Сабти протоколҳои вохӯрӣ - Яке аз қадамҳои калонтарин пеш аз ҷаласаи банақшагирӣ

Тарҷумаи протоколҳои ҷаласаҳои солона

Мо мехостем ба шумо дар бораи тарзи гузарондан ва гузарондани мачлиси солона чанд маслихат дихем, зеро ба монанди дигар мачлисхо барои бомуваффакият гузарондани он бояд бодиккат ба накша гирифта шавад. Агар шумо дар банақшагирии раванд нав бошед, вохӯрии солона метавонад як мушкили бузург бошад ва эҳтимол шумо барои анҷом додани ҳама чиз фишори зиёд доред.

Шояд шумо фикр кунед, ки вохӯриҳои солона хеле ҳаяҷоновар ва ҳаяҷоноваранд, аммо одатан онҳо он қадар ҷолиб нестанд. Бо вуҷуди ин, на танҳо маҷлисҳои солона тибқи қонунҳои давлатӣ ва тибқи талаботи листинги биржаи фондӣ барои ширкатҳои ҷамъиятӣ заруранд, аммо ҳеҷ кас наметавонад воқеан инкор кунад, ки онҳо хеле муҳиманд - ба шарте ки онҳо аксарияти саҳмдорони ширкатро ҷамъ кунанд. Ва тавре ки мо медонем, саҳмдорон рақамҳои калидӣ барои ширкатҳо мебошанд - онҳо як пайванди хеле муҳим ҳангоми банақшагирии пешрафтҳои оянда ва роҳе, ки ширкат дар соли оянда хоҳад буд, зеро онҳо оид ба масъалаҳои пешниҳодкардаи ширкат овоз мегиранд. роҳбарони ширкатҳо. Дар маҷлиси солона саҳмдорон ва шарикон аксар вақт нусхаҳои ҳисобҳои ширкатро ба даст меоранд, онҳо маълумоти молиявии соли гузаштаро баррасӣ мекунанд ва дар бораи самтҳои тиҷорат дар оянда саволҳо медиҳанд ва мегӯянд. Инчунин, дар маҷлиси солона саҳмдорон директоронеро интихоб мекунанд, ки ширкатро идора мекунанд.

Пас, биёед бо баъзе пешниҳодҳое оғоз кунем, ки агар шумо бояд вохӯрии солонаро ба нақша гиред, шумо бояд онҳоро ба назар гиред.

• Рӯйхати санҷиш тартиб диҳед

Рӯйхати муфассали тамоми равандро, аз ҷумла рӯйдодҳоро пеш аз вохӯрӣ ва баъд аз вохӯрӣ тартиб диҳед. Дар ҷои зарурӣ мӯҳлатҳоро муқаррар кунед ва ба дастаи худ вазифаҳо диҳед. Баъзе аз нуктаҳои асосӣ метавонанд инҳоро дар бар гиранд: саволномаҳо, ҷадвали ҷаласаи шӯро барои баррасиҳо/тасдиқҳо, муайян кардани намуди вохӯрӣ, сана ва макони баргузории вохӯриҳо, логистикаи вохӯриҳо, ҳуҷҷатҳои зарурӣ, саволу ҷавоб, машқҳо ва ғ. Ҷадвали бояд пурра тағир дода шавад. ба ширкати шумо ва тақвими он. Кӯшиш кунед, ки онро дар соли аввал комил анҷом диҳед, бинобар ин шумо аллакай лоиҳаи солҳои оянда доред.

• Талаботи қонунӣ ва меъёриро баррасӣ кунед

Муҳим он аст, ки талаботи қонунӣ ва меъёрӣ ва дигар ҳуҷҷатҳои марбут ба вохӯрӣ пеш аз вохӯрӣ баррасӣ карда шаванд, то ҳама чиз бемаънӣ бошад.

• Навъи вохӯриро муайян кунед

Ин бояд аллакай тақрибан шаш моҳ пеш аз вохӯрӣ анҷом дода шавад. Баъзе чизҳои муҳиме ҳастанд, ки ба шумо дар қабули ин масъала кӯмак мекунанд, ба монанди анъанаи ширкат, фаъолият ва нигарониҳои ҷонибҳои манфиатдор. Вохӯриҳо метавонанд: 1. шахсан, вақте ки ҳама бояд ҷисман ҳузур дошта бошанд (беҳтарин барои тиҷорати калон ва муқарраршуда); 2. виртуалӣ, вақте ки ҳама ба таври рақамӣ пайваст мешаванд (ин барои оғозёбиҳо беҳтарин аст); 3. версияи гибридӣ, вақте ки саҳмдорон интихоби байни вохӯрии шахсӣ ва маҷозӣ доранд, зеро ҳарду фаро гирифта шудаанд. Маҷлиси гибридӣ навоварона буда, иштироки саҳмдоронро ба ҳадди аксар мерасонад.

