Záznam minut ze schůzky - jeden z největších kroků před plánovací relací

Přepisujte zápisy z výročních schůzek

Rádi bychom vám poradili, jak uspořádat a uspořádat výroční schůzi, protože stejně jako každé jiné schůze je třeba ji pečlivě naplánovat, aby byla úspěšná. Pokud jste v plánování procesů nováčkem, může být každoroční schůzka obrovskou výzvou a pravděpodobně jste pod velkým tlakem, abyste vše zvládli.

Možná byste si mysleli, že výroční setkání jsou velmi vzrušující a vzrušující, ale obvykle nejsou tak zajímavá. Podle státních zákonů a požadavků na kotování na burze cenných papírů však veřejná obchodní společnost nevyžadují pouze výroční zasedání, ale nikdo nemůže popřít, že jsou velmi důležitá - už jen proto, že shromažďují většinu akcionářů společnosti. A jak víme, akcionáři jsou pro společnosti klíčovými čísly - jsou velmi důležitým spojením, pokud jde o plánování budoucího vývoje a cesty, kterou se společnost v příštím roce bude ubírat, protože budou hlasovat o věcech navržených manažeři společností. Na výročním zasedání akcionáři a partneři často dostávají kopie účtů společnosti, kontrolují fiskální informace za minulý rok, kladou otázky a říkají o směrech, kterými se bude společnost ubírat v budoucnu. Na výročním zasedání si akcionáři také volí ředitele, kteří budou společnost řídit.

Začněme tedy několika návrhy, které byste měli vzít v úvahu, pokud plánujete výroční schůzi.

• Vytvořte kontrolní seznam

Vytvořte podrobný kontrolní seznam celého procesu včetně událostí před a po skutečné schůzce. Podle potřeby stanovte termíny a rozdělte úkoly svému týmu. Mezi klíčové body patří: dotazníky, harmonogram schůzí představenstva pro přezkoumání / schválení, určení typu schůzky, datum a místo, logistika schůzky, požadovaná dokumentace, otázky a odpovědi, zkoušky atd. Harmonogram by měl být zcela upraven vaší společnosti a jejímu kalendáři. Snažte se to udělat první rok perfektně, takže už máte koncept pro nadcházející roky.

• Zkontrolujte právní a regulační požadavky

Je důležité, aby byly před schůzkou zkontrolovány právní a regulační požadavky a další dokumenty týkající se schůzky, aby vše proběhlo bez problémů.

• Určete typ schůzky

To by mělo být provedeno již asi šest měsíců před schůzí. Existuje několik důležitých věcí, které vám pomohou rozhodnout o této tradici společnosti, výkonnosti a obavách zúčastněných stran. Setkání mohou být: 1. osobně, když každý musí být fyzicky přítomen (nejlepší pro velké, zavedené podniky); 2. virtuální, když jsou všichni připojeni digitálně (toto je nejlepší pro startupy); 3. hybridní verze, kdy si akcionáři mohou vybrat mezi osobní a virtuální schůzkou, protože jsou pokryty oběma. Hybridní setkání je inovativní a maximalizuje účast akcionářů.

• Místo setkání

Pokud se schůzka bude konat osobně, místo hraje velkou roli. Velmi malé společnosti mohou mít schůzku v konferenční místnosti společnosti. Na druhou stranu, pokud se schůzky zúčastní mnoho lidí, společnosti by mohly přemýšlet o přesunutí do hlediště nebo hotelové zasedací místnosti, což je často pohodlnější místo.

• Logistika schůzek

Logistika hodně závisí na typu schůzky, kterou budete mít. Měli byste ale myslet na sezení, parkovací opatření, bezpečnost (možná i detekční kontrolu) a technickou část: mikrofony, projektory a další potřebné vychytávky.

• Oznámení

Datum, čas a místo schůzky je třeba účastníkům zaslat v dostatečném předstihu.

• Dokumenty

Ke schůzce budete potřebovat několik požadovaných dokumentů:

Agenda: obvykle obsahuje úvod, návrhy a otázky, hlasování, výsledky, obchodní prezentaci…

Pravidla chování: aby účastníci věděli, kdo má mluvit, časové limity, zakázané chování atd.

Skripty schůzky: důležité pro průběh schůzky a zajištění toho, aby byly pokryty všechny body.

• Postupy hlasování

Postupy hlasování závisí na typu akcionářů. Registrovaní držitelé jsou ti, kteří volí své akcie přímo prostřednictvím společnosti. Skuteční držitelé drží akcie ve formě zápisu do knihy prostřednictvím jiného subjektu (například banky). Zvýhodnění držitelé mají právo poučit svou banku, jak hlasovat o jejich akciích, nebo pokud se chtějí zúčastnit výroční schůze a hlasovat, požádají o právní zastoupení. To jim umožní přímo hlasovat o svých podílech.

