Upptaka fundargerða – Eitt stærsta skrefið fyrir skipulagsfundinn

Afrita fundargerðir ársfunda

Okkur langar að gefa þér ráð um hvernig eigi að halda og halda ársfundi því rétt eins og allir aðrir fundir þarf að skipuleggja hann vandlega til að ná árangri. Ef þú ert nýr í ferli skipulagningu gæti ársfundur verið mikil áskorun og þú ert líklega undir miklu álagi til að koma öllu í verk.

Kannski myndirðu halda að ársfundir væru ofboðslega spennandi og spennandi, en yfirleitt eru þeir ekki svo áhugaverðir. Engu að síður er ekki aðeins krafist ársfunda samkvæmt lögum ríkisins og kröfum um skráningu á hlutabréfum í opinberum fyrirtækjum, heldur getur enginn í raun neitað því að þeir eru mjög mikilvægir – þó ekki væri nema vegna þess að þeir safna saman flestum hluthöfum fyrirtækisins. Og eins og við vitum eru hluthafar lykilpersónur fyrirtækja – þeir eru mjög mikilvægur hlekkur þegar kemur að því að skipuleggja framtíðarþróunina og þá braut sem félagið ætlar að fara á næsta ár, þar sem þeir fá atkvæði um mál sem lögð eru fram skv. stjórnendur fyrirtækja. Á ársfundi fá hluthafar og samstarfsaðilar oft afrit af reikningum félagsins, þeir fara yfir fjárhagsupplýsingar fyrir liðið ár og þeir spyrja spurninga og hafa orð á því í hvaða átt reksturinn mun taka í framtíðinni. Einnig kjósa hluthafar á aðalfundi stjórnarmenn sem fara með stjórn félagsins.

Svo, við skulum byrja á nokkrum tillögum sem þú ættir að taka með í reikninginn ef þú þarft að skipuleggja ársfund.

• Gerðu gátlista

Gerðu nákvæman gátlista yfir allt ferlið, þar með talið atburði fyrir og eftir raunverulegan fund. Settu tímamörk þar sem þörf er á og gefðu teyminu þínu verkefni. Sum lykilatriðin geta falið í sér eftirfarandi: spurningalistar, áætlun stjórnarfunda fyrir umsagnir/samþykki, ákvörðun um tegund fundar, dagsetningu og staðsetningu, fundarskipulag, nauðsynleg skjöl, spurningar og svör, æfingar o.s.frv. Dagskránni ætti að breyta algjörlega. við fyrirtæki þitt og dagatal þess. Gerðu tilraun til að gera það fullkomið fyrsta árið, svo þú ert nú þegar með drög fyrir komandi ár.

• Farið yfir laga- og reglugerðarkröfur

Mikilvægt er að farið sé yfir laga- og reglugerðarkröfur og önnur skjöl tengd fundinum fyrir fundinn svo allt gangi snurðulaust fyrir sig.

• Ákveða tegund fundar

Þetta ætti nú þegar að vera gert um sex mánuðum fyrir fundinn. Það eru nokkrir mikilvægir hlutir sem munu hjálpa þér að ákveða þessa eins og fyrirtækjahefð, frammistöðu og áhyggjur hagsmunaaðila. Fundirnir geta verið: 1. í eigin persónu, þegar allir þurfa að vera líkamlega til staðar (best fyrir stór, rótgróin fyrirtæki); 2. raunverulegur, þegar allir eru tengdir stafrænt (þessi er bestur fyrir gangsetning); 3. blendingsútgáfan þegar hluthafar hafa val á milli persónulegs fundar og sýndarfundar, vegna þess að báðir falla undir. Blendingsfundurinn er nýstárlegur og hámarkar hluthafaþátttöku.

• Fundarstaður

Ef fundurinn á að fara fram í eigin persónu spilar staðsetningin stórt hlutverk. Mjög lítil fyrirtæki geta haldið fundi í ráðstefnusal fyrirtækisins. Á hinn bóginn, ef margir mæta á fundinn gætu fyrirtæki hugsað sér að flytja hann í sal eða hótelfundarherbergi sem er oft þægilegri staður.

• Fundur Logistics

Skipulag fer mikið eftir því hvers konar fundi þú ætlar að halda. En þú ættir að hugsa um sætin, fyrirkomulag bílastæða, öryggi (kannski jafnvel skimun) og tæknilega hlutann: hljóðnema, skjávarpa og aðrar nauðsynlegar græjur.

• Takið eftir

Dagsetning, tími og staðsetning fundar skal senda fundarmönnum með góðum fyrirvara.

• Skjöl

Það eru nokkur nauðsynleg skjöl sem þú þarft fyrir fundinn:

Dagskrá: inniheldur venjulega kynningu, tillögur og spurningar og spurningar, atkvæðagreiðslur, niðurstöður, viðskiptakynning...

Umgengnisreglur: þannig að þátttakendur viti hver á að tala, tímamörk, bönnuð hegðun o.s.frv.

Fundarforrit: mikilvægt fyrir flæði fundarins og til að tryggja að farið sé yfir öll atriði.

• Atkvæðagreiðslur

Atkvæðagreiðsla fer eftir tegund hluthafa. Skráðir eigendur eru þeir sem kjósa hluti sína beint í gegnum félagið. Rétthafar halda hlutabréfum í bókfærðu formi í gegnum aðra aðila (til dæmis banka). Rétthafar hafa rétt til að leiðbeina banka sínum um hvernig þeir eigi að greiða atkvæði með hlutabréfum sínum eða ef þeir vilja koma sjálfir á ársfund og greiða atkvæði óska þeir eftir lögmætu umboði. Það mun gera þeim kleift að kjósa hlut sinn beint.

