Merekam Risalah Rapat – Salah Satu Langkah Terbesar Sebelum Sesi Perencanaan

Mentranskripsikan risalah rapat tahunan

Kami ingin memberi Anda beberapa saran mengenai bagaimana mengadakan dan menjalankan pertemuan tahunan, karena sama seperti pertemuan lainnya, pertemuan tersebut perlu direncanakan dengan matang agar berhasil. Jika Anda baru mengenal proses perencanaan, pertemuan tahunan mungkin merupakan tantangan besar dan Anda mungkin berada di bawah banyak tekanan untuk menyelesaikan semuanya.

Mungkin Anda berpikir bahwa pertemuan tahunan itu sangat seru dan menegangkan, padahal biasanya tidak begitu menarik. Namun demikian, tidak hanya rapat tahunan yang diwajibkan menurut undang-undang negara bagian dan persyaratan pencatatan bursa saham untuk perusahaan publik, namun tidak ada yang dapat menyangkal bahwa rapat tahunan itu sangat penting – jika hanya karena rapat tersebut mengumpulkan sebagian besar pemegang saham perusahaan. Dan seperti yang kita ketahui, pemegang saham adalah tokoh kunci bagi perusahaan – mereka adalah penghubung yang sangat penting dalam merencanakan perkembangan masa depan dan arah yang akan diambil perusahaan di tahun berikutnya, karena mereka mendapatkan suara mengenai hal-hal yang diusulkan oleh perusahaan. manajer perusahaan. Pada pertemuan tahunan, pemegang saham dan mitra sering kali mendapatkan salinan rekening perusahaan, mereka meninjau informasi fiskal selama setahun terakhir, dan mereka mengajukan pertanyaan serta menyampaikan pendapat mengenai arah yang akan diambil bisnis di masa depan. Selain itu, pada rapat tahunan pemegang saham memilih direktur yang akan mengelola perusahaan.

Jadi, mari kita mulai dengan beberapa saran yang harus Anda pertimbangkan jika Anda harus merencanakan pertemuan tahunan.

• Buatlah daftar periksa

Buatlah daftar periksa terperinci dari keseluruhan proses termasuk kejadian sebelum dan sesudah pertemuan sebenarnya. Tetapkan tenggat waktu jika diperlukan dan berikan tugas kepada tim Anda. Beberapa poin penting dapat mencakup hal-hal berikut: kuesioner, jadwal rapat dewan untuk tinjauan/persetujuan, penentuan jenis rapat, tanggal dan lokasi, logistik rapat, dokumentasi yang diperlukan, tanya jawab, latihan, dll. Jadwal harus diubah sepenuhnya ke perusahaan Anda dan kalendernya. Berusahalah untuk menyempurnakannya di tahun pertama, sehingga Anda sudah memiliki draf untuk tahun-tahun mendatang.

• Tinjau persyaratan hukum dan peraturan

Persyaratan hukum dan peraturan serta dokumen lain yang terkait dengan rapat harus ditinjau sebelum rapat agar semuanya berjalan lancar.

• Tentukan jenis pertemuan

Hal ini seharusnya sudah dilakukan sekitar enam bulan sebelum pertemuan. Ada beberapa hal penting yang akan membantu Anda memutuskan hal ini seperti tradisi perusahaan, kinerja, dan kekhawatiran para pemangku kepentingan. Pertemuan tersebut dapat dilakukan: 1. secara tatap muka, ketika semua orang perlu hadir secara fisik (paling baik untuk bisnis besar dan mapan); 2. virtual, ketika semua orang terhubung secara digital (ini yang terbaik untuk startup); 3. versi hybrid ketika pemegang saham mempunyai pilihan antara pertemuan tatap muka atau pertemuan virtual, karena keduanya tertutup. Pertemuan hybrid ini inovatif dan memaksimalkan partisipasi pemegang saham.

• Tempat pertemuan

Jika pertemuan akan dilakukan secara langsung, lokasi memainkan peran yang sangat besar. Perusahaan yang sangat kecil dapat mengadakan pertemuan di ruang konferensi perusahaan. Sebaliknya, jika banyak orang yang akan menghadiri rapat, perusahaan mungkin akan mempertimbangkan untuk memindahkannya ke auditorium atau ruang rapat hotel yang seringkali merupakan tempat yang lebih nyaman.

• Pertemuan Logistik

Logistik sangat bergantung pada jenis pertemuan yang akan Anda adakan. Namun Anda harus memikirkan tempat duduk, pengaturan parkir, keamanan (bahkan mungkin penyaringan) dan bagian teknis: mikrofon, proyektor, dan gadget lain yang diperlukan.

• Memperhatikan

Tanggal, waktu dan lokasi pertemuan harus diberitahukan kepada peserta jauh hari sebelumnya.

• Dokumen

Ada sejumlah dokumen yang diperlukan yang Anda perlukan untuk rapat:

Agenda: biasanya berisi perkenalan, proposal dan tanya jawab, voting, hasil, presentasi bisnis…

Aturan perilaku: agar peserta mengetahui siapa yang boleh berbicara, batasan waktu, perilaku yang dilarang, dll.

Naskah rapat: penting untuk kelancaran rapat dan memastikan semua poin tercakup.

• Prosedur pemungutan suara

Prosedur pemungutan suara tergantung pada jenis pemegang saham. Pemegang terdaftar adalah mereka yang memberikan suara langsung atas sahamnya melalui perusahaan. Pemegang manfaat memegang saham dalam bentuk pemindahbukuan melalui entitas lain (bank misalnya). Pemegang manfaat mempunyai hak untuk menginstruksikan banknya tentang cara memilih sahamnya atau jika mereka ingin datang sendiri ke pertemuan tahunan dan memberikan suara, mereka meminta kuasa yang sah. Itu akan memungkinkan mereka untuk memilih saham mereka secara langsung.

