मीटिंगचे रेकॉर्डिंग मिनिटे - नियोजन सत्रापूर्वीची सर्वात मोठी पायरी

वार्षिक बैठकीच्या मिनिटांची नक्कल करा

आम्ही तुम्हाला वार्षिक सभा कशी चालवायची आणि चालवायची याबद्दल काही सल्ला देऊ इच्छितो, कारण इतर कोणत्याही संमेलनाप्रमाणेच, यशस्वी होण्यासाठी काळजीपूर्वक नियोजन करणे आवश्यक आहे. जर तुम्ही प्रक्रियेच्या नियोजनासाठी नवीन असाल, तर वार्षिक बैठक हे एक मोठे आव्हान असू शकते आणि कदाचित सर्वकाही पूर्ण करण्यासाठी तुमच्यावर खूप दबाव असेल.

कदाचित तुम्हाला वाटेल की वार्षिक मीटिंग अतिशय रोमांचक आणि थरारक असतात, परंतु सहसा त्या इतक्या मनोरंजक नसतात. तरीही, राज्य कायद्यानुसार आणि सार्वजनिक कंपन्यांसाठी स्टॉक एक्स्चेंज सूचीच्या आवश्यकतेनुसार केवळ वार्षिक सभा आवश्यक नाहीत, परंतु कोणीही खरोखरच ते खूप महत्त्वाचे आहेत हे नाकारू शकत नाही - जर त्यांनी कंपनीचे बहुतेक भागधारक एकत्र केले तरच. आणि आपल्याला माहिती आहे की, शेअरहोल्डर हे कंपन्यांसाठी महत्त्वाचे व्यक्तिमत्त्व आहेत - भविष्यातील घडामोडी आणि कंपनी पुढील वर्षी कोणत्या मार्गावर जाणार आहे याचे नियोजन करताना ते एक अतिशय महत्त्वाचा दुवा आहेत, कारण त्यांना प्रस्तावित बाबींवर मत मिळते. कंपन्यांचे व्यवस्थापक. वार्षिक सभेत, भागधारक आणि भागीदारांना अनेकदा कंपनीच्या खात्यांच्या प्रती मिळतात, ते मागील वर्षातील वित्तीय माहितीचे पुनरावलोकन करतात आणि ते प्रश्न विचारतात आणि भविष्यात व्यवसायाच्या दिशानिर्देशांबद्दल एक म्हण आहे. तसेच, वार्षिक बैठकीत भागधारक कंपनीचे व्यवस्थापन करतील अशा संचालकांची निवड करतात.

तर, तुम्हाला वार्षिक सभेची योजना करायची असल्यास तुम्ही विचारात घेतलेल्या काही सूचनांसह सुरुवात करूया.

  • एक चेकलिस्ट बनवा

वास्तविक बैठकीपूर्वी आणि नंतरच्या कार्यक्रमांसह संपूर्ण प्रक्रियेची तपशीलवार चेकलिस्ट बनवा. आवश्यक असेल तेथे डेडलाइन सेट करा आणि तुमच्या टीमला टास्क द्या. काही प्रमुख मुद्द्यांमध्ये पुढील गोष्टींचा समावेश असू शकतो: प्रश्नावली, पुनरावलोकने/मंजुरींसाठी बोर्ड बैठकीचे वेळापत्रक, बैठकीचा प्रकार, तारीख आणि स्थान, बैठकीची लॉजिस्टिक, आवश्यक कागदपत्रे, प्रश्नोत्तरे, तालीम इ. वेळापत्रक पूर्णपणे बदलले पाहिजे. तुमच्या कंपनीला आणि तिच्या कॅलेंडरला. पहिल्या वर्षी ते परिपूर्ण करण्याचा प्रयत्न करा, जेणेकरून तुमच्याकडे पुढील वर्षांसाठी आधीच एक मसुदा असेल.

  • कायदेशीर आणि नियामक आवश्यकतांचे पुनरावलोकन करा

हे महत्त्वाचे आहे की मीटिंगशी संबंधित कायदेशीर आणि नियामक आवश्यकता आणि इतर दस्तऐवजांचे मीटिंगपूर्वी पुनरावलोकन केले जाते जेणेकरून सर्वकाही सुरळीत होईल.

  • बैठकीचा प्रकार निश्चित करा
शीर्षक नसलेले 3 2

हे मीटिंगच्या सुमारे सहा महिने आधीपासून केले पाहिजे. काही महत्त्वाच्या गोष्टी आहेत ज्या तुम्हाला यावर निर्णय घेण्यास मदत करतील जसे की कंपनी परंपरा, कामगिरी आणि भागधारकांची चिंता. मीटिंग अशा असू शकतात: 1. वैयक्तिकरित्या, जेव्हा प्रत्येकाला प्रत्यक्ष उपस्थित राहण्याची आवश्यकता असते (मोठ्या, स्थापित व्यवसायांसाठी सर्वोत्तम); 2. व्हर्च्युअल, जेव्हा प्रत्येकजण डिजिटल पद्धतीने कनेक्ट केलेला असतो (हे स्टार्टअपसाठी सर्वोत्तम आहे); 3. संकरित आवृत्ती जेव्हा भागधारकांना वैयक्तिक आणि व्हर्च्युअल मीटिंगमधील पर्याय असतो, कारण दोन्ही कव्हर केलेले असतात. संकरित बैठक नाविन्यपूर्ण आहे आणि ती भागधारकांचा जास्तीत जास्त सहभाग वाढवते.

