बैठक के कार्यवृत्त की रिकॉर्डिंग - योजना सत्र से पहले सबसे बड़े कदमों में से एक

वार्षिक बैठकों के कार्यवृत्त ट्रांसक्राइब करें

हम आपको वार्षिक बैठक के संचालन और संचालन के बारे में कुछ सलाह देना चाहते हैं, क्योंकि किसी भी अन्य बैठक की तरह, इसे सफल होने के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाने की आवश्यकता होती है। यदि आप प्रक्रिया की योजना बनाने के लिए नए हैं, तो वार्षिक बैठक एक बड़ी चुनौती हो सकती है और संभवत: सब कुछ करने के लिए आप पर बहुत अधिक दबाव होता है।

हो सकता है कि आपको लगता हो कि वार्षिक बैठकें बेहद रोमांचक और रोमांचकारी होती हैं, लेकिन आमतौर पर वे वास्तव में उतनी दिलचस्प नहीं होती हैं। फिर भी, न केवल राज्य के कानून के तहत और सार्वजनिक कंपनियों के लिए स्टॉक एक्सचेंज लिस्टिंग आवश्यकताओं के तहत वार्षिक बैठकों की आवश्यकता होती है, लेकिन कोई भी वास्तव में इनकार नहीं कर सकता है कि वे बहुत महत्वपूर्ण हैं - यदि केवल इसलिए कि वे कंपनी के अधिकांश शेयरधारकों को इकट्ठा करते हैं। और जैसा कि हम जानते हैं, शेयरधारक कंपनियों के लिए प्रमुख आंकड़े हैं - जब भविष्य के विकास की योजना बनाने की बात आती है और कंपनी अगले वर्ष जिस रास्ते पर चलने वाली है, तो वे एक बहुत ही महत्वपूर्ण कड़ी हैं, क्योंकि उन्हें प्रस्तावित मामलों पर वोट मिलता है। कंपनियों के प्रबंधक। वार्षिक बैठक में, शेयरधारकों और भागीदारों को अक्सर कंपनी के खातों की प्रतियां मिलती हैं, वे पिछले वर्ष के लिए वित्तीय जानकारी की समीक्षा करते हैं, और वे प्रश्न पूछते हैं और भविष्य में व्यवसाय की दिशा के बारे में एक कहावत रखते हैं। साथ ही, वार्षिक बैठक में शेयरधारक उन निदेशकों का चुनाव करते हैं जो कंपनी का प्रबंधन करेंगे।

तो, आइए कुछ सुझावों के साथ शुरू करें जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए यदि आपको वार्षिक बैठक की योजना बनानी है।

• एक चेकलिस्ट बनाएं

वास्तविक बैठक से पहले और बाद की घटनाओं सहित पूरी प्रक्रिया की विस्तृत जांच सूची बनाएं। जहां आवश्यक हो वहां समय सीमा निर्धारित करें और अपनी टीम को कार्य दें। कुछ प्रमुख बिंदुओं में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं: प्रश्नावली, समीक्षा/अनुमोदन के लिए बोर्ड की बैठक का कार्यक्रम, बैठक के प्रकार का निर्धारण, तिथि और स्थान, बैठक रसद, आवश्यक दस्तावेज, प्रश्नोत्तर, पूर्वाभ्यास आदि। अनुसूची को पूरी तरह से संशोधित किया जाना चाहिए। आपकी कंपनी और उसके कैलेंडर के लिए। पहले वर्ष इसे पूर्ण करने का प्रयास करें, ताकि आने वाले वर्षों के लिए आपके पास पहले से ही एक मसौदा हो।

• कानूनी और नियामक आवश्यकताओं की समीक्षा करें

यह महत्वपूर्ण है कि बैठक से पहले कानूनी और नियामक आवश्यकताओं और बैठक से संबंधित अन्य दस्तावेजों की समीक्षा की जाए ताकि सब कुछ सुचारू रूप से चले।

• बैठक का प्रकार निर्धारित करें

यह बैठक से लगभग छह महीने पहले ही किया जाना चाहिए। कुछ महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको इस पर निर्णय लेने में मदद करेंगी जैसे कंपनी की परंपरा, प्रदर्शन और हितधारकों की चिंताएं। बैठकें हो सकती हैं: 1. व्यक्तिगत रूप से, जब सभी को शारीरिक रूप से उपस्थित होने की आवश्यकता होती है (बड़े, स्थापित व्यवसायों के लिए सर्वोत्तम); 2. वर्चुअल, जब हर कोई डिजिटल रूप से जुड़ा हो (यह स्टार्टअप के लिए सबसे अच्छा है); 3. हाइब्रिड संस्करण जब शेयरधारकों के पास व्यक्तिगत और आभासी बैठक के बीच विकल्प होता है, क्योंकि दोनों को कवर किया जाता है। हाइब्रिड मीटिंग अभिनव है और यह शेयरधारक भागीदारी को अधिकतम करती है।

