Nahrávanie zápisníc zo stretnutia – jeden z najväčších krokov pred plánovaním

Prepisujte zápisnice z výročných stretnutí

Radi by sme vám poradili, ako viesť a viesť výročnú schôdzu, pretože ako každé iné stretnutie, aj toto je potrebné starostlivo naplánovať, aby bolo úspešné. Ak ste v plánovaní procesov nováčik, každoročné stretnutie môže byť veľkou výzvou a pravdepodobne ste pod veľkým tlakom, aby ste všetko stihli.

Možno by ste si mysleli, že každoročné stretnutia sú super vzrušujúce a vzrušujúce, ale zvyčajne nie sú také zaujímavé. Napriek tomu sa podľa štátneho práva a požiadaviek na kótovanie na burze pre verejné spoločnosti vyžadujú nielen výročné zhromaždenia, ale nikto nemôže skutočne poprieť, že sú veľmi dôležité – už len preto, že zhromažďujú väčšinu akcionárov spoločnosti. A ako vieme, akcionári sú pre spoločnosti kľúčovými postavami – sú veľmi dôležitým článkom, pokiaľ ide o plánovanie budúceho vývoja a cesty, ktorou sa spoločnosť bude uberať v nasledujúcom roku, keďže dostávajú hlasovanie o záležitostiach, ktoré navrhol manažérov spoločností. Na výročnom stretnutí akcionári a partneri často dostávajú kópie účtov spoločnosti, prehodnocujú fiškálne informácie za minulý rok a kladú otázky a hovoria o smeroch, ktorými sa bude podnikanie uberať v budúcnosti. Na výročnom zhromaždení akcionári volia riaditeľov, ktorí budú spoločnosť riadiť.

Začnime teda niekoľkými návrhmi, ktoré by ste mali vziať do úvahy, ak musíte naplánovať výročné stretnutie.

• Urobte si kontrolný zoznam

Urobte si podrobný kontrolný zoznam celého procesu vrátane udalostí pred a po skutočnom stretnutí. V prípade potreby stanovte termíny a rozdajte úlohy svojmu tímu. Niektoré z kľúčových bodov môžu zahŕňať nasledovné: dotazníky, plán zasadnutí predstavenstva na preskúmanie/schválenie, určenie typu stretnutia, dátumu a miesta, logistika stretnutia, požadovaná dokumentácia, otázky a odpovede, skúšky atď. Harmonogram by sa mal úplne upraviť vašej spoločnosti a jej kalendáru. Prvý rok si dajte tú námahu, aby ste to urobili perfektne, takže už máte návrh na ďalšie roky.

• Preskúmajte právne a regulačné požiadavky

Je dôležité, aby sa právne a regulačné požiadavky a ďalšie dokumenty týkajúce sa stretnutia pred stretnutím preskúmali, aby všetko prebehlo hladko.

• Určite typ stretnutia

Malo by sa tak stať už približne šesť mesiacov pred stretnutím. Existuje niekoľko dôležitých vecí, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa o tom, ako je tradícia spoločnosti, výkon a záujmy zainteresovaných strán. Stretnutia môžu byť: 1. osobné, keď každý potrebuje byť fyzicky prítomný (najlepšie pre veľké, etablované podniky); 2. virtuálne, keď sú všetci prepojení digitálne (toto je najlepšie pre startupy); 3. hybridná verzia, keď si akcionári môžu vybrať medzi osobným a virtuálnym stretnutím, pretože obe sú zahrnuté. Hybridné stretnutie je inovatívne a maximalizuje účasť akcionárov.

• Miesto stretnutia

Ak sa stretnutie uskutoční osobne, miesto zohráva veľkú úlohu. Veľmi malé spoločnosti môžu mať stretnutie v konferenčnej miestnosti spoločnosti. Na druhej strane, ak sa stretnutia zúčastní veľa ľudí, spoločnosti môžu uvažovať o tom, že by ho presunuli do posluchárne alebo hotelovej zasadacej miestnosti, ktorá je často vhodnejším miestom.

• Logistika stretnutí

Logistika do značnej miery závisí od typu stretnutia, ktoré budete mať. Mali by ste však myslieť na sedenie, parkovanie, bezpečnosť (možno aj premietanie) a technickú časť: mikrofóny, projektory a ďalšie potrebné vychytávky.

• Všimnite si

Dátum, čas a miesto stretnutia je potrebné oznámiť účastníkom v dostatočnom predstihu.

• Dokumenty

Na stretnutie budete potrebovať niekoľko dokumentov:

Program: zvyčajne obsahuje úvod, návrhy a otázky a odpovede, hlasovanie, výsledky, obchodnú prezentáciu…

Pravidlá správania: aby účastníci vedeli, kto má hovoriť, časové limity, zakázané správanie atď.

Skripty stretnutí: dôležité pre priebeh stretnutia a na zabezpečenie toho, aby boli pokryté všetky body.

• Postupy hlasovania

Postupy hlasovania závisia od typu akcionárov. Registrovaní držitelia sú tí, ktorí hlasujú o svojich akciách priamo prostredníctvom spoločnosti. Vlastníci výhod držia akcie v zaknihovanej podobe prostredníctvom iného subjektu (napríklad banky). Vlastníci výhod majú právo dať banke pokyn, ako hlasovať s akciami, alebo ak sa chcú sami dostaviť na výročné zhromaždenie a hlasovať, vyžiadajú si splnomocnenie. To im umožní priamo hlasovať o svojich akciách.