• Ҷойи вохӯрӣ

Агар вохӯрӣ шахсан баргузор шавад, ҷойгиршавӣ нақши бузург мебозад. Ширкатҳои хеле хурд метавонанд дар толори конфронси ширкат вохӯрӣ гузаронанд. Аз тарафи дигар, агар шумораи зиёди одамон дар вохӯрӣ иштирок кунанд, ширкатҳо метавонанд дар бораи интиқоли он ба аудитория ё утоқи вохӯрии меҳмонхонае фикр кунанд, ки аксар вақт ҷои мувофиқтар аст.

• Логистикаи вохӯрӣ

Логистика аз намуди вохӯрие, ки шумо доред, вобаста аст. Аммо шумо бояд дар бораи нишастгоҳҳо, таваққуфгоҳҳо, амният (шояд ҳатто скрининг) ва қисми техникӣ фикр кунед: микрофонҳо, проекторҳо ва дигар гаҷетҳои зарурӣ.

• Огоҳӣ

Сана, вақт ва ҷои баргузории вохӯрӣ бояд ба иштирокчиён пешакӣ фиристода шавад.

• Ҳуҷҷатҳо

Барои вохӯрӣ як қатор ҳуҷҷатҳои зарурӣ мавҷуданд:

Рӯзнома: одатан аз муқаддима, пешниҳодҳо ва саволу ҷавоб, овоздиҳӣ, натиҷаҳо, муаррифии тиҷорат иборат аст…

Қоидаҳои рафтор: то иштирокчиён донанд, ки кӣ бояд сухан гӯяд, вақт, рафтори манъшуда ва ғ.

Скриптҳои вохӯрӣ: барои ҷараёни вохӯрӣ муҳим аст ва боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама нуктаҳо фаро гирифта шудаанд.

• Тартиби овоздихй

Тартиби овоздиҳӣ аз намуди саҳмдорон вобаста аст. Дорандагони ба қайд гирифташуда онҳое мебошанд, ки саҳмияҳои худро мустақиман тавассути ширкат овоз медиҳанд. Дорандагони манфиатдор саҳмияҳоро дар шакли сабти китоб тавассути шахси дигар (масалан, бонк) доранд. Соҳибони бенефисиар ҳақ доранд ба бонки худ дар бораи тарзи овоздиҳии саҳмияҳои худ дастур диҳанд ё агар худашон ба маҷлиси солона омада, овоз диҳанд, намояндаи қонуниро талаб кунанд. Ин ба онҳо имкон медиҳад, ки ба саҳмияҳои худ мустақиман овоз диҳанд.

• Кворум

Инчунин чизҳои дигаре низ ҳастанд, ки ҳангоми омода кардани ҷаласаи солона, ба мисли мониторинги гузориши ҳаррӯзаи овоздиҳӣ, муҳиманд, аммо мо дар ин ҷо ба тафсилот намеравем. Ягона чизе, ки шумо бояд дар хотир доред, ки барои муваффақ шудан ба вохӯрӣ ба шумо “кворум” лозим аст. Он ба шумораи аъзоёни бадан ё гурӯҳе дахл дорад, ки барои анҷом додани тиҷорати бадан ё гурӯҳ бояд ҳузур дошта бошанд.

• Бюллетенҳо

Бюллетенҳо барои фаҳмидани он, ки оё саҳмияҳои алоҳида метавонанд ба маҷмӯъ дохил карда шаванд, кӯмак мекунанд. Онҳо ҳар як нуқтаи овоздиҳиро муайян мекунанд ва овоздиҳии воқеиро талаб мекунанд.

• Раис

Омодагии ниҳоӣ омода кардани раисро дар бар мегирад, то ӯ ба саволҳое, ки метавонанд пайдо шаванд, ҷавобҳо омода кунад. Дар бораи ин масъалаҳо бо HR низ сӯҳбат кардан оқилона аст. Шояд баъзе саволҳо аллакай дар як лаҳза, шояд дар мулоқоти дигар дода шуда буданд. Донистани он ки дар ширкат чӣ рӯй дода истодааст ва дар пешгӯӣ хуб будан муҳим аст. Раис ҳангоми посух додан ба саволҳои ҷонибҳои манфиатдор бояд ба худ эътимод дошта бошад, то роҳи беҳтарини он ба қадри имкон омода бошад.

