Հանդիպման րոպեների ձայնագրում – Պլանավորման նիստից առաջ ամենամեծ քայլերից մեկը

Տառադարձեք տարեկան ժողովների արձանագրությունները

Մենք կցանկանայինք ձեզ մի քանի խորհուրդ տալ, թե ինչպես վարել և վարել տարեկան ժողով, քանի որ ինչպես ցանկացած այլ հանդիպում, այն պետք է մանրակրկիտ պլանավորել հաջողության հասնելու համար: Եթե դուք նոր եք գործընթացի պլանավորման մեջ, տարեկան ժողովը կարող է լինել հսկայական մարտահրավեր, և դուք, հավանաբար, մեծ ճնշման տակ եք՝ ամեն ինչ կատարելու համար:

Միգուցե դուք կմտածեք, որ տարեկան հանդիպումները չափազանց հետաքրքիր և հուզիչ են, բայց սովորաբար դրանք այնքան էլ հետաքրքիր չեն: Այնուամենայնիվ, ոչ միայն տարեկան ժողովներ են պահանջվում պետական օրենսդրության և ֆոնդային բորսայի ցուցակման պահանջների համաձայն հանրային ընկերությունների համար, բայց ոչ ոք չի կարող իսկապես ժխտել, որ դրանք շատ կարևոր են, թեկուզ միայն այն պատճառով, որ նրանք հավաքում են ընկերության բաժնետերերի մեծ մասը: Եվ, ինչպես գիտենք, բաժնետերերը ընկերությունների համար առանցքային ֆիգուրներ են. նրանք շատ կարևոր օղակ են, երբ խոսքը գնում է ապագա զարգացումների պլանավորման և այն ուղու մասին, որով ընկերությունը պատրաստվում է գնալ հաջորդ տարի, քանի որ նրանք քվեարկում են առաջարկվող հարցերի շուրջ: ընկերությունների մենեջերներ. Տարեկան ժողովի ժամանակ բաժնետերերն ու գործընկերները հաճախ ստանում են ընկերության հաշիվների պատճենները, նրանք վերանայում են անցած տարվա ֆինանսական տեղեկատվությունը և հարցեր են տալիս և ասում, թե բիզնեսն ինչ ուղղություններով է գնալու ապագայում: Նաև տարեկան ժողովում բաժնետերերն ընտրում են այն տնօրեններին, ովքեր կկառավարեն ընկերությունը։

Այսպիսով, եկեք սկսենք մի քանի առաջարկներից, որոնք դուք պետք է հաշվի առնեք, եթե պետք է պլանավորեք տարեկան ժողով:

• Կազմեք ստուգաթերթ

Կազմեք ամբողջ գործընթացի մանրամասն ստուգաթերթ, ներառյալ իրադարձությունները բուն հանդիպումից առաջ և հետո: Անհրաժեշտության դեպքում սահմանեք վերջնաժամկետներ և առաջադրանքներ տվեք ձեր թիմին: Հիմնական կետերից մի քանիսը կարող են ներառել հետևյալը՝ հարցաթերթիկներ, խորհրդի նիստերի ժամանակացույց՝ վերանայումների/հաստատումների համար, հանդիպման տեսակի, ամսաթվի և վայրի որոշում, հանդիպման նյութատեխնիկական ապահովում, պահանջվող փաստաթղթեր, հարց ու պատասխան, փորձեր և այլն: Ժամանակացույցը պետք է ամբողջությամբ փոփոխվի: ձեր ընկերությանը և նրա օրացույցին: Ջանք գործադրեք դա կատարելագործելու առաջին տարում, այնպես որ դուք արդեն ունեք նախագիծ գալիք տարիների համար:

• Վերանայեք իրավական և կարգավորող պահանջները

Կարևոր է, որ հանդիպմանն առնչվող իրավական և կարգավորող պահանջները և այլ փաստաթղթերը վերանայվեն հանդիպումից առաջ, որպեսզի ամեն ինչ հարթ ընթանա:

• Որոշեք հանդիպման տեսակը

Դա արդեն պետք է արվի հանդիպումից մոտ վեց ամիս առաջ։ Կան մի քանի կարևոր բաներ, որոնք կօգնեն ձեզ որոշել այս հարցում, ինչպիսիք են ընկերության ավանդույթը, շահագրգիռ կողմերի աշխատանքը և մտահոգությունները: Հանդիպումները կարող են լինել. 1. անձամբ, երբ բոլորը պետք է ֆիզիկապես ներկա լինեն (լավագույնը մեծ, կայացած բիզնեսների համար); 2. վիրտուալ, երբ բոլորը միացված են թվային (սա լավագույնն է ստարտափների համար); 3. հիբրիդային տարբերակը, երբ բաժնետերերն ունեն ընտրություն անձնական և վիրտուալ ժողովի միջև, քանի որ երկուսն էլ ծածկված են: Հիբրիդային ժողովը նորարարական է և առավելագույնի է հասցնում բաժնետերերի մասնակցությունը:

• Հանդիպման վայրը

Եթե հանդիպումը կայանալու է անձամբ, ապա գտնվելու վայրը մեծ դեր է խաղում: Շատ փոքր ընկերությունները կարող են հանդիպում ունենալ ընկերության կոնֆերանսների սենյակում: Մյուս կողմից, եթե շատ մարդիկ մասնակցեն հանդիպմանը, ընկերությունները կարող են մտածել այն տեղափոխելու լսարան կամ հյուրանոցի հանդիպման սենյակ, որը հաճախ ավելի հարմար վայր է:

• Հանդիպումների լոգիստիկա

Լոգիստիկան մեծապես կախված է հանդիպման տեսակից, որը դուք պատրաստվում եք ունենալ: Բայց դուք պետք է մտածեք նստատեղերի, կայանման կազմակերպման, անվտանգության (գուցե նույնիսկ ցուցադրման) և տեխնիկական մասի մասին՝ խոսափողներ, պրոյեկտորներ և այլ անհրաժեշտ գաջեթներ։

• Ծանուցում

Հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և վայրը պետք է մասնակիցներին նախապես ուղարկվեն:

• Փաստաթղթեր

Հանդիպման համար ձեզ անհրաժեշտ են մի շարք փաստաթղթեր.

Օրակարգ. սովորաբար պարունակում է ներածություն, առաջարկներ և հարց ու պատասխան, քվեարկություն, արդյունքներ, բիզնես ներկայացում…

Վարքագծի կանոններ. որպեսզի մասնակիցները իմանան, թե ով պետք է խոսի, ժամկետները, արգելված վարքագիծը և այլն:

Հանդիպման սցենարներ. կարևոր է հանդիպման ընթացքի և բոլոր կետերի լուսաբանման համար:

• Քվեարկության ընթացակարգերը

Քվեարկության ընթացակարգերը կախված են բաժնետերերի տեսակից: Գրանցված սեփականատերերը նրանք են, ովքեր քվեարկում են իրենց բաժնետոմսերի վրա անմիջապես ընկերության միջոցով: Շահառու սեփականատերերը բաժնետոմսերը պահում են գրքի մուտքագրման ձևով մեկ այլ կազմակերպության միջոցով (օրինակ՝ բանկի): Շահառուները իրավունք ունեն իրենց բանկին հրահանգել, թե ինչպես քվեարկել իրենց բաժնետոմսերի վրա, կամ, եթե նրանք ցանկանում են իրենք գալ տարեկան ժողովին և քվեարկել, նրանք պահանջում են օրինական վստահված անձ: Դա նրանց թույլ կտա ուղղակիորեն քվեարկել իրենց բաժնետոմսերի վրա:

• Քվորում

Կան նաև այլ բաներ, որոնք պետք է հաշվի առնել, որոնք շատ կարևոր են տարեկան ժողով պատրաստելիս, օրինակ՝ ամենօրյա քվեարկության հաշվետվության մոնիտորինգը, բայց մենք այստեղ մանրամասների մեջ չենք մտնի: Միակ բանը, որ դուք պետք է հիշեք, որ հանդիպման հաջող համար ձեզ «քվորում» է հարկավոր: Այն վերաբերում է մարմնի կամ խմբի անդամների թվին, որոնք պետք է ներկա գտնվեն մարմնի կամ խմբի բիզնեսն իրականացնելու համար:

• Քվեաթերթիկներ

Քվեաթերթիկները օգնում են պարզել, թե արդյոք որոշակի բաժնետոմսեր կարող են ներառվել ընդհանուրի մեջ: Նրանք նշում են քվեարկության ենթակա յուրաքանչյուր կետ և խնդրում են իրական ձայնը:

• Նախագահող

Վերջին նախապատրաստական աշխատանքները ներառում են նախագահողին պատրաստելը, որպեսզի նա պատրաստի պատասխաններ այն հարցերի համար, որոնք կարող են առաջանալ: Խելամիտ է նաև այս հարցերի շուրջ խոսել HR-ի հետ: Միգուցե ինչ-որ մի պահ արդեն տրվել են հարցեր, գուցե մեկ այլ հանդիպման: Կարևոր է իմանալ, թե ինչ է կատարվում ընկերությունում և լավ կանխատեսել: Նախագահը պետք է ինքնավստահ լինի շահագրգիռ կողմերի հարցերին պատասխանելիս, ուստի լավագույն միջոցը հնարավորինս պատրաստ լինելն է:

• Րոպեներ

Կցանկանայինք խոսել նաև մեկ այլ շատ կարևոր բանի մասին՝ հանդիպման փաստագրման մասին։ Շատ կարևոր է, որ ժողովը փաստաթղթավորվի պատշաճ ձևով, այսինքն՝ տարեկան ժողովի արձանագրություններն անփոխարինելի են: Նրանք վճռորոշ դեր են խաղում ընկերության պլանավորման նիստի համար, որպեսզի բոլորը համաձայն լինեն վերջին որոշումների հետ: Նաև մենք գիտենք, որ պլանավորման նիստը պետք է տեղի ունենա, եթե մենք ցանկանում ենք, որ ընկերությունը հաջողի և հասնի իր ֆինանսական նպատակներին: Այսպիսով, հարցն այն է, թե որն է այդ հանդիպման արձանագրությունները արտագրելու ամենագործնական եղանակը:

Րոպեների սղագրությունները հիանալի են, քանի որ դրանք պարզ ակնարկ են այն ամենի, ինչ ասվել է տարեկան ժողովում, և դա հեշտությամբ կարող է փոխանցվել այն մարդկանց, ովքեր չեն կարողացել մասնակցել դրան: Եթե դուք արտագրեք տարեկան ժողովը, պլանավորման նիստերը ավելի հեշտ կլինի անցկացնել: Այսպիսով, դուք արդեն գրանցված եք ընկերության ձգտումների նպատակները, որպեսզի ղեկավարությունը կարողանա հեշտությամբ հետևել իր քայլերին: Սղագրության բովանդակությունը կարող է նաև շատ օգտակար լինել ապագայում հետագա վերլուծությունների և եզրակացությունների համար, հատկապես այն դեպքերում, երբ ակնկալվող նպատակները չեն խոցվում։

Կարևոր է նաև նշել, որ տվյալների հետ աշխատելը երբեմն շատ դժվար է, քանի որ ժամանակ առ ժամանակ սխալներ են տեղի ունենում, և նույնիսկ պարզերը կարող են մեծ ազդեցություն ունենալ ընկերության վրա: Այդ իսկ պատճառով, հատկապես տարեկան ժողովներում նշված թվերը պետք է ձայնագրվեն և արտագրվեն։ Սա ձեզ հնարավորություն կտա վերանայել այն ամենը, ինչ ասվել է այնքան, որքան անհրաժեշտ է, և ավելին, հեշտ կլինի մեջբերել ցանկացած թվեր։

Երբ դուք պետք է գրեք նշումներ տարեկան հանդիպման ժամանակ, դուք կարող եք պատրաստվել ձեզ շատ դժվար և կարևոր առաջադրանքի համար: Ամենամյա հանդիպումները կարող են երկար տևել։ Պատկերացրեք, գրեք այն ամենը, ինչ ասվել է չորս ժամանոց հանդիպման ժամանակ և պատասխանատու լինել գրառումների համար: Ինչ-որ պահի սխալներ կառաջանան կամ առանցքային մասերը կբացակայվեն: Գաղտնիք չէ, որ մենք չենք կարող այնքան արագ գրել, որքան խոսում ենք։ Էլ չեմ խոսում ձեր ձեռագրի մասին, երբ դուք պետք է ինչ-որ բան արագ գրեք: Կկարողանա՞ք կարդալ այն, ինչ գրել եք:

Եթե որոշեք ձայնագրել հանդիպումը և օգտագործել տառադարձման ծառայություններ մատուցողը՝ աուդիո տեսակը տեքստային ձևաչափի փոխակերպելու համար, դուք գործը կկատարեք արագ և առանց ջանքերի: Gglot-ը կարող է օգնել ձեզ վերծանել ձեր տարեկան ժողովը: Դուք ընդամենը մի քանի կտտոցով հեռու եք դրանից: Նախքան սկսելը ձեզ հարկավոր չէ որևէ բան տեղադրել: Ձեզ անհրաժեշտ է միայն մուտք գործել մեր կայք և վերբեռնել ձեր աուդիո ժապավենը: Մեր կայքը շատ հարմար է և ինտուիտիվ, նույնիսկ եթե դուք տեխնիկապես այնքան էլ գիտակ չեք: Ձեր հանդիպման ձայնագրությունը ճշգրիտ կվերափոխվի: Մեքենայի վրա հիմնված տառադարձման մեր ծառայությունը շատ արագ կտառադարձի ձեր աուդիո ֆայլը, և մենք նույնիսկ ձեզ հնարավորություն կտանք խմբագրել տառադարձությունը՝ նախքան այն ներբեռնելը: Թույլ տվեք ձեր աշխատակիցներին կատարել այն առաջադրանքները, որոնց համար նրանք աշխատանքի են ընդունվել ի սկզբանե և թողեք արտագրումը Gglot-ին: Դուք կխնայեք ձեր աշխատակիցների ժամանակը, որպեսզի նրանք կարողանան ներդնել ավելի կարևոր խնդիրների մեջ:

Տարեկան հանդիպումներն ամեն օր չեն լինում։ Պարզապես ձայնագրեք հանդիպումը և ամբողջությամբ ներկա եղեք առանց նշումներ անելու: Թող Gglot-ը լինի ձեր տառադարձման ծառայություններ մատուցողը. մենք կկատարենք տառադարձումը ավելի ճշգրիտ և արագ, քան ցանկացած կորպորատիվ քարտուղար: