הקלטת דקות פגישה - אחד השלב הגדול ביותר לפני מושב התכנון

תמלל פרוטוקולים של ישיבות שנתיות

ברצוננו לתת לך עצות כיצד לנהל ולנהל פגישה שנתית, מכיוון שכמו כל פגישה אחרת, יש לתכנן אותה בקפידה בכדי להצליח. אם אתה חדש בתכנון התהליך, פגישה שנתית עשויה להיות אתגר עצום וכנראה שאתה נמצא בלחץ רב על מנת לבצע את הכל.

אולי היית חושב שפגישות שנתיות הן סופר מרגשות ומרתקות, אך בדרך כלל הן לא ממש מעניינות. עם זאת, לא רק פגישות שנתיות נדרשות על פי חוק המדינה ועל פי דרישות רישום לבורסה עבור חברות ציבוריות, אך אף אחד לא יכול באמת להכחיש שהן חשובות מאוד - ולו רק משום שהם אוספים את מרבית בעלי המניות בחברה. וכידוע, בעלי המניות הם דמויות מפתח עבור חברות - הם חוליה חשובה מאוד בכל הנוגע לתכנון ההתפתחויות העתידיות והדרך בה החברה הולכת להיות בשנה שלאחר מכן, מכיוון שהם מקבלים הצבעה בעניינים שהציעו מנהלי חברות. באסיפה השנתית לעתים קרובות בעלי המניות והשותפים מקבלים עותקים מחשבונות החברה, הם בוחנים מידע כספי לשנה האחרונה והם שואלים שאלות ואומרים את ההוראות לגבי מה שהעסק יקבל בעתיד. כמו כן, באסיפה השנתית בעלי המניות בוחרים את הדירקטורים שינהלו את החברה.

אז בואו נתחיל בכמה הצעות שעליך לקחת בחשבון אם אתה צריך לתכנן פגישה שנתית.

• הכינו רשימת ביקורת

הכינו רשימת בדיקה מפורטת של כל התהליך כולל אירועים לפני ואחרי הפגישה בפועל. קבעו מועדים במידת הצורך והעניקו משימות לצוות שלכם. כמה מנקודות המפתח עשויות לכלול את השאלות הבאות: שאלונים, לוח ישיבות דירקטוריון לבדיקות / אישורים, קביעת סוג הפגישה, תאריך ומיקום, לוגיסטיקה של פגישות, תיעוד נדרש, שאלות ותשובות, חזרות וכו '. יש לשנות את לוח הזמנים לחלוטין. לחברה שלך ולוח השנה שלה. השתדלו לעשות את זה מושלם בשנה הראשונה, כך שכבר יש לכם טיוטה לשנים הבאות.

• עיין בדרישות החוק והרגולציה

חשוב שדרישות החוק והרגולציה ומסמכים אחרים הקשורים לפגישה ייבדקו לפני הפגישה כך שהכל יעבור חלק.

• קבע את סוג הפגישה

זה צריך להיעשות כבר כחצי שנה לפני הפגישה. ישנם כמה דברים חשובים שיעזרו לך להחליט על כך כמו מסורת החברה, ביצועיהם ודאגותיהם של בעלי העניין. הפגישות יכולות להיות: 1. באופן אישי, כאשר כולם צריכים להיות נוכחים פיזית (הכי טוב לעסקים גדולים ומבוססים); 2. וירטואלי, כאשר כולם מחוברים דיגיטלית (זה הכי טוב לסטארטאפים); 3. הגרסה ההיברידית כאשר לבעלי המניות יש אפשרות לבחור בין האסיפה האישית לפגישה הווירטואלית, מכיוון ששניהם מכוסים. הפגישה ההיברידית היא חדשנית והיא ממקסמת את השתתפות בעלי המניות.

• מקום מפגש

אם הפגישה הולכת להתנהל באופן אישי המיקום משחק תפקיד עצום. חברות קטנות מאוד יכולות לקיים פגישה בחדר הישיבות של החברה. מצד שני, אם אנשים רבים ישתתפו בפגישה, חברות עשויות לחשוב להעביר אותה לאולם או לחדר ישיבות במלון, שלעתים קרובות הוא מקום נוח יותר.

• לוגיסטיקה לפגישות

לוגיסטיקה תלויה רבות בסוג הפגישה שתקיים. אבל כדאי לחשוב על מקומות הישיבה, סידורי החניה, האבטחה (אולי אפילו ההקרנה) והחלק הטכני: מיקרופונים, מקרנים ושאר הגאדג'טים הנחוצים.

• הודעה

יש לשלוח את המועד, השעה ומיקום הפגישה למשתתפים מבעוד מועד.

• מסמכים

ישנם מספר מסמכים נדרשים שתצטרך לפגישה:

סדר יום: מכיל בדרך כלל הקדמה, הצעות ושאלות ותשובות, הצבעה, תוצאות, הצגה עסקית ...

כללי התנהגות: כך שהמשתתפים ידעו מי אמור לדבר, מגבלות זמן, התנהגות אסורה וכו '.

סקריפטים לפגישות: חשוב לזרימת הפגישה ולוודא שכל הנקודות מכוסות.

• הליכי הצבעה

הליכי הצבעה תלויים בסוג בעלי המניות. מחזיקים רשומים הם אלה שמצביעים את מניותיהם ישירות דרך החברה. מחזיקים מועילים מחזיקים במניות בטופס הזנת ספר באמצעות גורם אחר (בנק למשל). לבעלי התועלת הזכות להורות לבנק שלהם כיצד להצביע למניותיהם, או אם הם רוצים להגיע בעצמם לאסיפה השנתית ולהצביע, הם מבקשים מיופה כוח משפטי. זה יאפשר להם להצביע ישירות למניותיהם.

