Pagrekord sa Minuto sa Meeting – Usa Sa Labing Dakong Lakang Sa wala pa ang Sesyon sa Pagplano

I-transcribe ang mga minuto sa tinuig nga mga miting

Buot namong hatagan ka ug pipila ka tambag kon unsaon pagdumala ug pagpadagan sa tinuig nga miting, tungod kay sama sa uban nga miting, kini kinahanglang maplano pag-ayo aron magmalampuson. Kung bag-o ka sa pagplano sa proseso, ang usa ka tinuig nga miting mahimo’g usa ka dako nga hagit ug lagmit naa ka sa daghang pagpit-os aron mahuman ang tanan.

Tingali maghunahuna ka nga ang tinuig nga mga miting labi ka kulbahinam ug kulbahinam, apan kasagaran dili kaayo kini makapaikag. Bisan pa, dili lamang ang tinuig nga mga miting ang gikinahanglan ubos sa balaod sa estado ug ubos sa mga kinahanglanon sa listahan sa stock exchange alang sa mga publikong kompanya, apan walay usa nga makalimud nga sila importante kaayo - kung tungod lamang kay sila nagtigum sa kadaghanan sa mga shareholders sa kompanya. Ug ingon sa nahibal-an namon, ang mga shareholders mga yawe nga numero alang sa mga kompanya - kini usa ka hinungdanon nga link kung bahin sa pagplano sa umaabot nga mga kalamboan ug ang agianan nga adtoan sa kompanya sa sunod nga tuig, tungod kay nakakuha sila usa ka boto sa mga butang nga gisugyot sa mga manedyer sa kompanya. Sa tinuig nga miting, ang mga shareholders ug mga kauban kanunay nga makakuha mga kopya sa mga account sa kompanya, girepaso nila ang kasayuran sa piskal sa miaging tuig, ug nangutana sila ug adunay panultihon bahin sa mga direksyon nga himuon sa negosyo sa umaabot. Usab, sa tinuig nga miting sa mga shareholders nagpili sa mga direktor nga modumala sa kompanya.

Busa, magsugod kita sa pipila ka mga sugyot nga kinahanglan nimong tagdon kung kinahanglan nimo nga magplano og usa ka tinuig nga miting.

• Paghimo og checklist

Paghimo ug detalyadong checklist sa tibuok proseso lakip na ang mga panghitabo sa wala pa ug pagkahuman sa aktuwal nga miting. Paghimo og mga deadline kung gikinahanglan ug ihatag ang mga buluhaton sa imong team. Ang pipila sa mga mahinungdanong punto mahimong maglakip sa mosunod: mga pangutana, eskedyul sa miting sa board alang sa mga pagrepaso/pag-apruba, pagdeterminar sa matang sa miting, petsa ug lokasyon, logistik sa miting, gikinahanglang dokumentasyon, Q&A, ensayo ug uban pa. Ang eskedyul kinahanglang bug-os nga usbon sa imong kompanya ug sa kalendaryo niini. Paningkamuti nga mahimo kini nga perpekto sa unang tuig, aron ikaw adunay draft alang sa umaabot nga mga tuig.

• Ribyuha ang legal ug regulasyon nga mga kinahanglanon

Importante nga ang legal ug regulatory nga mga kinahanglanon ug uban pang mga dokumento nga may kalabutan sa miting ma-review sa dili pa ang miting aron hapsay ang tanan.

• Tinoa ang matang sa miting

Kinahanglang buhaton na kini mga unom ka bulan sa dili pa ang miting. Adunay pipila ka importante nga mga butang nga makatabang kanimo sa pagdesisyon niini sama sa tradisyon sa kompanya, ang pasundayag ug mga kabalaka sa mga hingtungdan. Ang mga miting mahimong: 1. sa personal, kung ang tanan kinahanglan nga anaa sa pisikal nga paagi (labing maayo alang sa dagko, establisado nga mga negosyo); 2. virtual, kung ang tanan konektado sa digital (kini nga usa labing maayo alang sa mga startup); 3. ang hybrid nga bersyon kung ang mga shareholders adunay kapilian tali sa personal ug virtual nga miting, tungod kay ang duha nasakup. Ang hybrid nga miting mao ang bag-o ug kini nagpadako sa partisipasyon sa mga shareholder.