• बैठक स्थल

यदि बैठक व्यक्तिगत रूप से आयोजित की जा रही है तो स्थान बहुत बड़ी भूमिका निभाता है। बहुत छोटी कंपनियां कंपनी के सम्मेलन कक्ष में बैठक कर सकती हैं। दूसरी ओर, यदि कई लोग बैठक में भाग लेंगे, तो कंपनियां इसे एक सभागार या एक होटल बैठक कक्ष में ले जाने के बारे में सोच सकती हैं जो अक्सर अधिक सुविधाजनक स्थान होता है।

• बैठक रसद

लॉजिस्टिक्स काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस तरह की मीटिंग करने जा रहे हैं। लेकिन आपको बैठने, पार्किंग व्यवस्था, सुरक्षा (शायद स्क्रीनिंग भी) और तकनीकी भाग: माइक्रोफोन, प्रोजेक्टर और अन्य आवश्यक गैजेट्स के बारे में सोचना चाहिए।

• सूचना

बैठक की तिथि, समय और स्थान प्रतिभागियों को पहले ही भेज दिया जाना चाहिए।

• दस्तावेज

बैठक के लिए आपको कई आवश्यक दस्तावेजों की आवश्यकता होगी:

एजेंडा: आमतौर पर परिचय, प्रस्ताव और प्रश्नोत्तर, मतदान, परिणाम, व्यावसायिक प्रस्तुति…

आचरण के नियम: ताकि प्रतिभागियों को पता चले कि किसे बोलना है, समय सीमा, निषिद्ध व्यवहार आदि।

मीटिंग स्क्रिप्ट: मीटिंग के प्रवाह के लिए महत्वपूर्ण और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी बिंदु शामिल हैं।

• मतदान प्रक्रिया

मतदान प्रक्रिया शेयरधारकों के प्रकार पर निर्भर करती है। पंजीकृत धारक वे होते हैं जो अपने शेयरों को सीधे कंपनी के माध्यम से वोट करते हैं। लाभार्थी धारक किसी अन्य संस्था (उदाहरण के लिए एक बैंक) के माध्यम से बुक एंट्री फॉर्म में शेयर रखते हैं। लाभार्थी धारकों को अपने बैंक को यह निर्देश देने का अधिकार है कि वे अपने शेयरों को कैसे वोट दें या यदि वे वार्षिक बैठक में स्वयं आना चाहते हैं और मतदान करना चाहते हैं, तो वे कानूनी प्रॉक्सी का अनुरोध करते हैं। इससे वे सीधे अपने शेयरों पर वोट कर सकेंगे।

• किसका

अन्य बातों पर भी ध्यान देना चाहिए जो कि महत्वपूर्ण हैं जब आप एक वार्षिक बैठक की तैयारी कर रहे हैं, जैसे दैनिक वोट रिपोर्ट की निगरानी, लेकिन हम यहां विवरण में नहीं जाएंगे। केवल एक चीज जिसे आपको ध्यान में रखना है कि बैठक को सफल बनाने के लिए आपको "कोरम" की आवश्यकता होगी। यह किसी निकाय या समूह के सदस्यों की संख्या को संदर्भित करता है जो निकाय या समूह के व्यवसाय को संचालित करने के लिए उपस्थित होना आवश्यक है।

• मतपत्र

मतपत्र यह पता लगाने में मदद करते हैं कि क्या विशेष शेयरों को कुल में शामिल किया जा सकता है। वे वोट देने के लिए प्रत्येक बिंदु की पहचान करते हैं और वास्तविक वोट मांगते हैं।

• अध्यक्ष

अंतिम तैयारियों में अध्यक्ष को तैयार करना शामिल है, इसलिए उन्होंने उन सवालों के जवाब तैयार किए हैं जो पॉप अप हो सकते हैं। इन मामलों के बारे में एचआर से बात करना भी बुद्धिमानी है। हो सकता है कि कुछ प्रश्न पहले ही किसी बिंदु पर पूछे जा चुके हों, शायद किसी अन्य बैठक में। यह जानना महत्वपूर्ण है कि कंपनी में क्या हो रहा है और अनुमान लगाने में अच्छा होना चाहिए। हितधारकों के सवालों का जवाब देते समय अध्यक्ष को आत्मविश्वासी होने की जरूरत है, इसलिए जितना संभव हो सके उतना अच्छा तरीका तैयार किया जाए।

• मिनट

हम एक और बहुत महत्वपूर्ण बात के बारे में भी बात करना चाहेंगे - बैठक का दस्तावेजीकरण। यह महत्वपूर्ण है कि बैठक को उचित तरीके से प्रलेखित किया जाए, अर्थात वार्षिक बैठकों के कार्यवृत्त अपरिहार्य हैं। वे कंपनी के नियोजन सत्र के लिए एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, ताकि हर कोई नवीनतम निर्णयों के साथ बोर्ड पर हो। साथ ही, हम जानते हैं कि यदि हम कंपनी को सफल बनाना चाहते हैं और अपने वित्तीय लक्ष्यों को पूरा करना चाहते हैं तो नियोजन सत्र को स्पॉट-ऑन होना चाहिए। तो, यह सवाल पूछा जाना चाहिए कि उन मीटिंग मिनटों को ट्रांसक्रिप्ट करने का सबसे व्यावहारिक तरीका क्या है।