• ה

יש גם דברים אחרים שיש לקחת בחשבון שהם חיוניים בעת הכנת אסיפה שנתית, כמו מעקב אחר דוח ההצבעה היומי, אך לא נפרט כאן. הדבר היחיד שאתה צריך לזכור שתצטרך "מניין" כדי שהפגישה תצליח. הכוונה היא למספר חברי הגוף או הקבוצה הנדרשים להיות נוכחים על מנת לבצע עסק של הגוף או הקבוצה.

• פתקי הצבעה

פתקי הצבעה עוזרים לברר אם ניתן לכלול מניות מסוימות בסך הכל. הם מזהים כל נקודה עליה יש להצביע ומבקשים לקבל את ההצבעה בפועל.

• יושב ראש

ההכנות האחרונות כוללות הכנת היו"ר כך שהוא הכין תשובות לשאלות שעשויות לצוץ. זה חכם לדבר גם עם משאבי אנוש על עניינים אלה. אולי כמה שאלות כבר נשאלו בשלב מסוים, אולי בפגישה אחרת. חשוב לדעת מה קורה בחברה ולהיות טובים בציפייה. היו"ר צריך להיות בטוח בעצמו כאשר הוא עונה לשאלות בעלי העניין, כך שהדרך הטובה ביותר תהיה רק מוכנה ככל האפשר.

• דקות

נרצה לדבר גם על דבר חשוב מאוד - תיעוד הפגישה. יש חשיבות מכרעת שהפגישה תתועד בצורה נאותה, כלומר פרוטוקולים של ישיבות שנתיות הם הכרחיים. הם ממלאים תפקיד מכריע לפגישת התכנון של החברה, כך שכולם יהיו על הסיפון עם ההחלטות האחרונות. כמו כן, אנו יודעים כי פגישת התכנון צריכה להיות נקודתית אם אנו רוצים שהחברה תצליח ותעמוד ביעדיה הכספיים. לכן, השאלה שיש לשאול היא מהי הדרך המעשית ביותר לתמלול אותן פרוטוקולים.

תמלילי הפרוטוקולים נהדרים מכיוון שהם סקירה פשוטה של כל מה שנאמר באסיפה השנתית וניתן להעביר זאת בקלות לאנשים שלא יכלו להשתתף בה. אם תתמלל את הפגישה השנתית מפגשי התכנון יהיו קלים יותר לביצוע. בדרך זו כבר רשמו את היעדים השואפים של החברה, כך שההנהלה תוכל בקלות להישאר על המסלול בזמן שהם ממשיכים בצעדי הפעולה שלהם. תוכן התמליל יכול להיות שימושי מאוד להמשך ניתוח ומסקנות בעתיד, במיוחד במקרים בהם היעדים הצפויים אינם נפגעים.

כמו כן, חשוב להזכיר כי עבודה עם נתונים היא לעיתים קשה מאוד, מכיוון ששגיאות התרחשו מעת לעת, ואפילו פשוטות יכולות להיות בעלות השפעה רבה על החברה. לכן, במיוחד על המספרים המוזכרים בפגישות שנתיות להקליד ולהעתיק אותם. זה יאפשר לך לסקור את כל הנאמר ככל שאתה צריך ויתרה מכך, יהיה קל לצטט כל מספר.

כאשר עליכם לרשום הערות במהלך פגישה שנתית תוכלו להכין את עצמכם למשימה מאתגרת וחשובה ביותר. ישיבות שנתיות יכולות להימשך זמן רב. דמיין לרשום את כל מה שנאמר במהלך פגישה בת ארבע שעות ולהיות אחראי על ההערות. בשלב מסוים, יתעוררו שגיאות או יושמטו חלקים מכריעים. זה לא סוד שאנחנו לא יכולים לרשום דברים במהירות כשאנחנו מדברים. שלא לדבר על כתב היד שלך כשאתה צריך לרשום משהו במהירות. האם תוכלו לקרוא את מה שרשמתם?

אם תחליט להקליט את הפגישה ולהשתמש בספק שירותי תמלול כדי להמיר את סוג השמע לפורמט טקסט, תוכל לבצע את העבודה במהירות וללא מאמץ. Gglot יכול לעזור לך לתמלל את הפגישה השנתית שלך. אתה רק כמה לחיצות מזה. אינך צריך להתקין דבר לפני שתתחיל. כל שעליך לעשות הוא להיכנס לדף האינטרנט שלנו ולהעלות את קלטת השמע שלך. האתר שלנו מאוד ידידותי למשתמש ואינטואיטיבי, גם אם אתה לא מאוד פיקח טכנית. הקלטת הפגישה שלך תומר במדויק. שירות התמלול מבוסס המכונה שלנו יתמלל את קובץ האודיו שלכם במהירות רבה ואפילו ניתן לכם אפשרות לערוך את התמלול לפני שתוכלו להוריד אותו. תן לעובדים שלך מלכתחילה לבצע את המשימות שלשמן הם נשכרו ולעזוב את התמלול לגלוט. תוכלו לחסוך לעובדים שלכם זמן שהם יכולים להשקיע במשימות חשובות יותר.

ישיבות שנתיות לא מתקיימות כל יום. כל שעליך לעשות הוא להקליט את הפגישה ולהיות נוכח לחלוטין מבלי לרשום הערות. תן ל- Gglot להיות ספק שירותי התמלול שלך: אנו נעשה את התמלול בצורה מדויקת ומהירה יותר מכל מזכירה ארגונית.