Registrado de Protokolo de Renkontiĝo - Unu El La Plej Grandaj Paŝoj Antaŭ La Plana Sesio

Transskribi protokolojn de jarkunvenoj

Ni ŝatus doni al vi kelkajn konsilojn pri kiel fari kaj aranĝi jarkunvenon, ĉar same kiel ĉiu alia renkontiĝo, ĝi devas esti zorge planita por sukcesi. Se vi estas nova al la proceza planado, jarkunveno povus esti grandega defio kaj vi verŝajne estas sub multe da premo por fari ĉion.

Eble vi pensus, ke jarkunvenoj estas tre ekscitaj kaj ekscitaj, sed kutime ili ne estas tiom interesaj. Tamen, ne nur jarkunvenoj estas postulataj laŭ ŝtata leĝo kaj laŭ borsaj listigo postuloj por publikaj kompanioj, sed neniu vere povas nei, ke ili estas tre gravaj - eĉ se nur ĉar ili kolektas la plej multajn akciulojn de la kompanio. Kaj kiel ni scias, akciuloj estas esencaj figuroj por kompanioj - ili estas tre grava ligo kiam temas pri planado de la estontaj evoluoj kaj la vojo, kiun la kompanio estos sur la sekva jaro, ĉar ili ricevas voĉdonon pri aferoj proponitaj de. manaĝeroj de kompanioj. Ĉe jarkunveno, akciuloj kaj partneroj ofte ricevas kopiojn de la kontoj de la kompanio, ili revizias fiskajn informojn por la pasinta jaro, kaj ili demandas kaj diras pri la direktoj, kiujn la komerco prenos en la estonteco. Ankaŭ, ĉe la jarkunveno akciuloj elektas la direktorojn kiuj administros la firmaon.

Do, ni komencu per kelkaj sugestoj, kiujn vi devus konsideri se vi devas plani jarkunvenon.

• Faru kontrolon

Faru detalan kontrolon de la tuta procezo inkluzive de eventoj antaŭ kaj post la reala renkontiĝo. Fiksu limdatojn kie necesas kaj donu taskojn al via teamo. Kelkaj el la ŝlosilaj punktoj povas inkluzivi la jenajn: enketiloj, estrara kunsiĝhoraro por recenzoj/aproboj, determino de la speco de kunveno, dato kaj loko, kunvena loĝistiko, bezonata dokumentaro, Q & A, provludoj ktp. La horaro estu tute modifita. al via kompanio kaj ĝia kalendaro. Penu fari ĝin perfektigi la unuan jaron, do vi jam havas skizon por la venontaj jaroj.

• Revizu leĝajn kaj reguligajn postulojn

Gravas, ke laŭleĝaj kaj reguligaj postuloj kaj aliaj dokumentoj rilataj al la renkontiĝo estas reviziitaj antaŭ la renkontiĝo, por ke ĉio iru glate.

• Determini la tipon de kunveno

Ĉi tio jam faru ĉirkaŭ ses monatojn antaŭ la kunveno. Estas kelkaj gravaj aferoj, kiuj helpos vin decidi pri ĉi tio kiel kompanio-tradicio, la agado kaj zorgoj de la koncernatoj. La renkontiĝoj povas esti: 1. persone, kiam ĉiuj bezonas fizike ĉeesti (plej bone por grandaj, establitaj entreprenoj); 2. virtuala, kiam ĉiuj estas konektitaj ciferece (ĉi tiu estas plej bona por noventreprenoj); 3. la hibrida versio kiam la akciuloj havas la elekton inter la persona kaj virtuala kunveno, ĉar ambaŭ estas kovritaj. La hibrida kunveno estas noviga kaj ĝi maksimumigas la akciulajn partoprenojn.

• Kunvenejo

Se la renkontiĝo estos farita persone, la loko ludas grandegan rolon. Tre malgrandaj kompanioj povas havi kunvenon en la konferenca salono de la firmao. Aliflanke, se multaj homoj ĉeestos la kunvenon, kompanioj povus pensi pri movi ĝin al aŭditorio aŭ hotela kunvenejo, kiu ofte estas pli oportuna loko.

• Renkontiĝo Loĝistiko

Loĝistiko multe dependas de la tipo de renkontiĝo, kiun vi havos. Sed vi devus pensi pri la sidlokoj, parkado-aranĝoj, sekureco (eble eĉ ekrano) kaj la teknika parto: mikrofonoj, projekciiloj kaj aliaj necesaj aparatoj.

• Rimarku

Dato, horo kaj loko de la kunveno devas esti senditaj al la partoprenantoj tre anticipe.

• Dokumentoj

Estas kelkaj postulataj dokumentoj, kiujn vi bezonos por la renkontiĝo:

Tagordo: kutime enhavas enkondukon, proponojn kaj demandojn, voĉdonadon, rezultojn, komercan prezenton...

Reguloj de konduto: por ke partoprenantoj sciu kiu devas paroli, tempolimoj, malpermesita konduto ktp.

Renkontiĝaj skriptoj: grava por la fluo de la renkontiĝo kaj por certigi, ke ĉiuj punktoj estas kovritaj.

• Proceduroj de balotado

Voĉdonaj proceduroj dependas de la speco de akciuloj. Registritaj posedantoj estas tiuj, kiuj voĉdonas siajn akciojn rekte tra la kompanio. Utilaj posedantoj tenas akciojn en libroenira formo per alia ento (banko ekzemple). Utilaj posedantoj rajtas instrui sian bankon pri kiel voĉdoni siajn akciojn aŭ se ili volas mem veni al la jarkunveno kaj voĉdoni, ili petas laŭleĝan prokuroron. Tio permesos al ili voĉdoni rekte siajn akciojn.

• Kvorumo

Estas ankaŭ aliaj aferoj por konsideri, kiuj estas decidaj kiam vi preparas jarkunvenon, kiel monitorado de la ĉiutaga voĉdona raporto, sed ni ne eniros detalojn ĉi tie. La sola afero, kiun vi devas memori, ke vi bezonos "kvorumon" por ke la kunveno sukcesu. Ĝi rilatas al la nombro da membroj de korpo aŭ grupo postulataj por ĉeesti por fari la komercon de la korpo aŭ grupo.

• Balotoj

Balotoj helpas ekscii ĉu apartaj akcioj povas esti inkluzivitaj en la totalon. Ili identigas ĉiun punkton por esti voĉdonita kaj petas la realan voĉdonon.

• Prezidanto

La finaj preparoj inkluzivas prepari la prezidanton, do li preparis respondojn por demandoj, kiuj eble aperos. Estas saĝe ankaŭ paroli kun la HR pri ĉi tiuj aferoj. Eble iuj demandoj estis jam faritaj iam, eble en alia kunveno. Gravas scii, kio okazas en la kompanio kaj bone anticipi. La prezidanto devas esti memfida kiam respondas la demandojn de koncernatoj do la plej bona maniero estas nur esti preta kiel eble plej multe.

• Minutoj

Ni ŝatus ankaŭ paroli pri alia tre grava afero - dokumentado de la renkontiĝo. Gravas ke la kunveno estu dokumentita en ĝusta maniero, t.e. protokoloj de jarkunvenoj estas nemalhaveblaj. Ili ludas decidan rolon por la planadsesio de la firmao, tiel ke ĉiuj estas surŝipe kun la lastaj decidoj. Ankaŭ, ni scias, ke la planadsesio devas esti ĝusta, se ni volas, ke la kompanio sukcesu kaj plenumu siajn financajn celojn. Do, la demando farenda estas kio estas la plej praktika maniero transskribi tiujn kunvenprotokojn.

La transskribaĵoj de protokoloj estas bonegaj, ĉar ili estas simpla superrigardo de ĉio, kio estis dirita en la jarkunveno kaj tio povas esti facile transdonita al homoj, kiuj ne povis ĉeesti ĝin. Se vi transskribas la jarkunvenon, la planaj kunsidoj estos pli facile kondukeblaj. Tiel vi jam havas la aspiratajn celojn de la kompanio skribitaj por ke la administrado facile resti survoje dum ili daŭrigas siajn agajn paŝojn. La enhavo de la transskribo ankaŭ povas esti tre utila por plia analizo kaj konkludoj estontece, precipe en kazoj kiam la atendataj celoj ne estas trafitaj.

Ankaŭ, estas grave mencii, ke labori kun datumoj foje estas tre malfacila, ĉar eraroj okazis de tempo al tempo, kaj eĉ simplaj povas havi grandan efikon sur la kompanio. Tial, precipe la nombroj menciitaj en jarkunvenoj estu aŭdtajpitaj kaj transskribitaj. Ĉi tio ebligos al vi revizii ĉion, kio estis dirita, kiom vi bezonas kaj plie, estos facile citi iujn ajn nombrojn.

Kiam vi devas noti notojn dum jarkunveno, vi povas prepari vin por tre malfacila kaj grava tasko. Jarkunvenoj povas daŭri longe. Imagu noti ĉion, kio estis dirita dum kvarhora kunveno kaj respondeci pri la notoj. En iu momento, eraroj aperos aŭ decidaj partoj estos preterlasitaj. Ne estas sekreto, ke ni ne povas skribi aferojn tiel rapide kiel ni parolas. Ne mencii vian manskribon kiam vi devas noti ion rapide. Ĉu vi povos legi tion, kion vi skribis?

Se vi decidas registri la kunvenon kaj uzi transskriban servoprovizanton por konverti la aŭdspecon al tekstformato, vi faros la laboron rapide kaj senpene. Gglot povas helpi vin transskribi vian jarkunvenon. Vi estas nur kelkaj klakoj for de ĝi. Vi ne bezonas instali ion ajn antaŭ ol komenci. Ĉio, kion vi devas fari, estas ensaluti ĉe nia retpaĝo kaj alŝuti vian sonbendon. Nia retejo estas tre afabla kaj intuicia eĉ se vi ne estas tre teknike lertaj. Via kunveno-registrado estos precize konvertita. Nia maŝin-bazita transskriba servo transskribos vian sondosieron tre rapide kaj ni eĉ donos al vi la eblecon redakti la transskribon antaŭ ol vi povas elŝuti ĝin. Lasu viajn dungitojn fari la taskojn por kiuj ili estis dungitaj unue kaj lasu transskribi al Gglot. Vi ŝparos al viaj dungitoj tempon, kiun ili povas investi en pli gravaj taskoj.

Jarkunvenoj ne okazas ĉiutage. Simple registri la kunvenon kaj ĉeesti plene sen preni notojn. Lasu Gglot esti via transskriba servoprovizanto: ni faros la transskribon pli precize kaj pli rapide ol iu ajn kompania sekretario.