• Sveitarstjórn

Það eru líka önnur atriði sem þarf að hafa í huga sem skipta sköpum þegar þú ert að undirbúa ársfund, eins og að fylgjast með daglegri atkvæðaskýrslu, en við munum ekki fara nánar út í það hér. Það eina sem þú þarft að hafa í huga að þú þarft „sveit“ til að fundurinn verði árangursríkur. Það vísar til fjölda meðlima stofnunar eða hóps sem þarf að vera til staðar til að eiga viðskipti stofnunarinnar eða hópsins.

• Atkvæðaseðlar

Atkvæðaseðlar hjálpa til við að komast að því hvort hægt sé að taka tiltekna hluti með í heildina. Þeir tilgreina hvert atriði sem á að kjósa um og biðja um raunverulega atkvæðagreiðsluna.

• Formaður

Lokaundirbúningur felur í sér að undirbúa formanninn svo hann hafi undirbúið svör við spurningum sem gætu skotið upp kollinum. Það er skynsamlegt að ræða líka við HR um þessi mál. Kannski hafa einhverjar spurningar þegar verið lagðar fram á einhverjum tímapunkti, kannski á öðrum fundi. Það er mikilvægt að vita hvað er að gerast í fyrirtækinu og vera góður í að sjá fyrir. Formaður þarf að vera sjálfsöruggur þegar hann svarar spurningum hagsmunaaðila svo besta leiðin sé bara að vera undirbúinn eins og hægt er.

• Fundargerð

Okkur langar líka að tala um annað mjög mikilvægt atriði - að skrá fundinn. Það skiptir sköpum að fundurinn sé skjalfestur á réttan hátt, þ.e. fundargerðir ársfunda eru ómissandi. Þeir gegna mikilvægu hlutverki fyrir skipulagsfund fyrirtækisins, þannig að allir séu með í för með nýjustu ákvarðanir. Einnig vitum við að skipulagsfundurinn verður að vera staðbundinn ef við viljum að fyrirtækið nái árangri og nái fjárhagslegum markmiðum sínum. Þannig að spurningin sem þarf að spyrja er hver er hagnýtasta leiðin til að afrita þessar fundargerðir.

Afrit fundargerða er frábært því þær eru einfalt yfirlit yfir allt sem fram hefur komið á ársfundinum og það er auðvelt að miðla því til fólks sem ekki gat mætt. Ef þú afritar ársfundinn verða skipulagsfundir auðveldari í framkvæmd. Þannig hefurðu nú þegar stefnt að markmiðum fyrirtækisins skrifað niður svo að stjórnendur geti auðveldlega haldið áfram að halda áfram með aðgerðaskref sín. Efni afritsins getur einnig verið mjög gagnlegt fyrir frekari greiningu og ályktanir í framtíðinni, sérstaklega í þeim tilvikum þegar væntanleg markmið nást ekki.

Einnig er mikilvægt að nefna að vinna með gögn er stundum mjög erfið, því villur komu upp af og til og jafnvel einfaldar geta haft mikil áhrif á fyrirtækið. Þess vegna ættu sérstaklega tölurnar sem nefndar eru á ársfundum að vera hljóðritaðar og afritaðar. Þetta gerir þér kleift að rifja upp allt sem var sagt eins mikið og þú þarft og þar að auki verður auðvelt að vitna í hvaða tölur sem er.

Þegar þú þarft að skrifa niður minnispunkta á ársfundi geturðu undirbúið þig fyrir mjög krefjandi og mikilvægt verkefni. Ársfundir geta staðið í langan tíma. Ímyndaðu þér að skrifa niður allt sem sagt var á fjögurra tíma fundi og bera ábyrgð á nótunum. Á einhverjum tímapunkti koma upp villur eða mikilvægum hlutum verður sleppt. Það er ekkert leyndarmál að við getum ekki skrifað hluti niður eins hratt og við tölum. Svo ekki sé minnst á rithöndina þína þegar þú þarft að skrifa niður eitthvað hratt. Munt þú geta lesið það sem þú hefur skrifað niður?

Ef þú ákveður að taka upp fundinn og nota umritunarþjónustuaðila til að breyta hljóðgerðinni í textasnið muntu vinna verkið hratt og áreynslulaust. Gglot getur hjálpað þér að skrifa upp ársfundinn þinn. Þú ert aðeins nokkrum smellum frá því. Þú þarft ekki að setja neitt upp áður en þú byrjar. Allt sem þú þarft að gera er að skrá þig inn á vefsíðuna okkar og hlaða upp hljóðspólunni. Vefsíðan okkar er mjög notendavæn og leiðandi jafnvel þó þú sért ekki mjög tæknilega kunnur. Fundarupptökunni þinni verður breytt nákvæmlega. Vélræna uppskriftarþjónustan okkar mun umrita hljóðskrána þína mjög hratt og við munum jafnvel gefa þér möguleika á að breyta umrituninni áður en þú getur hlaðið henni niður. Leyfðu starfsmönnum þínum að vinna þau verkefni sem þeir voru ráðnir í í fyrsta lagi og skildu umritun til Gglot. Þú sparar starfsmönnum þínum tíma sem þeir geta fjárfest í mikilvægari verkefnum.

Ársfundir eru ekki á hverjum degi. Taktu einfaldlega fundinn upp og vertu fullkomlega viðstaddur án þess að taka minnispunkta. Leyfðu Gglot að vera uppskriftarþjónustan þín: við munum gera uppskriftina nákvæmari og hraðari en nokkur fyrirtækisritari.