• Jumlah anggota minimum

Ada juga hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan dan sangat penting ketika Anda mempersiapkan pertemuan tahunan, seperti memantau laporan perolehan suara harian, namun kami tidak akan membahas detailnya di sini. Satu-satunya hal yang perlu Anda ingat adalah Anda memerlukan “kuorum” agar pertemuan berhasil. Ini mengacu pada jumlah anggota suatu badan atau kelompok yang harus hadir untuk melakukan transaksi bisnis badan atau kelompok tersebut.

• Surat suara

Surat suara membantu untuk mengetahui apakah bagian tertentu dapat dimasukkan ke dalam jumlah total. Mereka mengidentifikasi setiap poin yang akan dipilih dan meminta pemungutan suara yang sebenarnya.

• Ketua

Persiapan terakhir antara lain mempersiapkan ketua sehingga sudah menyiapkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul. Sebaiknya bicarakan juga dengan HR mengenai masalah ini. Mungkin beberapa pertanyaan sudah ditanyakan pada suatu saat, mungkin pada pertemuan lain. Penting untuk mengetahui apa yang terjadi di perusahaan dan pandai mengantisipasinya. Ketua harus percaya diri saat menjawab pertanyaan pemangku kepentingan sehingga cara terbaiknya adalah bersiap semaksimal mungkin.

• Menit

Kami juga ingin membicarakan hal lain yang sangat penting – mendokumentasikan pertemuan tersebut. Pertemuan tersebut harus didokumentasikan dengan baik dan benar, sehingga risalah pertemuan tahunan sangat penting. Mereka memainkan peran penting dalam sesi perencanaan perusahaan, sehingga semua orang dapat mengambil keputusan terkini. Selain itu, kita tahu bahwa sesi perencanaan harus tepat jika kita ingin perusahaan berhasil dan memenuhi target keuangannya. Jadi, pertanyaan yang ingin diajukan adalah cara apa yang paling praktis untuk menuliskan notulen rapat tersebut.

Transkrip notulensi sangat bagus karena merupakan ikhtisar sederhana dari segala sesuatu yang telah dikatakan dalam pertemuan tahunan dan dapat dengan mudah disampaikan kepada orang-orang yang tidak dapat hadir. Jika Anda mentranskripsikan pertemuan tahunan maka sesi perencanaan akan lebih mudah dilakukan. Dengan cara ini Anda sudah menuliskan tujuan yang dicita-citakan perusahaan sehingga manajemen dapat dengan mudah tetap pada jalurnya saat mereka melanjutkan langkah tindakan mereka. Isi transkrip juga bisa sangat berguna untuk analisis dan kesimpulan lebih lanjut di masa depan, terutama jika tujuan yang diharapkan tidak tercapai.

Penting juga untuk disebutkan bahwa bekerja dengan data terkadang sangat sulit, karena kesalahan terjadi dari waktu ke waktu, dan bahkan kesalahan sederhana pun dapat berdampak besar pada perusahaan. Oleh karena itu, khususnya angka-angka yang disebutkan dalam pertemuan tahunan hendaknya diketik dan ditranskripsikan secara audio. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninjau semua yang dikatakan sebanyak yang Anda butuhkan dan terlebih lagi, akan mudah untuk mengutip angka apa pun.

Ketika Anda harus menulis catatan selama pertemuan tahunan, Anda dapat mempersiapkan diri untuk tugas yang sangat menantang dan penting. Pertemuan tahunan bisa berlangsung lama. Bayangkan menuliskan semua yang dikatakan selama pertemuan empat jam dan bertanggung jawab atas catatan tersebut. Pada titik tertentu, kesalahan akan muncul atau bagian penting akan dihilangkan. Bukan rahasia lagi bahwa kita tidak bisa menulis sesuatu secepat kita berbicara. Belum lagi tulisan tangan Anda ketika harus menulis sesuatu dengan cepat. Apakah Anda dapat membaca apa yang telah Anda tulis?

Jika Anda memutuskan untuk merekam rapat dan menggunakan penyedia layanan transkripsi untuk mengubah jenis audio menjadi format teks, Anda akan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan mudah. Gglot dapat membantu Anda menyalin pertemuan tahunan Anda. Anda hanya berjarak beberapa klik saja darinya. Anda tidak perlu menginstal apa pun sebelum memulai. Yang perlu Anda lakukan hanyalah masuk ke halaman web kami dan mengunggah rekaman audio Anda. Situs web kami sangat ramah pengguna dan intuitif meskipun Anda tidak terlalu paham teknis. Rekaman rapat Anda akan dikonversi secara akurat. Layanan transkripsi berbasis mesin kami akan menyalin file audio Anda dengan sangat cepat dan kami bahkan akan memberi Anda kemungkinan untuk mengedit transkripsi sebelum Anda dapat mengunduhnya. Biarkan karyawan Anda melakukan tugas-tugas yang awalnya mereka pekerjakan dan serahkan transkripsinya ke Gglot. Anda akan menghemat waktu karyawan Anda sehingga mereka dapat berinvestasi dalam tugas-tugas yang lebih penting.

Pertemuan tahunan tidak terjadi setiap hari. Cukup rekam rapat dan hadir sepenuhnya tanpa membuat catatan. Biarkan Gglot menjadi penyedia layanan transkripsi Anda: kami akan melakukan transkripsi dengan lebih akurat dan lebih cepat dibandingkan sekretaris perusahaan mana pun.