  • सभेचे ठिकाण

बैठक वैयक्तिकरित्या आयोजित केली जात असल्यास, स्थान एक मोठी भूमिका बजावते. खूप लहान कंपन्या कंपनीच्या कॉन्फरन्स रूममध्ये मीटिंग करू शकतात. दुसरीकडे, जर बरेच लोक मीटिंगला उपस्थित असतील, तर कंपन्या ते सभागृह किंवा हॉटेलच्या मीटिंग रूममध्ये हलवण्याचा विचार करू शकतात जे सहसा अधिक सोयीचे असते.

  • मीटिंग लॉजिस्टिक

लॉजिस्टिक तुम्ही कोणत्या प्रकारची बैठक घेणार आहात यावर बरेच काही अवलंबून असते. परंतु आपण बसण्याची व्यवस्था, पार्किंग व्यवस्था, सुरक्षा (कदाचित स्क्रीनिंग देखील) आणि तांत्रिक भाग: मायक्रोफोन, प्रोजेक्टर आणि इतर आवश्यक गॅझेट्सबद्दल विचार केला पाहिजे.

  • लक्ष द्या

सभेची तारीख, वेळ आणि ठिकाण सहभागींना अगोदरच कळवावे.

  • कागदपत्रे

तुम्हाला मीटिंगसाठी आवश्यक असलेली अनेक कागदपत्रे आहेत:

अजेंडा: सहसा परिचय, प्रस्ताव आणि प्रश्नोत्तरे, मतदान, निकाल, व्यवसाय सादरीकरण...

आचार नियम: जेणेकरून सहभागींना कोणाला बोलायचे आहे, वेळ मर्यादा, प्रतिबंधित वर्तन इ.

मीटिंग स्क्रिप्ट्स: मीटिंगच्या प्रवाहासाठी आणि सर्व मुद्दे कव्हर केले आहेत याची खात्री करण्यासाठी महत्वाचे आहे.

  • मतदान प्रक्रिया

मतदानाची प्रक्रिया भागधारकांच्या प्रकारावर अवलंबून असते. नोंदणीकृत धारक तेच असतात जे त्यांचे शेअर्स कंपनीमार्फत थेट मतदान करतात. लाभार्थी धारक दुसऱ्या संस्थेमार्फत (उदाहरणार्थ बँक) बुक एंट्री फॉर्ममध्ये शेअर्स धारण करतात. लाभधारकांना त्यांच्या बँकेला त्यांच्या शेअर्सचे मत कसे द्यावे याबद्दल सूचना देण्याचा अधिकार आहे किंवा त्यांना वार्षिक सभेत येऊन मतदान करायचे असल्यास ते कायदेशीर प्रॉक्सीची विनंती करतात. त्यामुळे त्यांना त्यांचे शेअर्स थेट मतदान करता येतील.

  • कोरम

तुम्ही वार्षिक सभेची तयारी करत असताना विचारात घेण्यासारख्या इतर गोष्टी देखील महत्त्वाच्या आहेत, जसे की दैनंदिन मत अहवालाचे निरीक्षण करणे, परंतु आम्ही येथे तपशीलांमध्ये जाणार नाही. तुम्हाला फक्त एकच गोष्ट लक्षात ठेवायची आहे की मीटिंग यशस्वी होण्यासाठी तुम्हाला "कोरम" लागेल. हे शरीर किंवा समूहाच्या व्यवसायाचे व्यवहार करण्यासाठी उपस्थित असणे आवश्यक असलेल्या शरीराच्या किंवा गटाच्या सदस्यांच्या संख्येचा संदर्भ देते.

  • मतपत्रिका

एकूण समभागांमध्ये विशिष्ट समभाग समाविष्ट केले जाऊ शकतात किंवा नाही हे शोधण्यात मतपत्रिका मदत करतात. ते मतदान करण्यासाठी प्रत्येक बिंदू ओळखतात आणि वास्तविक मत विचारतात.

  • अध्यक्ष
शीर्षकहीन 5 2

अंतिम तयारीमध्ये अध्यक्षांना तयार करणे समाविष्ट आहे म्हणून त्याने पॉप अप होऊ शकतील अशा प्रश्नांसाठी उत्तरे तयार केली आहेत. या प्रकरणांबद्दल एचआरशी बोलणे देखील शहाणपणाचे आहे. कदाचित काही प्रश्न आधीच कधीतरी विचारले गेले असतील, कदाचित दुसऱ्या बैठकीत. कंपनीमध्ये काय चालले आहे हे जाणून घेणे आणि अपेक्षा करणे चांगले असणे महत्वाचे आहे. भागधारकांच्या प्रश्नांची उत्तरे देताना अध्यक्षांनी आत्मविश्वास बाळगणे आवश्यक आहे जेणेकरून शक्य तितके तयार राहण्याचा सर्वोत्तम मार्ग आहे.