• Kvórum

Do úvahy treba vziať aj ďalšie veci, ktoré sú kľúčové pri príprave výročnej schôdze, ako napríklad sledovanie dennej správy o hlasovaní, ale tu nebudeme zachádzať do podrobností. Jediná vec, ktorú musíte mať na pamäti, že na to, aby bolo stretnutie úspešné, budete potrebovať „kvórum“. Vzťahuje sa na počet členov orgánu alebo skupiny, ktorí musia byť prítomní, aby mohli vykonávať obchodnú činnosť orgánu alebo skupiny.

• Hlasovacie lístky

Hlasovacie lístky pomáhajú zistiť, či je možné do celkovej sumy zahrnúť konkrétne akcie. Identifikujú každý bod, o ktorom sa bude hlasovať, a požiadajú o skutočné hlasovanie.

• Predseda

Posledné prípravy zahŕňajú prípravu predsedu, aby pripravil odpovede na otázky, ktoré sa môžu objaviť. Je rozumné porozprávať sa o týchto záležitostiach aj s HR. Možno nejaké otázky už niekedy boli položené, možno na inom stretnutí. Je dôležité vedieť, čo sa vo firme deje, a vedieť dobre predvídať. Predseda musí byť sebavedomý, keď odpovedá na otázky zainteresovaných strán, takže najlepším spôsobom je byť pripravený čo najviac.

• Minúty

Radi by sme hovorili aj o ďalšej veľmi dôležitej veci – zdokumentovaní stretnutia. Je mimoriadne dôležité, aby bolo stretnutie riadne zdokumentované, tj zápisnica z výročného stretnutia je nevyhnutná. Zohrávajú kľúčovú úlohu pri plánovaní spoločnosti, takže každý je na palube s najnovšími rozhodnutiami. Vieme tiež, že ak chceme, aby spoločnosť uspela a splnila svoje finančné ciele, plánovacie stretnutie musí byť na mieste. Otázkou teda je, aký je najpraktickejší spôsob prepisu týchto zápisníc.

Prepisy zápisníc sú skvelé, pretože sú jednoduchým prehľadom všetkého, čo bolo povedané na výročnej schôdzi, a to sa dá ľahko posunúť aj ľuďom, ktorí sa jej nemohli zúčastniť. Ak prepíšete výročnú schôdzu, plánovacie stretnutia budú jednoduchšie. Týmto spôsobom už máte zapísané ašpirované ciele spoločnosti, takže manažment môže ľahko zostať na správnej ceste, keď bude pokračovať vo svojich akčných krokoch. Obsah prepisu môže byť tiež veľmi užitočný pre ďalšie analýzy a závery v budúcnosti, najmä v prípadoch, keď sa nedosiahnu očakávané ciele.

Tiež je dôležité spomenúť, že práca s dátami je niekedy veľmi náročná, pretože z času na čas sa vyskytli chyby a aj tie jednoduché môžu mať na spoločnosť veľký vplyv. To je dôvod, prečo najmä čísla uvedené na výročných stretnutiach by mali byť napísané na stroji a prepísané. To vám umožní skontrolovať všetko, čo bolo povedané, toľko, koľko potrebujete, a navyše bude ľahké uviesť akékoľvek čísla.

Keď si musíte počas výročného stretnutia zapísať poznámky, môžete sa pripraviť na veľmi náročnú a dôležitú úlohu. Výročné stretnutia môžu trvať dlho. Predstavte si, že by ste si počas štvorhodinového stretnutia zapísali všetko, čo bolo povedané, a nesiete zodpovednosť za poznámky. V určitom bode sa vyskytnú chyby alebo sa vynechajú dôležité časti. Nie je tajomstvom, že veci nedokážeme zapísať tak rýchlo, ako hovoríme. Nehovoriac o vašom rukopise, keď musíte niečo rýchlo zapísať. Budete vedieť prečítať, čo ste si zapísali?

Ak sa rozhodnete nahrať schôdzu a použiť poskytovateľa prepisovacích služieb na konverziu typu zvuku do textového formátu, prácu zvládnete rýchlo a bez námahy. Gglot vám môže pomôcť prepísať vaše výročné stretnutie. Ste od nej len pár kliknutí. Pred začatím nemusíte nič inštalovať. Všetko, čo musíte urobiť, je prihlásiť sa na našu webovú stránku a nahrať svoju zvukovú pásku. Naša stránka je veľmi užívateľsky prívetivá a intuitívna, aj keď nie ste príliš technicky zdatní. Záznam vašej schôdze bude presne prevedený. Naša služba strojového prepisu prepíše váš zvukový súbor veľmi rýchlo a dokonca vám poskytneme možnosť upraviť prepis skôr, ako si ho budete môcť stiahnuť. Nechajte svojich zamestnancov robiť úlohy, na ktoré boli najatí a prepisovanie nechajte na Gglot. Svojim zamestnancom ušetríte čas, ktorý môžu investovať do dôležitejších úloh.

Výročné stretnutia sa nekonajú každý deň. Jednoducho nahrajte stretnutie a buďte plne prítomní bez toho, aby ste si robili poznámky. Nechajte Gglot byť vaším poskytovateľom prepisovacích služieb: prepis urobíme presnejšie a rýchlejšie ako ktorýkoľvek podnikový tajomník.