Kurekodi Dakika za Mkutano - Mojawapo ya Hatua Kubwa Kabla ya Kikao cha Kupanga

Andika kumbukumbu za mikutano ya kila mwaka

Tungependa kukushauri jinsi ya kuongoza na kuendesha mkutano wa kila mwaka, kwa sababu kama mkutano mwingine wowote, unahitaji kupangwa kwa uangalifu ili ufanikiwe. Ikiwa wewe ni mgeni katika upangaji wa mchakato, mkutano wa kila mwaka unaweza kuwa changamoto kubwa na pengine uko chini ya shinikizo nyingi ili kufanya kila kitu.

Labda unaweza kufikiri kwamba mikutano ya kila mwaka ni ya kusisimua na ya kusisimua sana, lakini kwa kawaida haipendezi hivyo. Hata hivyo, sio tu mikutano ya kila mwaka inahitajika chini ya sheria ya serikali na chini ya mahitaji ya kuorodhesha soko la hisa kwa makampuni ya umma, lakini hakuna anayeweza kukataa kwamba ni muhimu sana - ikiwa ni kwa sababu tu wanakusanya wanahisa wengi wa kampuni. Na kama tunavyojua, wenyehisa ni watu muhimu kwa makampuni - ni kiungo muhimu sana linapokuja suala la kupanga maendeleo ya siku zijazo na njia ambayo kampuni itakuwa kwenye mwaka unaofuata, kwa kuwa watapata kura juu ya mambo yaliyopendekezwa na wasimamizi wa makampuni. Katika mkutano wa kila mwaka, wenyehisa na washirika mara nyingi hupata nakala za akaunti za kampuni, wanapitia taarifa za fedha za mwaka uliopita, na wanauliza maswali na kuwa na msemo kuhusu maelekezo ambayo biashara itachukua katika siku zijazo. Pia, katika mkutano wa mwaka wenyehisa huchagua wakurugenzi watakaosimamia kampuni.

Kwa hiyo, hebu tuanze na mapendekezo fulani ambayo unapaswa kuzingatia ikiwa unapaswa kupanga mkutano wa kila mwaka.

• Tengeneza orodha

Tengeneza orodha ya kina ya mchakato mzima ikijumuisha matukio kabla na baada ya mkutano halisi. Weka tarehe za mwisho inapohitajika na utoe majukumu kwa timu yako. Baadhi ya mambo muhimu yanaweza kujumuisha yafuatayo: dodoso, ratiba ya mkutano wa bodi kwa ajili ya mapitio/idhini, uamuzi wa aina ya mkutano, tarehe na eneo, vifaa vya mkutano, nyaraka zinazohitajika, Maswali na Majibu, mazoezi n.k. Ratiba inapaswa kurekebishwa kabisa. kwa kampuni yako na kalenda yake. Fanya bidii kuifanya kikamilifu mwaka wa kwanza, ili tayari una rasimu ya miaka ijayo.

• Kagua mahitaji ya kisheria na udhibiti

Ni muhimu kwamba mahitaji ya kisheria na udhibiti na hati zingine zinazohusiana na mkutano zikaguliwe kabla ya mkutano ili kila kitu kiende sawa.

• Amua aina ya mkutano

Hili linapaswa kufanywa tayari miezi sita kabla ya mkutano. Kuna baadhi ya mambo muhimu ambayo yatakusaidia kuamua juu ya hili kama desturi ya kampuni, utendaji na wasiwasi wa washikadau. Mikutano inaweza kuwa: 1. kibinafsi, wakati kila mtu anahitaji kuwepo kimwili (bora kwa biashara kubwa, zilizoanzishwa); 2. virtual, wakati kila mtu ameunganishwa kwa digital (hii ni bora kwa wanaoanza); 3. toleo la mseto wakati wanahisa wana chaguo kati ya mkutano wa kibinafsi na wa mtandaoni, kwa sababu zote mbili zimeshughulikiwa. Mkutano wa mseto ni wa ubunifu na huongeza ushiriki wa wanahisa.

