Жолугушуунун протоколдорун жазуу – пландаштыруу сессиясынын алдындагы эң чоң кадамдардын бири

Жылдык чогулуштардын протоколдорун жазыңыз

Биз сизге жылдык чогулушту кантип өткөрүү жана өткөрүү боюнча бир нече кеңеш бергибиз келет, анткени башка жолугушуулардай эле, ийгиликтүү болушу үчүн аны кылдат пландаштыруу керек. Эгер сиз процессти пландаштырууда жаңы болсоңуз, жылдык жолугушуу чоң көйгөй болушу мүмкүн жана сиз баарын бүтүрүү үчүн көп кысымга кабыласыз.

Мүмкүн, сиз жылдык жолугушуулар абдан кызыктуу жана толкундандырарлык деп ойлошуңуз мүмкүн, бирок адатта алар анчалык деле кызыктуу эмес. Ошого карабастан, мамлекеттик мыйзамдарга ылайык жана ачык компаниялар үчүн биржалык листингдин талаптары боюнча жылдык жолугушуулар гана талап кылынбайт, бирок алар компаниянын көпчүлүк акционерлерин чогулткандыктан, алар абдан маанилүү экенин эч ким тана албайт. Жана биз билгендей, акционерлер компаниялар үчүн негизги фигура болуп саналат - алар келечектеги өнүгүүлөрдү пландаштырууда жана компания кийинки жылы бара турган жолду пландаштырууда абдан маанилүү звено болуп саналат, анткени алар сунуш кылган маселелер боюнча добуш алышат. компаниялардын жетекчилери. Жылдык чогулушта акционерлер жана өнөктөштөр көп учурда компаниянын эсептеринин көчүрмөлөрүн алышат, алар өткөн жылдын фискалдык маалыматтарын карап чыгышат жана бизнестин келечектеги багыттары боюнча суроолорду беришет жана айтышат. Ошондой эле, акционерлер жылдык чогулушунда компанияны башкара турган директорлорду шайлашат.

Андыктан, келгиле, жылдык жолугушууну пландаштырышыңыз керек болсо, эске алуу керек болгон кээ бир сунуштардан баштайлы.

• Текшерүү тизмесин түзүңүз

Чыныгы жолугушууга чейинки жана андан кийинки окуяларды камтыган бүт процесстин деталдуу текшерүү тизмесин түзүңүз. Керек болсо мөөнөттөрдү коюп, командаңызга тапшырмаларды бериңиз. Негизги пункттардын кээ бирлери төмөнкүлөрдү камтышы мүмкүн: анкеталар, кароо/бекитүү үчүн кеңешме жыйналышынын графиги, жолугушуунун түрүн, күнүн жана ордун аныктоо, жолугушуунун логистикасы, талап кылынган документтер, суроо-жооп, репетициялар ж.б.. График толугу менен өзгөртүлүшү керек. компанияңызга жана анын календарына. Биринчи жылы аны кемчиликсиз кылууга аракет кылыңыз, андыктан сизде келерки жылдар үчүн долбоор бар.

• Мыйзамдык жана ченемдик талаптарды карап чыгуу

Мыйзамдык жана ченемдик талаптарды жана жолугушууга тиешелүү башка документтерди жолугушууга чейин карап чыгуу маанилүү, ошондуктан баары ойдогудай болот.

• Жолугушуунун түрүн аныктаңыз

Бул жолугушууга чейин алты ай мурун жасалышы керек. Бул жөнүндө чечим кабыл алууга жардам бере турган кээ бир маанилүү нерселер бар, мисалы, компаниянын салты, иштин натыйжасы жана кызыкдар тараптардын тынчсыздануулары. Жолугушуулар төмөнкүлөр болушу мүмкүн: 1. жеке, ар бир адам физикалык жактан катышуу керек болгондо (чоң, белгиленген бизнес үчүн эң жакшы); 2. виртуалдык, баары санарипке туташканда (бул стартаптар үчүн эң жакшы); 3. Гибриддик версия, акционерлер жеке жана виртуалдык жолугушуунун ортосунда тандоого ээ, анткени экөө тең камтылган. Гибриддик чогулуш инновациялык болуп саналат жана ал акционерлердин катышуусун максималдуу кылат.

• Жолугушуу орду

Жолугушуу жеке өткөрүлө турган болсо, анда жайгашкан жери чоң роль ойнойт. Өтө кичинекей компаниялар компаниянын конференц-залында жыйын өткөрө алышат. Башка жагынан алганда, эгерде жолугушууга көп адамдар катыша турган болсо, компаниялар аны аудиторияга же мейманкананын жолугушуу бөлмөсүнө көчүрүү жөнүндө ойлонушу мүмкүн, ал көбүнчө ыңгайлуураак.

• Жолугушуу логистикасы

Логистика сиз боло турган жолугушуунун түрүнөн көз каранды. Бирок сиз отургучтар, унаа токтотуучу жайларды, коопсуздукту (алтургай скрининг) жана техникалык бөлүгүн: микрофондор, проекторлор жана башка керектүү гаджеттер жөнүндө ойлонушуңуз керек.

• Эскертүү

Жолугушуунун датасы, убактысы жана орду катышуучуларга алдын ала кабарланышы керек.

• Документтер

Жолугушуу үчүн зарыл болгон бир катар документтер бар:

Күн тартиби: адатта киришүү, сунуштар жана суроо-жооп, добуш берүү, жыйынтыктар, бизнес презентациясы…

Жүрүм-турум эрежелери: катышуучулар ким сүйлөй турганын, убакыттын чегин, тыюу салынган жүрүм-туруму ж.б.

Жолугушуу сценарийлери: жолугушуунун жүрүшү үчүн маанилүү жана бардык пункттар камтылганын текшерүү.

• Добуш берүү процедуралары

Добуш берүү процедуралары акционерлердин түрүнө жараша болот. Каттоодон өткөн ээлер – бул өз акцияларына түздөн-түз компания аркылуу добуш бергендер. Бенефициардык ээлер башка уюм (мисалы, банк) аркылуу китеп жазуу түрүндө акцияларды кармашат. Бенефициардык ээлер өз банкына өз акцияларына кантип добуш берүү керектиги жөнүндө көрсөтмө берүүгө укуктуу же эгерде алар жылдык чогулушка келип добуш берүүнү кааласа, алар мыйзамдуу ишенимдүү адам сурашат. Бул аларга өз акцияларына түз добуш берүүгө мүмкүндүк берет.

• Кворум

Күнүмдүк добуш берүү отчетуна мониторинг жүргүзүү сыяктуу жылдык жолугушууну даярдап жатканыңызда маанилүү болгон дагы башка нерселер да бар, бирок биз бул жерде майда-чүйдөсүнө чейин кирбейбиз. Бир гана нерсени эстен чыгарбоо керек, жолугушуу ийгиликтүү болушу үчүн сизге “кворум” керек болот. Бул органдын же топтун бизнесин жүргүзүү үчүн катышууга милдеттүү болгон органдын же топтун мүчөлөрүнүн санын билдирет.

• Бюллетендер

Бюллетендер жалпыга белгилүү бир үлүштөрдү кошууга болобу же жокпу, билүүгө жардам берет. Алар добуш бериле турган ар бир пунктту аныктап, чыныгы добуш берүүнү суранышат.

• Төрага

Акыркы даярдыктар төраганы даярдоону камтыйт, ошондуктан ал пайда болушу мүмкүн болгон суроолорго жоопторду даярдады. Бул маселелер боюнча HR менен сүйлөшүү акылдуулукка жатат. Балким, кандайдыр бир суроолор бир учурда, балким, башка жолугушууда берилген. Компанияда эмне болуп жатканын билүү жана алдын ала билүү маанилүү. Төрага кызыкдар тараптардын суроолоруна жооп берип жатып өзүнө ишениши керек, андыктан эң жакшы жолду мүмкүн болушунча даярдаш керек.