मिनटों के प्रतिलेख बहुत अच्छे हैं क्योंकि वे वार्षिक बैठक में कही गई हर बात का एक सरल अवलोकन हैं और इसे आसानी से उन लोगों तक पहुँचाया जा सकता है जो इसमें शामिल नहीं हो सके। यदि आप वार्षिक बैठक का प्रतिलेखन करते हैं तो नियोजन सत्र आयोजित करना आसान हो जाएगा। इस तरह आपके पास पहले से ही कंपनी के महत्वाकांक्षी लक्ष्य लिखे हुए हैं ताकि प्रबंधन आसानी से ट्रैक पर रह सके क्योंकि वे अपने कदमों के साथ आगे बढ़ते हैं। प्रतिलेख की सामग्री भविष्य में आगे के विश्लेषण और निष्कर्ष के लिए भी बहुत उपयोगी हो सकती है, खासकर उन मामलों में जब अपेक्षित लक्ष्य हिट नहीं होते हैं।

साथ ही, यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि डेटा के साथ काम करना कभी-कभी बहुत कठिन होता है, क्योंकि समय-समय पर त्रुटियां होती हैं, और यहां तक कि साधारण लोगों का भी कंपनी पर बड़ा प्रभाव पड़ सकता है। इसलिए, विशेष रूप से वार्षिक बैठकों में उल्लिखित नंबरों को ऑडियो टाइप और ट्रांसक्रिप्ट किया जाना चाहिए। इससे आपके लिए हर उस चीज की समीक्षा करना संभव हो जाएगा, जो आपको जरूरत के अनुसार कही गई थी और इसके अलावा, किसी भी संख्या को उद्धृत करना आसान होगा।

जब आपको एक वार्षिक बैठक के दौरान नोट्स लिखने होते हैं तो आप अपने आप को एक बहुत ही चुनौतीपूर्ण और महत्वपूर्ण कार्य के लिए तैयार कर सकते हैं। वार्षिक बैठकें लंबे समय तक चल सकती हैं। चार घंटे की बैठक के दौरान कही गई हर बात को लिखने और नोट्स के लिए जिम्मेदार होने की कल्पना करें। कुछ बिंदु पर, त्रुटियां उत्पन्न होंगी या महत्वपूर्ण भागों को छोड़ दिया जाएगा। यह कोई रहस्य नहीं है कि हम जितनी तेजी से बोलते हैं उतनी तेजी से चीजों को नहीं लिख सकते। जब आपको कुछ तेजी से लिखना हो तो अपनी लिखावट का जिक्र न करें। आपने जो लिखा है क्या आप उसे पढ़ पाएंगे?

यदि आप मीटिंग को रिकॉर्ड करने और ऑडियो टाइप को टेक्स्ट फॉर्मेट में बदलने के लिए ट्रांसक्रिप्शन सर्विस प्रोवाइडर का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं तो आपको काम तेजी से और आसानी से मिल जाएगा। Gglot आपकी वार्षिक मीटिंग को ट्रांसक्राइब करने में आपकी मदद कर सकता है। आप इससे कुछ ही क्लिक दूर हैं। शुरू करने से पहले आपको कुछ भी स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस हमारे वेबपेज पर लॉग इन करना है और अपना ऑडियो टेप अपलोड करना है। हमारी वेबसाइट बहुत उपयोगकर्ता के अनुकूल और सहज है, भले ही आप तकनीकी रूप से बहुत जानकार न हों। आपकी मीटिंग रिकॉर्डिंग को सटीक रूप से परिवर्तित किया जाएगा। हमारी मशीन-आधारित ट्रांसक्रिप्शन सेवा आपकी ऑडियो फ़ाइल को बहुत तेज़ी से ट्रांसक्रिप्ट करेगी और हम आपको ट्रांसक्रिप्शन को डाउनलोड करने से पहले संपादित करने की संभावना भी देंगे। अपने कर्मचारियों को उन कार्यों को करने दें जिनके लिए उन्हें पहले स्थान पर रखा गया था और Gglot को ट्रांसक्रिप्ट करना छोड़ दें। आप अपने कर्मचारियों के समय की बचत करेंगे ताकि वे अधिक महत्वपूर्ण कार्यों में निवेश कर सकें।

वार्षिक बैठकें हर दिन नहीं होती हैं। केवल मीटिंग रिकॉर्ड करें और नोट्स लिए बिना पूरी तरह से उपस्थित रहें। Gglot को आपका ट्रांसक्रिप्शन सेवा प्रदाता बनने दें: हम किसी भी कॉर्पोरेट सचिव की तुलना में ट्रांसक्रिप्शन को अधिक सटीक और तेज़ी से करेंगे।