• Mahali pa mkutano

Ikiwa mkutano utafanywa kibinafsi eneo lina jukumu kubwa. Makampuni madogo sana yanaweza kuwa na mkutano katika chumba cha mikutano cha kampuni. Kwa upande mwingine, ikiwa watu wengi watahudhuria mkutano, kampuni zinaweza kufikiria kuuhamishia kwenye jumba la mikutano au chumba cha mikutano cha hoteli ambayo mara nyingi ni mahali pazuri zaidi.

• Vifaa vya Mkutano

Lojistiki hutegemea sana aina ya mkutano utakaokuwa nao. Lakini unapaswa kufikiri juu ya kuketi, mipangilio ya maegesho, usalama (labda hata uchunguzi) na sehemu ya kiufundi: maikrofoni, projekta na gadgets nyingine muhimu.

• Taarifa

Tarehe, saa na eneo la mkutano lazima zipelekwe kwa washiriki mapema.

• Nyaraka

Kuna idadi ya hati zinazohitajika utahitaji kwa mkutano:

Agenda: kwa kawaida huwa na utangulizi, mapendekezo na Maswali na Majibu, upigaji kura, matokeo, uwasilishaji wa biashara...

Kanuni za maadili: ili washiriki wajue ni nani anayepaswa kuzungumza, mipaka ya muda, tabia iliyokatazwa nk.

Maandishi ya mkutano: muhimu kwa mtiririko wa mkutano na kuhakikisha kuwa hoja zote zimeshughulikiwa.

• Taratibu za kupiga kura

Taratibu za kupiga kura hutegemea aina ya wanahisa. Wamiliki waliojiandikisha ndio wanaopiga kura hisa zao moja kwa moja kupitia kampuni. Wamiliki wanaofaidika wana hisa katika fomu ya kuandika kitabu kupitia huluki nyingine (kwa mfano benki). Wamiliki wanaofaidika wana haki ya kuelekeza benki zao jinsi ya kupiga kura hisa zao au ikiwa wanataka kuja wenyewe kwenye mkutano wa kila mwaka na kupiga kura, wanaomba wakala wa kisheria. Hiyo itawawezesha kupiga kura hisa zao moja kwa moja.

• Akidi

Pia kuna mambo mengine ya kuzingatia ambayo ni muhimu unapotayarisha mkutano wa kila mwaka, kama vile kufuatilia ripoti ya kura ya kila siku, lakini hatutaeleza kwa kina hapa. Kitu pekee unachohitaji kukumbuka kwamba utahitaji "quoramu" ili mkutano ufanikiwe. Inarejelea idadi ya wanachama wa shirika au kikundi wanaohitajika kuwepo ili kufanya shughuli za shirika au kikundi.

• Kura

Kura husaidia kujua kama hisa fulani zinaweza kujumuishwa katika jumla. Wanabainisha kila nukta itakayopigiwa kura na kuomba kura halisi.

• Mwenyekiti

Maandalizi ya mwisho ni pamoja na kumuandaa mwenyekiti hivyo ametayarisha majibu ya maswali ambayo yanaweza kujitokeza. Ni busara pia kuzungumza na HR kuhusu masuala haya. Labda baadhi ya maswali tayari yameulizwa wakati fulani, labda kwenye mkutano mwingine. Ni muhimu kujua nini kinaendelea katika kampuni na kuwa mzuri katika kutarajia. Mwenyekiti anatakiwa kujiamini anapojibu maswali ya wadau hivyo njia bora ni kujiandaa tu kadri inavyowezekana.