  • मिनिटे
शीर्षक नसलेले 6 2

आम्हाला आणखी एका अतिशय महत्त्वाच्या गोष्टीबद्दल बोलायचे आहे - मीटिंगचे दस्तऐवजीकरण. सभेचे दस्तऐवजीकरण योग्य पद्धतीने होणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे, म्हणजे वार्षिक बैठकीचे कार्यवृत्त अपरिहार्य आहे. ते कंपनीच्या नियोजन सत्रासाठी महत्त्वपूर्ण भूमिका बजावतात, जेणेकरून प्रत्येकजण नवीनतम निर्णय घेतात. तसेच, आम्हाला माहित आहे की जर आम्हाला कंपनी यशस्वी व्हायची असेल आणि तिचे आर्थिक लक्ष्य पूर्ण करायचे असेल तर नियोजन सत्र स्पॉट-ऑन असले पाहिजे. म्हणून, मीटिंगच्या मिनिटांचे लिप्यंतरण करण्याचा सर्वात व्यावहारिक मार्ग कोणता आहे हा प्रश्न विचारला जाईल.

मिनिटांचे प्रतिलेख छान आहेत कारण ते वार्षिक सभेत सांगितले गेलेल्या प्रत्येक गोष्टीचे एक साधे विहंगावलोकन आहेत आणि जे लोक त्यात उपस्थित राहू शकले नाहीत त्यांना ते सहजपणे दिले जाऊ शकतात. तुम्ही वार्षिक सभेचे प्रतिलेखन केल्यास नियोजन सत्रे आयोजित करणे सोपे होईल. अशा प्रकारे तुमच्याकडे कंपनीची अपेक्षित उद्दिष्टे आधीच लिहून ठेवली आहेत जेणेकरून व्यवस्थापन त्यांच्या कृतीच्या पायऱ्यांसह पुढे जात असताना ते सहजपणे ट्रॅकवर राहू शकतील. उताऱ्याची सामग्री पुढील विश्लेषणासाठी आणि भविष्यात निष्कर्ष काढण्यासाठी खूप उपयुक्त ठरू शकते, विशेषत: जेव्हा अपेक्षित उद्दिष्टे साध्य होत नाहीत.

तसेच, हे नमूद करणे महत्त्वाचे आहे की डेटासह कार्य करणे कधीकधी खूप कठीण असते, कारण वेळोवेळी चुका होतात आणि अगदी साध्या गोष्टींचाही कंपनीवर मोठा परिणाम होऊ शकतो. म्हणूनच, विशेषत: वार्षिक सभांमध्ये नमूद केलेले क्रमांक ऑडिओ टाईप केलेले आणि लिप्यंतरण केलेले असावेत. हे आपल्याला आवश्यक तितके सांगितले गेलेल्या प्रत्येक गोष्टीचे पुनरावलोकन करणे शक्य करेल आणि शिवाय, कोणतीही संख्या उद्धृत करणे सोपे होईल.

जेव्हा तुम्हाला वार्षिक सभेत नोट्स लिहून ठेवाव्या लागतात तेव्हा तुम्ही खूप आव्हानात्मक आणि महत्त्वाच्या कामासाठी स्वतःला तयार करू शकता. वार्षिक सभा दीर्घकाळ टिकू शकतात. कल्पना करा की चार तासांच्या बैठकीत जे काही बोलले गेले ते सर्व लिहून ठेवा आणि नोट्ससाठी जबाबदार आहात. काही क्षणी, त्रुटी उद्भवतील किंवा महत्त्वपूर्ण भाग वगळले जातील. आपण बोलतो तितक्या वेगाने गोष्टी लिहू शकत नाही हे गुपित नाही. जेव्हा तुम्हाला काहीतरी जलद लिहायचे असते तेव्हा तुमच्या हस्ताक्षराचा उल्लेख करू नका. तुम्ही जे लिहिले आहे ते वाचता येईल का?

If you decide to record the meeting and to use a transcription service provider to convert the audio type into text format you will get the job done fast and effortless. Gglot can help you to transcribe your annual meeting. You are just a few clicks away from it. You don’t need to install anything before you begin. All you need to do is to log in at our webpage and upload your audio tape. Our website is very user-friendly and intuitive even if you aren’t very technically savvy. Your meeting recording will be converted accurately. Our machine-based transcription service will transcribe your audio file very fast and we will even give you the possibility to edit the transcription before you can download it. Let your employees do the tasks for which they were hired in the first place and leave transcribing to Gglot. You will save your employees time that they can invest in more important tasks.

Annual meetings don’t take place every day. Simply record the meeting and be fully present without taking notes. Let Gglot be your transcription service provider: we will do the transcription more accurately and faster than any corporate secretary.