• The

Je třeba vzít v úvahu i další věci, které jsou zásadní při přípravě výročního zasedání, například sledování denní zprávy o hlasování, ale nebudeme se zde podrobně zabývat. Jediná věc, kterou musíte mít na paměti, je, že pro úspěšné setkání budete potřebovat „kvorum“. Vztahuje se na počet členů orgánu nebo skupiny, kteří musí být přítomni, aby mohli vykonávat činnost subjektu nebo skupiny.

• Hlasovací lístky

Hlasovací lístky pomáhají zjistit, zda lze konkrétní akcie zahrnout do celkové částky. Identifikují každý bod, o kterém se bude hlasovat, a požádají o skutečné hlasování.

• Předseda

Poslední přípravy zahrnují přípravu předsedy, aby připravil odpovědi na otázky, které by se mohly objevit. Je rozumné o těchto věcech hovořit také s HR. Možná už v určitém okamžiku byly položeny některé otázky, možná na jiné schůzce. Je důležité vědět, co se ve společnosti děje, a umět dobře předvídat. Předseda musí být sebevědomý, když odpovídá na otázky zúčastněných stran, aby byl co nejlépe připraven nejlepší způsob.

• Minut

Rádi bychom také hovořili o další velmi důležité věci - dokumentaci schůzky. Je zásadně důležité, aby byla schůzka řádně zdokumentována, tj. Zápisy z výročních schůzek jsou nepostradatelné. Hrají zásadní roli při plánování společnosti, aby se každý účastnil nejnovějších rozhodnutí. Také víme, že plánování musí být na místě, pokud chceme, aby společnost uspěla a splnila své finanční cíle. Otázkou tedy je, jaký je nejpraktičtější způsob přepisu těchto zápisů ze schůzky.

Přepisy zápisů jsou skvělé, protože představují jednoduchý přehled všeho, co bylo řečeno na výročním zasedání, a lze je snadno předat lidem, kteří se jej nemohli zúčastnit. Pokud přepíšete výroční schůzi, bude plánování snazší. Tímto způsobem již máte napsané aspirační cíle společnosti, aby management mohl snadno zůstat na správné cestě, jak bude pokračovat ve svých akčních krocích. Obsah přepisu může být také velmi užitečný pro další analýzu a závěry v budoucnosti, zejména v případech, kdy očekávané cíle nejsou splněny.

Je také důležité zmínit, že práce s daty je někdy velmi tvrdá, protože občas se vyskytly chyby, a dokonce i ty jednoduché mohou mít na společnost velký dopad. Proto by zejména čísla uvedená na výročních schůzkách měla být psána a přepisována. To vám umožní zkontrolovat vše, co bylo řečeno, kolik potřebujete, a navíc bude snadné citovat libovolná čísla.

Pokud si během každoročního setkání musíte zapisovat poznámky, můžete se připravit na velmi náročný a důležitý úkol. Výroční schůze mohou trvat dlouhou dobu. Představte si, že si zapíšete vše, co bylo řečeno během čtyřhodinového setkání, a budete zodpovědní za poznámky. V určitém okamžiku se vyskytnou chyby nebo budou vynechány důležité součásti. Není tajemstvím, že nemůžeme věci zapisovat tak rychle, jak mluvíme. Nemluvě o vašem rukopisu, když musíte něco rychle zapisovat. Dokážete si přečíst, co jste si zapsali?

Pokud se rozhodnete zaznamenat schůzku a použít poskytovatele transkripčních služeb k převodu typu zvuku do textového formátu, bude vaše práce hotová rychle a bez námahy. Gglot vám může pomoci přepsat vaše výroční setkání. Od toho vás dělí jen pár kliknutí. Než začnete, nemusíte nic instalovat. Vše, co musíte udělat, je přihlásit se na naši webovou stránku a nahrát zvukovou pásku. Naše webové stránky jsou velmi uživatelsky přívětivé a intuitivní, i když nejste technicky zdatní. Váš záznam schůzky bude převeden přesně. Naše strojová přepisová služba přepíše váš zvukový soubor velmi rychle a my vám dokonce dáme možnost přepis upravit, než si jej budete moci stáhnout. Nechte své zaměstnance, aby udělali úkoly, na které byli najati, a nechte přepis na Gglot. Svým zaměstnancům ušetříte čas, který mohou investovat do důležitějších úkolů.

Každoroční setkání se nekonají každý den. Jednoduše nahrajte schůzku a buďte plně přítomni, aniž byste si dělali poznámky. Nechte Gglot, aby byl vaším poskytovatelem transkripčních služeb: přepis provedeme přesněji a rychleji než kterýkoli firemní tajemník.