tersebut.

Transkrip minit adalah bagus kerana ia adalah gambaran ringkas tentang semua yang telah diperkatakan dalam mesyuarat tahunan dan ini boleh disampaikan dengan mudah kepada orang yang tidak dapat menghadirinya. Jika anda menyalin mesyuarat tahunan, sesi perancangan akan lebih mudah dijalankan. Dengan cara ini anda sudah mempunyai matlamat yang dicita-citakan syarikat yang ditulis supaya pihak pengurusan boleh terus berada di landasan yang betul semasa mereka meneruskan langkah tindakan mereka. Kandungan transkrip juga boleh menjadi sangat berguna untuk analisis dan kesimpulan selanjutnya pada masa hadapan, terutamanya dalam kes apabila matlamat yang diharapkan tidak tercapai.

Juga, adalah penting untuk menyatakan bahawa bekerja dengan data kadangkala sangat sukar, kerana ralat berlaku dari semasa ke semasa, malah ralat yang mudah boleh memberi kesan besar kepada syarikat. Itulah sebabnya, terutamanya nombor yang disebut dalam mesyuarat tahunan harus ditaip dan ditranskripsi secara audio. Ini akan membolehkan anda menyemak semua yang dikatakan sebanyak yang anda perlukan dan lebih-lebih lagi, ia akan menjadi mudah untuk memetik sebarang nombor.

Apabila anda perlu menulis nota semasa mesyuarat tahunan anda boleh menyediakan diri anda untuk tugas yang sangat mencabar dan penting. Mesyuarat tahunan boleh bertahan lama. Bayangkan menulis semua yang diperkatakan semasa mesyuarat selama empat jam dan bertanggungjawab untuk nota itu. Pada satu ketika, ralat akan timbul atau bahagian penting akan ditinggalkan. Bukan satu rahsia kita tidak boleh menulis sesuatu sepantas kita bercakap. Apatah lagi tulisan tangan anda apabila anda perlu menulis sesuatu dengan pantas. Adakah anda akan dapat membaca apa yang telah anda tulis?

Jika anda memutuskan untuk merakam mesyuarat dan menggunakan penyedia perkhidmatan transkripsi untuk menukar jenis audio ke dalam format teks, anda akan menyelesaikan tugas dengan cepat dan tanpa susah payah. Gglot boleh membantu anda menyalin mesyuarat tahunan anda. Anda hanya beberapa klik sahaja daripadanya. Anda tidak perlu memasang apa-apa sebelum anda mula. Apa yang anda perlu lakukan ialah log masuk ke halaman web kami dan muat naik pita audio anda. Tapak web kami sangat mesra pengguna dan intuitif walaupun anda tidak begitu arif dari segi teknikal. Rakaman mesyuarat anda akan ditukar dengan tepat. Perkhidmatan transkripsi berasaskan mesin kami akan menyalin fail audio anda dengan pantas dan kami juga akan memberi anda kemungkinan untuk mengedit transkripsi sebelum anda boleh memuat turunnya. Biarkan pekerja anda melakukan tugas yang mereka telah diupah pada mulanya dan biarkan transkripsi kepada Gglot. Anda akan menjimatkan masa pekerja anda yang mereka boleh melabur dalam tugas yang lebih penting.

Mesyuarat tahunan tidak diadakan setiap hari. Hanya rekod mesyuarat dan hadir sepenuhnya tanpa mengambil nota. Biarkan Gglot menjadi penyedia perkhidmatan transkripsi anda: kami akan melakukan transkripsi dengan lebih tepat dan lebih pantas daripada mana-mana setiausaha korporat.