• Lugar sa tigom

Kung ang miting ipahigayon sa personal ang lokasyon adunay dako nga papel. Ang gagmay nga mga kompanya mahimo’g adunay usa ka miting sa kwarto sa komperensya sa kompanya. Sa laing bahin, kung daghang mga tawo ang motambong sa miting, ang mga kompanya tingali maghunahuna bahin sa pagbalhin niini sa usa ka awditoryum o usa ka meeting room sa hotel nga sagad mas kombenyente nga lugar.

• Logistics sa Pulong

Ang logistics nagdepende pag-ayo sa matang sa miting nga imong pagahimoon. Apan kinahanglan nimong hunahunaon ang lingkoranan, kahikayan sa pagparking, seguridad (tingali screening pa) ug ang teknikal nga bahin: mga mikropono, projector ug uban pang kinahanglan nga mga gadget.

• Matikdi

Ang petsa, oras ug lokasyon sa miting kinahanglan ipadala sa mga partisipante nga daan.

• Mga dokumento

Adunay ubay-ubay nga gikinahanglan nga mga dokumento nga imong gikinahanglan alang sa miting:

Agenda: kasagaran naglangkob sa pasiuna, mga sugyot ug Q&As, pagboto, mga resulta, presentasyon sa negosyo…

Mga lagda sa pamatasan: aron mahibal-an sa mga partisipante kung kinsa ang kinahanglan nga mosulti, mga limitasyon sa oras, gidili nga pamatasan ug uban pa.

Mga script sa miting: importante alang sa dagan sa miting ug sa pagsiguro nga ang tanan nga mga punto gitabonan.

• Mga pamaagi sa pagboto

Ang mga pamaagi sa pagboto nagdepende sa matang sa mga shareholders. Ang mga rehistrado nga naghupot mao ang nagboto sa ilang mga bahin direkta pinaagi sa kompanya. Ang mga benepisyaryo nga naghupot adunay mga bahin sa porma sa pagsulod sa libro pinaagi sa laing entidad (pananglitan usa ka bangko). Ang mga beneficial holder adunay katungod sa pagtudlo sa ilang bangko kon unsaon pagbotar ang ilang mga bahin o kon sila mismo gusto nga motambong sa tinuig nga miting ug mobotar, mohangyo sila og legal nga proxy. Kana magtugot kanila sa pagboto sa ilang mga bahin direkta.

• Korum

Adunay usab uban pang mga butang nga kinahanglan nga tagdon nga hinungdanon kung nag-andam ka usa ka tinuig nga miting, sama sa pag-monitor sa adlaw-adlaw nga taho sa pagboto, apan dili kami maghisgot sa mga detalye dinhi. Ang bugtong butang nga kinahanglan nimong hinumduman nga kinahanglan nimo ang usa ka "korum" aron magmalampuson ang miting. Kini nagtumong sa gidaghanon sa mga membro sa usa ka lawas o grupo nga gikinahanglan nga motambong aron sa pag-transaksyon sa negosyo sa lawas o grupo.

• Mga balota

Ang mga balota makatabang aron mahibal-an kung ang mga partikular nga bahin mahimong maapil sa kinatibuk-an. Ilang giila ang matag punto nga botohan ug mangayo sa aktuwal nga boto.

• Chairman

Ang kataposang pagpangandam naglakip sa pag-andam sa tsirman aron siya makaandam ug mga tubag alang sa mga pangutana nga mahimong motungha. Maalamon nga makigsulti usab sa HR bahin niini nga mga butang. Tingali adunay mga pangutana nga gipangutana sa usa ka punto, tingali sa laing miting. Importante nga mahibal-an kung unsa ang nahitabo sa kompanya ug mahimong maayo sa pagpaabut. Ang tsirman kinahanglan nga masaligon sa kaugalingon sa pagtubag sa mga pangutana sa mga hingtungdan mao nga ang labing maayo nga paagi mao ang pag-andam kutob sa mahimo.

• Mga minuto

Gusto usab namon nga hisgutan ang usa pa ka hinungdanon nga butang - pagdokumento sa miting. Importante kaayo nga ang miting madokumento sa hustong paagi, ie ang mga minuto sa usa ka tinuig nga mga miting kinahanglanon. Nagdula sila usa ka hinungdanon nga papel alang sa sesyon sa pagplano sa kompanya, aron ang tanan nakasakay sa labing bag-ong mga desisyon. Usab, nahibal-an namon nga ang sesyon sa pagplano kinahanglan nga makita kung gusto namon nga magmalampuson ang kompanya ug makab-ot ang mga target sa pinansya. Busa, ang pangutana nga ipangutana mao kung unsa ang labing praktikal nga paagi sa pag-transcribe sa mga minuto sa miting.

Nindot ang mga transcript sa mga minuto tungod kay kini usa ka yano nga kinatibuk-ang pagtan-aw sa tanan nga gisulti sa tinuig nga miting ug kini dali nga mapasa sa mga tawo nga dili makatambong niini. Kung imong i-transcribe ang tinuig nga miting ang mga sesyon sa pagplano mas sayon nga ipahigayon. Niining paagiha nasulat na nimo ang gipangandoy nga mga katuyoan sa kompanya aron ang pagdumala dali nga magpabilin sa track samtang nagpadayon sila sa ilang mga lakang sa aksyon. Ang sulod sa transcript mahimo usab nga mapuslanon kaayo alang sa dugang nga pagtuki ug mga konklusyon sa umaabot, ilabi na sa mga kaso nga ang gipaabot nga mga tumong wala maigo.

Usab, importante nga hisgutan nga ang pagtrabaho sa datos usahay lisud kaayo, tungod kay ang mga sayup mahitabo matag karon ug unya, ug bisan ang mga yano mahimong adunay dako nga epekto sa kompanya. Mao nga, labi na ang mga numero nga gihisgutan sa tinuig nga mga miting kinahanglan nga audio type ug i-transcribe. Kini magpaposible alang kanimo sa pagribyu sa tanan nga gisulti kutob sa imong gikinahanglan ug dugang pa, kini mahimong sayon sa pagkutlo sa bisan unsa nga mga numero.

Kung kinahanglan nimong isulat ang mga nota sa panahon sa usa ka tinuig nga miting maandam nimo ang imong kaugalingon alang sa usa ka mahagiton ug hinungdanon nga buluhaton. Ang tinuig nga mga miting mahimong molungtad ug dugay. Hunahunaa nga isulat ang tanan nga gisulti sa upat ka oras nga miting ug mahimong responsable sa mga nota. Sa pila ka punto, ang mga sayup motungha o ang hinungdanon nga mga bahin mawala. Dili kini sekreto nga dili nato masulat ang mga butang nga ingon ka paspas sa atong pagsulti. Wala pay labot ang imong sinulat sa kamot kung kinahanglan nimo nga isulat ang usa ka butang nga paspas. Makabasa ka ba sa imong gisulat?

Kung magdesisyon ka nga irekord ang miting ug mogamit usa ka tighatag sa serbisyo sa transkripsyon aron mabag-o ang tipo sa audio sa format sa teksto, mahimo nimo nga mahuman ang trabaho nga dali ug walay kahago. Makatabang ang Gglot kanimo sa pag-transcribe sa imong tinuig nga miting. Pipila lang ka pag-klik gikan niini. Dili nimo kinahanglan nga mag-install bisan unsa sa dili ka magsugod. Ang kinahanglan nimong buhaton mao ang pag-log in sa among webpage ug i-upload ang imong audio tape. Ang among website kay user-friendly ug intuitive bisan kung dili ka kaayo kahibalo sa teknikal. Ang imong pagrekord sa miting makombertir sa tukma. Ang among serbisyo sa transkripsyon nga nakabase sa makina mag-transcribe sa imong audio file nga paspas kaayo ug hatagan ka pa namon sa posibilidad nga i-edit ang transkripsyon sa dili pa nimo kini ma-download. Pabuhata ang imong mga empleyado sa mga buluhaton diin sila gisuholan sa una ug ibilin ang pag-transcribe sa Gglot. Madaginot nimo ang oras sa imong mga empleyado nga mahimo nilang mamuhunan sa mas hinungdanon nga mga buluhaton.

Ang tinuig nga mga miting dili mahitabo kada adlaw. Irekord lang ang miting ug pagtambong sa hingpit nga wala pagkuha mga nota. Himoa nga si Gglot ang imong tighatag sa serbisyo sa transkripsyon: buhaton namo ang transkripsyon nga mas tukma ug mas paspas kay sa bisan unsang corporate secretary.