• Дакикахо

Мо инчунин мехостем дар бораи боз як чизи хеле мухим — хуччати мулокот сухан ронем. Муҳим аст, ки вохӯрӣ ба таври дуруст ҳуҷҷатгузорӣ карда шавад, яъне протоколи ҷаласаҳои солона ҳатмӣ мебошад. Онҳо дар ҷаласаи банақшагирии ширкат нақши ҳалкунанда мебозанд, то ҳама дар қабули қарорҳои охирин бошанд. Ғайр аз он, мо медонем, ки ҷаласаи банақшагирӣ бояд дақиқ бошад, агар мо мехоҳем, ки ширкат муваффақ шавад ва ҳадафҳои молиявии худро иҷро кунад. Пас, саволе, ки бояд дода шавад, ин аст, ки кадом роҳи амалии транскрипсияи ин протоколҳои ҷаласа аст.

Стенкрипти протоколҳо олиҷаноб аст, зеро онҳо шарҳи оддии ҳама чизест, ки дар маҷлиси солона гуфта шудааст ва онро ба осонӣ ба одамоне, ки дар он иштирок карда наметавонистанд, интиқол додан мумкин аст. Агар шумо маҷлиси солонаро сабт кунед, гузаронидани ҷаласаҳои банақшагирӣ осонтар мешавад. Ҳамин тариқ, шумо аллакай ҳадафҳои дилхоҳи ширкатро сабт кардаед, то роҳбарият ҳангоми идома додани қадамҳои амали худ ба осонӣ дар роҳ бимонад. Мундариҷаи стенограмма инчунин метавонад барои таҳлил ва хулосаҳои минбаъда дар оянда хеле муфид бошад, хусусан дар ҳолатҳое, ки ҳадафҳои пешбинишуда ба даст наоянд.

Инчунин, бояд қайд кард, ки кор бо додаҳо баъзан хеле душвор аст, зеро хатогиҳо гоҳ-гоҳ рух медиҳанд ва ҳатто хатогиҳои оддӣ метавонанд ба ширкат таъсири калон расонанд. Аз ин рӯ, махсусан рақамҳое, ки дар маҷлисҳои солона зикр шудаанд, бояд аудиоӣ чоп карда шаванд. Ин ба шумо имкон медиҳад, ки ҳама чизеро, ки ба шумо лозим аст, баррасӣ кунед ва илова бар ин, иқтибос овардани ҳама гуна рақамҳо осон хоҳад буд.

Вақте ки ба шумо лозим меояд, ки дар давоми вохӯрии солона қайдҳоро нависед, шумо метавонед худро барои як вазифаи хеле душвор ва муҳим омода созед. Мачлисхои солона метавонанд муддати дароз давом кунанд. Тасаввур кунед, ки ҳама чизеро, ки дар давоми як ҷаласаи чорсоата гуфта шуд, нависед ва барои қайдҳо масъул бошед. Дар баъзе мавридҳо, хатогиҳо пайдо мешаванд ё қисмҳои муҳим хориҷ карда мешаванд. Пӯшида нест, ки мо чизеро, ки сухан мегӯем, зуд навишта наметавонем. Дар бораи хатти худ сухан нагӯед, вақте ки шумо чизеро зуд нависед. Оё шумо метавонед он чизеро, ки навиштаед, хонед?

Агар шумо қарор қабул кунед, ки вохӯриро сабт кунед ва провайдери хидматрасонии транскрипсияро барои табдил додани навъи аудио ба формати матн истифода баред, шумо корро зуд ва бемалол иҷро хоҳед кард. Gglot метавонад ба шумо дар навиштани вохӯрии солонаатон кӯмак расонад. Шумо танҳо чанд клик аз он дуред. Пеш аз оғози кор ба шумо лозим нест, ки чизе насб кунед. Ба шумо танҳо лозим аст, ки вориди саҳифаи интернетии мо шавед ва навори аудиоии худро бор кунед. Вебсайти мо хеле барои корбарӣ ва беихтиёрона аст, ҳатто агар шумо аз ҷиҳати техникӣ чандон огоҳ набошед. Сабти вохӯрии шумо ба таври дақиқ табдил дода мешавад. Хидмати транскрипсияи ба мошини мо асосёфта файли аудиоии шуморо хеле зуд транскрипсия мекунад ва мо ҳатто ба шумо имкон медиҳем, ки транскрипсияро пеш аз зеркашӣ кардани он таҳрир кунед. Бигзор кормандони шумо вазифаҳоеро, ки барои онҳо дар ҷои аввал ба кор гирифта шуда буданд, иҷро кунанд ва транскриптро ба Gglot тарк кунанд. Шумо вақти кормандони худро сарфа мекунед, ки онҳо метавонанд ба вазифаҳои муҳимтар сармоягузорӣ кунанд.

Мачлисхои солона на хар руз барпо мегарданд. Танҳо вохӯриро сабт кунед ва бидуни қайдҳо пурра ҳозир бошед. Бигзор Gglot провайдери хидматрасонии транскрипсияи шумо бошад: мо транскрипсияро нисбат ба ҳар як котиби корпоративӣ дақиқтар ва зудтар иҷро хоҳем кард.