• Мүнөттөр

Биз дагы бир маанилүү нерсе - жолугушууну документтештирүү жөнүндө айткыбыз келет. Жыйындын тийиштүү түрдө документтештирилиши өтө маанилүү, башкача айтканда, жылдык жолугушуулардын протоколдору зарыл. Алар компаниянын пландаштыруу сессиясында чечүүчү ролду ойнойт, ошондуктан ар бир адам акыркы чечимдерди кабыл алууда. Ошондой эле, биз компаниянын ийгиликке жетишин жана финансылык максаттарына жетишин кааласак, пландаштыруу сессиясы так болушу керек экенин билебиз. Ошентип, сурала турган суроо - бул жолугушуунун протоколун транскрипциялоонун эң практикалык жолу.

Протоколдун стенограммалары эң сонун, анткени алар жылдык жолугушууда айтылгандардын бардыгына жөнөкөй сереп салуу болуп саналат жана аны ага катыша албаган адамдарга оңой эле жеткирүүгө болот. Эгерде сиз жылдык жолугушууну жазсаңыз, пландаштыруу сессияларын өткөрүү оңой болот. Ушундай жол менен сиз компаниянын алдыга койгон максаттарын жазып алгансыз, андыктан менеджмент кадамдарын улантууда оңой эле жолдо кала алат. стенограмманын мазмуну, ошондой эле, өзгөчө күтүлгөн максаттарга жетпеген учурларда, келечекте андан аркы талдоо жана корутундуларды үчүн абдан пайдалуу болушу мүмкүн.

Ошондой эле, маалыматтар менен иштөө кээде өтө оор экенин белгилей кетүү керек, анткени каталар мезгил-мезгили менен болуп, ал тургай жөнөкөйлөр да компанияга чоң таасирин тийгизиши мүмкүн. Ошондуктан, өзгөчө, жылдык жолугушууларда айтылган сандар аудио машинкага жана транскрипцияланышы керек. Бул сизге айтылгандардын баарын карап чыгууга мүмкүнчүлүк берет, андан тышкары, каалаган сандарды келтирүүгө оңой болот.

Жылдык жолугушуу учурунда эскертүүлөрдү жазуу керек болгондо, сиз өзүңүздү абдан татаал жана маанилүү ишке даярдай аласыз. Жылдык жолугушуулар көпкө созулушу мүмкүн. Элестеткиле, төрт сааттык жолугушууда айтылгандардын баарын жазып, ноталар үчүн жооп бериңиз. Кээ бир учурда каталар пайда болот же маанилүү бөлүктөрү жок кылынат. Биз айткандай тез жаза албай жатканыбыз жашыруун эмес. Бир нерсени тез жазууга туура келгенде кол жазманы айтпай эле коёюн. Жазганыңды окуй аласыңбы?

Эгер сиз жолугушууну жаздырууну жана аудио түрүн текст форматына айландыруу үчүн транскрипция кызматынын провайдерин колдонууну чечсеңиз, сиз жумушту тез жана кыйынчылыксыз бүтүрөсүз. Gglot жылдык жолугушууңузду транскрипциялоого жардам берет. Сиз андан бир нече чыкылдатыңыз. Баштоодон мурун эч нерсе орнотуунун кереги жок. Болгону биздин веб-баракчага кирип, аудио тасмаңызды жүктөө керек. Биздин веб-сайт колдонуучуга абдан ыңгайлуу жана интуитивдик, ал тургай, сиз техникалык жактан анча билбесеңиз да. Жолугушууңуздун жазуусу так өзгөртүлөт. Биздин машинага негизделген транскрипция кызматыбыз сиздин аудио файлыңызды тез транскрипциялайт жана сиз аны жүктөп алуудан мурун транскрипцияны түзөтүү мүмкүнчүлүгүн беребиз. Кызматкерлериңиз биринчи кезекте жумушка алынган тапшырмаларды аткарсын жана Gglot'го транскрипцияны калтырсын. Кызматкерлериңиздин убактысын үнөмдөп, алар маанилүүрөөк иштерге жумшай аласыз.

Жылдык жолугушуулар күн сайын боло бербейт. Жөн гана жолугушууну жаздырыңыз жана жазууларды тартпастан толук катышыңыз. Gglot сиздин транскрипция кызматын камсыздоочу болсун: биз транскрипцияны бардык корпоративдик катчыларга караганда так жана тезирээк жасайбыз.