• Dakika

Tungependa pia kuzungumza juu ya jambo lingine muhimu sana - kuweka kumbukumbu za mkutano. Ni muhimu sana kwamba mkutano umeandikwa kwa njia ifaayo, yaani kumbukumbu za mikutano ya kila mwaka ni za lazima. Wanachukua jukumu muhimu kwa kikao cha kupanga cha kampuni, ili kila mtu awe kwenye bodi na maamuzi ya hivi karibuni. Pia, tunajua kwamba kipindi cha kupanga kinapaswa kuwa cha moja kwa moja ikiwa tunataka kampuni ifanikiwe na kufikia malengo yake ya kifedha. Kwa hivyo, swali la kuulizwa ni ipi njia ya vitendo zaidi ya kunakili kumbukumbu hizo za mkutano.

Nakala za dakika ni nzuri kwa sababu ni muhtasari rahisi wa kila kitu ambacho kimesemwa katika mkutano wa kila mwaka na hii inaweza kupitishwa kwa urahisi kwa watu ambao hawakuweza kuhudhuria. Ukinakili mkutano wa kila mwaka vikao vya kupanga vitakuwa rahisi kufanya. Kwa njia hii tayari una malengo yanayotarajiwa ya kampuni yaliyoandikwa ili wasimamizi waweze kukaa sawa wanapoendelea na hatua zao. Yaliyomo kwenye nakala pia inaweza kuwa muhimu sana kwa uchambuzi na hitimisho zaidi katika siku zijazo, haswa katika kesi wakati malengo yanayotarajiwa hayakufikiwa.

Pia, ni muhimu kutaja kwamba kufanya kazi na data wakati mwingine ni ngumu sana, kwa sababu makosa yalitokea mara kwa mara, na hata rahisi yanaweza kuwa na athari kubwa kwa kampuni. Ndio maana, haswa nambari zilizotajwa katika mikutano ya kila mwaka zinapaswa kupigwa chapa na kunakiliwa. Hii itafanya iwezekane kwako kukagua kila kitu kilichosemwa kadri unavyohitaji na zaidi ya hayo, itakuwa rahisi kunukuu nambari zozote.

Unapolazimika kuandika maelezo wakati wa mkutano wa kila mwaka unaweza kujitayarisha kwa kazi yenye changamoto nyingi na muhimu. Mikutano ya kila mwaka inaweza kudumu kwa muda mrefu. Hebu fikiria kuandika kila kitu kilichosemwa wakati wa mkutano wa saa nne na kuwajibika kwa maelezo. Wakati fulani, makosa yatatokea au sehemu muhimu zitaachwa. Sio siri kwamba hatuwezi kuandika mambo kwa haraka tunapozungumza. Bila kutaja mwandiko wako wakati inabidi uandike kitu haraka. Je, utaweza kusoma ulichoandika?

Ukiamua kurekodi mkutano na kutumia mtoa huduma wa unukuzi kubadilisha aina ya sauti kuwa umbizo la maandishi, utafanya kazi hiyo kufanyika haraka na kwa urahisi. Gglot inaweza kukusaidia kunukuu mkutano wako wa kila mwaka. Umebakiza mibofyo michache tu kutoka kwayo. Huhitaji kusakinisha chochote kabla ya kuanza. Unachohitaji kufanya ni kuingia katika ukurasa wetu wa tovuti na kupakia kanda yako ya sauti. Tovuti yetu ni rahisi sana kwa watumiaji na ni angavu hata kama huna ujuzi sana wa kiufundi. Rekodi yako ya mkutano itabadilishwa kwa usahihi. Huduma yetu ya unukuzi inayotegemea mashine itanukuu faili yako ya sauti haraka sana na hata tutakupa uwezekano wa kuhariri manukuu kabla ya kuipakua. Waruhusu wafanyikazi wako wafanye kazi ambazo waliajiriwa hapo kwanza na waache kunukuu kwa Gglot. Utawaokoa wafanyikazi wako wakati ambao wanaweza kuwekeza katika kazi muhimu zaidi.

Mikutano ya kila mwaka haifanyiki kila siku. Rekodi tu mkutano na uwepo kikamilifu bila kuandika madokezo. Ruhusu Gglot iwe mtoa huduma wako wa unukuzi: tutafanya unukuzi kwa usahihi na haraka zaidi kuliko katibu yeyote wa shirika.